Sie haben bereits drei verschiedene Apps offen, um Ihre Arbeit zu verfolgen. Eine für Aufgaben, eine für Notizen und noch eine für Projekte. Kommt Ihnen das bekannt vor? Ich habe sechs Wochen mit Taskade gearbeitet, um zu sehen, ob es wirklich alle losen Enden zusammenbringen kann – und ob diese KI-Funktionen mehr sind als Marketinggeschwätz.
Taskade: das Unternehmen
Taskade wurde von John Xie und Stanley Yang gegründet, zwei Unternehmern, die frustriert waren vom ständigen Wechseln zwischen verschiedenen Produktivitätstools. Sie wollten einen Ort, wo man Aufgaben, Notizen, Mindmaps und Teamkommunikation kombinieren konnte, ohne dass es unordentlich wurde.
Das Unternehmen wurde 2017 gegründet und hat seitdem eine beachtliche Transformation durchgemacht. Was zunächst vor allem eine einfache Aufgabenliste war, ist zu einer vollständigen Plattform mit KI-Agenten und Automatisierung herangewachsen. Dieser KI-Fokus ist übrigens kein Gimmick, den sie später dazugefügt haben – sie haben ordentlich in die Entwicklung von anpassbaren Assistenten investiert, die wirklich Arbeit abnehmen.
Was Taskade auszeichnet, ist der Fokus auf Echtzeit-Zusammenarbeit. Denken Sie an Google Docs, aber für Ihren gesamten Workflow. Sie sehen direkt, was Teammitglieder tippen, ziehen und anpassen. Ziemlich praktisch, wenn Sie mit Remote-Teams arbeiten.
Für wen ist Taskade eigentlich?
Taskade funktioniert am besten für kleine Teams und Freelancer, denen Flexibilität wichtig ist. Sind Sie ein Content-Ersteller, der Brainstorming-Sessions festhalten, diese direkt in Aufgaben umwandeln und dann in einem Kanban-Board verfolgen möchte? Dann sind Sie hier richtig.
Auch für Startups, die schnell zwischen verschiedenen Arbeitsweisen wechseln wollen, ist es interessant. In einer Woche arbeiten Sie mit Listen, in der nächsten Woche mit Mindmaps, weil Sie an der Strategie arbeiten. Das alles geht ohne Daten zu verschieben.
Aber ehrlich gesagt: Arbeiten Sie in einer großen Organisation mit komplexen Projektstrukturen und benötigen umfassende Berichte? Dann wird es zu begrenzt. Taskade ist für Geschwindigkeit und Flexibilität gebaut, nicht für Corporate Governance. Auch wenn Sie hauptsächlich umfassende Dokumentation und Wikis benötigen, sollten Sie sich besser Notion ansehen. Taskade kann zwar Notizen, aber das ist nicht die Stärke der Plattform.
Features von Taskade
Schauen wir uns einmal an, was Sie alles damit machen können. Und vor allem: was es Ihnen in der Praxis bringt.
- AI Agents & Automation – Hier wird Taskade wirklich interessant. Du kannst AI-Assistenten mit deinen eigenen Daten und Prozessen trainieren. Beispiel: Ich habe einen Agenten erstellt, der automatisch Meeting-Notizen in Aktionspunkte mit Fristen umwandelt. Das spart mir zwanzig Minuten nach jeder Besprechung. Du kannst auch Agenten auf Auslöser reagieren lassen, wie eine neue eingehende Aufgabe.
- Echtzeit-Zusammenarbeit – Jeder arbeitet gleichzeitig im selben Dokument. Du siehst Cursor sich bewegen, Text erscheinen, Aufgaben sich verschieben. Fühlt sich manchmal etwas chaotisch an, wenn fünf Personen gleichzeitig arbeiten, aber für kleine Teams funktioniert es perfekt. Kein „Warte, arbeitest du auch in dieser Datei?“ mehr.
- Mind Maps & Kanban-Boards – Ein Projekt kannst du als Liste, Mindmap, Board, Kalender oder Tabelle betrachten. Klick, und deine Ansicht ändert sich. Alle Daten bleiben gleich. Das klingt einfach, aber es ist wirklich praktisch, ein Brainstorming als Mindmap zu machen und dann direkt zu einem Kanban-Board zu wechseln, um es umzusetzen.
