Dein Posteingang quillt über. Dein Notizblock ist voller halb vergessener To-dos. Und irgendwo in deinem Kopf schwirrt diese eine wichtige Deadline herum, die du auf keinen Fall vergessen willst. Klingt vertraut? Dann ist es Zeit für eine ordentliche Aufgabenlisten-App. Und wenn du ohnehin mit Outlook arbeitest, könnte Microsoft To Do die Lösung sein, die all diese losen Enden zusammenführt.
Microsoft To Do ist kostenlos, funktioniert auf all deinen Geräten und kommuniziert nahtlos mit deinem Outlook-Kalender. Aber ist es wirklich gut genug, um deine chaotische Aufgabenliste in den Griff zu bekommen? Ich habe es mir genauer angesehen.
Microsoft To Do: das Unternehmen
Microsoft To Do ist nicht einfach aus dem Nichts entstanden. Es ist der Nachfolger von Wunderlist, einer beliebten Aufgabenlisten-App, die Microsoft 2015 übernommen hat. 2017 wurde Microsoft To Do als neues Flaggschiff veröffentlicht und 2020 wurde Wunderlist offiziell eingestellt.
Die App wurde von Microsoft selbst entwickelt und ist inzwischen fest im Microsoft 365-Ökosystem verankert. Du findest To Do in Outlook, Teams und sogar in deiner Windows-Taskleiste wieder. Es ist klar, dass Microsoft die App als Teil ihres Produktivitätspakets ernst nimmt.
Auffällig ist: Microsoft To Do bleibt für die private Nutzung vollständig kostenlos. Du brauchst nur ein Microsoft-Konto, und das hast du wahrscheinlich schon, wenn du Outlook, OneDrive oder Xbox verwendest. Für den geschäftlichen Gebrauch ist To Do in Microsoft 365-Abonnements ohne zusätzliche Kosten enthalten.
Für wen ist Microsoft To Do?
Microsoft To Do ist perfekt, wenn du bereits im Microsoft-Universum unterwegs bist. Verwendest du Outlook für deine E-Mails? Teams für Besprechungen? Dann integriert sich To Do nahtlos. Deine markierten E-Mails erscheinen automatisch als Aufgaben, und du kannst Aufgaben mit Kollegen teilen, die du ohnehin bereits in Teams hast.
Die App ist auch ideal für Menschen, die keine Lust auf komplizierte Projektmanagement-Tools haben. To Do hält es einfach: Listen, Aufgaben, Unteraufgaben. Fertig. Keine Gantt-Diagramme, keine Burndown-Grafiken, kein Pflichtkurs, um die Oberfläche zu verstehen.
Aber To Do ist weniger geeignet, wenn du ein Power-User bist, der alles bis ins Detail organisieren möchte. Vermisst du erweiterte Filter, Tags, Prioritäten und natürliche Spracheingabe? Dann wirst du wahrscheinlich schnell an Grenzen stoßen.
Auch wenn du hauptsächlich unter Linux arbeitest, hast du Pech. Es gibt keine offizielle Linux-App, obwohl du die Webversion nutzen kannst.
Was kann Microsoft To Do alles?
Microsoft To Do ist vollgepackt mit Funktionen, die deine tägliche Planung deutlich erleichtern. Das sind die wichtigsten:
- Mein Tag – Dies ist die Krönung der Arbeit. Jeden Morgen erhältst du ein leeres Blatt mit Vorschlägen für Aufgaben, die heute Aufmerksamkeit verdienen. Du ziehst manuell hinzu, was du angehen möchtest, und behältst so deinen Fokus. Keine überwältigende Liste von 47 Aufgaben, sondern ein machbares Tagesprogramm.
- Listen teilen – Erstelle eine Einkaufsliste und teile sie mit deinen Mitbewohnern. Oder eine Projektliste mit Kollegen. Jeder mit einem Microsoft-Konto kann mitmachen, Aufgaben hinzufügen und abhaken. Ideal für Familien und kleine Teams.
- Outlook-Integration – Markierst du eine E-Mail in Outlook? Dann erscheint sie automatisch in To Do. Umgekehrt funktioniert es auch: Aufgaben, die du in To Do erstellst, siehst du in Outlook wieder. Alles bleibt synchronisiert, ohne dass du etwas dafür tun musst.
