Ihr Team nutzt Tabellen, Slack-Nachrichten und lose Notizen, um Projekte zu verfolgen. Es funktioniert, aber nicht richtig gut. Monday.com verspricht, dem ein Ende zu setzen mit visuellen Boards, wo Sie alles planen, automatisieren und überblicken können. Aber ist es die Investition wert?
Wer steckt hinter Monday.com?
Monday.com wurde von dem israelischen Unternehmen monday.com Ltd. entwickelt, das 2012 von Roy Mann und Eran Zinman gegründet wurde. Was als einfaches Projektmanagement-Tool begann, ist zu einem vollständigen Work Operating System (Work OS) herangewachsen, in dem Teams ihren kompletten Workflow einrichten können. Die Plattform konzentriert sich auf visuelle Zusammenarbeit und No-Code-Automatisierung, wodurch Sie ohne technische Kenntnisse komplexe Prozesse erstellen können. Inzwischen nutzen mehr als 150.000 Organisationen weltweit die Plattform, von kleinen Teams bis hin zu großen Unternehmen.
Für wen ist Monday.com?
Monday.com ist hauptsächlich für Teams entwickelt, die visuell arbeiten und ihre Prozesse ohne Programmierkenntnisse automatisieren möchten. Die Plattform funktioniert gut für Marketingteams, die Kampagnen planen, Projektmanager, die den Überblick behalten wollen, Salesteams, die Deals verfolgen und HR-Abteilungen, die Rekrutierungsprozesse verwalten. Die Flexibilität des Systems macht es für nahezu jeden erdenklichen Workflow geeignet.
Aber nicht jeder ist mit Monday.com gleich gut bedient. Freelancer stoßen auf ein wichtiges Hindernis: Alle kostenpflichtigen Pläne erfordern mindestens 3 Benutzer. Sie zahlen also immer für drei Plätze, auch wenn Sie alleine arbeiten. Auch Organisationen mit sehr komplexen ERP-Anforderungen sollten besser auf spezialisierte Software setzen. Monday.com ist leistungsstark, aber keine vollwertige ERP-Lösung für beispielsweise große Produktions- oder Logistikprozesse.
Was kann Monday.com alles?
Monday.com bietet eine breite Palette von Funktionalitäten, die Ihnen dabei helfen, Projekte und Workflows zu organisieren. Die Stärke liegt vor allem in der Flexibilität: Sie bauen Ihr eigenes System mit den Bausteinen, die die Plattform bietet. Hier sind die wichtigsten Features:
- Dashboards und Reporting – Erstellen Sie visuelle Dashboards mit Diagrammen, Statistiken und Fortschrittsindikatoren. Sie kombinieren Daten aus mehreren Boards, um einen vollständigen Überblick über Ihre Projekte oder Teams zu erhalten.
- Automatisierungen – Richten Sie No-Code-Automatisierungen ein, die wiederkehrende Aufgaben übernehmen. Zum Beispiel: Ändern Sie den Status zu „In review“, sobald jemand eine Aufgabe abschließt, oder senden Sie automatisch eine Benachrichtigung an Ihr Team, wenn sich eine Deadline nähert.
- Kanban-, Gantt- und Timeline-Ansichten – Betrachten Sie Ihre Arbeit auf die Weise, die zu Ihnen passt. Wechseln Sie zwischen Kanban-Boards für visuelles Aufgabenmanagement, Gantt-Charts für Planung mit Abhängigkeiten oder Zeitlinien für einen Überblick über Ihre Roadmap.
- Integrationen – Verbinden Sie Monday.com mit Tools, die Sie bereits verwenden, wie Slack für Kommunikation, Zoom für Meetings, Gmail für E-Mail oder Google Drive für Dokumente. Die Plattform bietet hunderte native Integrationen und funktioniert auch mit Zapier für noch mehr Möglichkeiten.
- Time Tracking – Erfassen Sie, wie viel Zeit Sie für Aufgaben aufwenden, direkt innerhalb der Plattform. Diese Funktion ist jedoch nur im Pro-Plan verfügbar, nicht in den günstigeren Varianten.
