Empiezas con una simple lista en Excel. Unas semanas después te encuentras lidiando con filas interminables, referencias sin sentido y la sensación de que tu hoja de cálculo puede explotar en cualquier momento. ¿Te suena? Entonces es hora de conocer Airtable.
Airtable no es una hoja de cálculo normal. Tampoco es una base de datos tradicional. Está en algún punto intermedio: la familiaridad de Excel, pero con el poder de una base de datos de verdad. Y eso lo hace perfecto para cualquiera que quiera más de lo que Google Sheets puede ofrecer, pero no quiera convertirse en un experto en bases de datos.
Airtable: la empresa
Airtable fue fundada en 2012 por Howie Liu, Andrew Ofstad y Emmett Nicholas. La sede central está en San Francisco, y la empresa cuenta ya con más de 300.000 organizaciones como clientes. Desde pequeñas startups hasta grandes empresas como Netflix, Shopify y Time Magazine.
¿La misión? Hacer el software accesible para todos. No hace falta ser programador para crear herramientas potentes. Ese principio low-code atrae a muchas personas que están hartas de sistemas rígidos o de software a medida caro.
En 2021 Airtable recaudó nada menos que 735 millones de dólares, con una valoración de 11 mil millones de dólares. Ese dinero lo utilizan principalmente para desarrollar nuevas funciones, como integraciones de IA y mejor automatización. La herramienta crece rápidamente, y eso se nota en las actualizaciones que aparecen regularmente.
¿Para quién es Airtable?
Airtable tiene un uso muy amplio. Eso hace difícil decir exactamente para quién es, pero estos grupos son los que más provecho le sacan:
- Gestores de proyectos que quieren hacer seguimiento de sus proyectos sin ahogarse en software complejo
- Equipos de marketing que quieren gestionar calendarios de contenidos, campañas y recursos en un solo lugar
- Departamentos de RR.HH. para pipelines de reclutamiento, incorporación y gestión de personal
- Organizadores de eventos que quieren agilizar listas de invitados, presupuestos y planificación
- Equipos de producto para roadmaps, solicitudes de funciones y seguimiento de errores
- Freelancers y pequeñas empresas que quieren CRM, facturación y gestión de proyectos en un solo sistema
En realidad Airtable es para cualquiera que tenga datos demasiado complejos para una hoja de cálculo, pero no lo suficientemente complejos para un sistema totalmente personalizado. Quieres flexibilidad sin barreras técnicas.
¿Qué puede hacer Airtable?
Airtable está repleto de funciones que no encontrarás en una hoja de cálculo normal. Estas son las más importantes:
- Bases de datos relacionales – Vincula tablas entre sí como en una base de datos real. Piensa en clientes vinculados a proyectos, o productos a pedidos. Esto evita datos duplicados y mantiene todo ordenado.
- Diferentes vistas – Visualiza los mismos datos como Grid (hoja de cálculo), Kanban (como Trello), Calendar, Gantt, Gallery o Timeline. Cada vista tiene filtros y ordenaciones que configuras tú mismo.
- Interface Designer – Construye dashboards y aplicaciones personalizadas sin código. Perfecto para clientes o miembros del equipo que solo necesitan ver o introducir ciertos datos.
- Automatizaciones – Configura activadores como «cuando el estado cambie a Done, enviar un email» o «añadir automáticamente un registro a otra tabla». Esto ahorra un trabajo manual interminable.
- Formularios – Crea formularios que añadan datos directamente a tu base. Útil para captaciones, inscripciones o feedback.
- Sync Integrations – Sincroniza datos con herramientas como Google Calendar, Slack, Salesforce o Jira. Así todo se mantiene actualizado sin copiar manualmente.
- Extensions – Añade funcionalidad extra como gráficos, códigos QR, diseñadores de páginas o conexiones a API externas. Hay decenas disponibles.
- Funciones de IA – Genera contenido, analiza datos o crea fórmulas con IA. Nuevo en 2024 y funciona sorprendentemente bien para tareas sencillas.
- Colaboración – Trabaja en tiempo real con tu equipo. Deja comentarios, menciona a compañeros y ve quién modifica qué.
- Control de versiones – Consulta el historial de tu base y recupera versiones antiguas si algo sale mal.
Lo bonito es que puedes empezar poco a poco. Comienza con una tabla simple y amplíala a medida que necesites más. No tienes que entenderlo todo de inmediato.
¿Cuánto cuesta Airtable?
Airtable tiene un plan gratuito y tres opciones de pago. Los precios son por usuario al mes.
Free – Gratis para siempre
Obtienes bases ilimitadas, pero con límites: máximo 1.000 registros por base, 1 GB de archivos adjuntos por base, 100 ejecuciones de automatización al mes y máximo 5 editores. Para proyectos pequeños o para probar está muy bien.