- Erinnerungen und Deadlines – Lege ein Fälligkeitsdatum fest, und To Do sendet dir eine Benachrichtigung. Du kannst auch wiederkehrende Aufgaben für Dinge erstellen, die jede Woche oder jeden Monat anfallen, wie den Müll rausbringen oder deine Steuererklärung vorbereiten.
- Unteraufgaben (Schritte) – Große Aufgabe? Teile sie in kleinere Schritte auf. Du kannst pro Aufgabe eine Checkliste mit Teilschritten erstellen, die du nacheinander abhakst. Praktisch für Projekte mit mehreren Bestandteilen.
- Notizen und Anhänge – Fügen Sie einer Aufgabe eine Notiz für zusätzlichen Kontext hinzu. Oder ziehen Sie eine Datei hinein (bis zu 25 MB). So haben Sie alle Informationen an einem Ort, ohne in Ihrem Postfach oder OneDrive suchen zu müssen.
- Themen und Dunkelmodus – Wählen Sie aus verschiedenen Farbthemen oder schalten Sie in den Dunkelmodus. Nicht weltbewegend, aber angenehm, wenn Sie abends noch schnell Ihre Aufgabenliste checken, ohne Ihre Augen zu blenden.
- Plattformübergreifend – Erstellen Sie eine Aufgabe auf Ihrem iPhone, während Sie auf den Bus warten, und sehen Sie sie auf Ihrem Windows-Laptop erscheinen, wenn Sie nach Hause kommen. To Do synchronisiert zwischen iOS, Android, Windows, macOS und der Webversion.
Auffällig ist, dass Microsoft To Do auf Einfachheit setzt. Es gibt keine ausgefallenen Kanban-Boards oder Zeiterfassung. Es ist eine Aufgabenliste, und die macht genau das, was du erwartest.
Was kostet Microsoft To Do?
Hier kommt die gute Nachricht: Microsoft To Do ist vollständig kostenlos. Keine eingeschränkte Testphase, kein Premium-Abonnement, das dir etwas verkaufen will, kein „Upgrade für mehr Funktionen“. Alles, was du gerade gelesen hast, bekommst du ohne zu bezahlen.
Du brauchst nur ein Microsoft-Konto. Hast du keins? Dann kannst du kostenlos eines erstellen. Verwendest du Microsoft 365 für die Arbeit? Dann ist To Do automatisch ohne zusätzliche Kosten enthalten.
Das ist ein großer Unterschied zu Konkurrenten wie Todoist, wo die kostenlose Version auf 5 Projekte begrenzt ist und man für fortgeschrittene Funktionen bezahlen muss. Oder TickTick, wo du ohne Premium keine Unteraufgaben bekommst. Microsoft To Do gibt dir alles – kostenlos.
Die Kehrseite? Weil es kostenlos ist, verdient Microsoft nicht direkt daran. Das bedeutet, dass neue Funktionen nur langsam erscheinen. Wunderlist‑Nutzer warten seit Jahren auf Features, die beim Wechsel versprochen wurden. Die Entwicklung geht einfach nicht so schnell voran wie bei Apps, die ein bezahltes Abonnement haben.
Worauf solltest du achten?
Microsoft To Do ist kostenlos und praktisch, aber nicht perfekt. Das sind die wichtigsten Schmerzpunkte, auf die Nutzer stoßen:
Die Unteraufgaben sind eigentlich keine echten Unteraufgaben. Sie heißen „Schritte“ und sind einfach eine Checkliste innerhalb einer Aufgabe. Du kannst ihnen keine eigene Deadline geben, keine Notiz hinzufügen und keine Erinnerung einstellen. Für einfache Dinge funktioniert das gut, aber komplexe Projekte mit Abhängigkeiten? Vergiss es.
Die Synchronisation hakt manchmal. Du erstellst eine Aufgabe auf deinem Handy, aber auf deinem Laptop dauert es eine Weile, bis sie erscheint – oder umgekehrt. Meist löst es sich von selbst, aber es ist frustrierend, wenn du schnell etwas nachsehen willst und es nicht da ist.
