Dein Posteingang läuft über. Jede E-Mail scheint eine neue Aufgabe zu sein. Und irgendwo zwischen diesen 47 ungelesenen Nachrichten steckt dieser eine Termin, den du auf keinen Fall vergessen darfst. Kommt dir das bekannt vor? Ich habe Google Tasks drei Monate lang intensiv genutzt, um herauszufinden, ob diese minimalistische To-do-App wirklich so praktisch ist, wie alle sagen.
Google Tasks: das Unternehmen
Google Tasks ist kein Neuling. Das Tool existiert seit 2008, blieb aber jahrelang in einer Ecke von Gmail versteckt. Wenige Menschen wussten, dass es überhaupt existierte. 2018 bekam es endlich eine eigene App und eine gründliche Überarbeitung.
Google entwickelte Tasks mit einem Ziel: Aufgaben ohne Aufwand zu verwalten. Keine komplizierten Funktionen. Keine überflüssigen Optionen. Einfach deine Aufgaben aufschreiben und abhaken. Diese Philosophie spiegelt sich in jedem Teil der App wider.
Das Schöne? Es ist fest im Google-Ökosystem verankert. Nutzt du Gmail? Dann ist Tasks schon da. Google Calendar? Auch dort. Diese Integration wurde nicht nachträglich hinzugefügt, sondern ist Teil des grundlegenden Konzepts, wie Google seine Produktivitätstools aufgebaut hat.
Für wen ist Google Tasks eigentlich?
Seien wir ehrlich: Google Tasks ist nicht für jeden. Bist du ein Projektmanager, der komplexe Workflows verwalten muss? Dann solltest du besser weiterscrollen. Arbeitest du in einem Team, das Aufgaben teilen und zuweisen muss? Auch dann ist dies nicht dein Tool.
Aber nutzt du Gmail als dein digitales Gehirn? Schaust du ständig in deinen Google Calendar? Dann wird es interessant. Google Tasks ist für Menschen gemacht, die bereits im Google‑Ökosystem leben und dort bleiben wollen.
Denk an Freelancer, die ihren Posteingang in To‑dos verwandeln wollen. Oder Studierende, die ihre Aufgaben mit ihrem Stundenplan verknüpfen möchten. Oder einfach jemanden, der eine einfache Einkaufsliste möchte, die überall verfügbar ist. Kein Aufwand mit Kontoerstellung oder dem Erlernen neuer Apps. Es funktioniert einfach.
Der ideale Nutzer? Jemand, der Minimalismus liebt. Der nicht über Labels, Prioritäten und komplexe Filter nachdenken will. Der einfach nur aufschreiben möchte, was erledigt werden muss – und wann.
Funktionen von Google Tasks
Ich habe jede Ecke von Google Tasks ausprobiert. Das sind die Funktionen, die du wirklich nutzt:
- Gmail-Integration – Das ist das Killer-Feature. Siehst du eine E-Mail, die eine Aktion erfordert? Zieh sie in die Tasks-Seitenleiste. Fertig. Die E-Mail wird zu einer Aufgabe, einschließlich eines Links zurück zur ursprünglichen Nachricht. Ich nutze das täglich für Angebotsanfragen und Feedback-E-Mails.
- Google Calendar-Synchronisierung – Gib einer Aufgabe ein Datum und eine Uhrzeit? Dann erscheint sie automatisch in deinem Kalender. Andersherum funktioniert es auch: Erstelle einen Termin in Calendar und füge dort Aufgaben hinzu. Alles bleibt synchronisiert, ohne dass du etwas dafür tun musst.
- Teilaufgaben – Eine große Aufgabe in kleinere Schritte aufteilen. Klingt simpel, funktioniert aber überraschend gut. „Website erneuern“ wird dann: Wireframes erstellen, Inhalte schreiben, Fotos sammeln, testen. Du hakst die Teilaufgaben ab und siehst deinen Fortschritt wachsen.
- Mehrere Listen – Erstelle separate Listen für Arbeit, Privat, Einkäufe, Projekte. Du wechselst mit einem Tipp zwischen den Listen. Ich habe sechs: Arbeit dringend, Arbeit diese Woche, Privat, Einkäufe, Ideen und Warten auf andere.
- Wiederkehrende Aufgaben – Täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich. Oder benutzerdefinierte Muster wie „jeden ersten Montag des Monats“. Perfekt für wiederkehrende Dinge wie Rechnungen versenden oder Pflanzen gießen.
- Details und Notizen – Bei jeder Aufgabe kannst du zusätzliche Informationen hinzufügen. Einen Link, eine Notiz, eine Erinnerung. Es bleibt übersichtlich, aber du hast den Raum, wenn du ihn brauchst.
