Sie sitzen am Ende des Monats und versuchen herauszufinden, wie viele Stunden Sie an welchem Projekt gearbeitet haben. Sie scrollen durch Ihren Kalender, graben in alten Notizen und versuchen sich zu erinnern, wann Sie genau mit dieser Aufgabe begonnen haben. Klingt bekannt? Viele Freelancer und Teams kämpfen mit der Zeiterfassung. Toggl Track verspricht, dem ein Ende zu setzen mit einfachen Timern und klaren Berichten. Aber hält dieses Versprechen stand?
Ich tauchte in das Tool ein, testete alle Funktionen und sammelte Erfahrungen von echten Benutzern. Das ist, was Sie wissen müssen, bevor Sie anfangen.
Toggl Track: das Unternehmen
Toggl Track stammt aus Estland und gibt es seit 2006. Das Unternehmen begann als einfaches Zeiterfassungstool und entwickelte sich zu einem kompletten Ökosystem mit mehreren Produkten. Neben Toggl Track haben sie auch Toggl Plan (Projektplanung) und Toggl Hire (Recruiting). Aber das Zeiterfassungstool bleibt ihr bekanntestes Produkt.
Das Team hinter Toggl arbeitet vollständig remote, verteilt über verschiedene Länder. Diese Arbeitsweise spiegelt sich im Produkt wider: alles ist für Teams gebaut, die nicht am gleichen Standort sitzen. Der Fokus liegt auf Einfachheit und Geschwindigkeit, ohne unnötige Komplexität.
Toggl Track wird von Millionen Menschen weltweit genutzt, von Einzelunternehmern bis zu großen Unternehmen. Das Tool hat sich einen starken Ruf in der Freelance- und Remote-Work-Community aufgebaut.
Für wen ist Toggl Track?
Toggl Track ist für jeden gebaut, der Zeit erfassen muss. Aber manche Gruppen profitieren mehr davon als andere.
Freelancer, die nach Stunden abrechnen, sind die idealen Nutzer. Sie starten einen Timer, wenn sie für einen Kunden zu arbeiten beginnen, stoppen ihn bei einer Pause und am Ende des Monats exportieren sie alles in eine Rechnung. Einfach und effektiv.
Auch kleine Teams bis fünf Personen kommen prima mit dem kostenlosen Plan zurecht. Sie sehen auf einen Blick, wer an welchem Projekt arbeitet und wie viele Stunden bereits erfasst wurden. Das macht Planung und Kapazitätsmanagement deutlich einfacher.
Agenturen und Beratungsunternehmen nutzen Toggl Track, um abrechenbare Stunden von interner Zeit zu trennen. Sie können pro Projekt oder Kunde verschiedene Tarife einstellen und genau sehen, wo sie Gewinn machen und wo nicht.
Menschen, die ihre eigene Produktivität verbessern wollen, finden ebenfalls Wert in dem Tool. Durch das Erfassen, wohin ihre Zeit geht, erhalten sie Einblicke in ihre Arbeitsmuster. Vielleicht entdecken sie, dass Meetings viel mehr Zeit verschlingen als gedacht, oder dass sie morgens produktiver sind als nachmittags.
Wofür Toggl Track weniger geeignet ist: große Unternehmen mit komplexen Genehmigungsprozessen, Unternehmen, die Payroll direkt mit der Zeiterfassung verknüpfen möchten, oder Organisationen, die GPS-Tracking für Außendienstmitarbeiter benötigen.
Was kann Toggl Track alles?
Toggl Track steckt voller Funktionen, die die Zeiterfassung einfacher machen. Das sind die wichtigsten:
- One-Click-Timer – Klicken Sie auf Start und der Timer läuft. Keine komplizierten Formulare oder Pflichtfelder. Sie können nachträglich noch hinzufügen, zu welchem Projekt die Zeit gehört. Das funktioniert auf allen Plattformen: Web, Desktop und mobil.
- Pomodoro-Timer – Arbeiten Sie gerne in 25-Minuten-Blöcken? Die eingebaute Pomodoro-Funktion erinnert Sie automatisch an Pausen. Sie können die Intervalle an Ihren eigenen Rhythmus anpassen.
- Inaktivitätserkennung – Wenn Sie vergessen, den Timer zu stoppen, erkennt Toggl, dass Ihr Computer inaktiv ist. Sie erhalten eine Benachrichtigung und können wählen, ob Sie diese Zeit behalten oder entfernen möchten. Spart eine Menge Aufräumarbeit im Nachhinein.
