Tu bandeja de entrada está a rebosar. Cada correo parece ser una nueva tarea. Y en algún lugar entre esos 47 mensajes sin leer está esa cita que realmente no puedes olvidar. ¿Te suena? He usado Google Tasks intensivamente durante tres meses para ver si esta aplicación de tareas minimalista es realmente tan útil como todo el mundo dice.
Google Tasks: la empresa
Google Tasks no es ningún recién llegado. La herramienta existe desde 2008, pero durante años permaneció escondida en un rincón de Gmail. Poca gente sabía que estaba ahí. En 2018 finalmente consiguió su propia aplicación y una gran renovación.
Google desarrolló Tasks con un objetivo: gestionar tareas sin complicaciones. Sin funciones complicadas. Sin opciones innecesarias. Simplemente anotar tus tareas y marcarlas. Esa filosofía se refleja en cada parte de la aplicación.
¿Lo mejor? Está integrado en el ecosistema de Google. ¿Usas Gmail? Pues Tasks ya está ahí. ¿Google Calendar? También ahí. Esa integración no está añadida a posteriori, sino que forma parte del núcleo de cómo Google ha configurado sus herramientas de productividad.
¿Para quién es realmente Google Tasks?
Seamos honestos: Google Tasks no es para todo el mundo. ¿Eres un gestor de proyectos que necesita gestionar flujos de trabajo complejos? Entonces es mejor que sigas buscando. ¿Trabajas en un equipo que necesita compartir y asignar tareas? Tampoco es tu herramienta.
Pero ¿usas Gmail como tu cerebro digital? ¿Consultas constantemente tu Google Calendar? Entonces se pone interesante. Google Tasks está hecho para personas que ya viven en el ecosistema de Google y no quieren salir de él.
Piensa en freelancers que quieren convertir su bandeja de entrada en puntos de acción. O estudiantes que quieren vincular sus tareas a su horario de clases. O simplemente alguien que quiere una lista de la compra sencilla que esté disponible en todas partes. Sin complicaciones de crear cuentas o aprender nuevas aplicaciones. Simplemente funciona.
¿El usuario ideal? Alguien que ama el minimalismo. Que no quiere pensar en etiquetas, prioridades y filtros complejos. Que simplemente quiere anotar qué hay que hacer y cuándo.
Características de Google Tasks
He probado cada rincón de Google Tasks. Estas son las funciones que realmente usas:
- Integración con Gmail – Esta es la función estrella. ¿Ves un correo que requiere una acción? Arrástralo a la barra lateral de Tasks. Listo. El correo se convierte en una tarea, incluyendo un enlace de vuelta al mensaje original. Uso esto a diario para solicitudes de presupuesto y correos de feedback.
- Sincronización con Google Calendar – ¿Das a una tarea una fecha y hora? Entonces aparece automáticamente en tu agenda. Al revés también funciona: crea una cita en Calendar y añade tareas ahí. Todo permanece sincronizado sin que tengas que hacer nada.
- Subtareas – Dividir una tarea grande en pasos más pequeños. Suena simple, pero funciona sorprendentemente bien. «Renovar sitio web» se convierte entonces en: hacer wireframes, escribir contenido, recopilar fotos, probar. Marcas las subtareas y ves crecer tu progreso.
- Múltiples listas – Crea listas separadas para trabajo, personal, compras, proyectos. Cambias entre listas con un toque. Tengo seis: trabajo urgente, trabajo esta semana, personal, compras, ideas y esperando a otros.
- Tareas recurrentes – Diarias, semanales, mensuales, anuales. O patrones personalizados como «cada primer lunes del mes». Perfecto para cosas recurrentes como enviar facturas o regar plantas.
- Detalles y notas – En cada tarea puedes añadir información adicional. Un enlace, una nota, un recordatorio. Se mantiene ordenado, pero tienes el espacio si lo necesitas.
