Tus notas están dispersas entre Post-its, hojas sueltas de papel y tres aplicaciones diferentes. ¿Lo que anotaste la semana pasada durante esa reunión? Ni idea de dónde ha quedado. OneNote de Microsoft quiere resolver ese caos con un cuaderno digital que reúne tus notas, imágenes e incluso grabaciones de audio en un solo lugar y sincroniza entre todos tus dispositivos.
¿Quién está detrás de Onenote?
OneNote es creación de Microsoft Corporation, la empresa tecnológica que Bill Gates y Paul Allen fundaron en 1975 en Redmond, Estados Unidos. Pero la idea de OneNote surgió mucho más tarde, en 2001, cuando el empleado de Microsoft Chris Pratley se dio cuenta de que la gente constantemente toma notas sueltas que no encajan bien en ningún sitio. Demasiado informal para un documento de Word, demasiado importante para olvidar. Concibió ‘Scribbler’, una herramienta específicamente para esa información no estructurada que todos recogemos pero nunca podemos encontrar bien.
En 2003 Microsoft lanzó oficialmente la primera versión de OneNote. Lo que comenzó como un producto independiente se ha convertido ahora en un componente estándar del paquete Microsoft 365. La herramienta no ha necesitado historias espectaculares de adquisición ni inversores externos – como parte de una de las mayores empresas de software del mundo, OneNote ya tenía todos los recursos al alcance de la mano. Hoy en día más de 345 millones de personas usan la herramienta, en gran parte porque viene gratis con las cuentas de Microsoft 365 e incluso está disponible como aplicación gratuita independiente.
¿Para quién es Onenote?
OneNote se dirige especialmente a estudiantes que toman apuntes de clases y recopilan material de investigación, investigadores que necesitan organizar información de diferentes fuentes, y personal de oficina que quiere estructurar notas de reuniones e información de proyectos. La herramienta funciona especialmente bien para personas que les gusta trabajar con un stylus o bolígrafo en tabletas, porque la funcionalidad de digital inking es excelente.
Menos adecuado es OneNote para usuarios de Linux, ya que no existe una aplicación nativa para esa plataforma. También los puristas de Markdown se sentirán decepcionados – OneNote utiliza un sistema de formato propio en lugar de la sintaxis Markdown de texto plano que muchos técnicos prefieren. Si quieres control completo sobre tus archivos de datos y quieres guardarlos localmente en un formato abierto, hay mejores alternativas.
¿Qué puede hacer Onenote?
La versión gratuita de OneNote ya ofrece casi todas las funciones principales. Tienes acceso a la estructura organizativa completa, digital inking, grabaciones de audio y funcionalidad OCR. Para espacio de almacenamiento adicional por encima del límite de 5GB de OneDrive y algunas funciones matemáticas avanzadas y pegatinas necesitas una suscripción a Microsoft 365.
- Organización jerárquica: OneNote funciona con una estructura lógica de blocs de notas, secciones y páginas. Al igual que una carpeta de anillas física, puedes separar temas en diferentes pestañas y crear páginas sueltas debajo de ellas. Esta metáfora funciona de forma intuitiva para la mayoría de las personas.
- Lienzo infinito: A diferencia de los documentos tradicionales, en OneNote puedes hacer clic en cualquier lugar de una página y empezar a escribir, dibujar o colocar imágenes allí. No estás limitado a un orden lineal de arriba a abajo. Ideal para pensadores visuales y sesiones de brainstorming.
- Digital Inking: Con un stylus o Apple Pencil puedes hacer notas manuscritas que se ven naturales. El reconocimiento de escritura a mano funciona bien y más tarde incluso puedes buscar en tu texto manuscrito. Perfecto para fórmulas matemáticas, bocetos rápidos o simplemente porque prefieres escribir a mano en lugar de teclear.
- Sincronizar grabaciones de audio: Graba audio durante una clase o reunión y OneNote vincula la grabación a tus notas escritas. Si más tarde haces clic en una frase determinada, saltas directamente a ese momento en el audio. Útil para recuperar contexto sin tener que escuchar una hora entera de audio.
- OCR para imágenes: Haz una foto de una pizarra, factura o texto impreso y OneNote reconoce el texto en esa imagen. Puedes copiar, editar e incluso buscar ese texto. El OCR funciona sorprendentemente bien, incluso con texto manuscrito si está ordenado.
- Extensión Web Clipper: Con la extensión del navegador puedes enviar páginas web, artículos o partes de ellos directamente a OneNote. No solo guardas el enlace sino el artículo completo incluido el formato y las imágenes. Muchos usuarios mencionan esto como una de las funciones más potentes para investigación y recopilación de información.
- Colaboración en tiempo real: Comparte un bloc de notas con compañeros o compañeros de estudio y trabajad simultáneamente en el mismo documento. Ves en directo quién añade qué. Las funciones de colaboración no son tan avanzadas como en Google Docs, pero para notas compartidas funciona bien.
- Acceso sin conexión: OneNote guarda una caché local de tus blocs de notas, por lo que puedes seguir trabajando sin conexión a Internet. En cuanto vuelves a estar en línea, tus cambios se sincronizan automáticamente. En la práctica esto funciona razonablemente bien, aunque la sincronización no siempre es igual de rápida.
- Disponibilidad multiplataforma: La aplicación funciona en Windows, macOS, iOS, Android y en tu navegador web. Tus notas son accesibles en todas partes, aunque las aplicaciones móviles son algo más limitadas en funcionalidad que las versiones de escritorio.
¿Cuánto cuesta Onenote?
