Ihr Posteingang quillt über. Jede E-Mail scheint eine neue Aufgabe zu sein. Und irgendwo zwischen diesen 47 ungelesenen Nachrichten befindet sich dieser eine Termin, den Sie wirklich nicht vergessen dürfen. Kommt Ihnen das bekannt vor? Ich habe Google Tasks drei Monate lang intensiv genutzt, um herauszufinden, ob diese minimalistische To-do-App wirklich so praktisch ist, wie alle sagen.
Google Tasks: das Unternehmen
Google Tasks ist kein Neuling. Das Tool gibt es bereits seit 2008, blieb aber jahrelang in einer Ecke von Gmail versteckt. Nur wenige Menschen wussten, dass es existiert. Im Jahr 2018 bekam es endlich eine eigene App und eine ordentliche Auffrischung.
Google entwickelte Tasks mit einem Ziel: Aufgaben ohne Umstände verwalten. Keine komplizierten Funktionen. Keine überflüssigen Optionen. Einfach Ihre Aufgaben aufschreiben und abhaken. Diese Philosophie spiegelt sich in jedem Teil der App wider.
Das Schöne? Es ist fest in das Google-Ökosystem integriert. Nutzen Sie Gmail? Dann ist Tasks bereits dort. Google Calendar? Auch dort. Diese Integration wurde nicht nachträglich hinzugefügt, sondern ist ein zentraler Bestandteil davon, wie Google seine Produktivitätstools aufgebaut hat.
Für wen ist Google Tasks eigentlich?
Seien wir ehrlich: Google Tasks ist nicht für jeden. Sind Sie ein Projektmanager, der komplexe Workflows verwalten muss? Dann sollten Sie besser weiterscrollen. Arbeiten Sie in einem Team, das Aufgaben teilen und zuweisen muss? Auch dann ist dies nicht Ihr Tool.
Aber nutzen Sie Gmail als Ihr digitales Gehirn? Überprüfen Sie ständig Ihren Google Calendar? Dann wird es interessant. Google Tasks wurde für Menschen entwickelt, die bereits im Google-Ökosystem leben und dort nicht raus wollen.
Denken Sie an Freelancer, die ihren Posteingang in Aktionspunkte umwandeln möchten. Oder Studenten, die ihre Aufgaben mit ihrem Stundenplan verknüpfen wollen. Oder einfach jemanden, der eine einfache Einkaufsliste möchte, die überall verfügbar ist. Kein Aufwand mit Konten erstellen oder neue Apps kennenlernen. Es funktioniert einfach.
Der ideale Nutzer? Jemand, der Minimalismus liebt. Der nicht über Labels, Prioritäten und komplexe Filter nachdenken möchte. Der einfach aufschreiben will, was zu tun ist und wann.
Features von Google Tasks
Ich habe jede Ecke von Google Tasks ausprobiert. Dies sind die Funktionen, die Sie wirklich nutzen:
- Gmail-Integration – Das ist das Killer-Feature. Siehst du eine Mail, die eine Aktion erfordert? Ziehe sie in die Tasks-Seitenleiste. Fertig. Die Mail wird zur Aufgabe, inklusive Link zurück zur ursprünglichen Nachricht. Ich nutze das täglich für Angebotsanfragen und Feedback-Mails.
- Google Calendar-Synchronisation – Gibst du einer Aufgabe ein Datum und eine Uhrzeit? Dann erscheint sie automatisch in deinem Kalender. Umgekehrt funktioniert es auch: Erstelle einen Termin in Calendar und füge dort Aufgaben hinzu. Alles bleibt synchronisiert, ohne dass du etwas dafür tun musst.
- Unteraufgaben – Eine große Aufgabe in kleinere Schritte aufteilen. Klingt einfach, aber es funktioniert überraschend gut. „Website erneuern“ wird dann: Wireframes erstellen, Content schreiben, Fotos sammeln, testen. Du hakst die Unteraufgaben ab und siehst deinen Fortschritt wachsen.
- Mehrere Listen – Erstelle separate Listen für Arbeit, Privat, Einkäufe, Projekte. Du wechselst mit einem Tippen zwischen Listen. Ich habe sechs: Arbeit dringend, Arbeit diese Woche, Privat, Einkäufe, Ideen und warte auf andere.
- Wiederkehrende Aufgaben – Täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich. Oder benutzerdefinierte Muster wie „jeden ersten Montag im Monat“. Perfekt für wiederkehrende Dinge wie Rechnungen verschicken oder Pflanzen gießen.
- Details und Notizen – Bei jeder Aufgabe kannst du zusätzliche Informationen hinzufügen. Einen Link, eine Notiz, eine Erinnerung. Es bleibt übersichtlich, aber du hast den Platz, wenn du ihn brauchst.