Diese Gmail‑Integration verdient besondere Aufmerksamkeit. Ich bekomme täglich E‑Mails, die ich nicht sofort bearbeiten kann. Früher markierte ich sie als ungelesen und vergaß sie trotzdem. Jetzt ziehe ich sie mit einem Datum zu Tasks. Mein Posteingang bleibt leer, meine Aufgaben stehen in einer Reihe. Es klingt simpel, aber es hat meine Arbeitsweise wirklich verändert.
Und diese Calendar‑Verknüpfung? Die funktioniert in beide Richtungen. Aufgaben mit einer Deadline erscheinen zwischen deinen Terminen. Aber du kannst auch direkt aus einer Besprechung heraus To‑dos erstellen. „Meeting mit Kunde X“ bekommt dann Unteraufgaben wie „Angebot erstellen“ und „Beispiele sammeln“. Alles bleibt beisammen.
Preis von Google Tasks
Hier wird es interessant. Google Tasks ist komplett kostenlos. Keine versteckten Kosten. Keine Premium‑Version. Kein „Upgrade für mehr Funktionen“. Du bekommst alles, was es gibt – ohne zu bezahlen.
Das klingt zu gut, um wahr zu sein, oder? Die Kehrseite ist, dass du auch nicht mehr bekommst als das, was jetzt da ist. Mit Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten? Geht nicht. Erweiterte Filter? Nein. Integrationen mit anderen Apps? Vergiss es. Google gibt dir ein kostenloses Tool, hält es aber bewusst simpel.
Vergleiche das mit Todoist, wo du 4 € pro Monat für Labels und Erinnerungen zahlst. Oder TickTick für 2,50 € pro Monat für den Pomodoro-Timer und Habit-Tracking. Google Tasks kann weniger, kostet aber auch nichts.
Für wen ist dieses kostenlose Modell ideal? Für Menschen, die bereits ein Google‑Workspace‑Konto haben. Die zahlen sowieso schon für Gmail und Calendar. Tasks ist dann ein Bonus. Aber auch für alle mit einem kostenlosen Gmail‑Konto: Du bekommst eine vollwertige Aufgabenliste, ohne auch nur einen Cent auszugeben.
Worauf sollte man achten?
Nach drei Monaten Nutzung sind die Einschränkungen deutlich. Und sie sind nicht gering.
Keine Zusammenarbeit. Das ist die größte Frustration. Du kannst eine Liste nicht mit deinem Partner, deiner Kollegin oder deinem Teamkollegen teilen. Arbeitest du gemeinsam an einem Projekt? Dann muss jeder seine eigene Liste führen. Oder du musst auf Google Docs oder Sheets ausweichen, was den ganzen Zweck einer Aufgaben‑App untergräbt.
Die Benachrichtigungen sind schwach. Besonders auf Android. Sie erscheinen zwar, fallen aber nicht auf. Kein Standardton. Kein persistentes Symbol. Ich habe mehrfach eine Aufgabe verpasst, weil ich die Benachrichtigung zwischen all meinen anderen Alerts übersehen habe.
Keine Desktop‑App. Du musst sie über den Browser oder die Seitenleiste in Gmail nutzen. Willst du schnell deine Aufgaben checken, ohne dein Mailprogramm zu öffnen? Pech. Du musst erst zu gmail.com oder calendar.google.com navigieren. Eine eigenständige App würde das so viel einfacher machen.
Aufgaben ohne Datum verschwinden aus dem Blickfeld. Sie stehen in deiner Liste, erscheinen aber nicht in deinem Calendar. Vielleicht logisch, aber es bedeutet, dass du aktiv deine Listen durchforsten musst, um zu sehen, was noch offen ist. Bei anderen Apps bekommst du immer einen Überblick über alles.
Keine erweiterte Sortierung. Du kannst Aufgaben nicht nach Priorität oder Label filtern. Du kannst sie nicht pro Projekt gruppieren. Die einzige Organisation erfolgt über Listen und Unteraufgaben. Für einfache To-dos ist das in Ordnung. Für komplexe Projekte reicht es nicht aus.
Und hier ist etwas, das mich wirklich stört: keine Ordnerstruktur für Listen. Ich habe sechs Listen. Das ist noch übersichtlich. Aber bekommst du zwanzig? Dann wird es chaotisch. Du kannst Listen nicht in Ordner legen oder kategorisieren. Sie stehen einfach untereinander.
Was sagen andere?
Die Meinungen über Google Tasks sind geteilt. Und das ergibt eigentlich perfekten Sinn.