Esa integración con Gmail merece atención especial. Recibo a diario correos que no puedo gestionar de inmediato. Antes los marcaba como no leídos y los olvidaba de todas formas. Ahora los arrastro a Tasks con una fecha. Mi bandeja de entrada permanece vacía, mis tareas están ordenadas. Suena simple, pero realmente ha cambiado mi forma de trabajar.
¿Y esa conexión con Calendar? Funciona en ambas direcciones. Las tareas con una fecha límite las ves entre tus citas. Pero también puedes crear puntos de acción directamente desde una reunión. «Reunión con cliente X» obtiene entonces subtareas como «preparar presupuesto» y «recopilar ejemplos». Todo permanece junto.
Precio de Google Tasks
Aquí se pone interesante. Google Tasks es completamente gratuito. Sin costes ocultos. Sin versión premium. Sin «actualiza para más funciones». Obtienes todo lo que hay, sin pagar.
Eso suena demasiado bueno para ser verdad, ¿no? La contrapartida es que tampoco obtienes más de lo que hay ahora. ¿Quieres colaborar con compañeros? No se puede. ¿Filtros avanzados? No. ¿Integraciones con otras aplicaciones? Olvídalo. Google te da una herramienta gratuita, pero la mantiene deliberadamente simple.
Compáralo con Todoist, donde pagas € 4 al mes por etiquetas y recordatorios. O TickTick por € 2,50 al mes por el temporizador Pomodoro y el seguimiento de hábitos. Google Tasks hace menos, pero tampoco cuesta nada.
¿Para quién es ideal ese modelo gratuito? Para personas que ya tienen una cuenta de Google Workspace. Ellos ya pagan por Gmail y Calendar. Tasks es entonces una ventaja adicional. Pero también para cualquiera con una cuenta gratuita de Gmail: obtienes una lista de tareas completa sin gastar ni un céntimo.
¿En qué hay que fijarse?
Después de tres meses de uso, las limitaciones son claras. Y no son pequeñas.
Sin colaboración. Esa es la mayor frustración. No puedes compartir una lista con tu pareja, compañero o miembro del equipo. ¿Trabajas junto a otros en un proyecto? Entonces cada uno debe mantener su propia lista. O tienes que recurrir a Google Docs o Sheets, lo que socava todo el propósito de una aplicación de tareas.
Las notificaciones son débiles. Especialmente en Android. Aparecen, pero no destacan. Sin sonido por defecto. Sin icono persistente. He perdido varias tareas porque pasé por alto la notificación entre todas mis demás notificaciones.
Sin aplicación de escritorio. Tienes que usarlo a través del navegador o mediante la barra lateral en Gmail. ¿Quieres comprobar rápidamente tus tareas sin abrir tu correo? Mala suerte. Primero tienes que navegar a gmail.com o calendar.google.com. Una aplicación independiente haría esto mucho más cómodo.
Las tareas sin fecha desaparecen de la vista. Están en tu lista, pero no aparecen en tu Calendar. Quizás lógico, pero significa que tienes que revisar activamente tus listas para ver qué queda pendiente. En otras aplicaciones siempre ves un resumen de todo.
Sin ordenación avanzada. No puedes filtrar tareas por prioridad o etiqueta. No puedes agruparlas por proyecto. La única organización es mediante listas y subtareas. Para tareas sencillas está bien. Para proyectos complejos se queda corto.
Y aquí hay algo que realmente me molesta: sin estructura de carpetas para las listas. Tengo seis listas. Eso todavía es manejable. ¿Pero si llegas a tener veinte? Entonces se convierte en un caos. No puedes poner las listas en carpetas o categorizarlas. Simplemente están una debajo de otra.
¿Qué opinan los demás?
Las opiniones sobre Google Tasks están divididas. Y eso en realidad tiene perfecto sentido.
Las personas que ya están profundamente integradas en el ecosistema de Google están entusiasmadas. Aprecian la conexión directa con Gmail. Arrastrar correos electrónicos a tareas se menciona constantemente como favorito. También la visibilidad en la barra lateral de Calendar recibe muchos elogios. «Por fin veo mis tareas entre mis citas», es una reacción frecuente.