- Integrierter Videochat – Du kannst direkt aus einem Projekt heraus ein Videogespräch starten. Keinen Zoom-Link teilen, kein Teams öffnen. Einfach klicken und sprechen. Die Qualität ist okay, nicht großartig, aber für eine schnelle Besprechung völlig ausreichend. Ich nutze es hauptsächlich für kurze zehnminütige Check-ins.
- Cross-Platform-Synchronisation – Funktioniert auf Web, iOS, Android, Windows, Mac und sogar Linux. Alles synchronisiert automatisch. Ich fange oft etwas auf meinem Laptop an und mache später auf dem Handy weiter. Meistens klappt das gut, auch wenn die Synchronisation manchmal etwas langsam ist – darauf komme ich später zurück.
- Projektverlauf – Du kannst in der Zeit zurückgehen, um zu sehen, wie ein Projekt aussah. Beim kostenlosen Plan bekommst du sieben Tage Verlauf, bei bezahlten Plänen unbegrenzt. Praktisch, wenn jemand versehentlich etwas löscht oder wenn du sehen willst, wie sich eine Idee entwickelt hat.
Diese KI-Agenten verdienen etwas mehr Aufmerksamkeit. Sie können sie nicht nur mit Ihren eigenen Inhalten trainieren, sondern auch spezifische Aufgaben geben. Ich habe zum Beispiel einen Agenten, der jeden Montag durch unsere Projekte geht und prüft, welche Aufgaben keine Deadline haben. Der sendet dann automatisch eine Erinnerung. Kostet mich jetzt null Zeit, spart Frustration im Team.
Ein weiterer Anwendungsfall: Content-Erstellung. Du kannst einen Agent bei der Recherche helfen lassen, Gliederungen erstellen oder sogar erste Entwürfe schreiben. Die Qualität ist vergleichbar mit ChatGPT, aber der Vorteil ist, dass alles direkt in deinem Arbeitsablauf integriert ist. Kein Copy-Paste zwischen Tools.
Taskade Preis
Beginnen wir mit den guten Nachrichten: Es gibt einen kostenlosen Plan. Und nicht so ein wertloses Freemium-Ding, sondern eine Version, die du wirklich nutzen kannst. Du bekommst 250 MB Speicher, sieben Tage Projekthistorie und 1.000 AI Credits pro Monat. Für eine Person, die das Tool ausprobieren möchte, ist das in Ordnung. Der Nachteil: Du bist allein, keine Teamfunktionen.
Möchtest du mit einem Team arbeiten oder benötigst du mehr AI-Power? Dann schaust du dir die kostenpflichtigen Pläne an. Der Starter-Plan kostet $1 pro Monat oder $1 pro Monat bei jährlicher Vorauszahlung (also $1 pro Jahr). Du bekommst dann unbegrenzte Projekte, 10 GB Speicher und 10.000 AI Credits pro Monat. Für kleine Teams, die gerade anfangen, ist das ein vernünftiger Deal.
Der Pro-Plan kostet $1 pro Monat oder $1 pro Monat bei jährlicher Zahlung ($1 pro Jahr). Hier wird es interessanter: unbegrenzter Speicher, 100.000 AI Credits, Priority-Support und erweiterte Automatisierungen. Wenn du ernsthaft mit AI arbeiten möchtest, brauchst du diesen Plan. Diese 10.000 Credits vom Starter sind schneller aufgebraucht als du denkst, wenn du Agents intensiv nutzt.
Dann gibt es noch Ultra für $1 pro Monat oder $1 pro Monat jährlich ($1 pro Jahr). Das ist für Teams, die wirklich alles aus der Plattform herausholen wollen: 500.000 AI Credits, Custom Branding, Dedicated Support. Ehrlich gesagt ist das für die meisten Nutzer übertrieben, es sei denn, du hast ein größeres Team, das den ganzen Tag AI-Agents laufen lässt.
Alle kostenpflichtigen Pläne kannst du sieben Tage kostenlos testen. Keine Kreditkarte nötig, einfach testen. Schön.
Ist es den Preis wert? Kommt auf deine Situation an. Verglichen mit Notion (10$ pro Nutzer pro Monat) oder Asana (10,99$ pro Nutzer pro Monat) ist Taskade günstiger, besonders wenn man die KI-Funktionen mitrechnet. Aber wenn du nur einfaches Aufgabenmanagement brauchst, zahlst du für Features, die du vielleicht nicht nutzt.
