Tienes tres aplicaciones abiertas: una lista de tareas, una aplicación de notas y tu calendario. Copias una tarea en tu calendario, haces una nota sobre una reunión y luego olvidas dónde habías puesto esa tarea importante. NotePlan intenta resolver ese caos poniendo todo en un solo lugar: tareas, notas y tu calendario, inspirado en el método Bullet Journal pero en versión digital.
¿Quién está detrás de NotePlan?
NotePlan fue fundado en 2016 por Eduard Metzger en Berlín. Vio que la gente tenía que cambiar constantemente entre diferentes aplicaciones para planificar su día. Listas de tareas en una aplicación, notas en otra y tu calendario en otro lugar. Metzger quería resolver eso integrando todo en una vista diaria, inspirado en el método analógico Bullet Journal que en ese momento era enormemente popular.
La empresa se llama oficialmente NotePlan LLC y ha recibido algo de financiación inicial de VentureVilla, pero las cantidades concretas no son públicas. La herramienta se ha convertido en una favorita dentro de la comunidad de Personal Knowledge Management, ese grupo de nicho de personas que está obsesivamente ocupado con cómo organizan y recuerdan la información. Con más de 30.000 usuarios estimados, no es un gigante, pero sí un actor estable.
Lo que llama la atención es que NotePlan está completamente construido alrededor del ecosistema de Apple. La aplicación funciona con iCloud y solo está disponible para macOS e iOS. Hay una versión web, pero todavía está en beta y es limitada. Metzger ha elegido conscientemente ese enfoque, lo que hace que la aplicación sea rápida y fiable para los usuarios de Apple, pero excluye completamente a los usuarios de Android y Windows.
¿Para quién es NotePlan?
NotePlan está hecho para usuarios de Apple que se toman en serio su sistema de productividad. Si ya llevas un Bullet Journal en papel y quieres continuarlo digitalmente, esta es probablemente la mejor opción que existe. La aplicación atrae especialmente a los nerds de la productividad, personas que quieren hacer time-blocking de su día y saber exactamente adónde va cada minuto.
Es ideal si cambias frecuentemente entre tareas y notas. Por ejemplo: estás en una reunión, tomas notas y quieres vincular inmediatamente los puntos de acción a tu calendario. O escribes un plan de proyecto y quieres programar tareas específicas directamente para mañana. Esa integración funciona realmente bien.
Pero NotePlan no es para todo el mundo. Si usas Android, puedes olvidarte de la aplicación. No hay aplicación nativa y la versión web es demasiado limitada para servir como alternativa completa. Los equipos que necesitan trabajar juntos en tiempo real también deberían buscar en otro lugar. Hay una función ‘Spaces’ para compartir notas, pero se siente más como un extra que como una herramienta de colaboración real. Esta es realmente una aplicación de productividad personal.
¿Qué puede hacer NotePlan?
NotePlan combina tres cosas que normalmente están en aplicaciones separadas: notas, tareas y tu agenda. Todo gira en torno a tu vista diaria, donde empiezas por la mañana y planificas tu día. El período de prueba gratuito dura siete días, después necesitas una suscripción de pago para la funcionalidad completa. Sin suscripción solo puedes leer, no editar.
- Notas en Markdown: Todo lo que escribes es texto plano con formato Markdown. Eso significa que con símbolos simples como # para encabezados o ** para texto en negrita estructuras tus notas. Sin complicaciones con botones de formato, solo escribir. Tus notas siguen siendo legibles, incluso si algún día quieres sacarlas de NotePlan.
- Integración con calendario: NotePlan se conecta con Apple Calendar y Google Calendar. Tus elementos de agenda aparecen automáticamente en tu nota diaria. Puedes arrastrar tareas directamente a una hora específica y así hacer time-blocking de tu día. Eso funciona sorprendentemente bien y te da una imagen realista de cuánto puedes hacer realmente en un día.