- Abrechenbare Tarife – Stellen Sie pro Projekt oder pro Aufgabe ein, was Ihr Stundensatz ist. Toggl berechnet automatisch, wie viel Sie abrechnen können. Sie sehen direkt den Unterschied zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeit.
- Projektbudgetierung und Schätzungen – Geben Sie an, wie viele Stunden ein Projekt kosten darf. Toggl warnt Sie, wenn Sie das Budget zu überschreiten drohen. Praktisch zur Überwachung von Gewinnmargen.
- Detaillierte Berichte – Exportieren Sie Ihre Stunden als PDF, CSV oder Excel. Filtern Sie nach Datum, Projekt, Kunde oder Teammitglied. Die Berichte sind visuell mit Diagrammen und übersichtlichen Tabellen. Perfekt für Rechnungen oder interne Analysen.
- Kalenderintegration – Verbinden Sie Ihren Google Calendar oder Outlook und sehen Sie Ihre Termine neben Ihrer Zeiterfassung. Sie können sogar automatisch Timer basierend auf Kalenderereignissen starten.
- Team-Dashboard – Sehen Sie in Echtzeit, wer an was arbeitet. Als Teamleiter erhalten Sie Einblick in die Kapazität Ihres Teams, ohne jeden fragen zu müssen, was er tut.
- Browser-Erweiterungen – Starten Sie Timer direkt aus Tools wie Asana, Trello, Jira oder GitHub. Sie müssen nicht ständig zu Toggl wechseln. Die Erweiterung integriert sich nahtlos in Ihren Workflow.
- Offline-Funktionalität – Kein Internet? Kein Problem. Die Desktop- und mobilen Apps funktionieren offline und synchronisieren alles, sobald Sie wieder online sind.
- Tags und Labels – Organisieren Sie Ihre Zeit mit Tags. Zum Beispiel: „meeting“, „development“, „research“. Später können Sie filtern und analysieren, wohin Ihre Zeit geht.
- Erinnerungen – Vergessen Sie oft, den Timer zu starten? Stellen Sie Erinnerungen ein, die Sie zu festen Zeiten oder bei Inaktivität benachrichtigen.
Die Stärke von Toggl liegt in der Kombination aus Einfachheit und Tiefe. Die Grundlagen sind supereinfach, aber wenn Sie mehr benötigen, sind die erweiterten Funktionen auch da.
Was kostet Toggl Track?
Toggl Track hat drei Preisstufen: Free, Starter und Premium.
Der Free Plan ist vollständig kostenlos und bleibt es auch. Sie können mit maximal fünf Benutzern unbegrenzt Zeit erfassen. Sie haben Zugang zu Basis-Berichten und können Ihre Daten exportieren. Was Ihnen fehlt: abrechenbare Stundensätze, Projektbudgetierung und erweiterte Berichte. Für viele Freelancer und kleine Teams ist das ausreichend.
Der Starter Plan kostet €9 pro Benutzer pro Monat bei jährlicher Zahlung oder €10 pro Monat bei monatlicher Zahlung. Damit erhalten Sie abrechenbare Stundensätze, Projektbudgetierung, Pflichtfelder und mehr Berichtsmöglichkeiten. Dieser Plan wird interessant, sobald Sie ernsthaft beginnen, auf Basis Ihrer erfassten Zeit zu fakturieren.
Der Premium Plan kostet €18 pro Benutzer pro Monat bei jährlicher Zahlung oder €20 pro Monat bei monatlicher Zahlung. Das fügt hinzu: geschätzte Zeit versus tatsächliche Zeit, Gewinnberechnungen, Zeit-Audits und priorisierter Support. Für größere Teams oder Agenturen, die ihre Margen genau überwachen möchten.
Alle kostenpflichtigen Pläne kommen mit einer 30-tägigen Testphase. Sie können ohne Kreditkarte testen und zahlen erst, wenn Sie überzeugt sind.
Im Vergleich zu Konkurrenten liegt Toggl im mittleren Preissegment. Nicht der günstigste, aber auch nicht extrem teuer. Die Frage ist, ob Sie die kostenpflichtigen Features wirklich benötigen. Viele Benutzer bleiben jahrelang beim kostenlosen Plan.
Worauf sollten Sie achten?
Toggl Track ist solide, aber nicht perfekt. Es gibt ein paar Dinge, die Benutzer frustrieren.
Das größte Problem: Synchronisationsprobleme. Einige Benutzer berichten, dass Zeit, die sie auf ihrem Telefon erfassen, nicht immer sofort auf dem Desktop erscheint oder umgekehrt. Meist löst sich das innerhalb weniger Minuten, aber wenn man schnell zwischen Geräten wechseln muss, kann es ärgerlich sein. Besonders bei schlechten Internetverbindungen sieht man das häufiger.