Worauf sollten Sie achten?
Zeit für die ehrlichen Geschichten. Denn nicht alles ist eitel Sonnenschein.
Die mobile App ist unübersichtlich geworden. Nach den letzten Updates fühlt sie sich chaotisch und überladen an. Zu viele Buttons, zu viele Optionen, und es ist nicht immer klar, wo man sein sollte. Auf dem Desktop funktioniert alles prima, aber auf meinem Handy muss ich manchmal dreimal klicken, um zu einer einfachen Aufgabenliste zu gelangen. Das ist frustrierend, wenn man schnell etwas checken möchte.
Die Lernkurve ist auch nicht ohne. Ja, die Grundlagen sind einfach: Aufgaben erstellen, Listen führen. Aber sobald man mit Mindmaps, Automatisierungen und KI-Agenten arbeitet, wird es schnell überwältigend. Es gibt so viele Optionen und Ansichten, dass neue Nutzer nicht wissen, wo sie anfangen sollen. Ich habe die erste Woche hauptsächlich herumgeklickt und versucht herauszufinden, was eigentlich die beste Arbeitsweise ist.
Und dann das Projektmanagement. Für einfache Projekte ist es in Ordnung, aber erwarte keine Gantt-Diagramme, Ressourcenplanung oder umfangreiche Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. Taskade ist für Geschwindigkeit und Flexibilität gebaut, nicht für komplexe Projektstrukturen. Arbeitest du an großen Projekten mit vielen beweglichen Teilen? Dann kommst du an Grenzen.
Die Synchronisation zwischen Geräten ist meist gut, aber manchmal langsam. Ich habe ein paar Mal erlebt, dass Änderungen auf meinem Handy erst fünf Minuten später auf meinem Laptop erschienen sind. Nicht dramatisch, aber ärgerlich, wenn man erwartet, dass alles sofort funktioniert.
Und die KI-Funktionen? Manchmal fühlt es sich wie Bloatware an. Nicht jede Aufgabe braucht KI, aber Taskade drückt es einem überall ins Gesicht. Es gibt Momente, in denen ich einfach nur eine einfache Checkliste erstellen möchte, ohne dass ein KI-Assistent fragt, ob er helfen kann. Es ist, als würden sie so gerne zeigen wollen, was sie können, dass sie vergessen, dass einfach manchmal besser ist.
Auch vermisse ich eine gute Datenbankfunktion wie Notion sie hat. Man kann zwar Tabellen erstellen, aber es ist längst nicht so mächtig. Will man beispielsweise einen Content-Kalender mit Beziehungen zwischen Artikeln, Autoren und Veröffentlichungsdaten? Dann wird es schnell zum Flickwerk.
Was denken andere?
Das allgemeine Gefühl ist positiv, aber mit Vorbehalten. Viele Nutzer loben die Kombination aus Aufgaben, Notizen und Chat in einer App. Das spart tatsächlich viel Hin- und Herwechseln zwischen Tools. Auch die KI-Agenten werden sehr gelobt – Leute erzählen, dass es wirklich Zeit bei repetitiven Aufgaben spart.
Der kostenlose Plan wird oft als überraschend umfangreich erwähnt. Viele Konkurrenten geben einem nur eine Testphase oder eine sehr begrenzte kostenlose Version, aber bei Taskade kann man wirklich loslegen, ohne sofort zu bezahlen.
Aber diese mobile App kommt immer wieder in Beschwerden vor. Nach Updates fühlt es sich für viele Menschen unordentlich und unübersichtlich an. Das ist nicht nur meine Erfahrung, anscheinend. Auch die Synchronisation wird regelmäßig als Schwachstelle genannt – sie ist nicht immer zuverlässig.
Eine interessante Beobachtung von YouTube-Reviewern: Keep Productive lobte die Flexibilität und den Preis, fand aber die Benutzeroberfläche überwältigend für neue Nutzer. The Business Dive war begeistert von der KI-Integration, vermisste aber die Tiefe von Datenbank-Tools. Rise Productive fand die mobile App schön, warnte aber, dass sie kein Ersatz für komplexe Datenbank-Apps wie Notion ist.
