Votre équipe grandit, les projets s’accumulent, et soudain vous avez cinq applications différentes ouvertes pour suivre tout ce qui se passe. Slack pour la communication, Trello pour les tâches, Google Docs pour la documentation, et oh oui – où tenions-nous déjà le suivi du temps ? ClickUp promet de remplacer tout ce chaos par une seule plateforme. Ça sonne bien. Mais est-ce que ça marche vraiment ? J’ai utilisé ClickUp intensivement pendant trois mois et je peux vous dire exactement où c’est brillant et où vous allez buter.
Clickup : l’entreprise
ClickUp a été fondé en 2017 par Zeb Evans, qui était frustré par le constant va-et-vient entre différents outils de productivité. Son idée était simple mais ambitieuse : pourquoi ne pas tout mettre dans une seule plateforme ? Gestion de tâches, documents, chat, suivi du temps, tableaux blancs – tout le toutim.
L’entreprise a grandi rapidement et compte désormais des millions d’utilisateurs dans le monde. Ils sont basés à San Diego et ont une philosophie intéressante : ils veulent augmenter votre productivité de 20% en éliminant tous ces changements d’applications. Est-ce que ça marche ? Ça dépend si vous pouvez gérer la complexité.
Ce qui distingue ClickUp, c’est cette approche tout-en-un. Là où d’autres outils se concentrent sur une seule chose (Asana fait la gestion de tâches, Notion fait la documentation), ClickUp essaie littéralement d’être tout. Ça le rend puissant. Mais aussi accablant.
Pour qui Clickup est-il vraiment fait ?
ClickUp est conçu pour les équipes qui veulent expérimenter et personnaliser complètement leur workflow. Pensez aux agences marketing qui veulent des projets, des calendriers de contenu ET la communication client dans un seul système. Ou aux équipes de développement qui gèrent sprints, bugs ET documentation au même endroit.
Ça marche bien pour les gens qui n’ont pas peur de bricoler. Cette première semaine, vous allez passer du temps à personnaliser. Ajuster les vues, ajouter des champs personnalisés, configurer des automatisations. Si ça vous donne de l’énergie – parfait. Si vous voulez juste commencer sans complications ? Alors ça devient difficile.
Pour qui c’est moins adapté ? Les petites équipes qui veulent quelque chose de simple rapidement. Un freelance qui n’a besoin que d’une gestion de tâches basique. Les gens qui n’ont pas envie d’une courbe d’apprentissage. Et honnêtement : les membres d’équipe plus âgés habitués aux outils simples peuvent être assez effrayés par ça.
Aussi important : si votre équipe lutte déjà avec des logiciels complexes, n’ajoutez pas ENCORE un système complexe. ClickUp demande de la discipline et une vraie implémentation. Pas du « on va juste essayer » – vous devez vous y plonger.
Fonctionnalités de Clickup
Soyons honnêtes : ClickUp a tellement de fonctionnalités que vous vous perdez au début. Mais voici les choses qui font vraiment la différence :
- Gestion des tâches & Sous-tâches – Le cœur de ClickUp. Vous créez des tâches, ajoutez des sous-tâches (jusqu’à cinq niveaux de profondeur), les reliez entre elles avec des dépendances. Pratique pour les projets complexes où tout dépend de tout. Vous pouvez définir des priorités par tâche, ajouter des tags, et utiliser des champs personnalisés pour des données spécifiques qui vous importent.
- Vues multiples – C’est là que ClickUp brille. Les mêmes données peuvent être visualisées comme liste, tableau (Kanban), calendrier, diagramme de Gantt, chronologie ou même comme carte mentale. Votre chef de projet veut un Gantt ? Parfait. Votre designer préfère travailler avec un tableau visuel ? C’est possible aussi. Tout le monde regarde les mêmes données, mais à sa façon.
- Documents & Wikis – Éditeur intégré comparable à Notion. Vous créez des docs, les reliez aux tâches, et construisez une base de connaissances complète avec. La collaboration en temps réel fonctionne parfaitement. Vous pouvez imbriquer des pages, créer des modèles, et même intégrer des tableaux avec des données.
- Tableaux blancs – Pour les sessions de brainstorming et la réflexion visuelle. Vous dessinez, collez des notes adhésives, et pouvez créer des tâches directement depuis le tableau blanc. Fonctionne étonnamment bien pour les équipes distantes qui veulent développer des idées ensemble.
- Suivi du temps – Intégré. Démarrez un chronomètre, reliez-le à une tâche, et vous avez automatiquement un aperçu de où va votre temps. Pour les heures facturables, c’est de l’or. Vous pouvez aussi ajouter du temps manuellement si vous avez oublié de démarrer le chronomètre.
