Du möchtest einfach ein übersichtliches System, um Projekte im Blick zu behalten. Nicht zu kompliziert, aber auch nicht zu simpel. Trello verspricht genau das: visuelle Boards, auf denen du Aufgaben von links nach rechts verschiebst. Ich habe das Tool ein paar Monate intensiv für verschiedene Projekte genutzt und kann dir genau sagen, worin es gut ist – und wo die Schwierigkeiten liegen.
Trello: das Unternehmen
Trello wurde 2011 von Fog Creek Software (jetzt Glitch) gegründet, das von Joel Spolsky und Michael Pryor ins Leben gerufen wurde. Die Idee war einfach: Projektmanagement muss visuell sein. Keine endlosen Listen, sondern Boards mit Karten, die man verschieben kann. Inspiriert von der Kanban-Methode aus der japanischen Automobilindustrie.
2017 wurde Trello von Atlassian für 425 Millionen Dollar übernommen. Das ist das Unternehmen hinter Jira und Confluence. Diese Übernahme hat Trello gutgetan – mehr Ressourcen, bessere Integrationen, aber zum Glück ohne die Einfachheit zu verlieren. Mittlerweile nutzen weltweit mehr als 50 Millionen Menschen das Tool.
Was macht Trello anders? Sie sind ihrer Kernidee treu geblieben. Während andere Tools immer mehr Funktionen hinzufügen, bis man den Überblick verliert, bleibt Trello bei seinen visuellen Boards. Einfach. Effektiv.
Für wen ist Trello eigentlich?
Trello ist perfekt für kleine Teams und Einzelpersonen, die visuell arbeiten. Denk an Content‑Creator, die ihren Veröffentlichungsplan im Blick behalten, Freelancer, die mehrere Kundenprojekte managen, oder Marketingteams, die Kampagnen planen. Das Tool glänzt bei Workflows, die man in Phasen aufteilen kann: zu erledigen, in Arbeit, erledigt.
Auch ideal, wenn du gerade erst mit Projektmanagement beginnst. Die Lernkurve ist unglaublich niedrig. Du verstehst das System in fünf Minuten. Keine umfangreichen Anleitungen nötig, kein verpflichtendes Onboarding. Du erstellst ein Board, fügst ein paar Karten hinzu und bist startklar.
Aber Trello ist nicht geeignet für komplexe Projekte mit vielen Abhängigkeiten. Entwickelst du Software mit dutzenden Aufgaben, die voneinander abhängen? Dann stößt du schnell an Grenzen. Auch für Teams, die umfangreiche Berichte benötigen, ist Trello zu eingeschränkt. Und wenn du native Zeiterfassung willst? Vergiss es.
Funktionen von Trello
Schauen wir uns an, was du bekommst. Trello dreht sich um ein paar Kernfunktionen, die überraschend leistungsstark sind, wenn du sie richtig einsetzt.
- Kanban‑Boards, Listen und Karten – Das ist die Grundlage. Du erstellst ein Board (zum Beispiel „Website Redesign“), fügst Listen hinzu („Ideen“, „In Arbeit“, „Review“, „Fertig“) und füllst sie mit Karten. Jede Karte ist eine Aufgabe. Ziehe sie von links nach rechts, je weiter sie fortschreitet. Es ist so visuell, dass du auf einen Blick siehst, wo alles steht.
- Advanced Checklists – Innerhalb einer Karte kannst du Checklisten erstellen. Praktisch für Aufgaben mit mehreren Schritten. Du siehst einen Fortschrittsbalken, der automatisch aktualisiert wird. Beispiel: eine Karte „Blogpost schreiben“ mit Checklistenpunkten wie „Recherche durchführen“, „Gliederung erstellen“, „Erste Version“, „Bilder hinzufügen“, „SEO‑Check“.
- Custom Fields – Füge Karten zusätzliche Informationen hinzu. Denk an Dropdown‑Menüs, Kontrollkästchen, Daten oder Zahlen. So kannst du zum Beispiel ein „Priorität“‑Feld hinzufügen (Niedrig/Mittel/Hoch) oder ein „Budget“‑Feld mit einem Betrag. Das macht Trello viel flexibler, als es auf den ersten Blick scheint.
