Dein Posteingang quillt über. Dein Notizblock ist voller halbvergessener To-dos. Und irgendwo in deinem Kopf schwebt diese eine wichtige Deadline, die du einfach nicht vergessen willst. Kommt dir das bekannt vor? Dann ist es Zeit für eine vernünftige Aufgabenlisten-App. Und wenn du ohnehin Outlook benutzt, ist Microsoft To Do vielleicht die Lösung, die all diese losen Enden miteinander verknüpft.
Microsoft To Do ist kostenlos, funktioniert auf all deinen Geräten und synchronisiert sich nahtlos mit deinem Outlook-Kalender. Aber ist es wirklich gut genug, um deine chaotische Aufgabenliste unter Kontrolle zu bekommen? Ich habe es mir angesehen.
Microsoft To Do: das Unternehmen
Microsoft To Do ist nicht einfach aus dem Nichts entstanden. Es ist der Nachfolger von Wunderlist, einer beliebten Aufgabenlisten-App, die Microsoft 2015 übernommen hat. 2017 wurde Microsoft To Do als neue Vorzeigelösung eingeführt, und 2020 wurde Wunderlist offiziell eingestellt.
Die App wurde von Microsoft selbst entwickelt und ist mittlerweile fest im Microsoft 365-Ökosystem verankert. Du findest To Do in Outlook, Teams und sogar in deiner Windows-Taskleiste wieder. Es ist deutlich, dass Microsoft die App als Teil seines Produktivitätspakets ernst nimmt.
Auffällig ist: Microsoft To Do bleibt für den Privatgebrauch völlig kostenlos. Du benötigst nur ein Microsoft-Konto, und das hast du wahrscheinlich bereits, wenn du Outlook, OneDrive oder Xbox verwendest. Für geschäftliche Nutzung ist To Do in Microsoft 365-Abonnements enthalten, ohne zusätzliche Kosten.
Für wen ist Microsoft To Do?
Microsoft To Do ist perfekt, wenn du bereits im Microsoft-Universum bist. Nutzt du Outlook für deine E-Mails? Teams für Meetings? Dann fügt sich To Do nahtlos ein. Deine markierten E-Mails erscheinen automatisch als Aufgaben, und du kannst Aufgaben mit Kollegen teilen, die du ohnehin schon in Teams hast.
Die App ist auch ideal für Menschen, die keine Lust auf komplizierte Projektmanagement-Tools haben. To Do hält es simpel: Listen, Aufgaben, Unteraufgaben. Fertig. Keine Gantt-Diagramme, keine Burndown-Diagramme, kein Pflichtkurs, um die Oberfläche zu verstehen.
Aber To Do ist weniger geeignet, wenn du ein Power-User bist, der alles bis ins Detail organisieren möchte. Fehlen dir erweiterte Filter, Tags, Prioritäten und natürliche Spracheingabe? Dann wirst du wahrscheinlich schnell an die Grenzen stoßen.
Auch wenn du hauptsächlich unter Linux arbeitest, hast du Pech. Es gibt keine offizielle Linux-App, du kannst aber die Webversion nutzen.
Was kann Microsoft To Do alles?
Microsoft To Do ist voller Funktionen, die deine Tagesplanung deutlich erleichtern. Das sind die wichtigsten:
- Mein Tag – Das ist das Sahnehäubchen. Jeden Morgen bekommst du eine leere Liste mit Vorschlägen für Aufgaben, die heute Aufmerksamkeit verdienen. Du ziehst manuell die Aufgaben hinein, die du angehen möchtest, und behältst so deinen Fokus. Keine überwältigende Liste von 47 Aufgaben, sondern ein machbarer Tagesplan.
- Listen teilen – Erstelle eine Einkaufsliste und teile sie mit deinen Mitbewohnern. Oder eine Projektliste mit Kollegen. Jeder mit einem Microsoft-Konto kann mitmachen, Aufgaben hinzufügen und abhaken. Ideal für Familien und kleine Teams.