Der Preis der kostenpflichtigen Pläne ist eine oft gehörte Beschwerde. €18 pro Benutzer pro Monat summiert sich schnell, wenn das Team wächst. Für ein Team von zehn Personen zahlt man €180 pro Monat, also €2160 pro Jahr. Das ist eine seriöse Investition für ein Zeiterfassungstool. Einige Konkurrenten bieten vergleichbare Funktionalität für weniger Geld.
Toggl hat keine eingebaute Fakturierung. Man kann zwar seine Stunden exportieren und fakturierbare Beträge berechnen, aber man muss trotzdem selbst eine Rechnung in einem anderen Tool erstellen. Für diejenigen, die eine All-in-One-Lösung suchen, ist das ein Manko. Harvest zum Beispiel hat native Fakturierungsfunktionalität.
Die mobile App ist gut, aber nicht so leistungsstark wie die Desktop-Version. Einige Berichte sind nur im Web verfügbar, und das Bearbeiten alter Einträge ist auf dem Handy etwas umständlicher. Wenn man viel unterwegs arbeitet, stößt man auf diese Einschränkungen.
Kundenservice erhält gemischte Bewertungen. Einige Benutzer sind super zufrieden, andere beklagen sich über langsame Reaktionszeiten. Beim kostenlosen Plan hat man nur Zugang zu E-Mail-Support, was manchmal Tage dauern kann. Premium-Benutzer erhalten Priorität, aber auch dort hört man manchmal von langen Wartezeiten.
Aktuelle Updates haben bei einigen Nutzern Bugs und Instabilität verursacht. Timer, die nicht stoppen, Daten, die verschwinden, oder die App, die abstürzt. Das passiert nicht bei jedem, aber wenn man davon betroffen ist, ist es ärgerlich. Das Team löst das meist schnell, aber es zeigt, dass die Software nicht immer gleich stabil ist.
Schließlich fehlen Toggl ein paar Features, die manche Nutzer erwarten: kein GPS-Tracking für den Außendienst, keine Payroll-Integration und keine Genehmigungsworkflows für die Zeiterfassung. Wenn Sie diese benötigen, müssen Sie woanders schauen.
Was denken andere?
Ich habe mir Bewertungen echter Nutzer und YouTube-Rezensionen angesehen, um ein vollständiges Bild zu bekommen.
Die meisten Nutzer sind positiv über die Benutzeroberfläche. Toggl fühlt sich modern und aufgeräumt an. Man versteht sofort, wie es funktioniert, ohne Anleitung. Diese Einfachheit ist genau das, wofür sich viele Menschen entscheiden.
Die Browser-Erweiterungen erhalten viel Lob. Sie können direkt aus Ihrem Projektmanagement-Tool heraus einen Timer starten. Das spart eine Menge Context-Switching und macht die Zeiterfassung viel natürlicher.
Der kostenlose Plan wird sehr geschätzt. In einer Welt, in der alles Geld kostet, ist es schön, dass man Toggl ernsthaft nutzen kann, ohne zu bezahlen. Viele Freelancer fangen kostenlos an und upgraden erst, wenn ihr Business wächst.
Die Berichte werden als umfangreich und flexibel beschrieben. Sie können genau die Daten herausholen, die Sie benötigen, im Format, das Sie möchten. Für Leute, die ihre Zeit verantworten oder analysieren müssen, ist das entscheidend.
Aber es gibt auch Kritik. George Vlasyev erstellte eine YouTube-Review, in der er positiv über die Rechnungsstellungsmöglichkeiten ist, aber es für Teams teuer findet. Er bemerkt, dass die Kosten schnell steigen, wenn man mehr Nutzer hinzufügt.
Savage Reviews ist kritischer. In ihrem Video weisen sie auf fehlende Features wie GPS-Tracking und Payroll-Integration hin. Sie finden den Preis nicht im Verhältnis zu dem, was man bekommt, besonders im Vergleich zu Alternativen.
Asim Qureshi schätzt die Browser-Erweiterung in seiner Bewertung, beklagt sich aber über langsame Ladezeiten und Bugs. Er findet den Preis zu hoch für das, was man dafür bekommt.
Auf Bewertungsseiten sieht man ein Muster: Menschen, die den kostenlosen Plan nutzen, sind im Allgemeinen zufrieden. Menschen, die bezahlen, erwarten mehr und sind kritischer bezüglich des Preis-Leistungs-Verhältnisses.
Die Synchronisationsprobleme kommen regelmäßig in Bewertungen vor. Es ist eindeutig ein Schmerzpunkt, den Toggl lösen muss, um Nutzer zufrieden zu stellen.