- Enlaces bidireccionales: Puedes vincular notas entre sí usando [[corchetes dobles]]. Si en algún lugar haces un enlace a otra nota, en esa nota ves automáticamente dónde se hace referencia a ella. Útil si estás construyendo una red de ideas y proyectos.
- Notas diarias: Cada día recibes automáticamente una nueva nota. Ahí se juntan tus elementos de agenda, tareas y pensamientos sueltos. Es tu base de operaciones donde empieza y termina tu día. Puedes hacer que las tareas sin terminar pasen automáticamente al día siguiente.
- Time blocking: Arrastra una tarea a una hora específica en tu agenda y NotePlan bloquea ese tiempo. Ves visualmente cuánto espacio te queda aún y si te estás sobrecargando. Yo mismo uso esto especialmente para bloques de enfoque de dos horas, funciona realmente bien para evitar distracciones.
- Plantillas: Puedes crear plantillas para notas recurrentes. Por ejemplo, una plantilla de revisión semanal o una nota de reunión con encabezados estándar. Ahorra mucho trabajo de escritura y garantiza consistencia. Las plantillas son fáciles de modificar y puedes vincularlas a fechas específicas.
- Funciones de IA: NotePlan ha añadido recientemente resúmenes de IA y ayuda. Puedes hacer que se resuma una nota larga o hacer preguntas sobre tus notas. Sinceramente, yo mismo no lo uso mucho, pero está ahí si lo quieres.
- Sistema de plugins: Hay una colección creciente de plugins que añaden funcionalidad extra. Piensa en repeticiones automáticas de tareas, integraciones con otras apps o flujos de trabajo personalizados. La comunidad está activa y comparte regularmente nuevos plugins en Discord.
Lo que yo personalmente más valoro es lo rápida que es la aplicación. Como todo se guarda localmente y sincroniza a través de iCloud, no hay retrasos. Abres la aplicación y tu nota diaria está ahí inmediatamente. Sin esperas a servidores ni tiempos de carga lentos.
¿Cuánto cuesta NotePlan?
NotePlan no tiene versión gratuita, solo un período de prueba de siete días. Después de esa semana aún puedes leer tus notas, pero no editarlas. Así que tienes que decidir bastante rápido si quieres pagar.
La suscripción Personal cuesta 9,99 dólares al mes si pagas mensualmente. Eso no es barato para una aplicación de productividad. Si optas por un año, pagas 99,99 dólares de una vez, lo que equivale a 8,33 dólares al mes. Eso supone un ahorro de alrededor del 20 por ciento, pero tienes que pagar por adelantado.
No hay oferta lifetime ni opción de compra única. Así que estás obligado a una suscripción. Para algunas personas eso es un factor decisivo, especialmente si comparas con herramientas como Obsidian que son completamente gratuitas. Yo mismo uso NotePlan a través de Setapp, un servicio de suscripción para aplicaciones Mac. Si ya tienes Setapp, obtienes NotePlan incluido sin costes adicionales, lo que lo hace mucho más atractivo.
Un detalle molesto: tienes que introducir una tarjeta de crédito para iniciar el período de prueba. Si olvidas cancelar, te cambian automáticamente a una suscripción de pago. Eso no es exclusivo de NotePlan, pero sí es irritante.
¿A qué hay que prestar atención?
El mayor problema es la limitación de plataforma. NotePlan solo funciona en dispositivos Apple. Si tienes un portátil Windows o un teléfono Android, no puedes usar la aplicación completamente. Hay una versión web, pero aún está en beta y le falta mucha funcionalidad. Si cambias entre diferentes ecosistemas, NotePlan rápidamente se vuelve inservible.
El precio es un obstáculo para mucha gente. Casi 100 dólares al año por una aplicación de notas no es poco, especialmente si comparas con alternativas gratuitas como Obsidian. Pagas sobre todo por la integración del calendario y la experiencia pulida, pero si vale la pena el sobreprecio depende de cuánto valores esas funciones.
