Ihr Posteingang quillt über. Projekte stapeln sich. Und Sie haben das Gefühl, wichtige Dinge zu vergessen. OmniFocus ist ein Aufgabenmanager, der genau darauf eingeht, basierend auf der Getting Things Done Methode. Aber eben exklusiv für Apple-Nutzer.
Wer steckt hinter OmniFocus?
The Omni Group gibt es bereits seit 1993. Ken Case, Wil Shipley und Tim Wood gründeten das Unternehmen in Seattle. Sie begannen mit Software für NeXT-Computer, der Plattform, die Steve Jobs zwischen seinen Apple-Perioden entwickelte. Als Apple NeXT übernahm, wechselte The Omni Group mit zu macOS.
OmniFocus entstand auf besondere Weise. Ethan Schoonover hatte eine Reihe von Skripten für OmniOutliner geschrieben, genannt ‚Kinkless GTD‘. Diese Skripte ermöglichten es, die Getting Things Done Methode von David Allen digital anzuwenden. Die Skripte wurden so beliebt, dass The Omni Group beschloss, daraus eine eigenständige Anwendung zu machen. So wurde OmniFocus geboren.
Das Unternehmen ist vollständig im Besitz der Mitarbeiter und hat mehr als 1 Million Kunden. Sie gewannen mehrere Apple Design Awards und wurden nie übernommen. Nach über 30 Jahren entwickeln sie weiterhin unabhängig Software für das Apple-Ökosystem.
Für wen ist OmniFocus?
OmniFocus richtet sich an eine spezifische Gruppe. Apple-Nutzer, die die Getting Things Done Methode ernst nehmen. Power User, die sich nicht mit einer einfachen To-do-Liste zufriedengeben. Manager, die komplexe Projekte mit dutzenden Unteraufgaben verfolgen müssen.
Aber es ist nicht für jeden geeignet. Nutzen Sie Android oder Windows? Dann können Sie nur die Webversion verwenden, und das ist nicht das vollständige Erlebnis. Suchen Sie ein kostenloses Tool? Dann müssen Sie woanders suchen. Und möchten Sie vor allem eine einfache App ohne Lernkurve? Dann ist OmniFocus zu überwältigend.
Das Tool erfordert eine Investition. Nicht nur finanziell, sondern auch Zeit, um das System kennenzulernen. Wenn Sie diese Investition tätigen möchten und vollständig im Apple-Ökosystem sind, bekommen Sie viel dafür zurück.
Was kann OmniFocus alles?
Sie können OmniFocus 14 Tage kostenlos ausprobieren. Die Standard-Version bietet bereits viel Funktionalität. Für erweiterte Features wie Custom Perspectives, AppleScript-Unterstützung und den Fokus-Modus benötigen Sie die Pro-Version. Hier sind die wichtigsten Möglichkeiten:
- Forecast View: Eine Übersicht, die deinen Kalender und Aufgaben kombiniert. Du siehst in einer Ansicht, was heute auf deinem Kalender steht und welche Aufgaben du abhaken möchtest. Kein Wechseln mehr zwischen Apps.
- Review Perspective: Das Herzstück der GTD-Methode. Jede Woche gehst du systematisch deine Projekte durch, um zu prüfen, ob alles noch aktuell ist. OmniFocus verfolgt, wann du ein Projekt zuletzt überprüft hast und drängt dich, dies beizubehalten.
- Projects & Tags: Projekte sind Gruppen von Aufgaben, die zusammengehören. Tags sind die moderne Version von GTD Contexts. Du kannst eine Aufgabe mit ‚Telefon‘, ‚Energie-hoch‘ oder ‚Büro‘ taggen und später filtern nach dem, was du jetzt tun kannst.
- Custom Perspectives: Erstellen Sie Ihre eigenen Filter und speichern Sie diese. Zum Beispiel: alle Aufgaben mit dem Tag ’schnell‘, die weniger als 15 Minuten dauern. Oder alle überfälligen Elemente von Projekten, die Sie als wichtig markiert haben. Die Möglichkeiten sind endlos.
- Omni Automation: Schreiben Sie JavaScript-Plugins, um wiederkehrende Aktionen zu automatisieren. Die Community hat bereits Hunderte von Plugins erstellt, die Sie herunterladen und anpassen können.
- Location-based Alerts: Erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn Sie beim Supermarkt ankommen mit Ihrer Einkaufsliste. Oder wenn Sie im Büro ankommen mit Aufgaben, die Sie dort erledigen müssen. Ihr iPhone nutzt GPS, um dies auszulösen.
- Omni Sync Server: Synchronisieren Sie Ihre Aufgaben zwischen all Ihren Apple-Geräten über die Server von The Omni Group. Kostenlos und ohne Aufwand. Sie können auch Ihren eigenen Sync-Server einrichten, wenn Sie möchten.
Die App läuft auf macOS, iOS, iPadOS und Apple Watch. Es gibt auch eine Webversion, aber die müssen Sie separat als Add-on dazukaufen. Die Integration mit dem Apple-Ökosystem geht tief. Widgets, Siri-Shortcuts, Apple Watch Complications. Es fühlt sich wie ein nativer Bestandteil Ihrer Geräte an.
Was kostet OmniFocus?
OmniFocus hat keine kostenlose Version. Sie können jedoch 14 Tage kostenlos testen, bevor Sie bezahlen. Danach wählen Sie zwischen einem Abonnement oder einer einmaligen Lizenz.
Das Abonnement kostet $ 9.99 pro Monat oder $ 99.99 pro Jahr (umgerechnet $ 8.33 pro Monat). Damit erhalten Sie Zugang zu allen Plattformen und allen Features. Die Webversion ist hier nicht enthalten. Diese kostet extra: $ 4.99 pro Monat oder $ 49.99 pro Jahr.
