Du hast drei Apps offen: eine Aufgabenliste, eine Notiz-App und deinen Kalender. Du kopierst eine Aufgabe in deinen Kalender, machst eine Notiz über ein Meeting und vergisst dann, wo du dieses eine wichtige To-do abgelegt hattest. NotePlan versucht dieses Chaos zu lösen, indem es alles an einem Ort zusammenführt: Aufgaben, Notizen und deinen Kalender, inspiriert von der Bullet Journal-Methode, aber digital.
Wer steckt hinter NotePlan?
NotePlan wurde 2016 von Eduard Metzger in Berlin gegründet. Er sah, dass Menschen ständig zwischen verschiedenen Apps wechseln mussten, um ihren Tag zu planen. Aufgabenlisten in der einen App, Notizen in einer anderen und der Kalender wieder woanders. Metzger wollte das lösen, indem er alles in einer täglichen Ansicht integriert, inspiriert von der analogen Bullet Journal-Methode, die damals enorm populär war.
Das Unternehmen heißt offiziell NotePlan LLC und hat etwas Seed-Finanzierung von VentureVilla erhalten, aber konkrete Beträge sind nicht öffentlich. Das Tool hat sich zu einem Favoriten innerhalb der Personal Knowledge Management-Community entwickelt, jener Nischengruppe von Menschen, die sich obsessiv damit beschäftigt, wie sie Informationen organisieren und merken. Mit schätzungsweise mehr als 30.000 Nutzern ist es kein Riese, aber ein stabiler Player.
Auffällig ist, dass NotePlan vollständig um Apples Ökosystem herum gebaut wurde. Die App läuft auf iCloud und ist nur für macOS und iOS verfügbar. Es gibt eine Webversion, aber die ist noch in der Beta und eingeschränkt. Metzger hat sich bewusst für diesen Fokus entschieden, was die App für Apple-Nutzer schnell und zuverlässig macht, aber Android- und Windows-Nutzer komplett ausschließt.
Für wen ist NotePlan?
NotePlan ist für Apple-Nutzer gemacht, die ihr Produktivitätssystem ernst nehmen. Wenn du bereits ein Bullet Journal auf Papier führst und das digital fortsetzen möchtest, ist dies wahrscheinlich die beste Option, die es gibt. Die App zieht vor allem Productivity Nerds an, Menschen, die ihren Tag time-blocken wollen und genau wissen möchten, wohin jede Minute geht.
Es ist ideal, wenn du häufig zwischen Aufgaben und Notizen wechselst. Zum Beispiel: Du sitzt in einem Meeting, machst Notizen und möchtest sofort Aktionspunkte mit deinem Kalender verknüpfen. Oder du schreibst einen Projektplan und möchtest bestimmte Aufgaben direkt für morgen einplanen. Diese Integration funktioniert wirklich gut.
Aber NotePlan ist nicht für jeden. Wenn du Android nutzt, kannst du die App vergessen. Es gibt keine native App und die Webversion ist zu eingeschränkt, um als vollwertiger Ersatz zu dienen. Auch Teams, die in Echtzeit zusammenarbeiten müssen, sollten sich besser woanders umsehen. Es gibt zwar eine ‚Spaces‘-Funktion zum Teilen von Notizen, aber das fühlt sich eher wie ein Extra an als wie ein echtes Kollaborationstool. Dies ist wirklich eine persönliche Produktivitäts-App.
Was kann NotePlan alles?
NotePlan kombiniert drei Dinge, die normalerweise in separaten Apps zu finden sind: Notizen, Aufgaben und deinen Kalender. Alles dreht sich um deine Tagesansicht, mit der du morgens beginnst und deinen Tag planst. Die kostenlose Testversion dauert sieben Tage, danach benötigst du ein kostenpflichtiges Abonnement für die volle Funktionalität. Ohne Abonnement kannst du nur lesen, nicht mehr bearbeiten.
- Markdown-Notizen: Alles, was du tippst, ist reiner Text mit Markdown-Formatierung. Das bedeutet, dass du mit einfachen Zeichen wie # für Überschriften oder ** für fettgedruckten Text deine Notizen strukturierst. Kein Aufwand mit Formatierungsschaltflächen, einfach tippen. Deine Notizen bleiben lesbar, auch wenn du sie irgendwann aus NotePlan herausholen möchtest.
- Kalender-Integration: NotePlan verbindet sich mit Apple Calendar und Google Calendar. Deine Kalendereinträge erscheinen automatisch in deiner täglichen Notiz. Du kannst Aufgaben direkt auf eine bestimmte Uhrzeit ziehen und so deinen Tag time-blocken. Das funktioniert überraschend gut und gibt dir ein realistisches Bild davon, wie viel du an einem Tag wirklich schaffen kannst.