- Butler-Automatisierung – Das ist heimlich das stärkste Feature. Butler automatisiert sich wiederholende Aufgaben. Ohne Code. Du kannst Regeln erstellen wie: „Wenn eine Karte in die Liste ‚Fertig‘ verschoben wird, füge automatisch ein grünes Label hinzu und sende eine Benachrichtigung an das Team.“ Oder: „Erstelle jeden Montag um 9:00 eine neue Karte in der Liste ‚Zu erledigen‘ mit dem Titel ‚Wochenplanung‘.“ Das spart wirklich viel manuelle Arbeit.
- Verschiedene Ansichten – Neben der Standard-Boardansicht bekommst du auch eine Zeitachsenansicht (eine Art Gantt-Diagramm), Tabellenansicht (im Spreadsheet-Stil), Kalenderansicht, Dashboard mit Diagrammen und Kartenansicht. Nicht alle Ansichten sind im Gratisplan verfügbar, aber sie bieten unterschiedliche Perspektiven auf deine Daten.
- Power-Ups (Integrationen) – Das sind Apps, die du zu deinem Board hinzufügen kannst. Denk an Slack, Google Drive, Salesforce, GitHub. Es gibt Hunderte davon. Im Gratisplan kannst du ein Power-Up pro Board verwenden, was ziemlich eingeschränkt ist. Bezahlte Pläne geben dir unbegrenzte Power-Ups.
Die Butler‑Automatisierung verdient wirklich besondere Aufmerksamkeit. Sie ist kein Gimmick. Du kannst Workflows aufbauen, die normalerweise manuell viel Zeit kosten. Stell dir vor: Dein Team arbeitet mit einer festen Struktur, bei der jeder neue Kunde die gleichen Phasen durchläuft. Erstelle ein Vorlagen‑Board, lass Butler automatisch Karten mit Checklisten erstellen, Deadlines zuweisen und Teammitglieder taggen. Es fühlt sich an, als hättest du einen persönlichen Assistenten.
Was ebenfalls gut funktioniert: die mobilen Apps. Sie sind nicht nur eine abgespeckte Version der Web-App, sondern wirklich gut nutzbar. Unterwegs kannst du schnell Karten hinzufügen, Kommentare posten oder den Status aktualisieren. Ideal, wenn du zwischen Meetings kurz prüfen willst, wie der Stand ist.
Trello Preis
Trello hat einen kostenlosen Plan, der ziemlich großzügig ist. Du bekommst unbegrenzte Karten und Mitglieder, aber maximal 10 Boards pro Workspace und 10 Mitarbeitende pro Workspace. Außerdem bist du auf 250 Automatisierungsbefehle pro Monat und 10 MB pro Dateianhang begrenzt. Für kleine Teams oder den persönlichen Gebrauch reicht das oft aus.
Dann gibt es die kostenpflichtigen Pläne. Standard kostet 6 $ pro Monat (oder 5 $ pro Monat bei jährlicher Zahlung, also 60 $ pro Jahr). Damit erhältst du unbegrenzte Boards, erweiterte Checklisten, benutzerdefinierte Felder und mehr Automatisierungsbefehle (1.000 pro Monat). Du bekommst außerdem unbegrenzte Power-Ups und größere Dateianhänge (250 MB).
Premium kostet 12,50 $ pro Monat (10 $ pro Monat bei jährlicher Zahlung, insgesamt 120 $ pro Jahr). Dieser Plan fügt zusätzliche Ansichten hinzu (Zeitachse, Kalender, Tabelle, Dashboard), noch mehr Automatisierung (unbegrenzt), Workspace-Vorlagen und priorisierten Support. Für Teams, die Trello intensiv nutzen, ist dies oft die beste Wahl.
Enterprise kostet 17,50 $ pro Monat bei jährlicher Zahlung (210 $ pro Jahr). Dieser Plan richtet sich an große Organisationen, die zusätzliche Sicherheit, Compliance‑Funktionen und dedizierten Support benötigen. Ehrlich gesagt für die meisten Nutzer überdimensioniert.
