Tu cabeza está llena de ideas, tareas y proyectos. Intentas seguirlo todo en aplicaciones de notas, hojas de cálculo y post-its, pero nada te resulta natural. Workflowy lo plantea de otra manera: una lista interminable en la que puedes anidar, hacer zoom y centrarte infinitamente en lo que es importante ahora.
¿Quién está detrás de Workflowy?
Workflowy fue fundado en 2010 por Jesse Patel y Mike Turitzin en San Francisco. Jesse trabajaba entonces en una organización sin ánimo de lucro y se sentía completamente abrumado por la cantidad de trabajo. Las herramientas existentes le parecían demasiado rígidas y no se ajustaban a cómo funcionaba su cerebro. Quería algo flexible, algo que se moviera con su línea de pensamiento. Junto con Mike construyó Workflowy: una herramienta que organiza como piensas, no como una empresa de software cree que debes organizarte.
El dúo pasó por Y Combinator en el lote de verano de 2010, lo que les ayudó a sentar las bases de lo que ahora es WorkFlowy Inc. (también llamado FunRoutine Inc.). Consiguieron financiación semilla a través de Y Combinator, New Ground Ventures y Precursor Ventures, aunque las cantidades exactas nunca se hicieron públicas. Lo que sí se sabe: la herramienta atrajo rápidamente un seguimiento casi sectario. Incluso fundadores de empresas como Slack y Twitter usan Workflowy, y el veterano de Google Matt Cutts es un fan declarado.
Hoy en día Workflowy tiene más de un millón de usuarios en todo el mundo. La empresa nunca ha sido adquirida y se mantiene fiel a su visión original: la simplicidad por encima de todo. Mientras otras herramientas añaden cada vez más funciones, Workflowy se mantiene firme en lo que siempre ha hecho, y los usuarios lo valoran enormemente.
¿Para quién es Workflowy?
Workflowy es ideal para escritores que quieren estructurar sus pensamientos antes de empezar a escribir. También los gestores de proyectos que quieren una visión general rápida sin software complejo encuentran aquí lo que buscan. Los amantes de las listas y los investigadores que quieren ordenar la información en jerarquías están en su sitio. En realidad, cualquiera que piense en capas y conexiones en lugar de notas sueltas.
Pero Workflowy no es para todo el mundo. Los equipos que necesitan bases de datos complejas con relaciones y filtros pueden buscar mejor en otro sitio. También los usuarios que esperan formato de texto extenso, opciones de diseño o medios embebidos se sentirán decepcionados. Workflowy es texto, estructura y enfoque, nada más, nada menos.
¿Qué puede hacer Workflowy?
La versión gratuita ofrece la funcionalidad básica: anidamiento infinito, zoom, etiquetas y posibilidades básicas de colaboración. Para copias de seguridad automáticas en Dropbox y elementos nuevos ilimitados al mes necesitas un plan de pago. Estas son las posibilidades principales:
- Anidación infinita: Puedes crear sublistas dentro de sublistas, tan profundo como quieras. Un plan de proyecto se convierte en un elemento principal con fases, tareas, subtareas y notas – todo ordenadamente plegado hasta que lo necesites.
- Función de zoom (Hoisting): Haz clic en un elemento y llena toda tu pantalla. Toda distracción desaparece. Te concentras en esa única parte como si fuera tu única lista. Aleja el zoom y vuelves a ver el panorama completo.
- Mirror nodes: Crea copias en vivo de elementos que aparecen en múltiples lugares. Si cambias el original, el mirror se actualiza automáticamente. Útil cuando una tarea pertenece a múltiples proyectos.
- Vista de tableros Kanban: Convierte tu lista en un tablero visual con columnas. Perfecto para quien prefiere arrastrar tareas en lugar de marcarlas.
- Etiquetado con hashtags y menciones: Etiqueta elementos con #nombreproyecto o @persona para encontrarlos más tarde. La función de búsqueda es rapidísima y encuentra todo en milisegundos.
- Colaborar y compartir: Comparte listas con otros, dales acceso de lectura o escritura. Los cambios se sincronizan en tiempo real, así que ves directamente lo que otros añaden.