- Workforms und Docs – Erstellen Sie Formulare, um Informationen zu sammeln, die automatisch in Ihren Boards landen. Die Docs-Funktion ermöglicht es Ihnen, Dokumentation zu schreiben und mit Ihren Projekten zu verknüpfen, sodass alles an einem Ort steht.
Die Flexibilität von Monday.com bedeutet auch, dass Sie selbst Spalten mit verschiedenen Datentypen hinzufügen können: Text, Zahlen, Personen, Status, Deadlines, Dateien und mehr. Sie bauen eigentlich Ihre eigene Datenbank, aber visuell und ohne technisches Wissen.
Was kostet Monday.com?
Monday.com hat einen kostenlosen Plan, aber der ist auf maximal 2 Benutzer und 3 Boards beschränkt. Sie erhalten keinen Zugang zu Integrationen oder Automatisierungen, was das Tool ziemlich eingeschränkt macht. Der kostenlose Plan ist vor allem nützlich, um die Plattform kennenzulernen, aber für den ernsthaften Einsatz benötigen Sie einen kostenpflichtigen Plan.
Bei den kostenpflichtigen Plänen wird es interessanter, aber auch komplexer. Der Basic-Plan kostet 12 Dollar pro Nutzer pro Monat bei monatlicher Zahlung oder 9 Dollar pro Monat bei jährlicher Zahlung (108 Dollar insgesamt). Der Standard-Plan kostet 15 Dollar pro Monat (oder 12 Dollar bei jährlicher Zahlung, 144 Dollar insgesamt). Der Pro-Plan, der Zeiterfassung und erweiterte Features enthält, kostet 24 Dollar pro Monat oder 19 Dollar bei jährlicher Zahlung (228 Dollar insgesamt).
Wichtiges Detail: Alle kostenpflichtigen Pläne erfordern mindestens 3 Nutzer. Auch wenn Sie nur zu zweit sind, zahlen Sie für drei Plätze. Dies macht Monday.com relativ teuer für kleine Teams oder Startups. Sie erhalten jedoch 14 Tage Probezeit, um die Plattform zu testen, bevor Sie zahlen.
Die Preisstruktur kann verwirrend sein, da Monday.com auch verschiedene Produkte anbietet (Work Management, Sales CRM, Dev), die jeweils ihre eigenen Preise haben. Stellen Sie sicher, dass Sie klar wissen, welches Produkt Sie benötigen, bevor Sie einen Plan wählen.
Worauf sollten Sie achten?
Monday.com hat starke Punkte, aber auch deutliche Einschränkungen, auf die Nutzer stoßen. Die Preisstruktur ist eine häufig gehörte Beschwerde. Sie zahlen pro Nutzer, aber oft in Stufen von 5 Plätzen. Haben Sie 6 Personen? Dann zahlen Sie für 10. Dies macht das Tool schnell teurer als gedacht, besonders für wachsende Teams.
Wichtige Features sind hinter teureren Plänen versteckt. Zeiterfassung erhalten Sie beispielsweise erst im Pro-Plan, nicht im Basic oder Standard. Auch erweiterte Automatisierungen und bestimmte Ansichten sind für höhere Stufen reserviert. Das bedeutet, dass Sie oft mehr zahlen müssen als ursprünglich gedacht, um die Funktionalität zu erhalten, die Sie benötigen.
Die Gantt-Charts fühlen sich laut vielen Nutzern begrenzt an. Während spezialisierte Projektmanagement-Tools umfassende Planung mit Abhängigkeiten bieten, bleibt Monday.com etwas oberflächlich. Für komplexe Projektplanung mit kritischen Pfaden und Ressourcenmanagement ist es nicht die beste Wahl.
Performance kann bei großen Boards mit vielen Daten zum Problem werden. Nutzer berichten, dass die Plattform langsamer wird, wenn man Hunderte von Elementen oder viele Automatisierungen hat. Auch Subitems integrieren sich schlecht mit Automatisierungen und Berichten, was zu Frustration führt, wenn man hierarchische Strukturen aufbauen möchte.
Die Lernkurve ist steil für fortgeschrittene Nutzung. Der Einstieg ist einfach, aber sobald man komplexere Workflows mit Formeln, Automatisierungen und verknüpften Boards erstellen möchte, muss man einiges an Zeit investieren. Einige Nutzer finden die Benutzeroberfläche anfangs intuitiv, verlieren aber den Überblick, je mehr Features sie verwenden.
