Motion

Dein Kalender ist voll mit Meetings, deine Aufgabenliste wächst schneller als du abhaken kannst, und du weißt nicht mehr, wo du anfangen sollst. Jeden Morgen beginnst du mit Planen, aber bis zum Mittag ist schon alles wieder durcheinandergeraten. Kommt dir bekannt vor?

Motion verspricht, dem ein Ende zu setzen mit KI, die deinen Tag automatisch plant. Kein manuelles Verschieben von Blöcken mehr, kein endloses Puzzeln mit deinem Kalender. Aber funktioniert das wirklich so gut wie es klingt? Und ist es den hohen Preis wert?

Ich habe mich in alle Features, Preise und Reviews vertieft, um dir genau zu sagen, was dich erwartet.

Motion: das Unternehmen

Motion wurde vom amerikanischen Unternehmen UseMotiom Inc. entwickelt. Das Tool kombiniert einen intelligenten Kalender mit Projektmanagement und Aufgabenverwaltung, wobei KI die Hauptrolle spielt. Anstatt dass du überlegen musst, wann du an welcher Aufgabe arbeitest, macht Motion das automatisch für dich.

Das Unternehmen richtet sich vor allem an Wissensarbeiter, die mit einem vollen Kalender und zu vielen Aufgaben kämpfen. Sie behaupten, dass Nutzer durchschnittlich 30 Tage pro Jahr durch die automatische Planung zurückgewinnen. Ob das stimmt, lasse ich dahingestellt, aber es zeigt, worauf sie setzen: Zeitersparnis durch Automatisierung.

Motion hat eine SOC 2 Type 2 Zertifizierung, was bedeutet, dass sie Sicherheit und Datenschutz ernst nehmen. Für ein Tool, das Zugriff auf deinen kompletten Kalender und alle Aufgaben hat, ist das durchaus beruhigend.

Für wen ist Motion?

Motion ist nicht für jeden geeignet. Wenn du einen ruhigen Job mit wenigen Terminen und Aufgaben hast, ist das mit Kanonen auf Spatzen geschossen. Aber in einigen Situationen kann Motion wirklich einen Unterschied machen:

Du hast ADHS oder kämpfst damit, Prioritäten zu setzen. Mehrere Nutzer erwähnen dies speziell: Motion nimmt dir Entscheidungen ab. Du musst nicht mehr überlegen, was du jetzt machst, die KI hat das bereits für dich herausgefunden. Das spart enorm viel mentale Energie.

Dein Kalender ist ständig voll mit Meetings. Wenn dein Tag regelmäßig durch Termine unterbrochen wird, sorgt Motion dafür, dass deine Aufgaben automatisch verschoben werden. Läuft ein Meeting über? Der Rest deines Tages wird sofort angepasst.

Du arbeitest in einem Team mit vielen Abhängigkeiten. Motion zeigt direkt, ob Deadlines realistisch sind, wenn du die Auslastung deines gesamten Teams betrachtest. Keine optimistischen Versprechen mehr, die niemand einhalten kann.

Du nutzt bereits Tools wie Calendly. Motion hat Booking Pages integriert, sodass du externe Termine einplanen lassen kannst ohne zusätzliches Tool. Spart wieder ein Abonnement.

Motion ist weniger geeignet, wenn du gerne die volle Kontrolle über deine Planung behältst, oder wenn du ein begrenztes Budget hast. Dann gibt es günstigere Alternativen, die vielleicht besser passen.

Was kann Motion alles?

Motion steckt voller Funktionen, die alle um ein Ziel kreisen: deinen Tag so effizient wie möglich zu planen. Das sind die wichtigsten:

• AI Auto-Scheduling – Das Herzstück von Motion. Du gibst Aufgaben mit einer Deadline und Priorität ein, und die AI plant automatisch, wann du daran arbeitest. Ändert sich etwas? Die Planung passt sich sofort an. Kein manuelles Verschieben mehr.
• Projektmanagement – Vollständige Projektansichten mit Kanban-Boards, Listen und Gantt-Diagrammen. Du kannst Aufgaben Teammitgliedern zuweisen, Abhängigkeiten festlegen und sehen, ob Deadlines realistisch sind.
• Workflow templates – Erstelle wiederverwendbare Templates für wiederkehrende Projekte. Praktisch, wenn du oft ähnliche Prozesse durchläufst, wie Kunden-Onboarding oder Content-Produktion. Spart viel Setup-Zeit.
• Kalenderintegration – Funktioniert nahtlos mit Google Calendar und Outlook. Alle deine Termine werden automatisch in die Planung deiner Aufgaben einbezogen.
• Meeting assistant und booking pages – Lass andere selbst Termine in deinem Kalender planen, genau wie Calendly. Motion wählt automatisch Zeitpunkte, die zu deiner Arbeitslast und Präferenzen passen.
• Time tracking – Verfolge, wie viel Zeit du tatsächlich für Aufgaben aufwendest. Praktisch für die Abrechnung oder um zu sehen, wohin deine Zeit geht.
• Team collaboration – Sieh die Arbeitslast deines gesamten Teams in einer Übersicht. Motion warnt, wenn jemand überlastet ist oder wenn Deadlines mit der aktuellen Besetzung nicht machbar sind.
• Mobile Apps – Verfügbar für iOS und Android, plus Desktop-Apps für Mac und Windows. Allerdings beschweren sich Nutzer, dass die mobilen Apps langsamer sind als die Webversion.

