Sie haben einen Berg von Notizen, ein paar Projekte, die Sie verfolgen möchten, und eigentlich würden Sie auch noch ein Wiki für Ihr Team einrichten wollen. Drei verschiedene Tools? Oder doch alles in einem? Ich nutze Notion nun seit über zwei Jahren und kann Ihnen genau sagen, wo es brillant ist und wo Sie auf Grenzen stoßen.
Notion: das Unternehmen
Notion wurde 2016 von Ivan Zhao und Simon Last in San Francisco gegründet. Die Geschichte begann eigentlich schon früher – Zhao war jahrelang damit beschäftigt, den „perfekten“ Arbeitsbereich zu entwickeln. Er wollte ein Tool, das genauso flexibel war wie Lego, aber für die Arbeit.
Die ersten Versionen waren ein Desaster. Zu langsam, zu fehlerhaft. Aber sie arbeiteten weiter. 2018 brachten sie eine Version heraus, die endlich das tat, was sie versprachen: einen Arbeitsbereich, in dem Sie alles bauen konnten, was Sie wollten. Keine vorbestimmte Struktur, kein erzwungener Workflow.
Was macht Notion anders? Sie geben dir Bausteine statt ein fertiges System. Willst du eine Aufgabenliste? Baue sie. Ein CRM? Geht auch. Eine Rezeptdatenbank mit Fotos und Tags? Kein Problem. Diese Freiheit ist gleichzeitig ihre größte Stärke und ihre größte Herausforderung.
Für wen ist Notion eigentlich?
Notion ist ideal für Menschen, die gerne mit ihren Systemen experimentieren. Denke an Produktmanager, die ihre Roadmaps visualisieren wollen, Content Creator, die ihre Ideen und Veröffentlichungen verfolgen, oder kleine Teams, die Wiki und Projektmanagement in einem wollen.
Studenten lieben es. Du kannst deine Notizen nach Fach organisieren, Deadlines verfolgen und sogar einen Studienplaner erstellen. Der kostenlose Plus-Plan für Studenten hilft auch.
Aber ehrlich? Wenn du einfach nur eine simple Notiz-App suchst, ist Notion übertrieben. Und arbeitest du in einer großen Unternehmensumgebung mit strengen Compliance-Anforderungen? Dann stößt du wahrscheinlich an Grenzen. Notion ist für Flexibilität gebaut, nicht für Enterprise-Sicherheit oder komplexe Berechtigungsstrukturen.
Auch nicht ideal: wenn du ein fertiges Projektmanagementsystem willst. Notion gibt dir die Tools, aber du musst das System bauen. Das kostet Zeit.
Features von Notion
Schauen wir mal, was du alles damit machen kannst:
- Onbeperkte pagina’s en blokken – Als individuele gebruiker kun je eindeloos veel content maken. Elke pagina bestaat uit blokken: tekst, afbeeldingen, lijsten, databases. Je sleept ze waar je wilt. Het voelt als bouwen met digitale Lego.
- Aanpasbare databases – Dit is waar Notion echt schittert. Je maakt een database en bekijkt hem als tabel, kanban-bord, kalender, lijst of galerij. Dezelfde data, vijf verschillende weergaven. Perfect voor projecten die je op meerdere manieren wilt zien.
- Real-time samenwerking – Je ziet cursors van teamleden bewegen, kan comments achterlaten, en mensen taggen. Het werkt soepel, zolang je database niet te groot wordt.
- Notion AI – De schrijfassistent helpt je teksten verbeteren, samenvattingen maken, of ideeën genereren. Het is een aparte add-on, niet inbegrepen in je abonnement. Handig, maar niet revolutionair.
- Web publishing (Notion Sites) – Zet je pagina’s online met één klik. Geen hosting nodig. Ideaal voor documentatie, portfolio’s of eenvoudige websites. Het ziet er clean uit, maar aanpassingsmogelijkheden zijn beperkt.
- Synchronisatie tussen apparaten – Werkt op web, iOS, Android, Windows en macOS. Je data staat altijd bij. Maar let op: de mobiele apps zijn trager dan de desktop-versie.
