Dein Kopf ist voller Ideen, Aufgaben und Projekte. Du versuchst, alles in Notiz-Apps, Tabellen und Post-its festzuhalten, aber nichts fühlt sich natürlich an. Workflowy verfolgt einen anderen Ansatz: eine endlose Liste, in der du unendlich tief verschachteln, zoomen und dich auf das konzentrieren kannst, was gerade wichtig ist.
Wer steckt hinter Workflowy?
Workflowy wurde 2010 von Jesse Patel und Mike Turitzin in San Francisco gegründet. Jesse arbeitete damals bei einer Non-Profit-Organisation und war völlig überwältigt von der Arbeitsmenge. Bestehende Tools fühlten sich zu starr an und passten nicht zu seiner Denkweise. Er wollte etwas Flexibles, etwas, das sich seinen Gedankengängen anpasste. Gemeinsam mit Mike entwickelte er Workflowy: ein Tool, das so organisiert, wie du denkst, nicht wie ein Softwareunternehmen glaubt, dass du organisieren solltest.
Das Duo durchlief Y Combinator im Sommer-Batch 2010, was ihnen half, die Grundlage für das zu schaffen, was heute WorkFlowy Inc. (auch FunRoutine Inc. genannt) ist. Sie erhielten Seed-Finanzierung über Y Combinator, New Ground Ventures und Precursor Ventures, wobei die genauen Beträge nie veröffentlicht wurden. Was jedoch bekannt ist: Das Tool zog schnell eine kultähnliche Anhängerschaft an. Selbst Gründer von Unternehmen wie Slack und Twitter nutzen Workflowy, und Google-Veteran Matt Cutts ist ein ausgesprochener Fan.
Heute hat Workflowy mehr als eine Million Nutzer weltweit. Das Unternehmen wurde nie übernommen und bleibt seiner ursprünglichen Vision treu: Einfachheit über alles. Während andere Tools immer mehr Funktionen hinzufügen, hält Workflowy an dem fest, was es schon immer getan hat – und das schätzen die Nutzer enorm.
Für wen ist Workflowy geeignet?
Workflowy ist ideal für Autoren, die ihre Gedanken strukturieren möchten, bevor sie mit dem Schreiben beginnen. Auch Projektmanager, die schnell einen Überblick ohne komplexe Software wollen, finden hier das Richtige. Listenmacher und Forscher, die Informationen hierarchisch ordnen möchten, sind hier genau richtig. Eigentlich jeder, der in Ebenen und Zusammenhängen denkt statt in einzelnen Notizen.
Aber Workflowy ist nicht für jeden geeignet. Teams, die komplexe Datenbanken mit Beziehungen und Filtern benötigen, sollten sich besser anderswo umsehen. Auch Nutzer, die umfangreiche Textformatierung, Design-Optionen oder eingebettete Medien erwarten, werden enttäuscht. Workflowy ist Text, Struktur und Fokus – nicht mehr, nicht weniger.
Was kann Workflowy alles?
Die kostenlose Version bietet die Kernfunktionalität: unendliche Verschachtelung, Zoom, Tags und grundlegende Zusammenarbeitsmöglichkeiten. Für automatische Dropbox-Backups und unbegrenzte neue Einträge pro Monat benötigst du einen kostenpflichtigen Plan. Hier sind die wichtigsten Funktionen:
- Unendliche Verschachtelung: Du kannst Unterlisten in Unterlisten erstellen, so tief wie du möchtest. Ein Projektplan wird zu einem Haupteintrag mit Phasen, Aufgaben, Unteraufgaben und Notizen – alles übersichtlich eingeklappt, bis du es brauchst.
- Zoom-Funktion (Hoisting): Klicke auf einen Eintrag und er füllt deinen gesamten Bildschirm. Alle Ablenkung verschwindet. Du konzentrierst dich auf diesen einen Teil, als wäre es deine einzige Liste. Zoome heraus und du siehst wieder das große Ganze.
- Mirror Nodes: Erstelle Live-Kopien von Einträgen, die an mehreren Stellen erscheinen. Änderst du das Original, aktualisiert sich der Mirror automatisch. Praktisch, wenn eine Aufgabe zu mehreren Projekten gehört.
- Kanban-Board-Ansicht: Verwandle deine Liste in ein visuelles Board mit Spalten. Perfekt für alle, die Aufgaben lieber ziehen als abhaken.
- Tagging mit Hashtags und Mentions: Tagge Einträge mit #projektname oder @person, um sie später wiederzufinden. Die Suchfunktion ist blitzschnell und findet alles innerhalb von Millisekunden.
- Zusammenarbeiten und Teilen: Teile Listen mit anderen, gib ihnen Lese- oder Schreibzugriff. Änderungen synchronisieren sich in Echtzeit, sodass du sofort siehst, was andere hinzufügen.