Si no conoces Markdown, hay una curva de aprendizaje. La aplicación no te obliga a usar Markdown, pero entonces te pierdes mucha potencia. Cosas como crear listas de tareas rápidas o estructurar notas van mucho más fluidas si conoces la sintaxis Markdown. No es difícil de aprender, pero sí requiere algo de tiempo.
Las tareas recurrentes son limitadas. Puedes hacer que las tareas se repitan, pero no infinitamente ni con patrones complejos. Si por ejemplo quieres una tarea que se repita cada segundo martes del mes, te encuentras con limitaciones. Para repeticiones diarias o semanales simples funciona bien, pero los usuarios avanzados echan en falta opciones aquí.
Las funciones de colaboración son mínimas. La nueva función Spaces te permite compartir notas con otros, pero no se siente como una herramienta de colaboración completa. No hay edición en tiempo real, ni comentarios, ni permisos granulares. Si trabajas con un equipo, NotePlan simplemente no está diseñado para ese uso.
Alternativas a NotePlan
Si NotePlan no encaja del todo, hay suficientes alternativas que ofrecen partes de la misma funcionalidad:
- Obsidian: Elige esta opción si no quieres pagar una suscripción y quieres tener control total sobre tus datos. Obsidian es gratuito, funciona en todas las plataformas y tiene una enorme biblioteca de plugins. Eso sí, carece de la elegante integración de calendario de NotePlan, pero para tomar notas puras y gestión del conocimiento es más potente.
- Agenda: Opta por esta opción si el diseño y el atractivo visual son importantes. Agenda tiene una interfaz más bonita y está más orientada a las fechas, pero no utiliza texto plano ni Markdown. Estás limitado a su formato y la exportación es más complicada.
- Roam Research: Elige Roam si quieres construir gráficos de conocimiento complejos y el dinero no es un problema. Roam es más caro que NotePlan (15 dólares al mes) y completamente basado en web, pero los enlaces bidireccionales y la vista de gráfico son más potentes. Eso sí, hay menos enfoque en la planificación diaria y la agenda.
Preguntas frecuentes
Algunas cosas que aparecen a menudo en personas que consideran NotePlan:
¿Dónde se almacenan mis datos?
NotePlan guarda todo localmente en tu dispositivo y sincroniza a través de tu iCloud personal. El desarrollador no tiene acceso a tus notas. Todo permanece dentro de la infraestructura CloudKit de Apple, lo que significa que tus datos permanecen privados y no están en servidores externos de NotePlan.
¿Hay una versión para Windows?
No, no hay una app nativa para Windows. Puedes usar la versión web en tu navegador, pero todavía está en beta y le falta funcionalidad. Si trabajas principalmente en Windows, NotePlan no es la opción adecuada.
¿NotePlan admite colaboración?
Limitado. A través de la función Spaces puedes compartir notas con otros, pero no es una herramienta de colaboración completa. No hay edición en tiempo real ni permisos extensos. NotePlan está realmente diseñado como una app de productividad personal, no para equipos.
¿Puedo exportar mis notas?
Sí, como todo está guardado en Markdown, puedes exportar tus notas fácilmente como archivos de texto plano. No estás atado a NotePlan y siempre puedes cambiar a otra herramienta sin perder tus datos.
Conclusión
NotePlan cumple lo que promete: meter tareas, notas y agenda en un solo lugar. Si eres usuario de Apple, te gusta la estructura y te gusta hacer time-blocking, esto es probablemente el mejor Bullet Journal digital que existe. La app es rápida, fiable y la integración con el calendario funciona realmente bien. Yo mismo la uso a través de Setapp y la encuentro especialmente útil para la planificación diaria y vincular tareas a bloques de tiempo específicos.
Pero no es barata y definitivamente no es para todo el mundo. Si trabajas en Windows o Android, puedes olvidarte de ella. Y si no quieres pagar 100 dólares al año por una app de notas, hay alternativas gratuitas como Obsidian que también funcionan perfectamente. NotePlan vale especialmente la pena si necesitas esa combinación específica de funciones y estás dispuesto a pagar por ello.