- Bi-direktionale Links: Du kannst Notizen miteinander verknüpfen, indem du [[doppelte eckige Klammern]] verwendest. Wenn du irgendwo einen Link zu einer anderen Notiz erstellst, siehst du in dieser Notiz automatisch, wo darauf verwiesen wird. Praktisch, wenn du ein Netzwerk aus Ideen und Projekten aufbaust.
- Tägliche Notizen: Jeden Tag bekommst du automatisch eine neue Notiz. Dort kommen deine Kalendereinträge, Aufgaben und spontane Gedanken zusammen. Es ist deine Heimatbasis, wo dein Tag beginnt und endet. Du kannst unerledigte Aufgaben automatisch auf den nächsten Tag verschieben lassen.
- Time-Blocking: Ziehe eine Aufgabe auf eine bestimmte Uhrzeit in deinem Kalender und NotePlan blockiert diese Zeit. Du siehst visuell, wie viel Platz du noch hast und ob du dich selbst überplanst. Ich nutze das vor allem für Fokusblöcke von zwei Stunden, funktioniert wirklich gut, um Ablenkungen zu vermeiden.
- Templates: Du kannst Vorlagen für wiederkehrende Notizen erstellen. Zum Beispiel ein wöchentliches Review-Template oder eine Meeting-Notiz mit Standardüberschriften. Spart viel Tipparbeit und sorgt für Konsistenz. Die Templates lassen sich einfach anpassen und du kannst sie mit bestimmten Daten verknüpfen.
- AI-Funktionen: NotePlan hat kürzlich AI-Zusammenfassungen und Hilfe hinzugefügt. Du kannst eine lange Notiz zusammenfassen lassen oder Fragen zu deinen Notizen stellen. Ehrlich gesagt nutze ich das selbst nicht viel, aber es ist verfügbar, wenn du es möchtest.
- Plugin-System: Es gibt eine wachsende Sammlung von Plugins, die zusätzliche Funktionalität hinzufügen. Denk an automatische Aufgabenwiederholungen, Integrationen mit anderen Apps oder individuelle Workflows. Die Community ist aktiv und teilt regelmäßig neue Plugins auf Discord.
Was ich selbst am meisten schätze, ist wie schnell die App ist. Da alles lokal gespeichert und über iCloud synchronisiert wird, gibt es keine Verzögerung. Du öffnest die App und deine Tagesnotiz ist sofort da. Kein Warten auf Server oder langsame Ladezeiten.
Was kostet NotePlan?
NotePlan hat keine kostenlose Version, nur eine Testphase von sieben Tagen. Nach dieser Woche kannst du deine Notizen noch lesen, aber nicht mehr bearbeiten. Du musst also ziemlich schnell entscheiden, ob du zahlen möchtest.
Das Personal-Abonnement kostet 9,99 Dollar pro Monat bei monatlicher Zahlung. Das ist nicht günstig für eine Produktivitäts-App. Wenn du dich für ein Jahr entscheidest, zahlst du 99,99 Dollar auf einmal, was 8,33 Dollar pro Monat entspricht. Das spart etwa 20 Prozent, aber du musst im Voraus bezahlen.
Es gibt keinen Lifetime-Deal oder eine einmalige Kaufoption. Du bist also an ein Abonnement gebunden. Für manche Menschen ist das ein Dealbreaker, besonders wenn man mit Tools wie Obsidian vergleicht, die vollständig kostenlos sind. Ich selbst nutze NotePlan über Setapp, einen Abonnementdienst für Mac-Apps. Wenn du Setapp bereits hast, bekommst du NotePlan dazu ohne zusätzliche Kosten, was es deutlich attraktiver macht.
Ein lästiges Detail: Du musst eine Kreditkarte eingeben, um die Testphase zu starten. Wenn du vergisst zu kündigen, wirst du automatisch auf ein kostenpflichtiges Abonnement umgestellt. Das ist nicht einzigartig für NotePlan, aber trotzdem ärgerlich.
Worauf muss man achten?
Das größte Problem ist die Plattformbeschränkung. NotePlan funktioniert nur auf Apple-Geräten. Wenn du einen Windows-Laptop oder ein Android-Telefon hast, kannst du die App nicht vollständig nutzen. Es gibt eine Webversion, aber die befindet sich noch in der Beta und es fehlt viel Funktionalität. Wenn du zwischen verschiedenen Ökosystemen wechselst, wird NotePlan schnell unbrauchbar.
Der Preis ist für viele Menschen ein Hindernis. Fast 100 Dollar pro Jahr für eine Notiz-App ist nicht wenig, besonders wenn man mit kostenlosen Alternativen wie Obsidian vergleicht. Du zahlst vor allem für die Kalenderintegration und die polierte Erfahrung, aber ob das den Mehrpreis wert ist, hängt davon ab, wie viel Wert du auf diese Funktionen legst.
Wenn du Markdown nicht kennst, gibt es eine Lernkurve. Die App zwingt dich nicht, Markdown zu verwenden, aber du verpasst dann viel Leistung. Dinge wie schnelle Aufgabenlisten erstellen oder Notizen strukturieren gehen viel flüssiger, wenn du die Markdown-Syntax kennst. Das ist nicht schwer zu lernen, aber es erfordert etwas Zeit.
