Ihr Team verwendet Tabellen, Slack-Nachrichten und lose Notizen, um Projekte zu verfolgen. Es funktioniert, aber nicht richtig gut. Monday.com verspricht, damit Schluss zu machen mit visuellen Boards, auf denen Sie alles planen, automatisieren und überblicken können. Aber ist es die Investition wert?
Wer steckt hinter Monday.com?
Monday.com wurde von dem israelischen Unternehmen monday.com Ltd. entwickelt, das 2012 von Roy Mann und Eran Zinman gegründet wurde. Was als einfaches Projektmanagement-Tool begann, hat sich zu einem vollständigen Work Operating System (Work OS) entwickelt, in dem Teams ihren kompletten Workflow einrichten können. Die Plattform konzentriert sich auf visuelle Zusammenarbeit und No-Code-Automatisierung, sodass Sie ohne technische Kenntnisse komplexe Prozesse aufbauen können. Inzwischen nutzen weltweit mehr als 150.000 Organisationen die Plattform, von kleinen Teams bis hin zu großen Unternehmen.
Für wen ist Monday.com?
Monday.com ist vor allem für Teams entwickelt, die visuell arbeiten und ihre Prozesse ohne Programmierkenntnisse automatisieren möchten. Die Plattform funktioniert gut für Marketingteams, die Kampagnen planen, Projektmanager, die den Überblick behalten wollen, Vertriebsteams, die Deals verfolgen, und Personalabteilungen, die Rekrutierungsprozesse verwalten. Die Flexibilität des Systems macht es für nahezu jeden Workflow geeignet, den Sie sich vorstellen können.
Aber nicht jeder ist mit Monday.com gleich gut bedient. Freelancer stoßen auf ein wichtiges Hindernis: Alle kostenpflichtigen Pläne erfordern mindestens 3 Benutzer. Sie zahlen also immer für drei Plätze, auch wenn Sie alleine arbeiten. Auch Organisationen mit sehr komplexen ERP-Anforderungen sollten sich besser nach spezialisierter Software umsehen. Monday.com ist leistungsstark, aber keine vollwertige ERP-Lösung für beispielsweise große Produktions- oder Logistikprozesse.
Was kann Monday.com alles?
Monday.com bietet eine breite Palette an Funktionen, die Ihnen helfen, Projekte und Workflows zu organisieren. Die Stärke liegt vor allem in der Flexibilität: Sie bauen Ihr eigenes System mit den Bausteinen, die die Plattform bietet. Hier sind die wichtigsten Features:
- Dashboards und Reporting – Erstellen Sie visuelle Dashboards mit Diagrammen, Statistiken und Fortschrittsindikatoren. Sie kombinieren Daten aus mehreren Boards, um einen vollständigen Überblick über Ihre Projekte oder Teams zu erhalten.
- Automatisierungen – Richten Sie No-Code-Automatisierungen ein, die repetitive Aufgaben übernehmen. Zum Beispiel: Ändern Sie den Status auf „In review“, sobald jemand eine Aufgabe abschließt, oder senden Sie automatisch eine Benachrichtigung an Ihr Team, wenn sich eine Deadline nähert.
- Kanban-, Gantt- und Timeline-Ansichten – Betrachten Sie Ihre Arbeit auf die Weise, die zu Ihnen passt. Wechseln Sie zwischen Kanban-Boards für visuelles Aufgabenmanagement, Gantt-Charts für Planung mit Abhängigkeiten oder Zeitachsen für einen Überblick über Ihre Roadmap.
- Integrationen – Verbinden Sie Monday.com mit Tools, die Sie bereits verwenden, wie Slack für Kommunikation, Zoom für Meetings, Gmail für E-Mail oder Google Drive für Dokumente. Die Plattform bietet hunderte native Integrationen und funktioniert auch mit Zapier für noch mehr Möglichkeiten.
- Time Tracking – Erfassen Sie, wie viel Zeit Sie für Aufgaben aufwenden, direkt innerhalb der Plattform. Diese Funktion ist allerdings nur im Pro-Plan enthalten, nicht in den günstigeren Varianten.