Workflowy funktioniert im Web, auf iOS, Android, Windows, macOS und Linux. Die Desktop- und mobilen Apps funktionieren offline und synchronisieren sich, sobald du wieder online bist. Tastenkombinationen machen es noch schneller: Du kannst ganze Listen reorganisieren, ohne deine Maus zu berühren.
Was kostet Workflowy?
Workflowy hat einen kostenlosen Basic-Plan, mit dem du 100 neue Einträge pro Monat erstellen kannst. Die Dateigröße ist auf 100MB begrenzt und du erhältst keine automatischen Dropbox-Backups. Für viele Nutzer reicht dies aus, um zu starten und das Tool kennenzulernen.
Möchtest du unbegrenzte Einträge und Backups? Dann kostet Workflowy Pro 4,99 Dollar pro Monat bei monatlicher Zahlung. Entscheidest du dich für ein Jahresabonnement, zahlst du 49 Dollar pro Jahr, was 4,08 Dollar pro Monat entspricht. Neue Nutzer erhalten 7 Tage, um die Pro-Version kostenlos zu testen.
Es gibt keinen Lifetime-Deal oder Team-Tarif mit Sonderpreisen. Die Preisgestaltung ist einfach und transparent, genau wie das Tool selbst.
Worauf sollte man achten?
Die kostenlose Version hat ein Limit von 100 neuen Einträgen pro Monat. Für aktive Nutzer ist das schnell erreicht, was bedeutet, dass du ziemlich bald upgraden musst, wenn du Workflowy ernsthaft nutzen möchtest. Das fühlt sich für manche wie eine zu knappe Testphase an.
Workflowy hat keinen nativen Kalender oder Erinnerungen. Du kannst zwar Daten taggen, aber du erhältst keine Benachrichtigung oder Kalender-Integration. Für diejenigen, die Aufgaben mit Deadlines verknüpfen möchten, ist dies ein Manko. Auch Datenbanken und Tabellen fehlen vollständig – dies ist ein reiner Outliner, kein Alles-in-einem-Workspace wie Notion.
Die mobile App ist weniger leistungsfähig als die Desktop-Version. Einige Tastenkombinationen funktionieren nicht und es fühlt sich weniger flüssig an. Nutzer beklagen auch, dass die Entwicklung langsam vorangeht – neue Features lassen manchmal Jahre auf sich warten. Und da Workflowy nur cloud-basiert ist, hast du keine lokale Speicherung oder vollständige Kontrolle über deine Daten.
Workflowy Alternativen
Workflowy ist nicht der einzige Outliner auf dem Markt. Hier sind drei Alternativen, die du in Betracht ziehen kannst:
- Dynalist: Wählen Sie dies, wenn Ihnen Markdown-Unterstützung und eine Ordnerstruktur wichtig sind. Dynalist bietet mehr Formatierungsoptionen als Workflowy, fühlt sich dadurch aber auch weniger minimalistisch an.
- Notion: Entscheiden Sie sich hierfür, wenn Sie einen Alles-in-einem-Arbeitsbereich mit Datenbanken, Wikis und eingebetteten Medien suchen. Notion ist viel komplexer und leistungsfähiger, aber auch überwältigender als reiner Text und Listen.
- Obsidian: Wählen Sie dies, wenn Sie vollständige Kontrolle über Ihre Daten möchten und offline arbeiten wollen. Obsidian speichert alles lokal und arbeitet mit Plugins, vermisst aber die Cloud-Synchronisation und Einfachheit von Workflowy.
Häufig gestellte Fragen
Hier sind Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zu Workflowy:
Funktioniert Workflowy offline?
Ja, die Desktop- und mobilen Apps funktionieren offline. Sobald du wieder Verbindung hast, synchronisiert sich alles automatisch. Du kannst also einfach im Zug oder an Orten ohne Internet weiterarbeiten.
Kann ich meine Daten exportieren?
Ja, du kannst Listen als einfachen Text, formatierten Text oder im OPML-Format exportieren. So bist du nie an das Tool gebunden und kannst jederzeit zu etwas anderem wechseln, falls nötig.
Gibt es eine Grenze, wie tief ich verschachteln kann?
Nein, die Struktur ist unendlich tief verschachtelbar. Das ist es, was Workflowy im Vergleich zu Standard-To-do-Apps, die oft nur wenige Ebenen erlauben, einzigartig macht.
Fazit
Workflowy ist eine ausgezeichnete Wahl, wenn du Minimalismus und Struktur über Schnickschnack schätzt. Es ist schnell, zuverlässig und hilft dir, dich ohne Ablenkung zu konzentrieren. Für Autoren, Projektmanager und alle, die in Hierarchien denken, ist dies ein starkes Tool. Aber wenn du Datenbanken, Kalender oder umfangreiche Formatierung benötigst, dann ist Workflowy zu eingeschränkt. Die kostenlose Version gibt dir einen guten Eindruck, aber für den ernsthaften Einsatz musst du ziemlich bald auf Pro upgraden.
