Simplemente quieres un sistema claro para hacer seguimiento de proyectos. Ni demasiado complicado, ni demasiado simple. Trello promete exactamente eso: tableros visuales donde desplazas tareas de izquierda a derecha. He utilizado la herramienta intensivamente durante unos meses para diferentes proyectos, y puedo contarte exactamente en qué es buena – y con qué problemas te encuentras.
Trello: la empresa
Trello fue lanzado en 2011 por Fog Creek Software (ahora Glitch), fundada por Joel Spolsky y Michael Pryor. La idea era simple: la gestión de proyectos debe ser visual. No listas interminables, sino tableros con tarjetas que puedes mover. Inspirado en el método Kanban de la industria automovilística japonesa.
En 2017, Trello fue adquirido por Atlassian por $ 425 millones. Esa es la empresa detrás de Jira y Confluence. Esa adquisición le ha venido bien a Trello – más recursos, mejores integraciones, pero afortunadamente sin perder la sencillez. Actualmente, más de 50 millones de personas en todo el mundo utilizan la herramienta.
¿Qué hace diferente a Trello? Han permanecido fieles a su idea central. Mientras que otras herramientas añaden cada vez más funciones hasta que no ves el bosque por los árboles, Trello se mantiene con esos tableros visuales. Simple. Eficaz.
¿Para quién es realmente Trello?
Trello es perfecto para pequeños equipos e individuos que trabajan de forma visual. Piensa en creadores de contenido que hacen seguimiento de su calendario de publicaciones, freelancers que gestionan múltiples proyectos de clientes, o equipos de marketing que planifican campañas. La herramienta brilla en flujos de trabajo que puedes dividir en fases: por hacer, en curso, hecho.
También es ideal si estás empezando con la gestión de proyectos. La curva de aprendizaje es ridículamente baja. Entiendes el sistema en cinco minutos. No se necesitan manuales extensos, no hay onboarding obligatorio. Creas un tablero, añades algunas tarjetas, y ya está.
Pero Trello no es adecuado para proyectos complejos con muchas dependencias. ¿Estás desarrollando software con decenas de tareas que dependen unas de otras? Entonces rápidamente te encontrarás con limitaciones. También para equipos que necesitan informes extensos, Trello es demasiado limitado. ¿Y si quieres registro de tiempo nativo? Olvídalo.
Funciones de Trello
Veamos qué obtienes. Trello gira en torno a unas cuantas funciones principales que son sorprendentemente potentes si las utilizas bien.
- Tableros Kanban, listas y tarjetas – Esta es la base. Creas un tablero (por ejemplo «Rediseño de sitio web»), añades listas («Ideas», «En curso», «Revisión», «Hecho») y las rellenas con tarjetas. Cada tarjeta es una tarea. Las arrastras de izquierda a derecha a medida que avanzan. Es tan visual que de un vistazo ves dónde está todo.
- Advanced Checklists – Dentro de una tarjeta puedes crear listas de verificación. Útil para tareas con varios pasos. Ves una barra de progreso que se actualiza automáticamente. Ejemplo: una tarjeta «Escribir entrada de blog» con elementos de lista como «hacer investigación», «crear esquema», «primera versión», «añadir imágenes», «comprobación SEO».
- Custom Fields – Añade información adicional a las tarjetas. Piensa en menús desplegables, casillas de verificación, fechas o números. Así puedes, por ejemplo, añadir un campo «Prioridad» (Baja/Media/Alta) o un campo «Presupuesto» con un importe. Esto hace que Trello sea mucho más flexible de lo que parece a primera vista.
- Automatización Butler – Esta es en realidad la función más potente. Butler automatiza tareas repetitivas. Sin código. Puedes crear reglas como: «Si una tarjeta se mueve a la lista ‘Hecho’, añade automáticamente una etiqueta verde y envía una notificación al equipo.» O: «Crea cada lunes a las 9:00 una nueva tarjeta en la lista ‘Por hacer’ con el título ‘Planificación semanal’.» Realmente ahorra mucho trabajo manual.
- Diferentes vistas – Además de la vista de tablero estándar, también obtienes una vista de línea de tiempo (tipo diagrama de Gantt), vista de tabla (estilo hoja de cálculo), vista de calendario, dashboard con gráficos y vista de tarjeta. No todas las vistas están disponibles en el plan gratuito, pero ofrecen diferentes perspectivas de tus datos.