Die Gmail-Integration verdient besondere Aufmerksamkeit. Ich erhalte täglich E-Mails, die ich nicht sofort bearbeiten kann. Früher markierte ich sie als ungelesen und vergaß sie trotzdem. Jetzt ziehe ich sie mit einem Datum zu Tasks. Mein Posteingang bleibt leer, meine Aufgaben sind aufgereiht. Es klingt einfach, aber es hat meine Arbeitsweise wirklich verändert.
Und die Calendar-Verknüpfung? Die funktioniert in beide Richtungen. Aufgaben mit einer Deadline sehen Sie zwischen Ihren Terminen. Aber Sie können auch direkt aus einem Meeting heraus Aktionspunkte erstellen. „Meeting mit Kunde X“ erhält dann Unteraufgaben wie „Angebot erstellen“ und „Beispiele sammeln“. Alles bleibt zusammen.
Google Tasks Preis
Hier wird es interessant. Google Tasks ist vollständig kostenlos. Keine versteckten Kosten. Keine Premium-Version. Kein „Upgrade für mehr Funktionen“. Sie erhalten alles, was es gibt, ohne zu bezahlen.
Das klingt zu schön, um wahr zu sein, oder? Die Kehrseite ist, dass du auch nicht mehr bekommst als das, was jetzt da ist. Willst du mit Kollegen zusammenarbeiten? Geht nicht. Erweiterte Filter? Nein. Integrationen mit anderen Apps? Vergiss es. Google gibt dir ein kostenloses Tool, hält es aber bewusst einfach.
Vergleiche das mit Todoist, wo du € 4 pro Monat für Labels und Erinnerungen bezahlst. Oder TickTick für € 2,50 pro Monat für den Pomodoro-Timer und Habit-Tracking. Google Tasks macht weniger, kostet aber auch nichts.
Für wen ist dieses kostenlose Modell ideal? Für Leute, die bereits ein Google Workspace-Konto haben. Die bezahlen sowieso schon für Gmail und Calendar. Tasks ist dann ein Bonus. Aber auch für jeden mit einem kostenlosen Gmail-Konto: Du bekommst eine vollwertige Aufgabenliste, ohne auch nur einen Cent auszugeben.
Worauf sollte man achten?
Nach drei Monaten Nutzung sind die Einschränkungen deutlich. Und die sind nicht klein.
Keine Zusammenarbeit. Das ist die größte Frustration. Du kannst eine Liste nicht mit deinem Partner, Kollegen oder Teammitglied teilen. Arbeitest du gemeinsam an einem Projekt? Dann muss jeder seine eigene Liste führen. Oder du musst auf Google Docs oder Sheets ausweichen, was den ganzen Zweck einer Aufgaben-App untergräbt.
Die Benachrichtigungen sind schwach. Vor allem auf Android. Sie erscheinen zwar, fallen aber nicht auf. Kein Ton standardmäßig. Kein persistentes Symbol. Ich habe mehrmals eine Aufgabe verpasst, weil ich die Benachrichtigung zwischen all meinen anderen Benachrichtigungen übersehen habe.
Keine Desktop-App. Du musst es über den Browser oder über die Seitenleiste in Gmail verwenden. Willst du schnell mal deine Aufgaben checken, ohne deine Mails zu öffnen? Pech. Du musst erst zu gmail.com oder calendar.google.com navigieren. Eine eigenständige App würde das so viel bequemer machen.
Aufgaben ohne Datum verschwinden aus dem Blickfeld. Sie stehen in deiner Liste, erscheinen aber nicht in deinem Calendar. Logisch vielleicht, aber es bedeutet, dass du aktiv deine Listen durchforsten musst, um zu sehen, was noch offen ist. Bei anderen Apps siehst du immer eine Übersicht von allem.
Keine erweiterte Sortierung. Du kannst Aufgaben nicht nach Priorität oder Label filtern. Du kannst sie nicht nach Projekt gruppieren. Die einzige Organisation erfolgt über Listen und Unteraufgaben. Für einfache To-dos ist das prima. Für komplexe Projekte reicht es nicht aus.
Und hier ist etwas, das mich wirklich stört: keine Ordnerstruktur für Listen. Ich habe sechs Listen. Das ist noch übersichtlich. Aber bekommst du zwanzig? Dann wird es ein Chaos. Du kannst Listen nicht in Ordner stecken oder kategorisieren. Sie stehen einfach untereinander.
Was denken andere?
Die Meinungen über Google Tasks sind geteilt. Und das macht eigentlich perfekt Sinn.