Workflowy funciona en la web, iOS, Android, Windows, macOS y Linux. Las aplicaciones de escritorio y móviles funcionan sin conexión y se sincronizan en cuanto vuelves a estar en línea. Los atajos de teclado lo hacen aún más rápido: puedes reorganizar listas enteras sin tocar el ratón.
¿Cuánto cuesta Workflowy?
Workflowy tiene un plan Basic gratuito que te permite crear 100 elementos nuevos al mes. El tamaño de archivo está limitado a 100MB y no recibes copias de seguridad automáticas de Dropbox. Para muchos usuarios esto es suficiente para empezar y conocer la herramienta.
¿Quieres elementos y copias de seguridad ilimitados? Entonces Workflowy Pro cuesta 4,99 dólares al mes con pago mensual. Si eliges una suscripción anual, pagas 49 dólares al año, lo que equivale a 4,08 dólares al mes. Los nuevos usuarios reciben 7 días para probar la versión Pro gratis.
No hay lifetime-deal ni suscripción de equipo con precios especiales. El precio es simple y transparente, al igual que la herramienta misma.
¿En qué hay que fijarse?
La versión gratuita tiene un límite de 100 elementos nuevos al mes. Para usuarios activos eso se alcanza rápidamente, lo que significa que tienes que actualizar bastante pronto si quieres usar Workflowy en serio. Eso se siente para algunos como un periodo de prueba demasiado limitado.
Workflowy no tiene calendario nativo ni recordatorios. Sí puedes etiquetar fechas, pero no recibes ninguna notificación ni integración con agenda. Para quien quiere vincular tareas con fechas límite, esto es una carencia. También faltan completamente bases de datos y tablas – esto es puramente un outliner, no un espacio de trabajo todo en uno como Notion.
La app móvil es menos potente que la versión de escritorio. Algunos atajos de teclado no funcionan y se siente menos fluida. Los usuarios también se quejan de que el desarrollo va lento – las nuevas funcionalidades a veces tardan años en llegar. Y como Workflowy es solo cloud, no tienes almacenamiento local ni control completo sobre tus datos.
Alternativas a Workflowy
Workflowy no es el único outliner del mercado. Aquí hay tres alternativas que puedes considerar:
- Dynalist: Elige esto si valoras el soporte de Markdown y una estructura de carpetas. Dynalist ofrece más opciones de formato que Workflowy, pero por ello también se siente menos minimalista.
- Notion: Opta por esto si buscas un espacio de trabajo todo en uno con bases de datos, wikis y medios incrustados. Notion es mucho más complejo y potente, pero también más abrumador que el texto puro y las listas.
- Obsidian: Elige esto si quieres control total sobre tus datos y trabajar sin conexión. Obsidian almacena todo localmente y funciona con plugins, pero carece de la sincronización en la nube y la simplicidad de Workflowy.
Preguntas frecuentes
Aquí están las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre Workflowy:
¿Funciona Workflowy sin conexión?
Sí, las apps de escritorio y móvil funcionan sin conexión. En cuanto tengas conexión de nuevo, todo se sincroniza automáticamente. Así que puedes seguir trabajando en el tren o en lugares sin internet.
¿Puedo exportar mis datos?
Sí, puedes exportar listas como texto plano, texto formateado o formato OPML. Así nunca estás atado a la herramienta y siempre puedes cambiar a algo diferente si es necesario.
¿Hay un límite de profundidad de anidamiento?
No, la estructura es anidable infinitamente. Eso es lo que hace a Workflowy único frente a apps de tareas estándar que a menudo solo permiten unos pocos niveles.
Conclusión
Workflowy es una excelente elección si te gusta el minimalismo y la estructura sobre los adornos. Es rápida, fiable y te ayuda a concentrarte sin distracciones. Para escritores, gestores de proyectos y cualquiera que piense en jerarquías es una herramienta potente. Pero si necesitas bases de datos, calendarios o formato extenso, entonces Workflowy es demasiado limitado. La versión gratuita te da una buena impresión, pero para uso serio tienes que actualizar pronto a Pro.