- Workforms und Docs – Erstellen Sie Formulare, um Informationen zu sammeln, die automatisch in Ihren Boards landen. Die Docs-Funktion ermöglicht es Ihnen, Dokumentation zu schreiben und mit Ihren Projekten zu verknüpfen, sodass alles an einem Ort ist.
Die Flexibilität von Monday.com bedeutet auch, dass Sie selbst Spalten mit verschiedenen Datentypen hinzufügen können: Text, Zahlen, Personen, Status, Fristen, Dateien und mehr. Sie bauen im Grunde Ihre eigene Datenbank, aber visuell und ohne technische Kenntnisse.
Was kostet Monday.com?
Monday.com hat einen kostenlosen Plan, der jedoch auf maximal 2 Benutzer und 3 Boards beschränkt ist. Sie erhalten keinen Zugriff auf Integrationen oder Automatisierungen, was das Tool ziemlich eingeschränkt macht. Der kostenlose Plan ist vor allem nützlich, um die Plattform kennenzulernen, aber für den ernsthaften Einsatz benötigen Sie einen kostenpflichtigen Plan.
Bei den kostenpflichtigen Plänen wird es interessanter, aber auch komplexer. Der Basic-Plan kostet 12 Dollar pro Benutzer pro Monat bei monatlicher Zahlung oder 9 Dollar pro Monat bei jährlicher Zahlung (108 Dollar insgesamt). Der Standard-Plan kostet 15 Dollar pro Monat (oder 12 Dollar bei jährlicher Zahlung, 144 Dollar insgesamt). Der Pro-Plan, der Zeiterfassung und fortgeschrittenere Features enthält, kostet 24 Dollar pro Monat oder 19 Dollar bei jährlicher Zahlung (228 Dollar insgesamt).
Wichtiges Detail: alle kostenpflichtigen Tarife erfordern mindestens 3 Benutzer. Auch wenn Sie zu zweit sind, zahlen Sie für drei Plätze. Dies macht Monday.com relativ teuer für kleine Teams oder Starter. Sie erhalten jedoch 14 Tage Probezeit, um die Plattform zu testen, bevor Sie bezahlen.
Die Preisstruktur kann verwirrend sein, da Monday.com auch verschiedene Produkte anbietet (Work Management, Sales CRM, Dev), die jeweils ihre eigenen Preise haben. Stellen Sie sicher, dass Sie genau wissen, welches Produkt Sie benötigen, bevor Sie einen Tarif wählen.
Worauf sollten Sie achten?
Monday.com hat Stärken, aber auch deutliche Einschränkungen, auf die Benutzer stoßen. Die Preisstruktur ist eine häufig gehörte Beschwerde. Sie zahlen pro Benutzer, aber oft in Stufen von 5 Plätzen. Haben Sie 6 Personen? Dann zahlen Sie für 10. Dies macht das Tool schnell teurer als gedacht, besonders für wachsende Teams.
Wichtige Funktionen stecken hinter teureren Tarifen. Zeiterfassung erhalten Sie beispielsweise erst im Pro-Tarif, nicht in Basic oder Standard. Auch erweiterte Automatisierungen und bestimmte Ansichten sind höheren Stufen vorbehalten. Dies bedeutet, dass Sie oft mehr bezahlen müssen als zunächst gedacht, um die Funktionalität zu erhalten, die Sie benötigen.
Die Gantt-Diagramme wirken laut vielen Benutzern eingeschränkt. Wo spezialisierte Projektmanagement-Tools umfangreiche Planung mit Abhängigkeiten bieten, bleibt Monday.com etwas oberflächlich. Für komplexe Projektplanung mit kritischen Pfaden und Ressourcenmanagement ist es nicht die beste Wahl.
Die Performance kann bei großen Boards mit vielen Daten zum Problem werden. Benutzer melden, dass die Plattform langsamer wird, wenn Sie Hunderte von Elementen oder viele Automatisierungen haben. Auch Unterelemente integrieren sich schlecht mit Automatisierungen und Berichten, was Frustration verursacht, wenn Sie hierarchische Struktururen aufbauen möchten.
Die Lernkurve ist steil für fortgeschrittene Nutzung. Der Einstieg ist einfach, aber sobald Sie komplexere Workflows mit Formeln, Automatisierungen und verknüpften Boards erstellen möchten, müssen Sie einiges an Zeit investieren. Einige Benutzer finden die Oberfläche anfangs intuitiv, verlieren aber die Übersicht, je mehr Funktionen sie nutzen.
