Du sitzt am Ende des Monats und versuchst herauszufinden, wie viele Stunden du an welchem Projekt gearbeitet hast. Du scrollst durch deinen Kalender, wühlst in alten Notizen und versuchst dich zu erinnern, wann du genau mit diesem Job angefangen hast. Klingt bekannt? Viele Freelancer und Teams kämpfen mit der Zeiterfassung. Toggl Track verspricht, dem ein Ende zu setzen mit einfachen Timern und klaren Berichten. Aber hält dieses Versprechen stand?
Ich habe mich in das Tool vertieft, alle Funktionen getestet und Erfahrungen von echten Nutzern gesammelt. Das ist, was du wissen musst, bevor du anfängst.
Toggl Track: das Unternehmen
Toggl Track kommt aus Estland und gibt es seit 2006. Das Unternehmen begann als einfaches Zeiterfassungstool und wuchs zu einem kompletten Ökosystem mit mehreren Produkten heran. Neben Toggl Track haben sie auch Toggl Plan (Projektplanung) und Toggl Hire (Recruiting). Aber das Zeiterfassungstool bleibt ihr bekanntestes Produkt.
Das Team hinter Toggl arbeitet vollständig remote, verteilt über verschiedene Länder. Diese Arbeitsweise spiegelt sich im Produkt wider: alles ist für Teams gebaut, die nicht am selben Ort sitzen. Der Fokus liegt auf Einfachheit und Geschwindigkeit, ohne unnötige Komplexität.
Toggl Track wird von Millionen Menschen weltweit genutzt, von Ein-Personen-Unternehmen bis zu großen Firmen. Das Tool hat sich einen starken Ruf in der Freelance- und Remote-Work-Community aufgebaut.
Für wen ist Toggl Track?
Toggl Track ist für jeden gebaut, der Zeit erfassen muss. Aber manche Gruppen profitieren mehr davon als andere.
Freelancer, die auf Stundenbasis abrechnen, sind die idealen Nutzer. Du startest einen Timer, wenn du für einen Kunden zu arbeiten beginnst, stoppst ihn, wenn du pausierst, und am Ende des Monats exportierst du alles für eine Rechnung. Einfach und effektiv.
Auch kleine Teams bis zu fünf Personen kommen mit dem kostenlosen Plan prima zurecht. Du siehst auf einen Blick, wer an welchem Projekt arbeitet und wie viele Stunden bereits erfasst wurden. Das macht Planung und Kapazitätsmanagement deutlich einfacher.
Agenturen und Beratungsunternehmen nutzen Toggl Track, um abrechenbare Stunden von interner Zeit zu trennen. Du kannst pro Projekt oder Kunde unterschiedliche Stundensätze festlegen und genau sehen, wo du Gewinn machst und wo nicht.
Menschen, die ihre eigene Produktivität verbessern wollen, finden ebenfalls Mehrwert in dem Tool. Durch die Erfassung, wohin deine Zeit geht, bekommst du Einblick in deine Arbeitsmuster. Vielleicht entdeckst du, dass Meetings viel mehr Zeit fressen als du dachtest, oder dass du morgens produktiver bist als nachmittags.
Wofür Toggl Track weniger geeignet ist: große Unternehmen mit komplexen Genehmigungsprozessen, Firmen, die Gehaltsabrechnung direkt mit Zeiterfassung koppeln wollen, oder Organisationen, die GPS-Tracking für Außendienstmitarbeiter benötigen.
Was kann Toggl Track alles?
Toggl Track ist vollgepackt mit Funktionen, die Zeiterfassung einfacher machen. Das sind die wichtigsten:
- One-click timers – Klicke auf Start und der Timer läuft. Keine komplizierten Formulare oder Pflichtfelder. Du kannst nachträglich noch hinzufügen, zu welchem Projekt die Zeit gehört. Das funktioniert auf allen Plattformen: Web, Desktop und Mobil.
- Pomodoro timer – Arbeitest du gerne in Blöcken von 25 Minuten? Die integrierte Pomodoro-Funktion erinnert dich automatisch an Pausen. Du kannst die Intervalle an deinen eigenen Rhythmus anpassen.
- Inaktivitätserkennung – Wenn du vergisst, den Timer zu stoppen, erkennt Toggl, dass dein Computer inaktiv ist. Du erhältst eine Benachrichtigung und kannst wählen, ob du diese Zeit behalten oder entfernen möchtest. Spart eine Menge Aufräumarbeit hinterher.