Leute, die bereits tief im Google-Ökosystem stecken, sind begeistert. Sie schätzen die direkte Verknüpfung mit Gmail. Das Ziehen von Mails zu Aufgaben wird ständig als Favorit genannt. Auch die Sichtbarkeit in der Calendar-Seitenleiste erhält viel Lob. „Endlich sehe ich meine Aufgaben zwischen meinen Terminen“, ist eine häufig gehörte Reaktion.
Das minimalistische Design spaltet. Einige finden es herrlich ruhig. Keine Ablenkungen, keine überflüssigen Knöpfe. Andere finden es gerade zu kahl. Zu einfach. Zu eingeschränkt. „Es fühlt sich wie ein halb fertiges Produkt an“, habe ich mehrmals gelesen.
Die größte Beschwerde? Die kommt immer wieder: keine Möglichkeit zu teilen. Teams können nichts damit anfangen. Familien auch nicht. Es bleibt ein persönliches Tool. Das ist bewusst so, aber für viele Leute ein Dealbreaker.
Auf Android sind die Benachrichtigungen ein häufig gehörtes Problem. Sie sind zu subtil. Zu leicht zu verpassen. Leute vergessen Aufgaben, weil sie die Erinnerung nicht gesehen haben. Das ist eine Grundfunktion, die besser sein muss.
Aber es gibt auch viel Wertschätzung. Der kostenlose Preis wird enorm geschätzt. Keine versteckten Kosten, kein Premium-Druck. Und die Zuverlässigkeit: Es funktioniert immer. Keine Abstürze, keine Bugs, keine verlorenen Aufgaben. Das ist nicht nichts.
Google Tasks Alternativen
Zu eingeschränkt für deine Nutzung? Dann schau dir diese Optionen an:
- Todoist – Viel umfangreicher mit Labels, Filtern und Kollaborationsoptionen. Wähle dies, wenn du erweiterte Aufgabenverwaltungsfunktionen und Projektgliederung benötigst. Es ist leistungsstärker, kostet aber € 4 pro Monat.
- Microsoft To Do – Bessere Integration mit Outlook und Windows. Wähle dies, wenn du hauptsächlich im Microsoft-Ökosystem arbeitest. Ebenfalls kostenlos, aber mit mehr Funktionen als Google Tasks.
- TickTick – Enthält Extras wie einen Pomodoro-Timer und Habit Tracker. Wähle dies, wenn du Produktivitätstools und Aufgaben in einer App kombinieren möchtest. Für € 2,50 pro Monat bekommst du ein komplettes Produktivitätspaket.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Listen mit anderen teilen?
Nein, das ist die größte Einschränkung. Google Tasks unterstützt kein direktes Teilen von Listen. Du kannst zwar Aufgaben innerhalb von Google Chat Spaces oder über Google Docs zuweisen, aber das ist umständlich. Für echte Zusammenarbeit musst du dir ein anderes Tool ansehen.
Gibt es eine Desktop-App für Windows oder Mac?
Nein, leider nicht. Es gibt keine offizielle Desktop-App. Du nutzt Google Tasks über die Seitenleiste in Gmail oder Calendar oder über den Browser auf tasks.google.com. Für manche Leute ist das in Ordnung, andere finden es nervig, dass sie erst ihre Mails öffnen müssen.
Synchronisiert Google Tasks mit Google Calendar?
Ja, und das funktioniert richtig gut. Aufgaben mit Datum und Uhrzeit erscheinen automatisch in deinem Google Calendar. Du siehst sie zwischen deinen Terminen. Umgekehrt kannst du auch aus Calendar heraus Aufgaben erstellen. Die Synchronisation erfolgt sofort, ohne Verzögerung.
Fazit
Google Tasks ist kein Wundermittel. Es ist kein mächtiges Projektmanagement-Tool. Es hat keine fancy Features oder KI-Assistenten. Und genau das ist der Punkt.
Es ist eine einfache, zuverlässige Aufgabenliste für Leute, die bereits im Google-Ökosystem leben. Nutzt du Gmail täglich? Checkst du ständig deinen Google Calendar? Dann fühlt sich Tasks wie eine natürliche Erweiterung an. Allein die Mail-zu-Aufgabe-Funktion spart mir jeden Tag Zeit.
Aber arbeitest du im Team? Willst du Listen teilen? Brauchst du erweiterte Filter? Dann musst du dir wirklich etwas anderes ansehen. Google Tasks ist bewusst eingeschränkt gehalten. Das ist für manche perfekt, für andere frustrierend.
Nach drei Monaten Nutzung verwende ich es weiterhin. Nicht weil es perfekt ist, sondern weil es zu meiner Arbeitsweise passt. Mein Posteingang ist leerer. Meine Aufgaben sind mit meinem Kalender verknüpft. Und ich muss nichts dafür bezahlen. Für mich funktioniert das. Für dich vielleicht auch.
