Ya lo conoces: envías un correo con tres posibles horarios, la otra persona responde con otras dos propuestas, y antes de que te des cuenta ha pasado una semana y todavía no tienes una cita confirmada. Ese intercambio de correos cuesta una cantidad ridícula de tiempo. Calendly resuelve esto permitiéndote compartir tu agenda y que la gente elija un momento que funcione para todos.
Calendly: la empresa
Calendly fue fundada en 2013 por Tope Awotona, que estaba harto de tener que programar citas constantemente mediante interminables intercambios de correos. Construyó una herramienta que funciona de forma simple: tú indicas cuándo estás disponible, envías un enlace y la otra persona elige un horario. Listo.
Actualmente, millones de personas en todo el mundo utilizan Calendly, desde autónomos hasta grandes empresas. La empresa está en Atlanta y se ha centrado completamente en una cosa: hacer que programar citas sea lo más fácil posible. Sin funciones innecesarias, simplemente una herramienta que hace lo que tiene que hacer.
La herramienta se integra con todas las grandes agendas como Google Calendar, Outlook y Office 365. También puedes vincularla con herramientas de vídeo como Zoom y Google Meet, para que se cree automáticamente un enlace de reunión. Calendly se ha convertido en una de las herramientas de programación más utilizadas del mundo.
¿Para quién es Calendly?
Calendly es ideal para todos los que hacen citas regularmente con personas fuera de su propia empresa. Piensa en:
- Autónomos y consultores que planifican entrevistas iniciales o reuniones con clientes
- Reclutadores que programan entrevistas de trabajo con candidatos
- Equipos de ventas que dan demos a clientes potenciales
- Coaches y terapeutas que organizan sesiones con clientes
- Profesores que quieren ofrecer horas de consulta sin complicaciones
En realidad, Calendly es para todos los que no quieren pasarse todo el día enviando correos sobre cuándo alguien tiene tiempo. Si programas más de un par de citas por semana con personas externas, esta herramienta realmente te ahorra horas al mes.
La herramienta funciona menos bien si principalmente tienes reuniones internas con compañeros. Para eso normalmente tienes suficiente con las funciones de programación estándar de Google Calendar u Outlook. Calendly está realmente diseñado para citas externas donde la otra persona no tiene acceso a tu agenda.
¿Qué puede hacer Calendly?
Calendly está repleto de funciones que facilitan la programación de citas. Estas son las más importantes:
- Integraciones de calendario – Vincula tu Google Calendar, Outlook, Office 365 o iCloud y Calendly comprueba automáticamente cuándo estás libre. Así evitas reservas dobles.
- Citas 1 a 1 ilimitadas – Incluso en el plan gratuito puedes dejar que reserven citas ilimitadas, solo estás limitado a un tipo de cita (por ejemplo solo entrevistas iniciales de 30 minutos).
- Correos de confirmación automáticos – En cuanto alguien reserva una cita, ambos recibís automáticamente una confirmación con invitación de calendario. Ya no tienes que enviar nada manualmente.
- Meeting Polls – ¿Quieres encontrar un momento con varias personas? Puedes crear una encuesta donde todos indican cuándo pueden, y tú eliges el momento que funciona para la mayoría.
- Integraciones de videoconferencia – Calendly crea automáticamente un enlace de Zoom, Google Meet o Microsoft Teams y lo añade a la cita. Muy práctico para reuniones online.
- Inserción en sitio web – Puedes poner tu página de reservas de Calendly directamente en tu propio sitio web, para que los visitantes puedan reservar una cita inmediatamente sin ir a otra página.
- Márgenes y pausas – Configura que quieres al menos 15 minutos de pausa entre citas, o que las personas no puedan reservar una cita en menos de 24 horas. Así mantienes el control de tu agenda.
- Zonas horarias – ¿Trabajas internacionalmente? Calendly detecta automáticamente la zona horaria de la otra persona y evita confusiones sobre cuándo es exactamente la reunión.
- Pagos – En los planes de pago puedes conectar Stripe o PayPal, para que las personas paguen directamente cuando reservan una cita. Útil para coaches o consultores que quieren cobrar por adelantado.
- Workflows – Envía automáticamente recordatorios, correos de seguimiento o cuestionarios después de una cita. Esto ahorra trabajo manual.
La interfaz es súper fácil. Creas un tipo de evento (por ejemplo, «Entrevista inicial de 30 minutos»), indicas cuándo estás disponible y compartes el enlace. No es más que eso. Las personas que quieren hacer una cita ven inmediatamente qué horarios están libres y pueden reservar uno.
