Ihr Team wächst. Ihre Projekte stapeln sich. Und diese Tabellen? Die platzen aus allen Nähten. Ich habe SmartSuite drei Monate intensiv getestet, um zu sehen, ob es wirklich die Flexibilität einer Datenbank mit der Übersichtlichkeit des Projektmanagements kombiniert. Spoiler: Das tut es, aber nicht ohne Haken und Ösen.
SmartSuite: das Unternehmen
SmartSuite ist aus einer einfachen Beobachtung entstanden: Teams kämpfen mit Tools, die entweder zu starr sind (traditionelle Projektmanagement-Software) oder zu technisch (reine Datenbank-Lösungen). Die Plattform wurde als Antwort auf diese Frustration gelauncht.
Was macht SmartSuite anders? Sie versuchen nicht, noch ein weiteres Projektmanagement-Tool zu sein. Stattdessen bieten sie eine flexible Plattform, in der Sie Ihre eigenen Arbeitsprozesse aufbauen können. Denken Sie an Airtable, aber mit der visuellen Attraktivität von Monday.com. Oder umgekehrt, je nachdem, woher Sie kommen.
Das Unternehmen richtet sich an Teams, die ihre Prozesse digitalisieren möchten, ohne direkt einen Entwickler einstellen zu müssen. Sie sind DSGVO-konform und bieten HIPAA-Unterstützung für Teams im Gesundheitswesen. Letzteres ist nicht unwichtig, wenn man mit sensiblen Daten arbeitet.
Für wen ist SmartSuite eigentlich?
SmartSuite ist für Teams entwickelt, die zwischen zwei Welten feststeckten. Sie kennen sie: diese Tabellenkalkulations-Liebhaber, die wissen, dass Excel nicht mehr ausreicht, aber auch keine Lust auf ein weiteres starres Projektmanagement-Tool haben, in das sie ihre Prozesse hineinpressen müssen.
Denken Sie an Marketing-Teams, die Kampagnen, Content und Budgets in einem System verwalten möchten. Oder an HR-Abteilungen, die Recruiting, Onboarding und Performance Reviews streamlinen wollen. Auch Beratungsunternehmen, die Kundenprojekte, Zeiterfassung und Ressourcenplanung kombinieren möchten, kommen hier auf ihre Kosten.
Aber ehrlich? Wenn Sie ein kleines Team haben, das einfach nur Aufgaben abhaken möchte, ist das übertrieben. Dann sind Sie mit etwas wie Todoist oder Asana besser bedient. Und sind Sie ein Entwickler, der vollständige API-Kontrolle möchte? Dann wird Airtable wahrscheinlich Ihr besserer Freund.
SmartSuite erfordert eine Investition in Lernzeit. Nicht Monate, aber auch nicht zehn Minuten. Rechnen Sie mit ein paar Tagen, um es wirklich zu durchdringen. Diese Investition lohnt sich nur, wenn Sie komplexe Prozesse haben, die Maßanfertigungen erfordern.
Features von SmartSuite
Schauen wir uns an, was unter der Motorhaube steckt:
- SmartSuite AI – De AI-assistent helpt je met het opzetten van workflows, het genereren van content en het analyseren van data. Typ „maak een projectplan voor een website relaunch“ en je krijgt een startpunt. Het is niet perfect, maar scheelt wel een hoop denkwerk bij het opzetten van nieuwe solutions.
- Geavanceerde automatiseringen – Hier wordt het interessant. Nieuwe klant in je CRM? Die krijgt automatisch een onboarding-taak, een welkomstmail en een plek in je planning. Iemand markeert een taak als urgent? Dan stuurt het systeem direct een notificatie naar je Slack. Je bouwt deze flows met een visuele editor, geen code nodig.
- Tijdregistratie – Ingebouwde time tracking die gekoppeld is aan je taken en projecten. Start een timer, switch tussen projecten, en aan het einde van de week zie je precies waar je tijd naartoe ging. Handig voor facturering of gewoon om te zien waar je energie lekt.