Alle kostenpflichtigen Pläne haben eine kostenlose Testphase von 14 Tagen. Keine Kreditkarte nötig, um zu starten, was angenehm ist.
Ist es den Preis wert? Das hängt von deiner Nutzung ab. Der kostenlose Plan ist für viele Situationen großzügig genug. Aber sobald du mit einem Team von mehr als 10 Personen arbeitest oder mehr als 10 Boards benötigst, musst du upgraden. Dann wird es schnell teurer als Alternativen wie ClickUp, die mehr Funktionen für weniger Geld bieten. Für ein Team von 5 Personen zahlst du 60 $ pro Monat für Premium (12 $ × 5). Das ist ziemlich happig.
Worauf solltest du achten?
Lassen wir uns ehrlich über die Einschränkungen sein. Trello verfügt über keine integrierte Zeiterfassung. Wenn du verfolgen möchtest, wie viel Zeit du für Aufgaben benötigst, musst du ein externes Power‑Up verwenden oder ein anderes Tool hinzuziehen. Für Freiberufler, die auf Stundenbasis abrechnen, ist das lästig.
Auch die Berichtsmöglichkeiten sind begrenzt. Du bekommst ein paar Basisdiagramme im Dashboard (nur Premium), aber erwarte keine ausführlichen Analysen. Möchtest du wissen, welches Teammitglied am produktivsten ist? Oder wie viele Aufgaben durchschnittlich in welcher Phase hängen bleiben? Dann musst du Daten exportieren und selbst analysieren.
Leistungsprobleme sind ein Thema bei großen Boards. Hast du ein Board mit Hunderten von Karten? Dann wird Scrollen und Suchen langsam. Trello ist einfach nicht für diese Größenordnung gebaut. Das Tool funktioniert am besten mit kleineren, übersichtlichen Boards.
Die kostenlose Version ist auf ein Power‑Up pro Board beschränkt. Das bedeutet, du musst dich entscheiden: Möchtest du die Google‑Drive‑Integration oder doch lieber die Slack‑Benachrichtigungen? Beides geht nicht ohne Upgrade. Ziemlich frustrierend, wenn du nur ein bisschen mehr Flexibilität brauchst.
Und dann gibt es noch das Automatisierungslimit im Gratis‑Plan: 250 Befehle pro Monat. Das klingt nach viel, aber wenn du Butler intensiv nutzt, bist du schneller am Limit, als du denkst. Jedes Mal, wenn eine Regel ausgeführt wird, zählt das als ein Befehl. Hast du 5 Regeln, die täglich laufen? Dann bist du nach 50 Tagen am Ende deiner Kapazität.
Noch ein kleiner Punkt: die Dateigrößen. 10 MB pro Anhang im kostenlosen Plan sind wenig. Lädtst du regelmäßig Videos, Design‑Dateien oder Präsentationen hoch? Dann stößt du schnell an die Grenze. Selbst im Standard‑Plan (250 MB) kannst du keine wirklich großen Dateien teilen.
Was sagen andere?
Die allgemeine Stimmung gegenüber Trello ist positiv. Die Menschen schätzen vor allem die intuitive Benutzeroberfläche und die geringe Lernkurve. Man hört oft: „Endlich ein Tool, das mein Team sofort versteht.“ Die visuellen Kanban‑Boards machen es einfach, alle auf eine Linie zu bringen.
Die Butler-Automatisierung erhält viel Lob. Nutzer sind überrascht, wie leistungsfähig sie ist, ohne dass man programmieren muss. Sie spart wirklich Zeit bei sich wiederholenden Aufgaben. Auch die Flexibilität wird geschätzt – man kann Trello für alles Mögliche einsetzen, von der Content-Planung bis zum Habit-Tracking.
Aber es gibt auch Kritik. Das Fehlen von Zeiterfassung und Berichterstattung wird oft als Dealbreaker genannt. Teams, die datengetrieben arbeiten, finden Trello zu eingeschränkt. Auch die Leistungsprobleme bei großen Boards sind eine häufige Beschwerde.