¿Cuánto cuesta Calendly?
Calendly tiene un plan gratuito y dos opciones de pago. Los precios son por usuario al mes.
Plan Free
El plan gratuito es bastante utilizable, pero limitado. Solo puedes conectar un calendario y ofrecer un tipo de cita. También aparece la marca Calendly en tu página de reservas y te faltan funciones como flujos de trabajo y pagos. Para personas que programan citas de vez en cuando está bien, pero en cuanto quieras usarlo seriamente para el negocio te encontrarás rápidamente con las limitaciones.
Plan Standard
Cuesta 10 € al mes con pago anual (o 12 € al mes si pagas mensualmente). Con esto puedes crear tipos de eventos ilimitados, conectar hasta 6 calendarios, personalizar tu marca y configurar flujos de trabajo automáticos. También obtienes acceso a integraciones de pago. Para la mayoría de autónomos y pequeñas empresas esta es la mejor opción.
Plan Teams
Cuesta 16 € al mes con pago anual (o 20 € mensualmente). Esto es especialmente interesante si trabajas con varias personas y quieres crear páginas de reserva conjuntas. También obtienes programación round-robin (las citas se distribuyen automáticamente entre los miembros del equipo) e integración con Salesforce. Para equipos más grandes o departamentos de ventas.
También hay un plan Enterprise para grandes organizaciones, pero para ello debes ponerte en contacto para solicitar un presupuesto. Todos los planes de pago tienen un período de prueba gratuito de 14 días, así que puedes probar primero si merece la pena la actualización.
Sinceramente, mucha gente encuentra que el salto de gratis a 10 € al mes es bastante grande para lo que obtienes a cambio. Especialmente si solo lo usas para ti. Pero si planificas muchas citas, recuperas esos 10 € fácilmente en ahorro de tiempo.
¿En qué debes fijarte?
Calendly funciona en general bien, pero hay algunas cosas con las que los usuarios se topan:
El plan gratuito es realmente muy limitado. Solo puedes ofrecer un tipo de cita, así que si quieres ofrecer tanto entrevistas iniciales de 30 minutos como consultas extensas de una hora, ya tienes que actualizar. Además solo puedes conectar un calendario, lo que es complicado si usas varios calendarios para evitar reservas dobles.
La sincronización de Apple Calendar e iCloud no siempre funciona igual de bien en los planes más económicos. Mucha gente comenta que para esto necesitan realmente el plan más caro, mientras que Google Calendar y Outlook funcionan perfectamente en todos los planes. Si eres usuario de Apple, es algo a tener en cuenta.
Las reservas de spam pueden ser un problema si tu enlace se comparte públicamente. Algunos usuarios reciben citas falsas o spam en su agenda porque cualquiera con el enlace puede hacer una cita. Puedes resolver esto en parte añadiendo una pregunta de confirmación o exigiendo que la gente rellene primero un formulario, pero no es completamente infalible.
Los precios han subido en los últimos años y funciones que antes estaban en planes más económicos, a veces se han trasladado a planes más caros. Eso a los usuarios existentes naturalmente no les gusta. También hay costes adicionales para ciertas integraciones o complementos, lo que puede hacerlo más caro de lo que pensabas inicialmente.
El servicio de atención al cliente responde lentamente según algunos usuarios, especialmente si tienes el plan gratuito o económico. Cuando hay problemas no siempre puedes obtener ayuda rápidamente, lo que es molesto si tienes que planificar una cita importante.
Por último: la herramienta funciona mejor para citas estándar. Si tienes necesidades de planificación muy específicas (por ejemplo disponibilidad que varía según el día, o reglas complejas sobre quién puede reservar cuándo), a veces te topas con las limitaciones.
¿Qué opinan los demás?
La mayoría de la gente está contenta con Calendly. El mayor punto positivo que aparece constantemente: enorme ahorro de tiempo. Gente que antes perdía horas a la semana planificando citas, ahora están listos en unos pocos clics. Solo eso ya hace que para muchos usuarios merezca la pena.
También se elogia a menudo la facilidad de uso. Tanto quien usa la herramienta como la persona que reserva una cita, les resulta agradable trabajar con ella. La interfaz es clara y entiendes inmediatamente cómo funciona. No hacen falta manuales complicados.