- Automatisations – Quand une tâche passe à « Terminé », envoyer automatiquement une notification. Ou changer le statut des sous-tâches. Ou assigner une nouvelle tâche à quelqu’un. Vous construisez ces automations avec un constructeur visuel. Le plan gratuit vous donne 100 utilisations par mois, ensuite vous avez besoin d’un plan payant.
- Tableaux de bord – Ici vous voyez la vue d’ensemble. Progression des projets, charge de travail des membres de l’équipe, graphiques burndown pour les sprints. Vous glissez des widgets vers votre tableau de bord et construisez votre propre centre de commande. Idéal pour les managers qui veulent une vue d’ensemble sans plonger dans les tâches individuelles.
- Chat en temps réel – Oui, il y a aussi du chat dedans. Par tâche, par projet, ou simplement à l’échelle de l’équipe. Ainsi vous pouvez théoriquement remplacer Slack. En pratique, beaucoup d’équipes ne le font pas, car la fonction chat est quand même un peu moins complète.
Ce qui me frappe, c’est à quel point on peut personnaliser en profondeur. Les champs personnalisés par exemple : tu ajoutes des champs pour le budget, le code client, l’urgence – tout ce que tu veux. Ensuite, tu peux filtrer et trier dessus. Pour les équipes avec des workflows spécifiques, c’est fantastique. Mais ça demande de bien réfléchir à ton paramétrage.
La fonction Goals mérite aussi une mention. Tu définis des objectifs (par exemple : « 10 nouveaux clients ce mois »), tu y lies des tâches, et ClickUp affiche automatiquement les progrès. Ça maintient ton équipe concentrée sur ce qui est vraiment important, pas seulement sur le fait de cocher des petites tâches.
Prix Clickup
ClickUp a un plan gratuit généreux – le plan Free Forever. Pas de limite de temps, juste gratuit. Tu obtiens 100MB de stockage, 5 spaces, et un usage limité des fonctionnalités avancées comme les diagrammes de Gantt et les champs personnalisés (100 utilisations). Pour les petites équipes ou freelancers qui commencent, c’est franchement assez utilisable.
Tu veux plus ? Alors tu as deux options principales. Le plan Unlimited coûte 7$ par mois par utilisateur avec paiement annuel (total 84$ par an), ou 10$ par mois si tu paies mensuellement. Avec ça tu obtiens un stockage illimité, des intégrations illimitées, les diagrammes de Gantt, les champs personnalisés sans limite, et plus.
Le plan Business coûte 12$ par mois par utilisateur avec paiement annuel (144$ par an), ou 19$ par mois. C’est pour les équipes plus importantes qui ont besoin de fonctionnalités avancées : gestion de charge de travail, chronologies, docs privés, et considérablement plus d’automatisations. Tu obtiens aussi ici la 2FA et les permissions avancées.
Il y a aussi un plan Enterprise, mais tu dois prendre contact pour les prix. C’est pour les organisations avec 100+ utilisateurs qui veulent des options white-label et un support dédié.
Est-ce que ça vaut le coup ? Comparé aux concurrents comme Monday.com (à partir de 8$ par utilisateur par mois) ou Asana (à partir de 10,99$ par utilisateur par mois), ClickUp a un prix compétitif. Surtout ce plan gratuit est une affaire – beaucoup de concurrents te forcent rapidement vers un plan payant.
Mais attention : ces 7$ par mois s’accumulent quand ton équipe grandit. Avec 10 personnes, tu dépenses déjà 70$ par mois, ou 840$ par an. Pour les entreprises françaises, cette étiquette de prix en dollars peut parfois sembler inconfortable – les taux de change peuvent fluctuer.
Bonne nouvelle : il y a un essai de 14 jours pour les plans payants. Assez de temps pour tester si ces fonctionnalités supplémentaires font la différence pour ton workflow.
À quoi faut-il faire attention ?
Bon, c’est le moment de la partie honnête. Parce que ClickUp n’est pas parfait.
La courbe d’apprentissage est raide. Vraiment raide. Ta première semaine, tu passes surtout ton temps à découvrir où tout se trouve et comment paramétrer les choses. Les nouveaux membres d’équipe regardent souvent l’écran, dépassés – il y a tellement de boutons, menus et options qu’on ne sait pas par où commencer. Ce n’est pas un outil qu’on implémente « rapidement ».
Puis la vitesse. ClickUp peut être lent, surtout sur de gros projets avec beaucoup de tâches. Tu cliques sur une vue et tu dois attendre un moment. Tu ouvres une tâche et il y a une demi-seconde de retard. Ça semble petit, mais après une journée de travail, ça irrite. Les utilisateurs avec des centaines de tâches par projet se plaignent régulièrement du lag.