- Abrechenbare Tarife – Lege pro Projekt oder pro Aufgabe fest, was dein Stundensatz ist. Toggl berechnet automatisch, wie viel du abrechnen kannst. Du siehst direkt den Unterschied zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeit.
- Projektbudgetierung und Schätzungen – Gib an, wie viele Stunden ein Projekt kosten darf. Toggl warnt dich, wenn du das Budget zu überschreiten drohst. Praktisch, um Gewinnmargen zu überwachen.
- Detaillierte Berichte – Exportiere deine Stunden nach PDF, CSV oder Excel. Filtere nach Datum, Projekt, Kunde oder Teammitglied. Die Berichte sind visuell mit Diagrammen und übersichtlichen Tabellen. Perfekt für Rechnungen oder interne Analysen.
- Kalenderintegration – Verknüpfe deinen Google Calendar oder Outlook und sieh deine Termine neben deiner Zeiterfassung. Du kannst sogar automatisch Timer auf Basis von Kalenderereignissen starten.
- Team dashboard – Sieh in Echtzeit, wer an was arbeitet. Als Teamleiter erhältst du Einblick in die Kapazität deines Teams, ohne dass du jeden fragen musst, was er tut.
- Browser-Erweiterungen – Starte Timer direkt aus Tools wie Asana, Trello, Jira oder GitHub. Du musst nicht ständig zu Toggl wechseln. Die Erweiterung integriert sich nahtlos in deinen Workflow.
- Offline-Funktionalität – Kein Internet? Kein Problem. Die Desktop- und mobilen Apps funktionieren offline und synchronisieren alles, sobald du wieder online bist.
- Tags und Labels – Organisiere deine Zeit mit Tags. Zum Beispiel: „meeting“, „development“, „research“. Später kannst du filtern und analysieren, wohin deine Zeit geht.
- Erinnerungen – Vergisst du oft, den Timer zu starten? Stelle Erinnerungen ein, die dich zu festen Zeiten oder bei Inaktivität aufmerksam machen.
Die Stärke von Toggl liegt in der Kombination aus Einfachheit und Tiefe. Die Basis ist supereinfach, aber wenn du mehr brauchst, sind die erweiterten Funktionen auch da.
Was kostet Toggl Track?
Toggl Track hat drei Preisstufen: Free, Starter und Premium.
Der Free Plan ist vollkommen kostenlos und bleibt es auch. Du kannst mit maximal fünf Benutzern unbegrenzt Zeit erfassen. Du hast Zugriff auf Basis-Reports und kannst deine Daten exportieren. Was du vermisst: abrechenbare Tarife, Projektbudgetierung und erweiterte Reports. Für viele Freelancer und kleine Teams reicht das aus.
Der Starter Plan kostet € 9 pro Benutzer pro Monat bei jährlicher Zahlung, oder € 10 pro Monat bei monatlicher Zahlung. Damit bekommst du abrechenbare Tarife, Projektbudgetierung, Pflichtfelder und mehr Reporting-Möglichkeiten. Dieser Plan ist interessant, sobald du ernsthaft auf Basis deiner erfassten Zeit abrechnest.
Der Premium Plan kostet € 18 pro Benutzer pro Monat bei jährlicher Zahlung, oder € 20 pro Monat bei monatlicher Zahlung. Dies fügt hinzu: geschätzte Zeit versus tatsächliche Zeit, Gewinnberechnungen, Zeit-Audits und priorisierter Support. Für größere Teams oder Agenturen, die ihre Margen genau überwachen möchten.
Alle bezahlten Pläne kommen mit einer Testphase von 30 Tagen. Du kannst ohne Kreditkarte testen und zahlst erst, wenn du überzeugt bist.
Im Vergleich zu Wettbewerbern liegt Toggl preislich im Mittelfeld. Nicht das Günstigste, aber auch nicht extrem teuer. Die Frage ist, ob du die bezahlten Features wirklich brauchst. Viele Benutzer bleiben jahrelang beim kostenlosen Plan.
Worauf solltest du achten?
Toggl Track ist solide, aber nicht perfekt. Es gibt ein paar Dinge, die Benutzer frustrieren.
Das größte Problem: Synchronisationsprobleme. Einige Benutzer melden, dass Zeit, die sie auf ihrem Handy erfassen, nicht immer direkt auf dem Desktop erscheint, oder umgekehrt. Meistens löst sich das innerhalb weniger Minuten, aber wenn du schnell zwischen Geräten wechseln musst, kann es ärgerlich sein. Besonders bei schlechten Internetverbindungen siehst du das öfter.