Was Motion von gewöhnlichen Aufgabenmanagern unterscheidet, ist die vollständige Integration zwischen Kalender und Aufgaben. Dein Terminkalender und deine To-do-Liste sind nicht länger zwei separate Dinge, die du manuell synchronisieren musst. Motion macht das automatisch und passt sich an, sobald sich etwas ändert.

Was kostet Motion?

Motion ist nicht günstig, das muss ich direkt zugeben. Es gibt keine kostenlose Version, nur eine Testphase von 7 Tagen. Danach zahlst du:

Individual plan:

• $ 34 pro Monat bei monatlicher Zahlung
• $ 19 pro Monat bei jährlicher Zahlung ($ 228 pro Jahr)

Team plan:

• $ 20 pro Benutzer pro Monat bei monatlicher Zahlung
• $ 12 pro Benutzer pro Monat bei jährlicher Zahlung ($ 144 pro Jahr)

Ja, du liest richtig: Der Team plan ist günstiger pro Person als der Individual plan. Das ist eine merkwürdige Entscheidung. Wenn ihr zu zweit seid, könnt ihr also besser den Team plan nehmen und $ 24 pro Monat zahlen statt $ 34.

Für Teams ist Motion eigentlich ziemlich angemessen bepreist, wenn man sich anschaut, was man bekommt. Man ersetzt im Prinzip mehrere Tools: ein Projektmanagement-Tool, ein Booking-Tool und eine Kalender-App. Das spart schnell andere Abonnements.

Für einzelne Nutzer sind $ 19 pro Monat schon ziemlich teuer, besonders wenn man es mit Alternativen vergleicht. Man muss wirklich viel Wert aus der automatischen Planung ziehen, um diesen Preis zu rechtfertigen.

Worauf muss man achten?

Motion klingt auf dem Papier großartig, aber es gibt ein paar Dinge, auf die Nutzer stoßen. Gut zu wissen, bevor du ein Abonnement abschließt:

Die mobile App ist ein Schwachpunkt. Mehrere Rezensenten beklagen, dass die iOS- und Android-Apps langsam sind und regelmäßig Bugs haben. Wenn du viel unterwegs arbeitest, kann das frustrierend sein. Die Desktop- und Webversion sind jedoch gut.

Es gibt eine Lernkurve. Motion funktioniert am besten, wenn du Aufgaben gut konfigurierst mit Deadlines, Prioritäten und Zeitschätzungen. In der ersten Woche bist du hauptsächlich damit beschäftigt, das System kennenzulernen und feinzutunen. Erwarte nicht, dass es direkt perfekt funktioniert.

Die KI trifft manchmal merkwürdige Entscheidungen. Nutzer berichten, dass Motion Aufgaben manchmal zu unlogischen Zeitpunkten einplant oder gerade zu viele kleine Blöcke macht. Du musst regelmäßig manuell eingreifen und die KI nachsteuern.

Kundenservice ist langsam. Vor allem für Individual plan-Nutzer. Priority Support gibt es nur für Business-Accounts. Wenn du ein Problem hast, kann es Tage dauern, bis du eine Antwort bekommst.

Kündigen ist schwierig. Mehrere Nutzer beklagen, dass es schwierig ist, das Abonnement zu beenden. Motion macht es nicht einfach wegzugehen, was immer ein Warnsignal ist.

Wenige native Integrationen. Motion funktioniert mit Google Calendar und Outlook, aber wenn du Aufgaben aus anderen Tools importieren möchtest, musst du oft Umwege machen. Keine direkten Verbindungen mit Slack, Notion oder anderen beliebten Tools.

Begrenzte Kontrolle. Manche Nutzer finden gerade die Automatisierung frustrierend. Wenn du gerne selbst bestimmst, wann du an was arbeitest, kann Motion einschränkend wirken. Du musst der KI ein bisschen vertrauen, und das ist nicht für jeden etwas.