Es gibt keine natürliche Spracheingabe. Bei Todoist tippst du „morgen um 15:00 Uhr einkaufen gehen“ und die App versteht genau, was du meinst. Bei To Do musst du Datum und Uhrzeit manuell über Dropdown-Menüs einstellen. Das fühlt sich 2024 etwas altmodisch an.
Die Filter und intelligenten Listen sind begrenzt. Du kannst zwar nach Fälligkeitsdatum oder Wichtigkeit sortieren, aber du kannst keine erweiterten Suchanfragen erstellen wie „alle Aufgaben mit Tag X, die diese Woche fällig werden und Person Y zugewiesen sind“. Power‑User vermissen diese Flexibilität.
Und dann ist da noch das Entwicklungstempo. Microsoft To Do wirkt manchmal wie eine App, die im Hintergrund ein wenig mitläuft, während Microsoft den Fokus auf Teams und Outlook legt. Neue Funktionen kommen nur langsam hinzu, und die Benutzeroberfläche wirkt etwas veraltet im Vergleich zu modernen Konkurrenten.
Zum Schluss: Man muss ein Microsoft-Konto haben. Für viele ist das kein Problem, aber wenn man bewusst Abstand zu großen Tech-Unternehmen hält, kommt man hier nicht drum herum. Es gibt keine Möglichkeit, To Do zu nutzen, ohne seine Daten mit Microsoft zu teilen.
Was sagen andere?
Die Meinungen über Microsoft To Do sind überwiegend positiv, besonders unter Menschen, die bereits im Microsoft-Ökosystem unterwegs sind. Auf YouTube lobt Tool Finder die App als die beste kostenlose Option, vor allem wegen der „Mein Tag“-Funktion, die hilft, den Fokus zu behalten, ohne sich überwältigt zu fühlen. Sie warnen jedoch, dass Power-User aufgrund des Mangels an fortgeschrittenen Funktionen enttäuscht sein werden.
Simon Sez IT betont in ihrem ausführlichen Tutorial die starke Integration mit Microsoft 365 als größten Vorteil für den geschäftlichen Einsatz. Wenn man ohnehin mit Outlook und Teams arbeitet, ist To Do eine logische Ergänzung, die sich nahtlos einfügt.
Was Nutzer am meisten schätzen: Die „Mein Tag“-Funktion erhält überall Lob. Sie hilft wirklich dabei, den Tag zu strukturieren, ohne durch die riesige Liste an „irgendwann mal machen“-Aufgaben abgelenkt zu werden. Auch die Tatsache, dass alles kostenlos ist und kein Premium-Abonnement erforderlich ist, wird immer wieder als großer Vorteil genannt.
Die Möglichkeit, markierte E-Mails aus Outlook direkt als Aufgabe zu sehen, ist ebenfalls ein oft genannter Favorit. Und die saubere, ruhige Oberfläche ohne Ablenkung wird von Menschen geschätzt, die müde von überladenen Dashboards sind.
Doch die Beschwerden sind ebenfalls konsistent. Der Mangel an „echten“ Unteraufgaben mit eigenen Deadlines und Notizen frustriert viele Nutzer. Die Schritte-Funktion fühlt sich wie eine halbe Lösung an. Synchronisationsprobleme werden regelmäßig erwähnt, wobei Aufgaben nicht sofort auf dem Smartphone oder Desktop erscheinen.
Viele Nutzer finden, dass die App im Vergleich zu modernen Tools wie Todoist oder TickTick veraltet wirkt. Die begrenzten Möglichkeiten für intelligente Listen und Filter werden ebenfalls häufig als Mangel genannt.
Auf Reddit sieht man ein gemischtes Bild. Manche schwören darauf und nutzen es täglich ohne Probleme. Andere sind auf Alternativen umgestiegen, weil To Do für ihren Workflow zu simpel war. Der Konsens: Es ist eine solide kostenlose Option, aber nicht die fortschrittlichste Aufgabenlisten-App.