Der Preis der bezahlten Pläne ist eine häufig gehörte Beschwerde. € 18 pro Benutzer pro Monat summiert sich schnell, wenn dein Team wächst. Für ein Team von zehn Personen zahlst du € 180 pro Monat, also € 2160 pro Jahr. Das ist eine seriöse Investition für ein Zeiterfassungs-Tool. Einige Wettbewerber bieten vergleichbare Funktionalität für weniger Geld.
Toggl hat keine eingebaute Rechnungsstellung. Du kannst zwar deine Stunden exportieren und abrechenbare Beträge berechnen, aber du musst immer noch selbst eine Rechnung in einem anderen Tool erstellen. Für diejenigen, die eine All-in-one-Lösung suchen, ist das ein Manko. Harvest beispielsweise hat native Rechnungsstellungsfunktionalität.
Die mobile App ist gut, aber nicht so leistungsfähig wie die Desktop-Version. Einige Reports sind nur im Web verfügbar, und das Bearbeiten alter Einträge ist auf dem Handy etwas umständlicher. Wenn du viel unterwegs arbeitest, stößt du auf diese Einschränkungen.
Kundenservice erhält gemischte Bewertungen. Einige Benutzer sind super zufrieden, andere beschweren sich über langsame Reaktionszeiten. Beim kostenlosen Plan hast du nur Zugang zu E-Mail-Support, was manchmal Tage dauern kann. Premium-Benutzer erhalten Priorität, aber auch dort hört man manchmal von langen Wartezeiten.
Aktuelle Updates haben bei einigen Benutzern Bugs und Instabilität verursacht. Timer, die nicht stoppen, Daten, die verschwinden, oder die App, die abstürzt. Das passiert nicht bei jedem, aber wenn du davon betroffen bist, ist es ärgerlich. Das Team löst das meistens schnell, aber es zeigt, dass die Software nicht immer gleich stabil ist.
Schließlich fehlen Toggl ein paar Features, die einige Benutzer erwarten: kein GPS-Tracking für Außendienst, keine Payroll-Integration und keine Genehmigungsworkflows für Zeiterfassung. Wenn du diese brauchst, musst du woanders schauen.
Was sagen andere?
Ich habe mir Bewertungen echter Benutzer und YouTube-Rezensionen angesehen, um ein vollständiges Bild zu bekommen.
Die meisten Nutzer sind positiv über die Benutzeroberfläche. Toggl fühlt sich modern und aufgeräumt an. Man versteht sofort, wie es funktioniert, ohne Anleitung. Diese Einfachheit ist genau das, wofür sich viele Menschen entscheiden.
Die Browser-Erweiterungen erhalten viel Lob. Man kann direkt aus dem Projektmanagement-Tool einen Timer starten. Das spart eine Menge Kontextwechsel und macht die Zeiterfassung viel natürlicher.
Der kostenlose Plan wird sehr geschätzt. In einer Welt, in der alles Geld kostet, ist es schön, dass man Toggl ernsthaft nutzen kann, ohne zu bezahlen. Viele Freelancer beginnen kostenlos und upgraden erst, wenn ihr Geschäft wächst.
Die Berichte werden als umfangreich und flexibel beschrieben. Man kann genau die Daten herausziehen, die man braucht, in dem Format, das man möchte. Für Menschen, die ihre Zeit nachweisen oder analysieren müssen, ist das entscheidend.
Aber es gibt auch Kritik. George Vlasyev hat eine YouTube-Review erstellt, in der er positiv über die Abrechnungsmöglichkeiten ist, es aber teuer für Teams findet. Er merkt an, dass die Kosten schnell steigen, wenn man mehr Nutzer hinzufügt.
Savage Reviews ist kritischer. In ihrem Video weisen sie auf fehlende Features wie GPS-Tracking und Payroll-Integration hin. Sie finden den Preis nicht im Verhältnis zu dem, was man bekommt, besonders im Vergleich zu Alternativen.
Asim Qureshi schätzt die Browser-Erweiterung in seiner Review, beschwert sich aber über langsame Ladezeiten und Bugs. Er findet den Preis zu hoch für das, was man dafür zurückbekommt.
Auf Bewertungsseiten sieht man ein Muster: Menschen, die den kostenlosen Plan nutzen, sind im Allgemeinen zufrieden. Menschen, die bezahlen, erwarten mehr und sind kritischer über das Preis-Leistungs-Verhältnis.
Die Synchronisationsprobleme kommen regelmäßig in Reviews vor. Es ist eindeutig ein Schmerzpunkt, den Toggl lösen muss, um die Nutzer zufrieden zu stellen.
