Tu equipo usa hojas de cálculo, mensajes de Slack y notas sueltas para hacer seguimiento de proyectos. Funciona, pero no del todo bien. Monday.com promete poner fin a eso con tableros visuales donde puedes planificar, automatizar y supervisar todo. Pero, ¿vale la pena la inversión?
¿Quién está detrás de Monday.com?
Monday.com fue desarrollado por la empresa israelí monday.com Ltd., fundada en 2012 por Roy Mann y Eran Zinman. Lo que comenzó como una simple herramienta de gestión de proyectos ha crecido hasta convertirse en un sistema operativo de trabajo completo (Work OS) donde los equipos pueden configurar todo su flujo de trabajo. La plataforma se centra en la colaboración visual y la automatización sin código, lo que te permite construir procesos complejos sin conocimientos técnicos. Actualmente, más de 150.000 organizaciones en todo el mundo utilizan la plataforma, desde pequeños equipos hasta grandes empresas.
¿Para quién es Monday.com?
Monday.com está especialmente diseñado para equipos que quieren trabajar de forma visual y automatizar sus procesos sin conocimientos de programación. La plataforma funciona bien para equipos de marketing que planifican campañas, gestores de proyectos que quieren mantener una visión general, equipos de ventas que hacen seguimiento de acuerdos y departamentos de recursos humanos que gestionan procesos de contratación. La flexibilidad del sistema lo hace adecuado para prácticamente cualquier flujo de trabajo que puedas imaginar.
Pero no todo el mundo se beneficia igual de Monday.com. Los freelancers se encuentran con un obstáculo importante: todos los planes de pago requieren un mínimo de 3 usuarios. Así que siempre pagas por tres puestos, incluso si trabajas solo. Las organizaciones con necesidades ERP muy complejas también pueden buscar mejor software especializado. Monday.com es potente, pero no es una solución ERP completa para, por ejemplo, grandes procesos de producción o logística.
¿Qué puede hacer Monday.com?
Monday.com ofrece una amplia gama de funcionalidades que te ayudan a organizar proyectos y flujos de trabajo. La fuerza radica principalmente en la flexibilidad: construyes tu propio sistema con los bloques de construcción que ofrece la plataforma. Estas son las características principales:
- Dashboards y Reporting – Crea dashboards visuales con gráficos, estadísticas e indicadores de progreso. Combinas datos de múltiples tableros para obtener una visión completa de tus proyectos o equipos.
- Automatizaciones – Configura automatizaciones sin código que se encarguen de tareas repetitivas. Por ejemplo: cambia el estado a «En revisión» tan pronto como alguien complete una tarea, o envía automáticamente una notificación a tu equipo cuando se acerque una fecha límite.
- Vistas Kanban, Gantt y Timeline – Visualiza tu trabajo de la manera que te convenga. Alterna entre tableros Kanban para gestión visual de tareas, gráficos Gantt para planificación con dependencias, o líneas de tiempo para una visión general de tu roadmap.
- Integraciones – Conecta Monday.com con herramientas que ya utilizas, como Slack para comunicación, Zoom para reuniones, Gmail para correo electrónico, o Google Drive para documentos. La plataforma ofrece cientos de integraciones nativas y también funciona con Zapier para aún más posibilidades.
- Time Tracking – Registra cuánto tiempo dedicas a las tareas, directamente dentro de la plataforma. Esta función solo está incluida en el plan Pro, no en las variantes más económicas.
- Workforms y Docs – Crea formularios para recopilar información que automáticamente se incorpora a tus tableros. La función docs te permite escribir documentación y vincularla a tus proyectos, para que todo esté en un solo lugar.
La flexibilidad de Monday.com también significa que puedes añadir columnas con diferentes tipos de datos: texto, números, personas, estados, fechas límite, archivos y más. Básicamente construyes tu propia base de datos, pero de forma visual y sin conocimientos técnicos.
¿Cuánto cuesta Monday.com?
Monday.com tiene un plan gratuito, pero está limitado a un máximo de 2 usuarios y 3 tableros. No tienes acceso a integraciones ni automatizaciones, lo que hace que la herramienta sea bastante limitada. El plan gratuito es útil principalmente para conocer la plataforma, pero para un uso serio necesitas un plan de pago.
Con los planes de pago, la cosa se vuelve más interesante, pero también más compleja. El plan Basic cuesta 12 dólares por usuario al mes con pago mensual, o 9 dólares al mes si pagas anualmente (108 dólares en total). El plan Standard cuesta 15 dólares al mes (o 12 dólares con pago anual, 144 dólares en total). El plan Pro, que incluye registro de tiempo y características más avanzadas, cuesta 24 dólares al mes o 19 dólares con pago anual (228 dólares en total).
Detalle importante: todos los planes de pago requieren un mínimo de 3 usuarios. Incluso si sois dos personas, pagas por tres puestos. Esto hace que Monday.com sea relativamente caro para equipos pequeños o startups. Eso sí, tienes 14 días de prueba para probar la plataforma antes de pagar.
La estructura de precios puede resultar confusa porque Monday.com también ofrece diferentes productos (Work Management, Sales CRM, Dev) que tienen sus propios precios. Asegúrate de tener claro qué producto necesitas antes de elegir un plan.