OneNote se puede descargar y usar gratis. Tienes acceso a prácticamente todas las funciones sin pagar. La única limitación está en el espacio de almacenamiento: tus blocs de notas se guardan en OneDrive y obtienes 5GB gratis. Para la mayoría de usuarios esto es más que suficiente, a menos que guardes muchísimas imágenes o vídeos.
¿Quieres más espacio de almacenamiento o necesitas una suscripción a Microsoft 365 de todas formas para Word, Excel y PowerPoint? Entonces OneNote viene incluido automáticamente. Microsoft 365 Personal cuesta € 10 al mes o € 99 al año (€ 8,25 al mes). Con esto obtienes 1TB de almacenamiento en OneDrive y puedes instalar las aplicaciones en un dispositivo. Microsoft 365 Family cuesta € 13 al mes o € 129 al año (€ 10,75 al mes) y se puede compartir con un máximo de seis personas, cada una con 1TB de almacenamiento.
Los nuevos usuarios pueden probar Microsoft 365 gratis durante 30 días antes de tener que pagar. Pero de nuevo, para usar solo OneNote no necesitas pagar nada: la versión gratuita ya es sorprendentemente completa.
¿En qué hay que fijarse?
La sincronización entre dispositivos es el mayor problema que mencionan los usuarios. Especialmente en Android, las notas a veces tardan minutos o incluso cuartos de hora antes de aparecer en otros dispositivos. Esto es frustrante cuando anotas algo rápidamente en tu teléfono y quieres usarlo directamente en tu portátil. Las versiones de iOS y Windows sincronizan generalmente más rápido, pero también ahí surgen quejas con regularidad.
Microsoft ofreció durante años dos versiones diferentes de OneNote para Windows: la versión de escritorio y OneNote for Windows 10. Esto causó una enorme confusión sobre qué versión usar y qué funciones estaban en cada una. Microsoft ha fusionado estas versiones desde entonces, pero los usuarios que fueron obligados a migrar no siempre han estado contentos con ello.
Las aplicaciones móviles son considerablemente más limitadas que las versiones de escritorio. Ciertas funciones como el formato avanzado y algunos plugins faltan por completo. Si trabajas mucho sobre la marcha, te encontrarás con estas limitaciones. Además, la aplicación de Android va por detrás de la versión de iOS en cuanto a funciones y estabilidad.
Los usuarios de Linux no tienen suerte: no existe una aplicación nativa para esa plataforma. Puedes usar la versión web, pero esta carece de funciones y se siente menos ágil que una aplicación real. Para un producto de la envergadura de Microsoft, es extraño que Linux sea completamente ignorado.
Exportar tus notas a otros formatos es limitado. OneNote utiliza un formato propietario y aunque puedes exportar a PDF, entonces pierdes la estructura y mucha funcionalidad. Si alguna vez quieres cambiar a otra herramienta, no es una tarea sencilla. Estás bastante atado al ecosistema de Microsoft.
Los errores de sincronización donde surgen versiones conflictivas ocurren con regularidad. Si trabajas en el mismo bloc de notas en dos dispositivos a la vez sin buena conexión a internet, OneNote debe adivinar después cuál es la versión correcta. Esto no siempre sale bien y puedes perder trabajo.
Alternativas a Onenote
OneNote no es la única aplicación de notas en el mercado. Dependiendo de tus necesidades específicas, hay alternativas que pueden encajar mejor.
- Evernote: Elige Evernote si buscas un web-clipper más potente y escaneo de documentos. Evernote tiene mejores funciones de búsqueda y puede indexar más tipos de archivos. La desventaja es que Evernote es considerablemente más caro y la versión gratuita está muy limitada.
- Notion: Elige Notion si quieres combinar notas con gestión de proyectos y bases de datos. Notion está más orientado a bases de datos y basado en bloques, lo que te permite construir estructuras más complejas. Es más versátil pero también más complejo de aprender.
- Obsidian: Elige Obsidian si quieres control total sobre tus datos y te gusta Markdown. Obsidian almacena todo localmente en archivos de texto plano y utiliza enlaces bidireccionales para construir una red de conocimiento. Perfecto para personas que no quieren vendor lock-in.
Preguntas frecuentes
Algunas preguntas que surgen a menudo sobre OneNote.
¿Es OneNote completamente gratuito?
Sí, la aplicación OneNote se puede descargar y usar gratis con todas las funciones principales. Solo pagas si necesitas más espacio de almacenamiento que el límite gratuito de 5GB de OneDrive. Para la mayoría de usuarios, la versión gratuita es más que suficiente.
¿Puedo usar OneNote sin conexión?
Sí, OneNote guarda una caché de tus blocs de notas localmente, para que puedas trabajar sin conexión a internet. Los cambios se sincronizan automáticamente en cuanto vuelves a estar en línea. La funcionalidad sin conexión funciona generalmente de forma fiable.
¿Cuál es la diferencia entre OneNote y OneNote for Windows 10?
Microsoft ha fusionado estas dos versiones en una única aplicación OneNote en Windows que ahora combina todas las funciones. Ya no tienes que preocuparte por qué versión usar.
Conclusión
OneNote ofrece una solución de notas gratuita sorprendentemente completa, especialmente para personas que ya están en el ecosistema de Microsoft. La combinación de lienzo ilimitado, buen soporte para stylus y potente Web Clipper lo hace atractivo para estudiantes y trabajadores del conocimiento. Los problemas de sincronización y las aplicaciones móviles limitadas son puntos negativos frustrantes. Para usuarios de Linux o personas que prefieren Markdown hay mejores alternativas. Pero si buscas una aplicación de notas gratuita y versátil que funcione bien con metáforas de bolígrafo y papel, OneNote es difícil de superar por el precio.