Team – € 20 al mes (anual) o € 24 al mes (mensual)
Aquí obtienes 50.000 registros por base, 20 GB de archivos adjuntos por base, 25.000 ejecuciones de automatización al mes y 3 años de historial de versiones. También obtienes acceso a las vistas Gantt y Timeline. Este es el plan para equipos en crecimiento.
Business – € 45 al mes (anual) o € 54 al mes (mensual)
Para organizaciones más grandes. Obtienes 125.000 registros por base, 100 GB de adjuntos, 100.000 ejecuciones de automatización e historial de versiones ilimitado. Además de paneles de administración, SAML SSO y extensiones adicionales.
Enterprise Scale – Bajo consulta
Para organizaciones muy grandes con seguridad adicional, soporte y todo ilimitado. El precio depende de tu situación.
Puedes probar todos los planes de pago gratis durante 14 días. Después solo pagas si decides continuar. Atención: si superas el plan gratuito, no podrás añadir nuevos registros hasta que actualices o elimines registros antiguos.
Los precios están en dólares, por lo que los tipos de cambio pueden fluctuar. Para los usuarios españoles eso significa a veces pequeñas diferencias en lo que finalmente pagas.
¿En qué hay que fijarse?
Airtable es potente, pero no perfecto. Estos son los principales puntos críticos que mencionan los usuarios:
El precio se dispara rápidamente. El plan gratuito es generoso, pero en cuanto tu equipo crece o necesitas más registros, ya estás pagando fácilmente cientos de euros al mes. No hay una capa intermedia económica entre gratis y € 20 por persona. Para equipos pequeños eso puede ser un factor decisivo.
La curva de aprendizaje es más pronunciada de lo que piensas. Sí, Airtable parece una hoja de cálculo. Pero en cuanto empiezas a usar campos relacionales, fórmulas y automatizaciones, realmente necesitas tomarte tiempo para entenderlo. Para equipos no técnicos esto puede ser frustrante.
La app móvil es mediocre. Muchos usuarios se quejan de que las apps de iOS y Android son lentas, se cuelgan a menudo y les faltan funciones. Para tareas simples como añadir un registro está bien, pero las operaciones complejas es mejor hacerlas en el ordenador.
Los informes y dashboards son limitados. ¿Quieres gráficos o análisis avanzados? Entonces tienes que añadir herramientas externas como Tableau o Google Data Studio. Los gráficos integrados son básicos y no muy personalizables.
No hay modo sin conexión. Sin internet no puedes hacer nada. Eso es molesto si estás de viaje o trabajas en lugares con mala conexión.
Las automatizaciones son limitadas. Incluso en el plan Business estás limitado a 100.000 ejecuciones al mes. Para equipos grandes que automatizan mucho eso puede ser insuficiente. Entonces tienes que recurrir a herramientas externas como Zapier o Make, lo que cuesta extra.
A pesar de estos puntos, muchos usuarios siguen entusiasmados. La flexibilidad y potencia a menudo compensan las desventajas. Pero no te lances a ciegas: prueba el plan gratuito a fondo antes de invertir.
¿Qué opinan los demás?
La opinión general sobre Airtable es positiva. Los usuarios valoran especialmente la flexibilidad y potencia de la plataforma. En sitios de reseñas como G2 y Capterra, Airtable obtiene una media de 4,6 de 5 estrellas.
Lo que la gente encuentra genial:
- La combinación de interfaz de hoja de cálculo con potencia de base de datos
- Lo fácil que es empezar, incluso sin conocimientos técnicos
- La enorme cantidad de plantillas para casi cualquier caso de uso
- Integraciones con herramientas como Slack, Google Drive y Zapier
- La comunidad y el soporte, incluyendo documentación extensa
Lo que la gente encuentra irritante:
- El precio, especialmente para equipos más grandes
- La app móvil que se cuelga o va lenta con regularidad
- La falta de informes avanzados
- La curva de aprendizaje para funciones más complejas
En YouTube hay innumerables tutoriales y reseñas. Canales como Productive Dude, Gareth Pronovost y Dan Leeman han creado guías extensas para 2025. Muchos reviewers enfatizan que debes dejar atrás la «mentalidad de hoja de cálculo» para usar Airtable de forma óptima. No es un sustituto de Excel, sino una herramienta de base de datos que parece una hoja de cálculo.
Un consejo muy repetido: empieza simple. Crea primero una tabla, aprende lo básico y luego amplíalo. Demasiadas personas intentan construir inmediatamente un sistema complejo y se frustran.
Alternativas a Airtable
¿Airtable no encaja del todo con lo que buscas? Estas son las mejores alternativas:
- Notion – Elige esto si quieres un espacio de trabajo todo en uno para notas, documentos y bases de datos. Notion es más barato y fácil para equipos que quieren principalmente documentar. Pero las funciones de base de datos son menos avanzadas que Airtable.