¿En qué debes fijarte?
Monday.com tiene puntos fuertes, pero también limitaciones claras con las que se encuentran los usuarios. La estructura de precios es una queja frecuente. Pagas por usuario, pero a menudo en niveles de 5 puestos. ¿Tienes 6 personas? Entonces pagas por 10. Esto hace que la herramienta resulte rápidamente más cara de lo que piensas, especialmente para equipos en crecimiento.
Las funciones importantes están detrás de planes más caros. El registro de tiempo, por ejemplo, solo lo obtienes en el plan Pro, no en Basic o Standard. También las automatizaciones avanzadas y determinadas vistas están reservadas para niveles superiores. Esto significa que a menudo tienes que pagar más de lo que pensabas inicialmente para obtener la funcionalidad que necesitas.
Los gráficos de Gantt se sienten limitados según muchos usuarios. Mientras que las herramientas especializadas de gestión de proyectos ofrecen planificación exhaustiva con dependencias, Monday.com se queda algo superficial. Para planificación de proyectos complejos con rutas críticas y gestión de recursos no es la mejor opción.
El rendimiento puede convertirse en un problema con tableros grandes con muchos datos. Los usuarios informan de que la plataforma se vuelve más lenta cuando tienes cientos de elementos o muchas automatizaciones. Además, los subitems se integran mal con automatizaciones e informes, lo que genera frustración si quieres construir estructuras jerárquicas.
La curva de aprendizaje es pronunciada para el uso avanzado. Empezar es fácil, pero en cuanto quieres construir flujos de trabajo más complejos con fórmulas, automatizaciones y tableros vinculados, tienes que invertir bastante tiempo. Algunos usuarios encuentran la interfaz inicialmente intuitiva, pero pierden la visión general a medida que usan más funciones.
Alternativas a Monday.com
Monday.com no es el único actor en el campo de la gestión de proyectos y herramientas de flujo de trabajo. Dependiendo de tus necesidades, otras plataformas pueden encajar mejor:
- Asana – Elige Asana si necesitas jerarquías de proyectos estrictas con tareas, subtareas y dependencias claras. Es más estructurado que Monday.com, pero menos flexible visualmente. Bueno para equipos que quieren imponer una metodología de trabajo fija.
- Trello – Opta por Trello si solo necesitas tableros Kanban simples sin complicaciones. Es mucho más sencillo y económico, pero también mucho más limitado en funciones. Perfecto para equipos pequeños o uso personal.
- ClickUp – Considera ClickUp si buscas una herramienta todo en uno por un precio más bajo. Tiene más funciones que Monday.com (documentos, objetivos, registro de tiempo en todos los planes), pero la interfaz es más recargada y la curva de aprendizaje más pronunciada. Para equipos dispuestos a invertir tiempo en la incorporación puede ofrecer más valor.
Cada alternativa tiene sus propios puntos fuertes y débiles. Monday.com se distingue especialmente por su atractivo visual y automatizaciones sin código, pero paga un precio premium por ello.
Preguntas frecuentes
Al considerar Monday.com, a menudo surgen las mismas preguntas. Aquí están las respuestas a las más importantes:
¿Hay un número mínimo de usuarios para los planes de pago?
Sí, todos los planes de pago requieren un mínimo de 3 usuarios. Incluso si trabajáis dos personas, pagas por tres puestos. Esto hace que Monday.com sea menos adecuado para freelancers o equipos muy pequeños que no quieren pagar por licencias no utilizadas.
¿Dónde se almacenan mis datos?
Por defecto, los datos se almacenan en centros de datos en Estados Unidos. Sin embargo, los clientes Enterprise y las cuentas nuevas pueden optar por el almacenamiento de datos en la UE, específicamente en Frankfurt. Esto es relevante para organizaciones que tienen que lidiar con requisitos del RGPD o soberanía de datos.
¿Puedo usar Monday.com para CRM?
Sí, Monday.com ha desarrollado un producto específico Sales CRM con funciones para gestión de leads, pipelines de ventas y gestión de relaciones con clientes. Este es un producto separado con sus propios precios, además de la plataforma estándar de Work Management. El producto CRM sí se integra con tus otros tableros de Monday.com si usas ambos.
Conclusión
Monday.com es una plataforma potente para equipos que quieren trabajar de forma visual y automatizar sus flujos de trabajo sin programar. La interfaz es atractiva, las automatizaciones ahorran tiempo y la flexibilidad te permite construir prácticamente cualquier flujo de trabajo. Para equipos de marketing, project managers y departamentos que colaboran mucho, ofrece un valor real.
Pero ese valor tiene su precio. Los 3 usuarios obligatorios, la estructura de precios basada en niveles y las funciones importantes detrás de planes más caros lo convierten en una opción costosa. Los freelancers y equipos pequeños pueden buscar alternativas mejor. También para la planificación de proyectos complejos o conjuntos de datos muy grandes hay mejores opciones.
Utiliza el periodo de prueba de 14 días para comprobar si la interfaz se adapta a tu equipo y si las funciones que necesitas están incluidas en el plan elegido. Monday.com puede mejorar realmente tu flujo de trabajo, pero solo si la inversión se ajusta a tu presupuesto y tamaño de equipo.