- Power-Ups (Integraciones) – Son aplicaciones que puedes añadir a tu tablero. Piensa en Slack, Google Drive, Salesforce, GitHub. Hay cientos disponibles. En el plan gratuito puedes usar un Power-Up por tablero, lo cual es bastante limitado. Los planes de pago te dan Power-Ups ilimitados.
La automatización Butler merece realmente atención extra. No es un truco publicitario. Puedes construir flujos de trabajo que normalmente cuestan mucho tiempo manualmente. Supongamos: tu equipo trabaja con una estructura fija en la que cada nuevo cliente pasa por las mismas fases. Crea un tablero plantilla, deja que Butler cree automáticamente tarjetas con checklists, asigne plazos y etiquete a miembros del equipo. Se siente como si tuvieras un asistente personal.
Lo que también funciona muy bien: las aplicaciones móviles. No son solo una versión reducida de la aplicación web, sino que son realmente útiles. Puedes añadir tarjetas rápidamente sobre la marcha, dejar comentarios o actualizar el estado. Ideal si quieres comprobar rápidamente cómo va todo entre reuniones.
Precio de Trello
Trello tiene un plan gratuito bastante generoso. Obtienes tarjetas y miembros ilimitados, pero un máximo de 10 tableros por workspace y 10 colaboradores por workspace. También estás limitado a 250 comandos de automatización al mes y 10MB por archivo adjunto. Para equipos pequeños o uso personal suele ser suficiente.
Luego están los planes de pago. Standard cuesta $ 6 al mes (o $ 5 al mes con pago anual, es decir, $ 60 al año). Con esto obtienes tableros ilimitados, listas de verificación avanzadas, custom fields y más comandos de automatización (1.000 al mes). También obtienes Power-Ups ilimitados y archivos adjuntos más grandes (250MB).
Premium cuesta $ 12,50 al mes ($ 10 al mes con pago anual, total $ 120 al año). Este plan añade vistas adicionales (cronología, calendario, tabla, dashboard), aún más automatización (ilimitada), plantillas a nivel de workspace y soporte prioritario. Para equipos que usan Trello intensivamente, esta suele ser la mejor opción.
Enterprise cuesta $ 17,50 al mes con pago anual ($ 210 al año). Esto es para grandes organizaciones que necesitan seguridad adicional, funciones de cumplimiento y soporte dedicado. Sinceramente, excesivo para la mayoría de los usuarios.
Todos los planes de pago tienen un período de prueba gratuito de 14 días. No se necesita tarjeta de crédito para empezar, lo cual está bien.
¿Vale la pena el precio? Depende de tu uso. El plan gratuito es lo suficientemente generoso para muchas situaciones. Pero en cuanto trabajas con un equipo de más de 10 personas, o necesitas más de 10 tableros, tienes que actualizar. Entonces se vuelve rápidamente más caro que alternativas como ClickUp, que ofrecen más funciones por menos dinero. Para un equipo de 5 personas pagas $ 60 al mes por Premium ($ 12 x 5). Eso es bastante considerable.
¿A qué hay que prestar atención?
Seamos honestos sobre las limitaciones. Trello no tiene registro de tiempo integrado. Si quieres hacer un seguimiento de cuánto tiempo dedicas a las tareas, tienes que usar un Power-Up externo u otra herramienta adicional. Para freelancers que facturan por horas esto es molesto.
También las posibilidades de generación de informes son limitadas. Obtienes algunos gráficos básicos en el dashboard (solo Premium), pero no esperes análisis exhaustivos. ¿Quieres saber qué miembro del equipo es más productivo? ¿O cuántas tareas se quedan atascadas en promedio en qué fase? Entonces tienes que exportar los datos y analizarlos tú mismo.
Los problemas de rendimiento son algo real con tableros grandes. ¿Tienes un tablero con cientos de tarjetas? Entonces desplazarse y buscar se vuelve lento. Trello simplemente no está construido para esa escala. La herramienta funciona mejor con tableros más pequeños y manejables.
La versión gratuita está limitada a un Power-Up por tablero. Eso significa que tienes que elegir: ¿quieres la integración con Google Drive o prefieres las notificaciones de Slack? No puedes tener ambas sin actualizar. Bastante frustrante cuando necesitas un poco más de flexibilidad.
Y luego está el límite de automatización en el plan gratuito: 250 comandos al mes. Suena como mucho, pero si usas Butler intensivamente, lo agotarás más rápido de lo que piensas. Cada vez que se ejecuta una regla, cuenta como un comando. ¿Tienes 5 reglas que se ejecutan diariamente? Entonces habrás agotado tu límite después de 50 días.