- Outlook-Integration – Markierst du eine E-Mail in Outlook? Dann erscheint sie automatisch in To Do. Andersherum funktioniert es auch: Aufgaben, die du in To Do erstellst, siehst du in Outlook wieder. Alles bleibt synchronisiert, ohne dass du etwas dafür tun musst.
- Erinnerungen und Deadlines – Lege ein Fälligkeitsdatum fest und To Do sendet dir eine Benachrichtigung. Du kannst auch wiederkehrende Aufgaben erstellen für Dinge, die jede Woche oder jeden Monat wiederkehren, wie den Müll rausbringen oder deine Steuererklärung vorzubereiten.
- Unteraufgaben (Schritte) – Große Aufgabe? Teile sie in kleinere Schritte auf. Du kannst pro Aufgabe eine Checkliste mit Unterpunkten erstellen, die du einzeln abhaken kannst. Praktisch für Projekte mit mehreren Teilen.
- Notizen und Anhänge – Füge einer Aufgabe eine Notiz für zusätzlichen Kontext hinzu. Oder ziehe eine Datei hierher (tot 25 MB). So hast du alle Informationen beisammen, ohne in deinem Postfach oder OneDrive suchen zu müssen.
- Themen und Dunkelmodus – Wähle aus verschiedenen Farbthemen oder wechsle in den Dunkelmodus. Nicht weltbewegend, aber angenehm, wenn du abends noch einmal deine Aufgabenliste anschaust, ohne deine Augen zu blenden.
- Plattformübergreifend – Erstelle eine Aufgabe auf deinem iPhone, während du auf den Bus wartest, und sieh sie auf deinem Windows-Laptop erscheinen, wenn du nach Hause kommst. To Do synchronisiert zwischen iOS, Android, Windows, macOS und der Webversion.
Auffällig ist, dass Microsoft To Do auf Einfachheit setzt. Es gibt keine schicken Kanban-Boards oder Zeiterfassung. Es ist eine Aufgabenliste, und die erfüllt genau das, was du erwartest.
Was kostet Microsoft To Do?
Hier kommt die gute Nachricht: Microsoft To Do ist vollständig kostenlos. Keine begrenzte Testphase, kein Premium-Abonnement, das dir etwas verkaufen will, kein „Upgrade für mehr Funktionen“. Alles, was du gerade gelesen hast, bekommst du ohne zu zahlen.
Du brauchst nur ein Microsoft-Konto. Hast du keins? Dann leg dir kostenlos eines an. Benutzt du Microsoft 365 für die Arbeit? Dann ist To Do dort automatisch enthalten, ohne zusätzliche Kosten.
Das ist ein großer Unterschied zu Konkurrenten wie Todoist, wo die kostenlose Version auf 5 Projekte beschränkt ist und du für erweiterte Funktionen bezahlen musst. Oder TickTick, wo du ohne Premium keine Unteraufgaben bekommst. Microsoft To Do bietet dir alles, kostenlos.
Die Kehrseite? Weil es kostenlos ist, verdient Microsoft nicht direkt daran. Das bedeutet, dass neue Funktionen nur langsam kommen. Wunderlist-Nutzer warten seit Jahren auf Funktionen, die beim Wechsel versprochen wurden. Die Entwicklung ist einfach nicht so schnell wie bei Apps, die hinter einem kostenpflichtigen Abonnement stehen.
Worauf solltest du achten?
Microsoft To Do ist kostenlos und praktisch, aber nicht perfekt. Das sind die wichtigsten Probleme, auf die Nutzer stoßen:
Die Unteraufgaben sind eigentlich keine echten Unteraufgaben. Sie heißen „Schritte“ und sind einfach eine Checkliste innerhalb einer Aufgabe. Du kannst ihnen keine eigene Frist zuweisen, keine Notiz hinzufügen und keine Erinnerung einstellen. Für einfache Dinge funktioniert das prima, aber komplexe Projekte mit Abhängigkeiten? Vergiss es.
Die Synchronisierung hakt manchmal. Du erstellst eine Aufgabe auf deinem Telefon, aber auf deinem Laptop dauert es eine Weile, bis sie erscheint. Oder andersherum. Meist löst es sich von selbst, aber es ist frustrierend, wenn du schnell etwas nachsehen willst und es nicht da ist.