Diese Datenbanken verdienen besondere Aufmerksamkeit. Du kannst Beziehungen zwischen Datenbanken erstellen – zum Beispiel deine Aufgaben mit Projekten verknüpfen und Projekte mit Kunden. Filter- und Sortieroptionen sind mächtig. Willst du nur Aufgaben sehen, die diese Woche fällig sind und mit Projekt X verknüpft sind? Zwei Klicks.
Aber hier kommt auch die Lernkurve um die Ecke. Es dauert eine Weile, bis du verstehst, wie Beziehungen funktionieren, was Rollups machen und wie du Formeln verwendest. In der ersten Woche wirst du regelmäßig googeln: „Wie mache ich X in Notion?“
Notion Preis
Der kostenlose Plan ist großzügig für einzelne Nutzer. Unbegrenzte Blöcke, alle Features. Nur der Datei-Upload ist auf 5MB begrenzt und du bekommst nur 7 Tage Seitenverlauf. Für den persönlichen Gebrauch prima.
Voor teams wordt het duurder. Het Plus-plan kost $1 per maand bij maandelijkse betaling, of $1 per maand als je jaarlijks betaalt (dus $1 per jaar). Dan krijg je onbeperkte bestandsuploads en 30 dagen geschiedenis. Het Business-plan kost $1 per maand (maandelijks) of $1 per maand bij jaarlijkse betaling ($1 per jaar), met extra admin-tools en SAML SSO.
Is het het waard? Voor kleine teams die hun hele workflow in Notion willen: ja. Je vervangt dan meerdere tools. Maar voor grotere teams kan het snel oplopen. Tien mensen op het Plus-plan? Dat is $1 per jaar. Dan kun je ook kijken naar ClickUp of Monday.com die meer out-of-the-box functionaliteit bieden.
Fijn: er is een 30-dagen trial voor de betaalde plannen. En studenten krijgen het Plus-plan gratis met een geldig school-emailadres.
Worauf sollten Sie achten?
De mobiele app is traag. Echt traag. Vooral op Android. Pagina’s laden niet snel, scrollen voelt stroef, en grote databases zijn gewoon frustrerend om te gebruiken op je telefoon. Als je veel onderweg werkt, is dit een probleem.
Offline werken? Vergeet het. Technisch kun je recent geopende pagina’s bewerken zonder internet, maar het is niet betrouwbaar. Zit je in de trein zonder WiFi? Dan kun je beter een boek pakken. Apps als Obsidian lopen hier mijlenver op Notion voor.
De leercurve is steil. Notion geeft je alle vrijheid, maar ook alle verantwoordelijkheid. Je moet zelf bedenken hoe je het inricht. Voor sommige mensen is dat geweldig, voor anderen verlammend. Ik heb vrienden die weken bezig waren met het bouwen van hun „perfecte systeem“ in plaats van gewoon te werken.
Grote databases worden log. Heb je meer dan duizend items in een database? Bereid je voor op wachttijden. Filters toepassen duurt langer, pagina’s laden trager. Notion is gebouwd voor flexibiliteit, niet voor snelheid bij grote datasets.
Und dann die Setup-Zeit. Ein neues Teammitglied hinzufügen? Das muss erst verstehen, wie dein Notion-System funktioniert. Wo sind die Templates? Welche Datenbank ist wofür? Wie funktionieren die Beziehungen? Du brauchst eigentlich ein Onboarding-Dokument für dein Onboarding-Tool.
Was denken andere?
Die Meinungen sind geteilt, tendieren aber zum Positiven. Die Leute sind begeistert von der endlosen Anpassbarkeit und der Tatsache, dass man alles an einem Ort hat. Das minimalistische Design bekommt viel Lob – es sieht einfach gut aus.
Die Datenbank-Funktionalität wird oft als Gamechanger genannt. Besonders Leute, die von einzelnen Tools wechseln (Trello für Projekte, Google Docs für Notizen, Airtable für Datenbanken) schätzen, dass sie alles kombinieren können.
Aber die Beschwerden sind konstant. Die langsame mobile App steht ganz oben auf der Liste. Außerdem: kein vollständiger Offline-Modus, Lag bei großen Datenbanken und das komplexe initiale Setup. Viele Nutzer sagen, dass sie Wochen brauchten, um ihr System so einzurichten, wie sie es wollten.