- Dashboards & Rapportages – Dit is waar SmartSuite echt schittert. Je bouwt custom dashboards met grafieken, tabellen en widgets die real-time data tonen. Hoeveel deals zitten er in de pipeline? Welke projecten lopen vertraging op? Wat is de workload van je team? Eén blik en je weet het.
- 40+ Veldtypes – Van simpele tekstvelden tot complexe relaties tussen databases. Je hebt formules, lookup-velden, file uploads, location tracking, ratings, checkboxes… alles wat je nodig hebt om je eigen datastructuur te bouwen. Het voelt als Excel op steroïden.
- Kanban, Kalender & Tijdlijn weergaven – Dezelfde data, verschillende perspectieven. Je marketeer wil een kanban board zien, je manager een Gantt chart, en je designer een kalenderoverzicht? Kan allemaal, vanuit dezelfde databron. Iedereen kijkt naar wat voor hen werkt.
Diese Dashboards verdienen besondere Aufmerksamkeit. Während viele Tools Sie zwingen, zwischen „Aufgabenliste“ oder „Projektübersicht“ zu wählen, gibt Ihnen SmartSuite die Freiheit, Ihr eigenes Management-Cockpit zu erstellen. Ich habe Dashboards gesehen, die Echtzeit-Verkaufsmetriken mit Projekt-Deadlines und Teamkapazität kombinieren. Dieses Niveau der Anpassung findet man nicht oft.
Die Automatisierungen sind auch kraftvoller als man erwarten würde. Sie können bedingte Logik hinzufügen (wenn dies, dann das, sonst jenes), Verzögerungen einbauen (drei Tage warten, bevor eine Erinnerung gesendet wird) und sogar externe Webhooks auslösen. Für Nicht-Entwickler ist das ein enormer Schritt nach vorn.
SmartSuite Preis
Reden wir über Geld. SmartSuite hat einen kostenlosen Plan, aber der ist hauptsächlich zum Testen gedacht. Du bist auf maximal 3 Benutzer, 5 Solutions, 1.000 Datensätze pro Solution und 100MB Speicher beschränkt. Für ein echtes Team ist das zu knapp.
Der Team-Plan kostet $1 pro Benutzer pro Monat (oder $1 bei jährlicher Zahlung, also $1 pro Jahr). Das ist der Einstieg für die meisten Teams. Du bekommst unbegrenzte Solutions und Datensätze, 10GB Speicher pro Benutzer und 1.000 Automationen pro Monat.
Der Professional-Plan springt auf $1 pro Monat ($1 bei Jahreszahlung, $1 pro Jahr). Hier bekommst du erweiterte Berechtigungen, 100GB Speicher pro Benutzer, White-Label-Portale und unbegrenzte Automationen. Hier wird SmartSuite wirklich interessant für Beratungsunternehmen oder Agenturen, die Client-Portale betreiben möchten.
Enterprise kostet $1 pro Monat ($1 bei Jahreszahlung, $1 pro Jahr) und fügt HIPAA-Compliance, dedizierten Support und individuelle Verträge hinzu. Es sei denn, du bist in einer stark regulierten Branche tätig, brauchst du das wahrscheinlich nicht.
Ist es das wert? Das hängt davon ab, woher du kommst. Verglichen mit Monday.com (ab $1 pro Benutzer, aber mit viel weniger Flexibilität) oder Airtable (ähnliche Preise, aber weniger Projektmanagement-Features) liegt SmartSuite in einem interessanten Mittelfeld. Für $1 pro Monat bekommst du viel Funktionalität.
Aber für deutsche Unternehmen fühlen sich $1-34 pro Benutzer pro Monat doch heftig an, besonders wenn dein Team wächst. Rechne mal nach: Ein Team von 10 Personen mit dem Professional-Plan kostet dich $1.600 pro Jahr. Dafür könntest du auch einen dedizierten Entwickler beauftragen, der eine maßgeschneiderte Lösung erstellt.