Was auch auffällt: Einige Nutzer finden die KI-Funktionen ablenkend. Sie wollen einfach eine simple Aufgabenliste, bekommen aber ständig Vorschläge und Optionen, die sie nicht brauchen. Taskade versucht für jeden etwas zu sein, und das funktioniert nicht immer.
Taskade Alternativen
Passt das nicht ganz zu dem, was du suchst? Hier sind drei Alternativen, die vielleicht besser passen.
- Notion – Besser für Dokumentation und Wikis. Wähle dies, wenn du den Fokus auf Wissensmanagement und umfangreiche Dokumente legst anstatt auf reine Aufgabenausführung. Notion hat mächtigere Datenbanken und ist besser für langfristige Dokumentation.
- Asana – Mehr Struktur für große Teams. Wähle dies, wenn du in einer größeren Organisation arbeitest, die strenge Projekthierarchie und Berichte benötigt. Asana ist für komplexe Workflows gebaut und hat bessere Berichtsmöglichkeiten.
- Trello – Einfacher und visueller. Wähle dies, wenn du nur ein einfaches Kanban-Board brauchst ohne KI-Schnickschnack. Trello macht eine Sache gut: visuelles Projektmanagement. Keine Ablenkungen, keine überflüssigen Features.
Häufig gestellte Fragen
Ist Taskade kostenlos nutzbar?
Ja, es gibt einen kostenlosen Plan für Einzelpersonen mit Grundfunktionalitäten und begrenzten KI-Credits. Du bekommst 250 MB Speicher, sieben Tage Projektverlauf und 1.000 KI-Credits pro Monat. Genug, um das Tool gründlich zu testen, und für leichte Nutzung ist es prima. Der Nachteil ist, dass du keine Teamfunktionen hast – es ist wirklich für eine Person.
Funktioniert Taskade offline?
Die mobilen Apps haben begrenzte Offline-Funktionalität. Du kannst Aufgaben ansehen und erstellen, aber für vollständige Synchronisation und KI-Funktionen ist eine Internetverbindung erforderlich. Sobald du wieder online bist, wird alles synchronisiert. Erwarte also keine vollständige Offline-Erfahrung wie bei manchen anderen Tools.
Was sind KI-Agenten in Taskade?
Das sind anpassbare KI-Assistenten, die du mit deinen eigenen Daten trainieren kannst, um Aufgaben zu automatisieren, Recherchen durchzuführen oder Content zu generieren. Du gibst ihnen Anweisungen und Auslöser, und sie legen los. Denk an: automatisch Meeting-Notizen in Aufgaben umwandeln, wöchentlich Deadlines prüfen oder erste Entwürfe für Content schreiben. Die Qualität hängt davon ab, wie gut du sie trainierst, aber wenn du dir die Zeit nimmst, sie richtig einzustellen, können sie dir wirklich Arbeit abnehmen.
Fazit
Taskade ist eine solide Wahl für kleine Teams und Freelancer, die Flexibilität suchen. Diese Kombination aus Aufgaben, Notizen und Echtzeit-Zusammenarbeit funktioniert gut, und die KI-Agents können wirklich Zeit sparen, wenn du sie richtig einsetzt. Der kostenlose Plan ist großzügig genug, um ernsthaft damit zu arbeiten, und die bezahlten Pläne sind vernünftig bepreist im Vergleich zu Konkurrenten.
Aber es ist nicht perfekt. Die mobile App ist unübersichtlich geworden, die Lernkurve ist steiler als erwartet, und für komplexes Projektmanagement reicht es nicht aus. Wenn du hauptsächlich umfangreiche Dokumentation oder Datenbankfunktionalität benötigst, bist du mit Notion besser beraten. Arbeitest du in einer großen Organisation mit strikten Strukturen? Dann schau dir Asana an.
Für mich persönlich funktioniert Taskade am besten als zentrale Anlaufstelle für tägliche Aufgaben und kurzfristige Projekte. Ich nutze es für Inhaltsplanung, Teambesprechungen und schnelle Brainstorms. Für langfristige Dokumentation und komplexe Projekte verwende ich zusätzlich andere Tools. Und das ist eigentlich der Kern: Taskade versucht alles zu sein, glänzt aber vor allem durch Geschwindigkeit und Flexibilität. Wenn das zu deinem Arbeitsstil passt, wirst du es schätzen. Wenn nicht, dann fühlt es sich wie zu viel Aufwand für das an, was du zurückbekommst.