Toggl Track Alternativen
Passt Toggl Track nicht ganz zu dem, was du suchst? Das sind die besten Alternativen:
- Clockify – Hat eine vergleichbare Oberfläche wie Toggl, erlaubt aber unbegrenzte Benutzer im kostenlosen Plan. Wähle Clockify, wenn du eine vollständig kostenlose Lösung für ein größeres Team ohne Benutzerlimit suchst. Der kostenpflichtige Plan ist auch günstiger als Toggl, aber die Oberfläche fühlt sich etwas weniger ausgefeilt an.
- Harvest – Konzentriert sich stärker auf den finanziellen Aspekt mit integrierter Rechnungsstellung und Spesenverwaltung. Wähle Harvest, wenn du Zeiterfassung direkt mit umfangreicher Rechnungsstellung und Spesenabrechnungen verknüpfen möchtest. Du kannst Rechnungen aus dem Tool selbst versenden, etwas, was Toggl nicht kann.
- Timely – Verwendet KI, um automatisch Zeit basierend auf deiner Aktivität zu erfassen, während Toggl manueller ist. Wähle Timely, wenn du das manuelle Starten und Stoppen von Timern durch Automatisierung eliminieren möchtest. Das Tool schaut, welche Apps und Dokumente du verwendest und erfasst automatisch Zeit.
Jede Alternative hat ihre eigenen Stärken. Clockify gewinnt beim Preis, Harvest bei den Abrechnungsmöglichkeiten und Timely bei der Automatisierung. Es hängt davon ab, was für dich am wichtigsten ist.
Häufig gestellte Fragen
Ist Toggl Track wirklich kostenlos?
Ja, der Free-Plan ist vollständig kostenlos für Teams bis zu fünf Nutzern und beinhaltet unbegrenzte Zeiterfassung, Projekte und Berichts-Exports. Es gibt kein Zeitlimit, man kann es für immer kostenlos weiter nutzen. Man vermisst zwar erweiterte Features wie abrechenbare Tarife und Projektbudgetierung, aber für die Basisnutzung ist es mehr als genug.
Funktioniert Toggl Track auch offline?
Ja, die Desktop- und mobilen Apps speichern deine Daten lokal und synchronisieren alles, sobald du wieder eine Verbindung zum Internet hast. Du kannst einfach Timer starten und stoppen ohne Internetverbindung. Praktisch, wenn du unterwegs bist oder an Orten mit schlechtem WLAN arbeitest.
Kann ich Rechnungen aus Toggl Track versenden?
Nein, Toggl Track selbst versendet keine Rechnungen, aber du kannst Daten exportieren oder mit Buchhaltungssoftware wie Xero oder QuickBooks integrieren. Du siehst zwar, wie viel du auf Basis deiner erfassten Stunden und Tarife abrechnen kannst, aber das tatsächliche Erstellen und Versenden von Rechnungen muss in einem anderen Tool erfolgen. Für manche Nutzer ist das ein Dealbreaker, für andere kein Problem, weil sie sowieso schon Buchhaltungssoftware verwenden.
Fazit
Toggl Track tut, was es verspricht: Zeiterfassung einfach machen. Die Benutzeroberfläche ist clean, die Funktionalität ist solide, und der kostenlose Plan ist großzügig genug für viele Nutzer.
Für Freelancer, die ihre Stunden erfassen möchten, und kleine Teams, die Einblick in ihre Zeit haben wollen, ist Toggl eine ausgezeichnete Wahl. Man ist innerhalb von fünf Minuten startklar und die Lernkurve ist praktisch null.
Aber Toggl ist nicht perfekt. Die Synchronisationsprobleme sind ärgerlich, der Preis der bezahlten Pläne ist auf der hohen Seite, und das Fehlen einer nativen Rechnungsstellung ist ein Manko. Wenn du eine All-in-One-Lösung suchst oder ein sehr großes Team hast, gibt es bessere Optionen.
Mein Rat: Beginne mit dem kostenlosen Plan. Teste, ob Toggl zu deinem Workflow passt. Upgrade nur, wenn du die zusätzlichen Features wirklich brauchst. Und vergleiche mit Alternativen wie Clockify oder Harvest, bevor du ein bezahltes Abonnement abschließt.
Toggl Track ist ein solides Zeiterfassungstool, das für viele Menschen gut funktioniert. Es ist kein Wundermittel, aber wenn du etwas suchst, das einfach funktioniert ohne Aufhebens, bist du hier richtig.