Otro pequeño detalle: los tamaños de archivo. 10MB por archivo adjunto en el plan gratuito es poco. ¿Subes regularmente vídeos, archivos de diseño o presentaciones? Entonces llegarás rápidamente al límite. Incluso en el plan Standard (250MB) no puedes compartir archivos realmente grandes.
¿Qué opinan los demás?
El sentimiento general sobre Trello es positivo. La gente aprecia especialmente la interfaz intuitiva y la baja curva de aprendizaje. A menudo se escucha: «Por fin una herramienta que mi equipo entiende inmediatamente». Los tableros visuales Kanban facilitan poner a todos en la misma página.
La automatización Butler recibe muchos elogios. Los usuarios se sorprenden de lo potente que es sin necesidad de programar. Realmente ahorra tiempo en tareas repetitivas. También se valora la flexibilidad: puedes utilizar Trello para todo tipo de cosas, desde la planificación de contenidos hasta el seguimiento de hábitos.
Pero también hay críticas. La falta de registro de tiempo y de informes se menciona a menudo como un factor decisivo. Los equipos que trabajan orientados a datos encuentran Trello demasiado limitado. También los problemas de rendimiento con tableros grandes son una queja frecuente.
El precio es un tema controvertido. Algunos consideran que los planes de pago son demasiado caros para lo que ofrecen, especialmente en comparación con alternativas que proporcionan más funciones. Otros consideran que el precio está bien, porque valoran principalmente la sencillez y la estabilidad.
Lo que llama la atención en las reseñas de YouTube: muchas personas utilizan Trello para flujos de trabajo específicos en los que destaca, y lo combinan con otras herramientas para el resto. Rara vez es la única herramienta en su conjunto.
Alternativas a Trello
Trello no es para todo el mundo. Estas son las principales alternativas:
- Asana – Mejor para la gestión de tareas estructurada y dependencias. Elige esto si tienes proyectos más complejos que requieren más estructura que simples tableros Kanban. Asana te permite vincular tareas entre sí y ajustar plazos automáticamente.
- Monday.com – Más opciones de personalización y visualización de datos. Elige esto si necesitas dashboards extensos e informes para diferentes departamentos. Monday es más potente pero también más complejo.
- ClickUp – Muchas más funciones en una sola app y a menudo más barato. Elige esto si buscas una solución todo en uno que combine tareas, documentos y objetivos. ClickUp tiene una curva de aprendizaje más pronunciada, pero ofrece más por tu dinero.
Preguntas frecuentes
¿Es Trello realmente gratuito?
Sí, el plan gratuito sigue siendo gratuito. Para siempre. Obtienes tarjetas y miembros ilimitados, pero con un máximo de 10 tableros y 10 colaboradores por espacio de trabajo. También estás limitado a 250 comandos de automatización al mes y archivos adjuntos más pequeños. Para muchos usuarios es suficiente para empezar.
¿Qué ocurre si supero el límite de 10 colaboradores en el plan gratuito?
Entonces tus tableros en ese espacio de trabajo se vuelven automáticamente «solo lectura». Nadie puede editar ni añadir tarjetas hasta que reduzcas el número de colaboradores a 10 o actualices a un plan de pago. Bastante estricto, pero Trello te avisa con antelación.
¿Puedo usar Trello sin conexión?
No, no realmente. Trello requiere una conexión a Internet para sincronizarse. Las aplicaciones móviles tienen funcionalidad offline limitada: puedes ver las tarjetas que has abierto anteriormente, pero no puedes editar nada. En cuanto vuelvas a estar online, todo se sincroniza automáticamente.
Conclusión
Trello hace una cosa muy bien: gestión de proyectos visual para equipos que valoran la sencillez. La herramienta es intuitiva, rápida de aprender y lo suficientemente flexible para diferentes flujos de trabajo. La automatización Butler es sorprendentemente potente y la versión gratuita es lo suficientemente generosa para muchos usuarios.
Pero no es una solución todo en uno. ¿Echas de menos el registro de tiempo, informes detallados o gestión de documentos nativa? Entonces necesitas añadir otras herramientas o considerar una alternativa. Además, el precio de los planes de pago es bastante alto en comparación con la competencia.
Mi consejo: utiliza el plan gratuito para probar si Trello se adapta a tu flujo de trabajo. Para equipos pequeños, autónomos y pensadores visuales suele ser perfecto. Para grandes organizaciones con proyectos complejos hay mejores opciones. Yo mismo sigo utilizando Trello para proyectos personales y clientes más pequeños, donde la sencillez es más importante que las funciones avanzadas. Y eso es exactamente para lo que está hecho Trello.