La sincronización con Google Calendar y Outlook funciona de forma fiable según la mayoría de usuarios. Las reservas dobles casi nunca ocurren, siempre que hayas conectado bien tus calendarios. También los enlaces de reunión automáticos para Zoom o Google Meet se perciben como muy prácticos.
Las críticas se centran sobre todo en el plan gratuito. Mucha gente prueba Calendly gratis, nota que funciona bien, pero luego se topa con las limitaciones. Un solo tipo de evento es simplemente demasiado poco para la mayoría de usuarios profesionales. Se siente un poco como una versión de prueba demasiado limitada en lugar de un plan gratuito completo.
En YouTube se pueden encontrar muchos tutoriales. Canales como Simpletivity y No Code MBA han creado vídeos extensos sobre cómo usar Calendly de manera óptima, incluyendo consejos para pagos e integración en sitios web. Son útiles cuando estás empezando.
En general se cumple que: si quieres usar la herramienta en serio profesionalmente, realmente debes contratar el plan de pago. Pero si lo haces, la mayoría de usuarios están satisfechos con lo que reciben a cambio.
Alternativas a Calendly
¿Calendly no encaja del todo con lo que buscas? Estas son las mejores alternativas:
- Acuity Scheduling – Ofrece funciones más avanzadas como formularios de admisión extensos, venta de paquetes y más control sobre el proceso de reserva. Elige esto si tienes servicios complejos donde necesitas mucha información previa de los clientes, o si quieres vender varias sesiones a la vez.
- Microsoft Bookings – Viene incluido en Microsoft 365 y por tanto no cuesta nada extra si ya lo tienes. La funcionalidad es algo más limitada que Calendly, pero para planificación básica de citas está bien. Elige esto si tu organización trabaja completamente en el ecosistema de Microsoft y no quieres pagar por herramientas adicionales.
- Cal.com – Una alternativa de código abierto que puedes alojar tú mismo o usar a través de su plataforma. Mucho más flexible y tienes control total sobre tus datos. Elige esto si eres técnicamente competente, la privacidad es importante para ti, o quieres hacer ajustes específicos que otras herramientas no permiten.
También hay herramientas como Doodle (sobre todo para citas de grupo), YouCanBookMe (similar a Calendly pero algo más barato) y SimplyBook.me (más orientado a prestadores de servicios como peluqueros y terapeutas). Cuál encaja mejor depende de tu situación específica.
Preguntas frecuentes
¿Es Calendly realmente gratis?
Sí, hay un plan gratuito que permanece gratis para siempre. Puedes dejar que reserven citas ilimitadas y vincular un calendario. Pero estás limitado a un solo tipo de cita y te faltan funciones como flujos de trabajo y pagos. Para uso profesional serio, el plan gratuito suele ser demasiado limitado.
¿Puedo recibir pagos a través de Calendly?
Sí, pero solo en los planes de pago desde Standard. Entonces puedes vincular Stripe o PayPal para que la gente pague directamente cuando reserve una cita. Útil si vendes consultas o sesiones de coaching y quieres cobrar por adelantado.
¿Cuántos calendarios puedo vincular?
En el plan gratuito solo puedes vincular un calendario. En el plan Standard y Teams puedes vincular hasta seis calendarios por usuario. Eso es útil si tienes varios calendarios (por ejemplo trabajo y privado) y quieres evitar que se produzcan reservas dobles.
Conclusión
Calendly hace exactamente lo que promete: hace que planificar citas sea mucho más fácil. Si planificas reuniones regularmente con personas fuera de tu organización, realmente te ahorra horas al mes de correos de ida y vuelta.
El plan gratuito es útil para probar si la herramienta te encaja, pero para uso profesional pronto necesitas el plan de pago. Por 10 € al mes obtienes entonces todas las funciones esenciales que necesitas. No es barato, pero si piensas en cuánto tiempo te ahorra, se amortiza rápidamente.
La herramienta funciona mejor cuando planificas citas relativamente estándar: entrevistas iniciales, llamadas de ventas, sesiones de coaching, ese tipo de trabajo. ¿Tienes deseos de planificación muy específicos o trabajas sobre todo internamente con compañeros? Entonces quizás haya mejores alternativas.
En definitiva, Calendly es una opción sólida para cualquiera que quiera planificar citas profesionalmente sin complicaciones. La herramienta es fiable, fácil de usar e integra bien con las herramientas que probablemente ya usas. Prueba el plan gratuito y actualiza cuando notes que te topas con las limitaciones.