El diseño minimalista divide opiniones. Algunos lo encuentran maravillosamente tranquilo. Sin distracciones, sin botones innecesarios. Otros lo encuentran demasiado simple. Demasiado básico. Demasiado limitado. «Se siente como un producto a medio terminar», leí varias veces.
¿La mayor queja? Esa vuelve una y otra vez: sin posibilidad de compartir. Los equipos no pueden hacer nada con esto. Las familias tampoco. Sigue siendo una herramienta personal. Eso es deliberado, pero para muchas personas es un factor decisivo.
En Android las notificaciones son un problema mencionado con frecuencia. Son demasiado sutiles. Demasiado fáciles de pasar por alto. Las personas olvidan tareas porque no vieron el recordatorio. Esa es una función básica que debe mejorar.
Pero también hay mucho aprecio. El precio gratuito es enormemente valorado. Sin costes ocultos, sin presión premium. Y la fiabilidad: siempre funciona. Sin fallos, sin errores, sin tareas perdidas. Eso no es poco.
Alternativas a Google Tasks
¿Demasiado limitado para tu uso? Entonces mira estas opciones:
- Todoist – Mucho más completo con etiquetas, filtros y opciones de colaboración. Elige esto si necesitas funciones avanzadas de gestión de tareas y organización de proyectos. Es más potente, pero cuesta 4 € al mes.
- Microsoft To Do – Mejor integración con Outlook y Windows. Elige esto si trabajas principalmente en el ecosistema de Microsoft. También gratis, pero con más funciones que Google Tasks.
- TickTick – Incluye extras como un temporizador Pomodoro y habit tracker. Elige esto si quieres combinar herramientas de productividad y tareas en una sola aplicación. Por 2,50 € al mes obtienes un paquete completo de productividad.
Preguntas frecuentes
¿Puedo compartir listas con otros?
No, esa es la mayor limitación. Google Tasks no admite compartir listas directamente. Puedes asignar tareas dentro de espacios de Google Chat o mediante Google Docs, pero eso es engorroso. Para una verdadera colaboración debes buscar otra herramienta.
¿Hay una aplicación de escritorio para Windows o Mac?
No, lamentablemente no. No hay una aplicación de escritorio oficial. Usas Google Tasks a través de la barra lateral en Gmail o Calendar, o a través del navegador en tasks.google.com. Para algunas personas eso está bien, otras encuentran molesto tener que abrir primero su correo.
¿Se sincroniza Google Tasks con Google Calendar?
Sí, y eso funciona realmente bien. Las tareas con fecha y hora aparecen automáticamente en tu Google Calendar. Las ves entre tus citas. Al revés también puedes crear tareas desde Calendar. La sincronización es instantánea, sin retraso.
Conclusión
Google Tasks no es una solución milagrosa. No es una potente herramienta de gestión de proyectos. No tiene funciones sofisticadas ni asistentes de inteligencia artificial. Y ese es precisamente el punto.
Es una lista de tareas sencilla y fiable para personas que ya viven en el ecosistema de Google. ¿Usas Gmail a diario? ¿Consultas constantemente tu Google Calendar? Entonces Tasks se siente como una extensión natural. Solo esa función de correo a tarea ya me ahorra tiempo cada día.
¿Pero trabajas en equipo? ¿Quieres compartir listas? ¿Necesitas filtros avanzados? Entonces realmente debes buscar otra cosa. Google Tasks se ha mantenido deliberadamente limitado. Eso es perfecto para algunos, frustrante para otros.
Después de tres meses de uso sigo usándolo. No porque sea perfecto, sino porque encaja con cómo ya trabajo. Mi bandeja de entrada está más vacía. Mis tareas están vinculadas a mi agenda. Y no tengo que pagar nada por ello. Para mí eso funciona. Quizás para ti también.