Interessant: Viele Leute, die Notion verlassen, tun das nicht, weil es schlecht ist, sondern weil sie die Freiheit zu überwältigend finden. Sie wollen einfach ein Tool, das sagt: „So machst du Projektmanagement“ anstatt „Bau es selbst“.
Notion Alternativen
Passt das nicht ganz zu dem, was du suchst?
- Obsidian – Werkt volledig offline en slaat bestanden lokaal op. Kies hiervoor als je privacy en offline toegang belangrijker vindt dan real-time samenwerking. Perfect voor mensen die controle willen over hun data.
- Coda – Heeft krachtigere formules en automatiseringen dan Notion. Kies hiervoor als je documenten meer als apps moeten functioneren met geavanceerde data-logica. Denk aan complexe berekeningen en workflows.
- ClickUp – Biedt meer gestructureerd projectmanagement met ingebouwde workflows. Kies hiervoor als je een kant-en-klare projectmanagement tool zoekt zonder zelf alles te moeten bouwen. Minder flexibel, maar sneller productief.
Häufig gestellte Fragen
Ist Notion kostenlos für Studenten?
Ja, und das ist einer der besseren Deals, die es gibt. Wenn du eine gültige Schul-E-Mail-Adresse hast (endet meist auf .edu oder einer Schuldomäne), bekommst du kostenlosen Zugang zum Plus-Plan. Das kostet normalerweise $1 pro Monat. Du bekommst dann unbegrenzte Datei-Uploads, längere Seitenhistorie und alle Premium-Features. Auch Lehrer kommen dafür in Frage.
Funktioniert Notion offline?
Begrenzt, und nicht wirklich zuverlässig. Du kannst Seiten, die du kürzlich geöffnet hast, noch ohne Internet bearbeiten, aber es ist nicht für die Offline-Nutzung gemacht. Synchronisation erfolgt erst wieder, wenn du online bist, und manchmal gehen Änderungen verloren. Hast du viele Offline-Momente? Dann ist Obsidian die bessere Wahl.
Ist Notion AI in den kostenpflichtigen Plänen enthalten?
Nein, und das finden viele Leute ärgerlich. Notion AI ist ein separates Add-on, das Sie zusätzlich zu Ihrem Abonnement bezahlen. Es kostet etwa $1 pro Monat extra pro Benutzer. Sie erhalten dann einen AI-Assistenten, der beim Schreiben, Zusammenfassen und Brainstorming helfen kann. Praktisch, aber für die meisten Benutzer nicht essentiell.
Fazit
Notion ist ein bisschen wie eine leere Leinwand. Brillant, wenn Sie wissen, was Sie malen möchten, frustrierend, wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. Die Stärke liegt in der Flexibilität – Sie können wirklich alles bauen, was Sie möchten. Aber diese Freiheit hat einen Preis: Zeit und Lernkurve.
Verwenden Sie es, wenn Sie gerne mit Systemen experimentieren, wenn Sie verschiedene Arten von Informationen kombinieren möchten und wenn Sie sich die Zeit nehmen, es richtig einzurichten. Es ist perfekt für kleine Teams, die ihren eigenen Workflow bestimmen möchten, Studenten, die ein All-in-One-System wollen, und Menschen, die ihre Tools gerne an ihre Arbeitsweise anpassen.
Aber lassen Sie es sein, wenn Sie schnell etwas Funktionierendes wollen, wenn Sie viel offline arbeiten oder wenn Sie eine schnelle mobile App benötigen. Und wenn Sie in einem großen Unternehmen mit strengen IT-Anforderungen arbeiten, stoßen Sie wahrscheinlich an Grenzen.
Meine ehrliche Meinung? Ich verwende Notion immer noch täglich, aber nicht für alles. Meine Projekte und Wiki stehen darin. Meine schnellen Notizen nicht – die gehen in eine einfachere App. Und unterwegs? Da arbeite ich lieber nicht in Notion. Das Desktop-Erlebnis ist gut, das mobile Erlebnis nicht. Wissen Sie, worauf Sie sich einlassen, und es kann ein mächtiges Tool sein.