Motion Reviews

Ich habe eine Reihe von Motion-Reviews angeschaut und gelesen, und es gibt einige, die ich gerne mit dir teilen möchte.

1. ToolFinder

ToolFinder nimmt dich mit in eine ausführliche Review von Motion, wobei Francesco sich vor allem auf die Frage konzentriert, ob die App ihren Preis wert ist. Er betont, dass Motion nicht günstig ist, erklärt aber klar, wie die KI-gesteuerte Planung funktioniert und für wen dies ein Gamechanger sein kann.

Die Review geht tief auf die Kernfunktionalität ein: wie Motion Aufgaben automatisch organisiert basierend auf Attributen wie Deadlines, Prioritäten und Arbeitszeiten. Francesco zeigt, dass die App besonders wertvoll ist für Menschen, die Zeit bei der Produktivitätsverwaltung sparen möchten. Er schätzt die Projektmanagement-Möglichkeiten und die integrierte Booking-Funktion, wodurch man kein separates Calendly-ähnliches Tool mehr benötigt.

Pluspunkte

• AI-Planung spart viel Zeit beim Organisieren deines Tages
• Kombiniert Kalender, Aufgaben und Projektmanagement in einem Tool
• Integrierte Booking-Funktionalität für externe Termine
• Übersichtliches Design, das einfach zu bedienen ist

Minuspunkte

• Teuer für einzelne Nutzer ($ 19/Monat bei Jahresabo)
• Kalenderansicht fühlt sich etwas eingeschränkt an
• Du musst viele Attribute eingeben, damit das AI-System gut funktioniert

2. Cybernews

Cybernews taucht in Motion ein mit einem kritischen Blick sowohl auf die versprochene Funktionalität als auch auf den tatsächlichen Wert in der Praxis. Der Reviewer beginnt vernünftigerweise mit einem Security-Check und ist positiv überrascht über die SOC 2 Type 2-Zertifizierung und jährliche externe Audits.

Die Review beleuchtet vor allem die Vielseitigkeit von Motion: Aufgabenverwaltung mit verschiedenen Ansichten (Liste, Kanban, Gantt), Kalenderintegration, AI-Scheduling und Time Tracking. Der Reviewer schätzt die Flexibilität, merkt aber auch an, dass der AI-Scheduler eine Lernkurve hat und dass man Zeit investieren muss, um das System gut funktionieren zu lassen. Eine ehrliche Anmerkung ist, dass der Kundensupport für einzelne Nutzer keine Priorität bekommt.

Pluspunkte

• Starke Sicherheitsstandards mit SOC 2 Type 2 Zertifizierung
• Funktioniert auf allen Plattformen (Web, Desktop, Mobil)
• Viele Visualisierungsoptionen (Liste, Kanban, Gantt)
• AI Meeting Assistant verhindert endlose E-Mail-Wechsel
• Time tracking praktisch für Freelancer und Abrechnung

Minuspunkte

• Eingeschränkte Möglichkeiten für die Zusammenarbeit mit Kunden
• AI-Automatisierung hat eine Lernkurve und erfordert Feinabstimmung
• Priority Support nur für Business-Nutzer, nicht für Einzelabonnenten

3. Efficient App

Efficient App erklärt, warum sie nach sieben Jahren Asana zu Motion gewechselt sind, und das sagt genug. Der Reviewer konzentriert sich auf die drei Kernfeatures, die Motion von anderen Projektmanagement-Tools unterscheiden, und zeigt anhand von Praxisbeispielen, wie leistungsstark die Kombination aus Kalender und Aufgabenverwaltung ist.

Der beeindruckendste Teil der Review ist die Demonstration des Auto-Schedulings: wie Motion automatisch ein ganzes Projektteam plant, dabei die Agenda aller berücksichtigt und sofort warnt, wenn Deadlines unrealistisch sind. Der Reviewer betont, dass Motion einen viel realistischer in Bezug auf die Planung macht, weil das System ehrlich zeigt, wenn etwas nicht passt. Auch die Workflow-Templates bekommen viel Aufmerksamkeit – diese machen das Onboarding viel einfacher als bei Tools wie Asana oder ClickUp.