Die gute Nachricht: Du bekommst 14 Tage Trial zum Ausprobieren. Keine Kreditkarte erforderlich. Nutze diese Zeit gut und baue einen echten Workflow auf, nicht nur einen Spielplatz.
Worauf sollten Sie achten?
Die mobile App ist enttäuschend. Wirklich. Sie können Aufgaben anzeigen und einfache Updates durchführen, aber vergessen Sie komplexe Workflows oder das Erstellen neuer Solutions. Unterwegs arbeiten? Das wird frustrierend. Die App fühlt sich eher wie eine Notlösung als wie ein vollwertiger Begleiter an.
Dann diese Lernkurve. SmartSuite bewirbt sich als „intuitiv“, aber seien wir ehrlich: Wenn Sie zum ersten Mal eine Solution mit Beziehungen zwischen verschiedenen Tabellen einrichten, kratzen Sie sich am Kopf. Es ist keine Raketenwissenschaft, aber es erfordert logisches Denken über Datenstrukturen. Für Menschen, die an lineare Projektmanagement-Tools gewöhnt sind, kann das überwältigend wirken.
Die nativen Integrationen sind spärlich. Ja, Sie haben Zapier und Webhooks, aber vergessen Sie eine lange Liste von One-Click-Verbindungen, wie Sie sie bei Monday.com oder ClickUp finden. Möchten Sie SmartSuite mit Ihrem bestehenden Toolstack verbinden? Dann wird Zapier Ihr bester Freund, und das kostet extra Geld.
Geschwindigkeitsprobleme tauchen bei großen Datensätzen auf. Ein Benutzer beschwerte sich, dass das System bei mehr als 10.000 Datensätzen in einer Solution langsam wurde. Für die meisten Teams ist das kein Problem, aber wenn Sie eine große Datenbank migrieren möchten, testen Sie zunächst gründlich.
Und dann noch etwas: Bulk-Aktionen sind begrenzt. Möchten Sie 50 Aufgaben gleichzeitig aktualisieren? Das geht, aber nicht so reibungslos wie in ClickUp. Power-User, die an Schnelltasten und Bulk-Bearbeitungen gewöhnt sind, werden das vermissen.
Was denken andere?
Das allgemeine Feedback ist positiv. Benutzer loben vor allem die Kombination aus Datenbank-Flexibilität und Projektmanagement-Übersicht. „Endlich ein Tool, das beide Welten vereint“ ist ein oft gehörter Ausruf.
Die visuell ansprechende Benutzeroberfläche erhält viele Komplimente. Während Airtable manchmal technisch und langweilig wirkt, sieht SmartSuite modern aus. Das klingt oberflächlich, aber wenn Sie täglich damit arbeiten, macht es einen Unterschied.
Der Kundenservice wird konsequent gelobt. Schnelle Antworten, hilfreiche Lösungen und ein Team, das wirklich auf Feedback zu hören scheint. Für eine relativ junge Plattform ist das nicht selbstverständlich.
Aber diese mobile App? Da sind die Beschwerden einstimmig. „Unbrauchbar für ernsthafte Arbeit“ fasst es zusammen. Und die Geschwindigkeitsprobleme bei großen Datensätzen kommen regelmäßig in Reviews vor. SmartSuite funktioniert fantastisch, bis man eine bestimmte Größenordnung erreicht, dann beginnt man die Grenzen zu spüren.
YouTube-Reviewer sind vorsichtig positiv. Keep Productive lobt die Dashboards und Views, warnt aber vor der Lernkurve. ProcessDriven betont die überlegenen Berechtigungen im Vergleich zu ClickUp, vermisst aber die Geschwindigkeit für Power-User. Das Muster ist klar: SmartSuite glänzt in Flexibilität und Übersicht, erfordert aber Anpassung.
SmartSuite Alternativen
Passt das nicht ganz zu dem, was Sie suchen?