Es gibt keine natürliche Spracheingabe. Bei Todoist tippst du „morgen um 15:00 einkaufen gehen“ und die App versteht genau, was du meinst. Bei To Do musst du Datum und Uhrzeit manuell über Dropdown-Menüs einstellen. Das wirkt im Jahr 2024 etwas altmodisch.
Die Filter und Smart-Listen sind eingeschränkt. Du kannst zwar nach Fälligkeitsdatum oder Wichtigkeit sortieren, aber du kannst keine erweiterten Suchabfragen erstellen wie „alle Aufgaben mit Tag X, die diese Woche fällig sind und Person Y zugewiesen sind“. Power-User vermissen diese Flexibilität.
Und dann ist da noch das Entwicklungstempo. Microsoft To Do wirkt manchmal wie eine App, die im Hintergrund vor sich hin dümpelt, während Microsoft sich auf Teams und Outlook konzentriert. Neue Funktionen kommen nur schleppend dazu, und die Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich zu modernen Konkurrenten etwas veraltet.
Schließlich: du brauchst ein Microsoft-Konto. Für viele ist das kein Problem, aber wenn du bewusst Abstand von großen Tech-Unternehmen hältst, bist du daran gebunden. Es gibt keine Möglichkeit, To Do zu nutzen, ohne deine Daten mit Microsoft zu teilen.
Was sagen andere?
Die Meinungen zu Microsoft To Do sind überwiegend positiv, besonders bei Leuten, die bereits im Microsoft-Ökosystem sind. Auf YouTube lobt Tool Finder die App als die beste kostenlose Option, vor allem dank der ‚Mein Tag‘-Funktion, die dir hilft, dich zu fokussieren, ohne überwältigt zu werden. Sie warnen jedoch, dass Power-User durch das Fehlen fortgeschrittener Funktionen enttäuscht sein könnten.
Simon Sez IT hebt in einem ausführlichen Tutorial die starke Integration mit Microsoft 365 als größtes Plus für den geschäftlichen Einsatz hervor. Wenn du bereits mit Outlook und Teams arbeitest, ist To Do eine logische Ergänzung, die nahtlos anschließt.
Was Nutzer am meisten schätzen: Die ‚Mein Tag‘-Funktion wird überall gelobt. Sie hilft wirklich dabei, deinen Tag zu strukturieren, ohne von dieser riesigen Liste mit ‚irgendwann mal‘-Aufgaben abgelenkt zu werden. Auch die Tatsache, dass alles kostenlos ist und es kein Premium-Abo gibt, wird immer wieder als großer Vorteil genannt.
Die Möglichkeit, markierte E-Mails aus Outlook direkt als Aufgabe zu sehen, ist ebenfalls ein häufig genannter Favorit. Und die saubere, ruhige Oberfläche ohne Ablenkungen wird von Leuten geschätzt, die genug von überfüllten Dashboards haben.
Aber die Kritik ist ebenfalls konstant. Das Fehlen von ‚echten‘ Unteraufgaben mit eigenen Fristen und Notizen frustriert viele Nutzer. Die Schritte-Funktion wirkt wie eine halbe Lösung. Synchronisationsprobleme werden regelmäßig genannt, wobei Aufgaben nicht sofort auf Mobilgerät oder Desktop erscheinen.
Viele Nutzer empfinden die App im Vergleich zu modernen Tools wie Todoist oder TickTick als veraltet. Die eingeschränkten Möglichkeiten für intelligente Listen und Filter werden ebenfalls oft als Mangel genannt.
Auf Reddit sieht man ein geteiltes Bild. Manche schwören darauf und nutzen es täglich ohne Probleme. Andere sind zu Alternativen gewechselt, weil To Do für ihren Workflow zu simpel war. Der Konsens: Es ist eine solide, kostenlose Option, aber nicht die fortschrittlichste Aufgabenlisten-App, die es gibt.