Monday.com Alternativen
Monday.com ist nicht der einzige Anbieter im Bereich Projektmanagement und Workflow-Tools. Abhängig von Ihren Anforderungen können andere Plattformen besser passen:
- Asana – Wählen Sie Asana, wenn Sie strikte Projekthierarchien mit klaren Aufgaben, Unteraufgaben und Abhängigkeiten benötigen. Es ist strukturierter als Monday.com, aber weniger visuell flexibel. Gut für Teams, die eine feste Arbeitsweise durchsetzen möchten.
- Trello – Entscheiden Sie sich für Trello, wenn Sie nur einfache Kanban-Boards ohne Schnickschnack benötigen. Es ist viel einfacher und günstiger, aber auch deutlich begrenzter in den Features. Perfekt für kleine Teams oder persönliche Nutzung.
- ClickUp – Ziehen Sie ClickUp in Betracht, wenn Sie ein Alles-in-einem-Tool zu einem niedrigeren Preis suchen. Es hat mehr Features als Monday.com (Dokumente, Ziele, Zeiterfassung in allen Plänen), aber die Benutzeroberfläche ist überfüllter und die Lernkurve steiler. Für Teams, die bereit sind, Zeit in das Onboarding zu investieren, kann es mehr Wert bieten.
Jede Alternative hat ihre eigenen Stärken und Schwächen. Monday.com zeichnet sich vor allem durch seine visuelle Attraktivität und No-Code-Automatisierungen aus, zahlt dafür aber einen Premiumpreis.
Häufig gestellte Fragen
Bei der Erwägung von Monday.com kommen oft dieselben Fragen zurück. Hier sind die Antworten auf die wichtigsten:
Gibt es eine Mindestanzahl an Benutzern für kostenpflichtige Pläne?
Ja, alle kostenpflichtigen Tarife erfordern mindestens 3 Benutzer. Auch wenn Sie zu zweit arbeiten, zahlen Sie für drei Plätze. Dies macht Monday.com weniger geeignet für Freelancer oder sehr kleine Teams, die nicht für ungenutzte Lizenzen bezahlen möchten.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Standardmäßig werden Daten in Rechenzentren in den Vereinigten Staaten gespeichert. Enterprise-Kunden und neue Accounts können jedoch Datenspeicherung in der EU wählen, speziell in Frankfurt. Dies ist relevant für Organisationen, die mit DSGVO-Anforderungen oder Datensouveränität zu tun haben.
Kann ich Monday.com für CRM verwenden?
Ja, Monday.com hat ein spezielles Sales CRM-Produkt mit Funktionen für Lead-Management, Sales-Pipelines und Kundenbeziehungsmanagement entwickelt. Dies ist ein separates Produkt mit eigenen Preisen, neben der standardmäßigen Work Management-Plattform. Das CRM-Produkt integriert sich jedoch mit Ihren anderen Monday.com-Boards, wenn Sie beide verwenden.
Fazit
Monday.com ist eine leistungsstarke Plattform für Teams, die visuell arbeiten und ihre Workflows automatisieren möchten, ohne zu programmieren. Die Oberfläche ist attraktiv, die Automatisierungen sparen Zeit und die Flexibilität lässt Sie nahezu jeden Workflow erstellen. Für Marketingteams, Projektmanager und Abteilungen, die viel zusammenarbeiten, bietet es echten Mehrwert.
Aber dieser Wert hat seinen Preis. Die verpflichtenden 3 Benutzer, die tier-basierte Preisstruktur und wichtige Features hinter teureren Plänen machen es zu einer teuren Wahl. Freelancer und kleine Teams sollten sich besser nach Alternativen umsehen. Auch für komplexe Projektplanung oder sehr große Datensätze gibt es bessere Optionen.
Nutzen Sie die 14-tägige Testphase, um zu prüfen, ob die Benutzeroberfläche zu Ihrem Team passt und ob die Features, die Sie benötigen, in Ihrem gewählten Plan enthalten sind. Monday.com kann Ihren Workflow wirklich verbessern, aber nur wenn die Investition zu Ihrem Budget und Ihrer Teamgröße passt.