- Monday.com – Eenvoudiger in gebruik maar minder flexibel in datastructuur. Kies hiervoor als je snel aan de slag wilt met traditioneel projectmanagement zonder steile leercurve. De interface is kleurrijker en speelser, wat sommige teams waarderen.
- Airtable – Meer focus op database-functionaliteit en API-integraties. Kies hiervoor als je een pure database-oplossing zoekt met maximale vrijheid voor developers. De scripting-mogelijkheden zijn uitgebreider, maar de projectmanagement features zijn beperkter.
- ClickUp – Goedkoper instapmodel maar kan overweldigend zijn door teveel features. Kies hiervoor als je budget beperkt is en je extreem veel features in één app wilt proppen. Let wel: die hoeveelheid opties kan ook verlammend werken.
Häufig gestellte Fragen
Ist SmartSuite GDPR und HIPAA konform?
Ja, auf beiden Gebieten. SmartSuite entspricht den DSGVO-Richtlinien, was bedeutet, dass Sie Daten europäischer Kunden sicher speichern können. HIPAA-Compliance ist in den höheren Plänen verfügbar, speziell für Teams im Gesundheitswesen, die mit Patientendaten arbeiten. Prüfen Sie jedoch, ob Ihr spezifischer Anwendungsfall unter die Compliance-Bedingungen fällt.
Kann ich meinen eigenen Domainnamen verwenden?
Ja, aber erst ab dem Professional-Plan. Dann erhalten Sie White-Label-Portale, auf die Sie Ihr eigenes Branding und Ihren eigenen Domainnamen setzen können. Praktisch, wenn Sie Client-Portale betreiben oder SmartSuite als Teil Ihres eigenen Produkts einsetzen möchten. Bei den niedrigeren Plänen sind Sie an das SmartSuite-Branding gebunden.
Kann ich mein Abonnement jederzeit ändern?
Ja, Sie sind nicht festgelegt. Upgrades sind sofort möglich und werden direkt wirksam. Downgrades sind auch möglich, aber dann läuft Ihr aktueller Plan erst ab, bevor die Änderung aktiv wird. Das verhindert, dass Sie Geld für ein bereits bezahltes Abonnement verlieren. Achten Sie auf die Limits Ihres neuen Plans – ein Downgrade von Professional auf Team bedeutet, dass Sie bestimmte Features verlieren.
Fazit
SmartSuite ist kein Tool für jedermann. Es ist auch kein Tool, das man an einem Nachmittag beherrscht. Aber wenn Ihr Team zwischen Tabellenkalkulationen und starrer Projektmanagement-Software feststeckt, dann ist dies genau die Brücke, die Sie brauchen.
Die Stärke liegt in der Flexibilität. Sie bauen Ihre eigenen Arbeitsabläufe, Ihre eigenen Dashboards, Ihre eigenen Automatisierungen. Das erfordert allerdings eine Investition in Zeit und Denkleistung. Für Teams unter fünf Personen ist das wahrscheinlich übertrieben. Für größere Teams, die komplexe Prozesse digitalisieren wollen? Dann zahlt sich diese Investition aus.
Die mobile App bleibt ein Schwachpunkt. Echtes mobiles Arbeiten ist nicht möglich. Und die begrenzten nativen Integrationen bedeuten, dass Sie wahrscheinlich Zapier dazu benötigen. Das sind keine Dealbreaker, aber die Realität.
Persönlich? Ich würde SmartSuite Beratungsunternehmen, Marketing-Teams und HR-Abteilungen empfehlen, die ihre Prozesse professionalisieren wollen, ohne gleich ein Enterprise-Monster wie Salesforce oder SAP anzuschaffen. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist gut, der Support ist ausgezeichnet, und die Plattform wächst mit Ihren Ambitionen mit. Aber beginnen Sie mit der 14-Tage-Testversion. Bauen Sie einen echten Workflow auf. Testen Sie Ihren Anwendungsfall. Dann wissen Sie schnell genug, ob dies Ihr neuer Arbeitsplatz wird.