Toggl Track Alternativen
Passt Toggl Track nicht ganz zu dem, was Sie suchen? Das sind die besten Alternativen:
- Clockify – Hat eine ähnliche Benutzeroberfläche wie Toggl, erlaubt aber unbegrenzte Benutzer im kostenlosen Plan. Wählen Sie Clockify, wenn Sie eine vollständig kostenlose Lösung für ein größeres Team ohne Benutzerlimit suchen. Der kostenpflichtige Plan ist auch günstiger als Toggl, aber die Benutzeroberfläche fühlt sich etwas weniger ausgereift an.
- Harvest – Konzentriert sich stärker auf den finanziellen Aspekt mit integrierter Rechnungsstellung und Ausgabenverwaltung. Wählen Sie Harvest, wenn Sie Zeiterfassung direkt mit umfassender Rechnungsstellung und Ausgabenabrechnungen verknüpfen möchten. Sie können Rechnungen direkt aus dem Tool versenden, was Toggl nicht kann.
- Timely – Nutzt AI, um automatisch Zeit basierend auf deiner Aktivität zu erfassen, während Toggl eher manuell ist. Wähle Timely, wenn du das manuelle Starten und Stoppen von Timern durch Automatisierung eliminieren möchtest. Das Tool überwacht, welche Apps und Dokumente du verwendest und erfasst automatisch die Zeit.
Jede Alternative hat ihre eigenen Stärken. Clockify gewinnt beim Preis, Harvest bei Rechnungsstellungsmöglichkeiten und Timely bei der Automatisierung. Es hängt davon ab, was für Sie am wichtigsten ist.
Häufig gestellte Fragen
Ist Toggl Track wirklich kostenlos?
Ja, der Free Plan ist vollständig kostenlos für Teams bis zu fünf Nutzern und beinhaltet unbegrenzte Zeiterfassung, Projekte und Berichts-Exports. Es gibt kein Zeitlimit, Sie können ihn für immer kostenlos weiter nutzen. Sie verpassen zwar erweiterte Features wie abrechenbare Tarife und Projektbudgetierung, aber für die Grundnutzung ist es mehr als genug.
Funktioniert Toggl Track auch offline?
Ja, die Desktop- und mobilen Apps speichern Ihre Daten lokal und synchronisieren alles, sobald Sie wieder eine Internetverbindung haben. Sie können einfach Timer starten und stoppen ohne Internetverbindung. Praktisch, wenn Sie unterwegs sind oder an Orten mit schlechtem WLAN arbeiten.
Kann ich Rechnungen aus Toggl Track versenden?
Nein, Toggl Track selbst versendet keine Rechnungen, aber Sie können Daten exportieren oder mit Buchhaltungssoftware wie Xero oder QuickBooks integrieren. Sie sehen zwar, wie viel Sie basierend auf Ihren erfassten Stunden und Tarifen abrechnen können, aber das tatsächliche Erstellen und Versenden von Rechnungen muss in einem anderen Tool erfolgen. Für manche Nutzer ist das ein Dealbreaker, für andere kein Problem, weil sie ohnehin schon Buchhaltungssoftware verwenden.
Fazit
Toggl Track macht, was es verspricht: Zeiterfassung einfach machen. Die Benutzeroberfläche ist clean, die Funktionalität ist solide, und der kostenlose Plan ist großzügig genug für viele Nutzer.
Für Freelancer, die ihre Stunden verfolgen möchten, und kleine Teams, die Einblicke in ihre Zeit benötigen, ist Toggl eine ausgezeichnete Wahl. Sie sind innerhalb von fünf Minuten startklar und die Lernkurve ist praktisch null.
Aber Toggl ist nicht perfekt. Die Synchronisationsprobleme sind ärgerlich, der Preis der bezahlten Pläne ist eher hoch, und das Fehlen nativer Rechnungsstellung ist ein Manko. Wenn Sie eine All-in-One-Lösung suchen oder ein sehr großes Team haben, gibt es bessere Optionen.
Mein Rat: Beginnen Sie mit dem kostenlosen Plan. Testen Sie, ob Toggl zu Ihrem Workflow passt. Upgraden Sie nur, wenn Sie wirklich die zusätzlichen Features benötigen. Und vergleichen Sie mit Alternativen wie Clockify oder Harvest, bevor Sie ein bezahltes Abonnement abschließen.
Toggl Track ist ein solides Zeiterfassungstool, das für viele Menschen gut funktioniert. Es ist kein Wundermittel, aber wenn Sie etwas suchen, das einfach ohne Aufhebens funktioniert, sind Sie hier richtig.