- Monday.com – Elige esto si quieres específicamente gestión de proyectos con flujos de trabajo listos para usar, dependencias de tareas y planificación de recursos. Monday es más visual y está más orientado a proyectos, mientras que Airtable es más flexible para casos de uso personalizados.
- Smartsheet – Elige esto si prefieres una interfaz clásica de hoja de cálculo pero necesitas funciones empresariales. Smartsheet se parece más a Excel que Airtable, pero también tiene automatización y colaboración.
- ClickUp – Elige esto si quieres una plataforma completa de gestión de proyectos con tareas, documentos, registro de tiempo y objetivos. ClickUp es más amplio que Airtable, pero menos potente en funcionalidad de base de datos.
- Coda – Elige esto si quieres combinar documentos y bases de datos en una plataforma flexible. Coda es comparable a Notion pero con fórmulas y automatización más potentes, más cerca de Airtable.
Cada alternativa tiene sus puntos fuertes. Depende de cuál sea tu prioridad: flexibilidad, precio, facilidad de uso o funciones específicas.
Preguntas frecuentes
¿Es Airtable gratuito?
Sí, Airtable tiene un plan gratuito que permanece disponible para siempre. Puedes crear bases ilimitadas, pero tienes límites: máximo 1.000 registros por base, 1 GB de adjuntos por base, 100 ejecuciones de automatización al mes y máximo 5 editores. Para proyectos pequeños o para conocer la herramienta está muy bien.
¿Qué ocurre si supero los límites del plan gratuito?
Si alcanzas el límite de 1.000 registros, no podrás añadir nuevos registros hasta que elimines registros antiguos o actualices a un plan de pago. No perderás ningún dato, pero no podrás seguir trabajando. Lo mismo se aplica a los demás límites como archivos adjuntos o ejecuciones de automatización.
¿Tiene Airtable una aplicación de escritorio?
Sí, hay aplicaciones de escritorio oficiales para macOS y Windows. Funcionan igual que la versión web pero se sienten un poco más rápidas. Para Linux no hay aplicación oficial, pero la versión web funciona excelentemente en cualquier navegador moderno.
¿Puedo usar Airtable sin conexión?
No, Airtable solo funciona con conexión a internet. No hay modo sin conexión, así que sin internet no puedes acceder a tus datos. Esta es una queja frecuente de usuarios que trabajan sobre la marcha.
¿Es Airtable adecuado para equipos grandes?
Sí, pero entonces necesitas el plan Business o Enterprise. Los equipos grandes necesitan más registros, automatizaciones y usuarios de los que ofrecen el plan gratuito o Team. Los costes aumentan rápidamente, así que calcula bien lo que necesitas.
¿Puedo integrar Airtable con otras herramientas?
Por supuesto. Airtable tiene integraciones nativas con herramientas populares como Slack, Google Calendar, Gmail, Salesforce y Jira. Para otras herramientas puedes usar Zapier, Make o la API de Airtable. Hay miles de posibilidades.
¿Qué tan seguros están mis datos en Airtable?
Airtable se toma la seguridad en serio. Utilizan encriptación, tienen certificación SOC 2 Type II y ofrecen en planes superiores SAML SSO y registros de auditoría. Para la mayoría de empresas esto es suficiente, pero comprueba siempre si cumple con tus requisitos específicos de conformidad.
Conclusión
Airtable es una de las herramientas low-code más potentes que existen. Combina la accesibilidad de una hoja de cálculo con las capacidades de una base de datos, y eso lo hace perfecto para equipos que quieren más que Excel pero no tienen desarrolladores en plantilla.
La flexibilidad es inigualable. Ya sea que construyas un CRM, gestiones un calendario de contenidos o configures un pipeline de reclutamiento: Airtable se adapta a tu flujo de trabajo, no al revés. Y con las nuevas funciones de IA y la automatización mejorada, solo se vuelve más potente.
Pero no es para todo el mundo. El precio puede aumentar considerablemente si tu equipo crece. La aplicación móvil es decepcionante. Y la curva de aprendizaje es real, especialmente si quieres usar funciones avanzadas. Si necesitas una simple hoja de cálculo, Google Sheets es más barato y más fácil.
Mi consejo: prueba a fondo el plan gratuito. Construye un caso de uso real, no solo un proyecto de prueba. Mira si encaja con cómo trabaja tu equipo. Y calcula bien lo que cuesta si escalas. Para muchos equipos Airtable vale más que el dinero, pero solo si realmente usas su potencia.
Si estás dispuesto a tomarte el tiempo para aprenderlo, obtienes una herramienta que puede crecer con tu organización durante años. Y eso es precisamente en lo que Airtable es bueno.