Menschen, die tief im Google-Ökosystem stecken, sind begeistert. Sie schätzen die direkte Verknüpfung mit Gmail. Das Ziehen von E-Mails in Aufgaben wird ständig als Favorit genannt. Auch die Sichtbarkeit in der Kalender-Seitenleiste bekommt viel Lob. „Endlich sehe ich meine Aufgaben zwischen meinen Terminen“, ist eine häufige Reaktion.
Das minimalistische Design spaltet. Manche finden es herrlich ruhig. Keine Ablenkungen, keine überflüssigen Schaltflächen. Andere finden es zu karg. Zu simpel. Zu eingeschränkt. „Es fühlt sich wie ein halbfertiges Produkt an“, las ich mehrfach.
Die größte Beschwerde? Die taucht immer wieder auf: keine Möglichkeit zum Teilen. Teams können damit nichts anfangen. Familien auch nicht. Es bleibt ein persönliches Tool. Das ist bewusst so, aber für viele ein Dealbreaker.
Auf Android sind die Benachrichtigungen ein häufig genanntes Problem. Sie sind zu subtil. Zu leicht zu übersehen. Menschen vergessen Aufgaben, weil sie die Erinnerung nicht gesehen haben. Das ist eine Grundfunktion, die besser sein muss.
Aber es gibt auch viel Wertschätzung. Der kostenlose Preis wird enorm geschätzt. Keine versteckten Kosten, kein Premium-Druck. Und die Zuverlässigkeit: Es funktioniert immer. Keine Abstürze, keine Bugs, keine verlorenen Aufgaben. Das ist nicht nichts.
Google-Tasks-Alternativen
Zu eingeschränkt für deinen Gebrauch? Dann schau dir diese Optionen an:
- Todoist – Viel umfangreicher mit Labels, Filtern und Kollaborationsoptionen. Wähle dies, wenn du fortgeschrittene Aufgabenverwaltungsfunktionen und Projektstruktur benötigst. Es ist leistungsfähiger, kostet aber 4 € pro Monat.
- Microsoft To Do – Bessere Integration mit Outlook und Windows. Wähle dies, wenn du hauptsächlich im Microsoft-Ökosystem arbeitest. Ebenfalls kostenlos, aber mit mehr Funktionen als Google Tasks.
- TickTick – Enthält Extras wie einen Pomodoro-Timer und einen Habit Tracker. Wähle dies, wenn du Produktivitätstools und Aufgaben in einer App kombinieren möchtest. Für 2,50 € pro Monat erhältst du ein komplettes Produktivitätspaket.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Listen mit anderen teilen?
Nein, das ist die größte Einschränkung. Google Tasks unterstützt keine direkte Freigabe von Listen. Du kannst zwar Aufgaben innerhalb von Google-Chat-Spaces oder über Google Docs zuweisen, aber das ist umständlich. Für echte Zusammenarbeit musst du dir ein anderes Tool ansehen.
Gibt es eine Desktop-App für Windows oder Mac?
Nein, leider nicht. Es gibt keine offizielle Desktop-App. Du nutzt Google Tasks über die Seitenleiste in Gmail oder Calendar oder über den Browser auf tasks.google.com. Für manche ist das völlig ausreichend, andere finden es lästig, dass sie zuerst ihre E-Mails öffnen müssen.
Synchronisiert Google Tasks mit Google Calendar?
Ja, und das funktioniert wirklich gut. Aufgaben mit Datum und Uhrzeit erscheinen automatisch in deinem Google Calendar. Du siehst sie zwischen deinen Terminen. Umgekehrt kannst du auch direkt aus Calendar heraus Aufgaben erstellen. Die Synchronisierung ist sofort, ohne Verzögerung.
Fazit
Google Tasks ist kein Wundermittel. Es ist kein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool. Es hat keine schicken Funktionen oder KI-Assistenten. Und genau das ist der Punkt.
Es ist eine einfache, zuverlässige Aufgabenliste für Menschen, die bereits im Google-Ökosystem leben. Nutzt du Gmail täglich? Prüfst du ständig deinen Google Calendar? Dann fühlt sich Tasks wie eine natürliche Erweiterung an. Allein die E-Mail-zu-Aufgabe-Funktion spart mir jeden Tag Zeit.
Aber arbeitest du im Team? Möchtest du Listen teilen? Brauchst du erweiterte Filter? Dann musst du wirklich nach etwas anderem suchen. Google Tasks wurde bewusst eingeschränkt gehalten. Für einige ist das perfekt, für andere frustrierend.
Nach drei Monaten Nutzung verwende ich es immer noch. Nicht weil es perfekt ist, sondern weil es zu meiner Arbeitsweise passt. Mein Posteingang ist leerer. Meine Aufgaben sind mit meinem Kalender verknüpft. Und ich muss nichts dafür bezahlen. Für mich funktioniert das. Für dich vielleicht auch.