Der Preis ist ein Streitpunkt. Einige finden die kostenpflichtigen Pläne zu teuer für das, was man bekommt, besonders im Vergleich zu Alternativen, die mehr Funktionen bieten. Andere finden den Preis in Ordnung, weil sie vor allem Wert auf Einfachheit und Stabilität legen.
Auffällig in YouTube-Reviews: Viele Menschen nutzen Trello für spezifische Workflows, in denen es stark ist, und kombinieren es für den Rest mit anderen Tools. Es ist selten das einzige Tool in ihrem Stack.
Trello-Alternativen
Trello ist nicht für jeden. Hier sind die wichtigsten Alternativen:
- Asana – Besser für strukturiertes Aufgabenmanagement und Abhängigkeiten. Wähle dies, wenn du komplexere Projekte hast, die mehr Struktur erfordern als einfache Kanban-Boards. Asana ermöglicht es dir, Aufgaben miteinander zu verknüpfen und Deadlines automatisch anzupassen.
- Monday.com – Mehr Anpassungsmöglichkeiten und Datenvisualisierung. Wähle dies, wenn du umfassende Dashboards und Berichte für verschiedene Abteilungen benötigst. Monday ist leistungsstärker, aber auch komplexer.
- ClickUp – Viel mehr Funktionen in einer App und oft günstiger. Wähle dies, wenn du eine All-in-One-Lösung suchst, die Aufgaben, Dokumente und Ziele kombiniert. ClickUp hat eine steilere Lernkurve, bietet aber mehr für dein Geld.
Häufig gestellte Fragen
Ist Trello wirklich kostenlos?
Ja, der kostenlose Plan bleibt kostenlos. Für immer. Du bekommst unbegrenzte Karten und Mitglieder, aber maximal 10 Boards und 10 Mitarbeiter pro Workspace. Außerdem bist du auf 250 Automatisierungsbefehle pro Monat und kleinere Dateianhänge beschränkt. Für viele Nutzer reicht das zum Start völlig aus.
Was passiert, wenn ich das Limit von 10 Mitgliedern im Gratisplan überschreite?
Dann werden deine Boards in diesem Workspace automatisch auf „Nur-Lesen“ gesetzt. Niemand kann mehr Karten bearbeiten oder hinzufügen, bis du die Anzahl der Mitarbeiter wieder auf 10 reduzierst oder auf einen kostenpflichtigen Plan upgratest. Ziemlich streng, aber Trello warnt dich vorher.
Kann ich Trello offline verwenden?
Nein, nicht wirklich. Trello benötigt eine Internetverbindung, um zu synchronisieren. Die mobilen Apps haben zwar eingeschränkte Offline-Funktionalität – du kannst Karten ansehen, die du zuvor geöffnet hast, aber nichts bearbeiten. Sobald du wieder online bist, wird alles automatisch synchronisiert.
Fazit
Trello macht eine Sache wirklich gut: visuelles Projektmanagement für Teams, die Einfachheit schätzen. Das Tool ist intuitiv, schnell zu erlernen und flexibel genug für unterschiedliche Workflows. Die Butler‑Automatisierung ist überraschend leistungsfähig und die kostenlose Version ist für viele Nutzer großzügig genug.
Aber es ist keine All‑in‑One‑Lösung. Fehlen dir Zeiterfassung, umfangreiche Berichte oder natives Dokumentenmanagement? Dann musst du zusätzliche Tools einsetzen oder eine Alternative in Betracht ziehen. Auch der Preis der kostenpflichtigen Pläne ist im Vergleich zur Konkurrenz eher hoch.
Mein Rat: Nutze den kostenlosen Plan, um zu testen, ob Trello zu deinem Workflow passt. Für kleine Teams, Freiberufler und visuelle Denker ist es oft perfekt. Für große Organisationen mit komplexen Projekten gibt es bessere Optionen. Ich selbst verwende Trello immer noch für persönliche Projekte und kleinere Kunden – dort, wo Einfachheit wichtiger ist als fortgeschrittene Funktionen. Und genau dafür wurde Trello entwickelt.