Microsoft To Do Alternativen
Passt Microsoft To Do nicht ganz zu dem, was Sie suchen? Das sind die besten Alternativen:
- Todoist – Entscheide dich für Todoist, wenn du eine fortgeschrittene Aufgabeneingabe benötigst. Du tippst „morgen um 14:00 Jan anrufen #arbeit !priorität1“ und alles wird automatisch erkannt und eingestellt. Die Filter und Labels sind deutlich leistungsfähiger als bei To Do. Nachteil: die kostenlose Version ist auf 5 Projekte und 5 aktive Mitwirkende beschränkt. Für alle Funktionen zahlst du € 4 per maand.
- Google Tasks – Arbeitest du hauptsächlich in Gmail und Google Calendar? Dann ist Google Tasks die logische Wahl. Es ist einfacher als To Do, aber tief im Google-Ökosystem integriert. Aufgaben, die du aus E-Mails erstellst, erscheinen automatisch in deinem Kalender. Ebenfalls komplett kostenlos, aber mit weniger Funktionen als To Do.
- TickTick – Das ist die All-in-One-Option. Neben Aufgaben erhältst du einen eingebauten Pomodoro-Timer, einen Gewohnheitstracker und eine Kalenderansicht. Perfekt, wenn du neben Aufgaben auch Gewohnheiten verfolgen oder mit der Pomodoro-Technik arbeiten möchtest. Die kostenlose Version ist ziemlich komplett, aber für die besten Funktionen zahlst du € 2,79 per maand.
Jede dieser Alternativen hat ihre eigenen Stärken. Todoist punktet in Sachen Leistung und Flexibilität, Google Tasks durch Einfachheit und Google-Integration, und TickTick durch Vielseitigkeit mit zusätzlichen Produktivitätstools.
Häufig gestellte Fragen
Ist Microsoft To Do wirklich vollständig kostenlos?
Ja, Microsoft To Do ist vollständig kostenlos für die private Nutzung. Sie benötigen nur ein Microsoft-Konto. Für die geschäftliche Nutzung ist es in Microsoft 365-Abonnements enthalten, ohne zusätzliche Kosten zu Ihrem bestehenden Abonnement.
Kann ich meine Aufgaben mit Outlook synchronisieren?
Ja, Microsoft To Do synchronisiert automatisch mit Outlook-Aufgaben. Wenn Sie dasselbe Microsoft-Konto verwenden, sehen Sie Ihre Aufgaben in beiden Anwendungen. Markierte E-Mails in Outlook erscheinen ebenfalls automatisch als Aufgaben in Microsoft To Do.
Kann ich Listen mit Personen teilen, die kein Microsoft-Konto haben?
Nein, um an gemeinsamen Listen in Microsoft To Do zusammenzuarbeiten, müssen alle Nutzer ein Microsoft-Konto haben und eingeloggt sein. Sie können keine Listen mit Personen teilen, die kein Konto erstellen möchten.
Fazit
Microsoft To Do ist eine solide, kostenlose Aufgabenlisten-App, die genau das tut, was sie verspricht. Kein Schnickschnack, keine versteckten Kosten, einfach eine zuverlässige Möglichkeit, Ihre Aufgaben zu verwalten. Die ‚Mein Tag‘-Funktion ist wirklich Gold wert, wenn Sie Probleme haben, sich zu konzentrieren, und die Outlook-Integration macht es zur Selbstverständlichkeit, wenn Sie ohnehin mit Microsoft 365 arbeiten.
Aber es ist keine perfekte App. Die Unteraufgaben sind eingeschränkt, die Synchronisation hakt manchmal, und Power-User werden die fortgeschrittenen Funktionen vermissen, die Todoist oder TickTick bieten. Die Entwicklung geht langsam voran, und manchmal hat man das Gefühl, Microsoft habe die App ein wenig vergessen.
Dennoch ist To Do für viele Menschen mehr als gut genug. Wenn du eine einfache, zuverlässige Aufgabenliste möchtest, die nahtlos mit deiner Outlook-Mail zusammenarbeitet und kostenlos ist, dann ist dies eine ausgezeichnete Wahl. Probier es einfach aus. Es kostet dich nichts, und innerhalb von fünf Minuten weißt du, ob es zu dir passt.