Microsoft To Do Alternativen
Passt Microsoft To Do nicht ganz zu dem, was du suchst? Das sind die besten Alternativen:
- Todoist – Wählen Sie Todoist, wenn Sie eine erweiterte Aufgabeneingabe benötigen. Sie tippen „morgen um 14:00 Uhr Jan anrufen #arbeit !priorität1“ und alles wird automatisch erkannt und eingestellt. Die Filter und Labels sind deutlich leistungsfähiger als bei To Do. Nachteil: Die kostenlose Version ist auf 5 Projekte und 5 aktive Mitarbeiter begrenzt. Für alle Funktionen zahlen Sie 4 € pro Monat.
- Google Tasks – Arbeiten Sie hauptsächlich in Gmail und Google Kalender? Dann ist Google Tasks die logische Wahl. Es ist einfacher als To Do, aber tief in das Google-Ökosystem integriert. Aus E-Mails erstellte Aufgaben erscheinen automatisch in Ihrem Kalender. Ebenfalls komplett kostenlos, aber mit weniger Funktionen als To Do.
- TickTick – Dies ist die All-in-One-Option. Neben Aufgaben erhalten Sie einen integrierten Pomodoro-Timer, einen Gewohnheitstracker und eine Kalenderansicht. Perfekt, wenn Sie neben Aufgaben auch Gewohnheiten verfolgen oder mit der Pomodoro-Technik arbeiten möchten. Die kostenlose Version ist ziemlich vollständig, aber für die besten Funktionen zahlen Sie 2,79 € pro Monat.
Jede dieser Alternativen hat ihre eigenen Stärken. Todoist punktet bei Leistung und Flexibilität, Google Tasks bei Einfachheit und Google-Integration und TickTick bei Vielseitigkeit mit zusätzlichen Produktivitätstools.
Häufig gestellte Fragen
Ist Microsoft To Do wirklich komplett kostenlos?
Ja, Microsoft To Do ist für die private Nutzung vollständig kostenlos. Du brauchst nur ein Microsoft-Konto. Für geschäftliche Nutzung ist es in Microsoft-365-Abonnements enthalten, ohne zusätzliche Kosten über dein bestehendes Abo hinaus.
Kann ich meine Aufgaben mit Outlook synchronisieren?
Ja, Microsoft To Do synchronisiert automatisch mit Outlook-Aufgaben. Wenn du dasselbe Microsoft-Konto verwendest, siehst du deine Aufgaben in beiden Anwendungen. Markierte E-Mails in Outlook erscheinen ebenfalls automatisch als Aufgaben in To Do.
Kann ich Listen mit Personen teilen, die kein Microsoft-Konto haben?
Nein, um an geteilten Listen in Microsoft To Do zusammenzuarbeiten, müssen alle Nutzer ein Microsoft-Konto haben und angemeldet sein. Du kannst keine Listen mit Personen teilen, die kein Konto erstellen möchten.
Fazit
Microsoft To Do ist eine solide, kostenlose Aufgabenlisten-App, die genau das tut, was sie verspricht. Kein Schnickschnack, keine versteckten Kosten, einfach eine zuverlässige Möglichkeit, deine Aufgaben im Blick zu behalten. Die ‚Mein Tag‘-Funktion ist wirklich Gold wert, wenn du Schwierigkeiten hast, dich zu konzentrieren, und die Outlook-Integration macht es zu einer klaren Empfehlung, wenn du ohnehin mit Microsoft 365 arbeitest.
Aber es ist keine perfekte App. Die Unteraufgaben sind begrenzt, die Synchronisierung hakt manchmal, und Power-User werden die erweiterten Funktionen vermissen, die Todoist oder TickTick bieten. Die Entwicklung verläuft langsam, und manchmal fühlt es sich so an, als hätte Microsoft die App ein wenig vergessen.
Trotzdem ist To Do für viele Menschen mehr als gut genug. Wenn du eine einfache, zuverlässige Aufgabenliste möchtest, die nahtlos mit deiner Outlook-Mail zusammenarbeitet und kostenlos ist, dann ist dies eine ausgezeichnete Wahl. Probier es einfach aus. Es kostet dich nichts, und in fünf Minuten weißt du, ob es zu dir passt.