Möchtest du kein Abonnement? Dann kannst du eine einmalige Lizenz für Version 4 kaufen. Die Standard-Lizenz kostet $ 74.99 und gibt dir die Basisfunktionen. Die Pro-Lizenz kostet $ 149.99 und schaltet alles frei. Achtung: Diese Lizenzen gelten für eine Major-Version. Bei Version 5 musst du erneut bezahlen, meist mit Rabatt für bestehende Kunden.
Der universelle Kauf bedeutet, dass du einmal für Mac, iPhone, iPad und Apple Watch zusammen bezahlst. Das spart im Vergleich zu Apps, die pro Plattform separat abrechnen. Trotzdem bleibt es eine erhebliche Investition, besonders wenn du die Webversion dazu haben möchtest.
Worauf muss man achten?
Der Preis schreckt viele Menschen ab. Für gelegentliche Nutzung ist OmniFocus zu teuer. Wenn du nur eine Einkaufsliste und eine Handvoll Aufgaben verwalten möchtest, gibt es bessere Optionen. Die Investition lohnt sich erst, wenn du das System wirklich wie vorgesehen nutzt.
Zusammenarbeit ist nicht möglich. OmniFocus ist strikt persönlich. Du kannst keine Aufgaben mit Kollegen oder Familienmitgliedern teilen. Keine Kommentare, keine gemeinsamen Projekte. Für Teams musst du dir andere Tools ansehen.
Die Lernkurve ist steil. Anfänger verirren sich in all den Optionen. Was ist der Unterschied zwischen einem Projekt und einer Action Group? Wann verwendet man Tags versus Perspectives? Es dauert Wochen, bis du die App wirklich beherrschst. Und dann entdeckst du Monate später noch neue Möglichkeiten.
Das Apple-Ökosystem ist Pflicht. Ohne iPhone oder Mac verpasst du die vollständige Erfahrung. Die Webversion ist funktional, fühlt sich aber wie eine Notlösung an. Android-Nutzer sollten besser etwas anderes wählen.
Version 4 hatte beim Start viele Bugs. Nutzer klagten über Sync-Probleme und Abstürze auf iPadOS. Die Mac-Version war stabiler. Mittlerweile sind viele Probleme durch Updates behoben, aber der Start war holprig. Einige Langzeitnutzer wechselten aus Frustration zu Alternativen.
OmniFocus Alternativen
Zweifelst du, ob OmniFocus die richtige Wahl ist? Diese Alternativen sind es wert, in Betracht gezogen zu werden:
- Things 3: Wählen Sie dies, wenn Ihnen Ästhetik und Einfachheit wichtiger sind als komplexe Automatisierung. Things hat ein wunderschönes Design und ist viel zugänglicher. Sie vermissen jedoch die leistungsstarken Filter und fortgeschrittenen GTD-Features von OmniFocus.
- Todoist: Wählen Sie dies, wenn Sie nicht im Apple-Ökosystem sind oder mit anderen zusammenarbeiten. Todoist funktioniert auf allen Plattformen, einschließlich Windows und Android. Es hat eine kostenlose Version und ausgezeichnete Funktionen für die Zusammenarbeit. Allerdings weniger tiefgehend als OmniFocus für persönliches GTD.
- Nirvana: Wählen Sie dies, wenn Sie ein reines GTD-Tool suchen, das plattformunabhängig ist. Nirvana folgt der Getting Things Done Methode noch strenger als OmniFocus. Es ist webbasiert und funktioniert überall. Aber die Apps fühlen sich weniger modern an und Sie vermissen Features wie location-based reminders.
Häufig gestellte Fragen
Hier sind Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zu OmniFocus:
Gibt es eine Windows- oder Android-App?
Nein, es gibt keine nativen Apps für Windows oder Android. Du kannst aber die Webversion in einem Browser auf diesen Geräten verwenden. Das ist jedoch nicht die vollständige Erfahrung und kostet zusätzlich zu deinem Abonnement.
Was ist der Unterschied zwischen Standard und Pro?
Die Pro-Version fügt erweiterte Funktionen wie Custom Perspectives, AppleScript-Unterstützung und den Fokus-Modus hinzu. Für die meisten Menschen ist Standard ausreichend zum Anfangen. Du kannst später immer upgraden, wenn du mehr benötigst.
Ist OmniFocus für Teams geeignet?
Nein, OmniFocus ist primär als persönlicher Aufgabenmanager konzipiert. Für die Zusammenarbeit in Teams sind Tools wie Asana oder Todoist oft besser geeignet. Diese haben integrierte Funktionen zum Teilen von Aufgaben und Projekten.
Fazit
OmniFocus ist ein leistungsstarkes Tool für alle, die ernsthaft mit Getting Things Done arbeiten möchten. Die Flexibilität und Anpassbarkeit sind unübertroffen. Aber du bezahlst dafür, sowohl finanziell als auch in Lernzeit.
Bist du vollständig im Apple-Ökosystem und möchtest ein System, das mit komplexen Projekten mitwächst? Dann ist OmniFocus eine gute Investition. Suchst du vor allem eine einfache Aufgabenliste, arbeitest du auf mehreren Plattformen oder hast du ein begrenztes Budget? Dann gibt es bessere Alternativen.
Die 14-Tage-Testversion ist ausreichend genug, um herauszufinden, ob das Tool zu dir passt. Nimm dir diese Zeit, um das System wirklich kennenzulernen. Ein Tag Ausprobieren ist zu kurz für eine so umfangreiche App.