Pluspunkte

• Kalender und Projektmanagement vollständig integriert – keine getrennten Tools mehr
• Auto-Scheduling plant deinen gesamten Tag und passt sich automatisch bei Änderungen an
• Workflow templates machen das Setup viel einfacher als bei Konkurrenten
• Gibt realistische Warnungen, wenn Deadlines nicht machbar sind
• Du kannst Events direkt in deine Projekttemplates einbauen

Minuspunkte

• Weniger Konfigurationsmöglichkeiten als Tools wie ClickUp (was auch ein Vorteil sein kann)
• Erfordert disziplinierte Prozessgestaltung, um optimal zu funktionieren

Motion Alternativen

Passt Motion nicht ganz zu dem, was du suchst? Das sind die besten Alternativen:

• Sunsama – Wähle dies, wenn du lieber selbst die Kontrolle über deine Tagesplanung behältst und einen ruhigeren, achtsameren Ansatz suchst. Sunsama fokussiert sich auf bewusstes Planen anstatt alles automatisch laufen zu lassen. Weniger AI, mehr Intention.
• Akiflow – Besser, wenn du Aufgaben aus sehr vielen verschiedenen Apps sammeln möchtest (Slack, Gmail, Trello, etc.) und diese manuell in deinen Kalender ziehen willst. Akiflow hat weniger fortgeschrittene AI als Motion, ist aber stärker im Konsolidieren von Aufgaben aus verschiedenen Quellen.
• Reclaim.ai – Gute Wahl, wenn du hauptsächlich deinen Google Kalender für Meetings und Gewohnheiten optimieren möchtest, ohne umfangreiches Projektmanagement. Reclaim ist mehr eine intelligente Schicht auf deinem bestehenden Kalender als ein komplettes Produktivitätstool.

Jedes dieser Tools hat eine andere Philosophie. Motion setzt auf maximale Automatisierung, Sunsama auf bewusste Kontrolle, Akiflow auf Integration mit anderen Apps und Reclaim auf Kalenderoptimierung. Welches am besten passt, hängt davon ab, wie du am liebsten arbeitest.

Häufig gestellte Fragen

Hat Motion einen kostenlosen Plan?

Nein, Motion hat keinen dauerhaft kostenlosen Plan. Du bekommst aber eine Probezeit von 7 Tagen, um das Tool auszuprobieren. Danach musst du für ein Abonnement bezahlen.

Funktioniert Motion mit Outlook und Google Calendar?

Ja, Motion integriert sich nahtlos mit sowohl Google Calendar als auch Microsoft Outlook und Exchange. Alle deine Termine werden automatisch synchronisiert und in die AI-Planung einbezogen.

Wie funktioniert die KI-Planung?

Die AI analysiert deine Aufgaben, Deadlines, Prioritäten und verfügbare Zeit, um automatisch die effizienteste Planung für deinen Tag zu erstellen. Wenn sich etwas ändert (ein Meeting läuft länger, du fügst eine dringende Aufgabe hinzu), passt das System den Rest deines Tages automatisch an.

Kann ich Motion ohne Team nutzen?

Ja, Motion hat einen Individual-Plan speziell für Solo-Nutzer. Du bekommst alle Funktionen inklusive AI-Scheduling, Projektmanagement und Booking Pages. Der Team-Plan ist nur nötig, wenn du mit mehreren Personen zusammenarbeiten möchtest.

Funktioniert Motion offline?

Nein, Motion erfordert eine Internetverbindung, um zu funktionieren. Das AI-Scheduling erfolgt in der Cloud, also kannst du ohne Internet nicht auf deine Planung zugreifen.

Fazit

Motion ist ein leistungsstarkes Tool, das wirklich helfen kann, wenn du mit einem vollen Kalender und zu vielen Aufgaben kämpfst. Das AI-Scheduling funktioniert überraschend gut und spart dir täglich Zeit beim Planen und Umplanen.

Aber es ist nicht perfekt. Die mobilen Apps sind langsam, der Kundenservice lässt zu wünschen übrig, und der Preis ist für einzelne Nutzer eher hoch. Du musst wirklich viel Wert aus der automatischen Planung ziehen, um $ 19 pro Monat zu rechtfertigen.

Für wen lohnt sich Motion? Wenn du einen vollen Kalender mit vielen Meetings hast, Schwierigkeiten beim Setzen von Prioritäten hast oder in einem Team mit komplexen Projekten arbeitest. Dann kann Motion wirklich den Unterschied zwischen Chaos und Kontrolle ausmachen.

Für wen nicht? Wenn du eine ruhige Arbeitswoche hast, gerne selbst die volle Kontrolle behältst oder ein begrenztes Budget hast. Dann gibt es günstigere Alternativen, die besser passen.

Mein Rat: Probiere die 7-tägige Testversion aus. Investiere diese Woche wirklich in die richtige Konfiguration deiner Aufgaben und Gewohnheiten. Erst dann kannst du wirklich beurteilen, ob das AI-Scheduling für dich funktioniert. Und achte darauf, rechtzeitig zu kündigen, wenn es doch nicht gefällt, denn das soll schwierig sein.