Monday.com-Alternativen
Monday.com ist nicht der einzige Player im Bereich Projektmanagement und Workflow-Tools. Je nach Ihren Bedürfnissen können andere Plattformen besser passen:
- Asana – Wählen Sie Asana, wenn Sie strikte Projekthierarchien mit klaren Aufgaben, Unteraufgaben und Abhängigkeiten benötigen. Es ist strukturierter als Monday.com, aber weniger visuell flexibel. Gut für Teams, die eine feste Arbeitsweise durchsetzen möchten.
- Trello – Entscheiden Sie sich für Trello, wenn Sie nur einfache Kanban-Boards ohne Schnickschnack benötigen. Es ist viel einfacher und günstiger, aber auch viel begrenzter in den Features. Perfekt für kleine Teams oder den persönlichen Gebrauch.
- ClickUp – Ziehen Sie ClickUp in Betracht, wenn Sie ein Alles-in-einem-Tool zu einem niedrigeren Preis suchen. Es hat mehr Features als Monday.com (Dokumente, Ziele, Zeiterfassung in allen Plänen), aber die Benutzeroberfläche ist unübersichtlicher und die Lernkurve steiler. Für Teams, die bereit sind, Zeit in das Onboarding zu investieren, kann es mehr Wert bieten.
Jede Alternative hat ihre eigenen Stärken und Schwächen. Monday.com zeichnet sich vor allem durch seine visuelle Attraktivität und No-Code-Automatisierungen aus, zahlt dafür aber einen Premiumpreis.
Häufig gestellte Fragen
Bei der Überlegung zu Monday.com kommen oft dieselben Fragen auf. Hier sind die Antworten auf die wichtigsten:
Gibt es eine Mindestanzahl von Nutzern für kostenpflichtige Pläne?
Ja, alle kostenpflichtigen Pläne erfordern mindestens 3 Nutzer. Auch wenn Sie zu zweit arbeiten, zahlen Sie für drei Plätze. Dies macht Monday.com weniger geeignet für Freelancer oder sehr kleine Teams, die nicht für ungenutzte Lizenzen zahlen möchten.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Standardmäßig werden Daten in Rechenzentren in den Vereinigten Staaten gespeichert. Enterprise-Kunden und neue Accounts können jedoch die Datenspeicherung in der EU wählen, spezifisch in Frankfurt. Dies ist relevant für Organisationen, die mit DSGVO-Anforderungen oder Datensouveränität zu tun haben.
Kann ich Monday.com für CRM verwenden?
Ja, Monday.com hat ein spezifisches Sales CRM-Produkt mit Features für Lead-Management, Sales-Pipelines und Kundenbeziehungsmanagement entwickelt. Dies ist ein separates Produkt mit eigenen Preisen, zusätzlich zur Standard Work Management-Plattform. Das CRM-Produkt integriert sich jedoch mit Ihren anderen Monday.com-Boards, wenn Sie beide verwenden.
Fazit
Monday.com ist eine leistungsstarke Plattform für Teams, die visuell arbeiten und ihre Workflows ohne Programmierung automatisieren möchten. Die Benutzeroberfläche ist ansprechend, die Automatisierungen sparen Zeit und die Flexibilität lässt Sie nahezu jeden Workflow erstellen. Für Marketing-Teams, Projektmanager und Abteilungen mit viel Zusammenarbeit bietet es echten Mehrwert.
Aber dieser Mehrwert hat seinen Preis. Die verpflichtenden 3 Benutzer, die tier-basierte Preisstruktur und wichtige Features hinter teureren Plänen machen es zu einer kostspieligen Wahl. Freelancer und kleine Teams sollten besser nach Alternativen schauen. Auch für komplexe Projektplanung oder sehr große Datensätze gibt es bessere Optionen.
Nutzen Sie die 14-tägige Testversion, um zu prüfen, ob die Benutzeroberfläche zu Ihrem Team passt und ob die Features, die Sie benötigen, in Ihrem gewählten Plan enthalten sind. Monday.com kann Ihren Workflow wirklich verbessern, aber nur wenn die Investition zu Ihrem Budget und Ihrer Teamgröße passt.