Wiederkehrende Aufgaben sind begrenzt. Du kannst Aufgaben wiederholen lassen, aber nicht unendlich oder mit komplexen Mustern. Wenn du zum Beispiel eine Aufgabe möchtest, die jeden zweiten Dienstag im Monat wiederholt wird, stößt du auf Einschränkungen. Für einfache tägliche oder wöchentliche Wiederholungen funktioniert es prima, aber Power-User vermissen hier Optionen.
Die Zusammenarbeitsfunktionen sind minimal. Die neue Spaces-Funktion lässt dich Notizen mit anderen teilen, aber es fühlt sich nicht wie ein vollwertiges Kollaborationstool an. Es gibt keine Echtzeit-Bearbeitung, keine Kommentare, keine granularen Berechtigungen. Wenn du mit einem Team arbeitest, ist NotePlan einfach nicht für diese Nutzung gebaut.
NotePlan-Alternativen
Wenn NotePlan nicht ganz passt, gibt es genug Alternativen, die Teile derselben Funktionalität bieten:
- Obsidian: Wähle dies, wenn du kein Abonnement bezahlen und die volle Kontrolle über deine Daten haben möchtest. Obsidian ist kostenlos, funktioniert auf allen Plattformen und verfügt über eine riesige Plugin-Bibliothek. Es fehlt jedoch die nahtlose Kalenderintegration von NotePlan, aber für reine Notizen und Wissensmanagement ist es leistungsfähiger.
- Agenda: Entscheide dich hierfür, wenn Design und visuelle Attraktivität wichtig sind. Agenda hat eine schönere Benutzeroberfläche und ist stärker datumsorientiert, verwendet jedoch keinen reinen Text oder Markdown. Du bist an deren Formatierung gebunden und der Export ist schwieriger.
- Roam Research: Wähle Roam, wenn du komplexe Wissensgraphen erstellen möchtest und Geld kein Problem ist. Roam ist teurer als NotePlan (15 Dollar pro Monat) und vollständig webbasiert, aber die bidirektionalen Links und die Graph-Ansicht sind leistungsfähiger. Allerdings weniger Fokus auf Tagesplanung und Kalender.
Häufig gestellte Fragen
Ein paar Dinge, die oft bei Leuten wiederkehren, die NotePlan in Betracht ziehen:
Wo werden meine Daten gespeichert?
NotePlan speichert alles lokal auf deinem Gerät und synchronisiert über deine persönliche iCloud. Der Entwickler hat keinen Zugriff auf deine Notizen. Alles bleibt innerhalb von Apples CloudKit-Infrastruktur, was bedeutet, dass deine Daten privat bleiben und nicht auf externen Servern von NotePlan liegen.
Gibt es eine Windows-Version?
Nein, es gibt keine native Windows-App. Du kannst die Webversion in deinem Browser nutzen, aber die ist noch in der Beta und es fehlen Funktionen. Wenn du hauptsächlich unter Windows arbeitest, ist NotePlan nicht die richtige Wahl.
Unterstützt NotePlan Zusammenarbeit?
Eingeschränkt. Über die Spaces-Funktion kannst du Notizen mit anderen teilen, aber es ist kein vollwertiges Kollaborationstool. Es gibt kein Echtzeit-Editing oder umfangreiche Berechtigungen. NotePlan ist wirklich als persönliche Produktivitäts-App konzipiert, nicht für Teams.
Kann ich meine Notizen exportieren?
Ja, da alles in Markdown gespeichert ist, kannst du deine Notizen einfach als reine Textdateien exportieren. Du bist nicht an NotePlan gebunden und kannst jederzeit zu einem anderen Tool wechseln, ohne deine Daten zu verlieren.
Fazit
NotePlan hält, was es verspricht: Aufgaben, Notizen und Kalender an einem Ort zusammenzuführen. Wenn du ein Apple-Nutzer bist, der Struktur mag und gerne Time-Blocking nutzt, ist dies wahrscheinlich das beste digitale Bullet Journal, das es gibt. Die App ist schnell, zuverlässig und die Kalenderintegration funktioniert wirklich gut. Ich selbst nutze sie über Setapp und finde sie besonders praktisch für die Tagesplanung und das Verknüpfen von Aufgaben mit bestimmten Zeitblöcken.
Aber sie ist nicht günstig und absolut nicht für jeden geeignet. Wenn du unter Windows oder Android arbeitest, kannst du es vergessen. Und wenn du nicht 100 Dollar pro Jahr für eine Notiz-App ausgeben möchtest, gibt es kostenlose Alternativen wie Obsidian, die auch prima funktionieren. NotePlan lohnt sich vor allem, wenn du genau diese Kombination von Features brauchst und bereit bist, dafür zu bezahlen.