L’app mobile est un autre point douloureux. Elle fonctionne, mais donne l’impression d’être une version allégée de l’expérience desktop. Beaucoup de fonctionnalités avancées sont difficiles à utiliser sur un petit écran. Pour rapidement vérifier une tâche c’est correct, mais vraiment travailler de manière productive ? Fais ça sur ton ordinateur portable.
Les bugs après les mises à jour sont aussi un thème récurrent. ClickUp déploie régulièrement de nouvelles fonctionnalités (ce qui est bien en soi), mais parfois des choses cassent. Notifications qui ne fonctionnent pas, automations qui plantent, vues qui ne se chargent pas. Habituellement c’est résolu rapidement, mais ça casse ton workflow.
Et puis cette interface accablante. Tout est possible, mais du coup on ne voit plus la forêt pour les arbres. Tu veux faire quelque chose de simple ? Alors tu dois d’abord naviguer à travers trois menus. Pour les gens qui aiment le minimalisme, c’est un cauchemar.
Autre chose : la fonction chat est correcte, mais pas extraordinaire. Si vous êtes habitués à Slack ou Teams, le chat de ClickUp semble basique. Pas de fils de discussion, emojis limités, moins intuitif. Beaucoup d’équipes utilisent donc encore une app de chat séparée, ce qui sape l’idée du « tout-en-un ».
La confidentialité est aussi un point de préoccupation pour certains utilisateurs. Par défaut, les membres de l’équipe peuvent voir beaucoup de choses les uns des autres. Vous devez activement configurer des permissions pour garder les choses privées. Pour les équipes qui travaillent avec des données clients sensibles, cela demande une attention particulière.
Que pensent les autres ?
Le sentiment général sur ClickUp est mitigé positif. Les personnes qui s’y plongent et prennent le temps de l’apprendre sont souvent enthousiastes. Elles apprécient surtout qu’il remplace plusieurs outils et l’énorme possibilité de personnalisation.
Compliments fréquents : « Meilleure version gratuite sur le marché », « Enfin tout en un seul endroit », « Visuellement attrayant et moderne ». Les utilisateurs aiment les différentes vues et la possibilité d’adapter complètement les workflows à leurs besoins. Pour les équipes qui aiment personnaliser, c’est un paradis.
Mais les plaintes sont aussi constantes. La lenteur revient sans cesse, surtout de la part d’utilisateurs avec de grands espaces de travail. L’app mobile est souvent décrite comme décevante. Et les débutants se sentent régulièrement perdus dans toutes les options.
Les revieweurs YouTube sont prudemment positifs. Tool Finder a loué la polyvalence et les nouvelles fonctions IA de la version 3.0, mais a mis en garde contre l’interface complexe. Knowledge By Marcus était enthousiaste concernant les templates et fonctionnalités, mais avait des réserves sur les paramètres de confidentialité et les problèmes de performance.
Remarquable : les personnes qui migrent depuis des outils plus simples (comme Trello) trouvent souvent ClickUp trop complexe. Les personnes qui migrent depuis plusieurs outils (par exemple Asana + Notion + Slack) sont justement heureuses de la consolidation.
Alternatives à Clickup
ClickUp ne convient pas parfaitement à votre équipe ? Ces alternatives valent la peine d’être considérées :
- Monday.com – Plus visuel et plus simple d’utilisation que ClickUp. L’interface est plus colorée et intuitive. Choisissez-le si votre équipe veut se lancer rapidement sans courbe d’apprentissage abrupte. Idéal pour les équipes qui n’aiment pas la complexité.
- Asana – Moins de fonctionnalités mais plus stable et plus clair. Asana fait une chose (la gestion de projet) et la fait bien. Choisissez-le si vous cherchez purement de la gestion de projet sans les extras comme les tableaux blancs. Plus rapide et plus fiable à utiliser.
- Notion – Plus flexible pour la documentation mais moins puissant pour la gestion des tâches. Notion est fantastique pour les bases de connaissances et les wikis, mais les fonctions de tâches sont basiques. Choisissez-le si vous construisez principalement une base de connaissances ou un wiki avec une fonctionnalité de tâches légère. Parfait pour les équipes de contenu et le travail axé sur la documentation.
Questions fréquemment posées
La version gratuite est-elle vraiment gratuite à vie ?
Oui, le plan Free Forever n’a pas de limite de temps. Vous pouvez continuer à l’utiliser indéfiniment. Cependant, vous êtes limités à 100MB de stockage et une limite sur les fonctionnalités avancées – vous ne pouvez par exemple utiliser les custom fields que 100 fois. Pour les petites équipes ou l’usage solo, c’est souvent suffisant, mais les équipes en croissance atteignent rapidement cette limite.
Puis-je utiliser ClickUp hors ligne ?
Oui, les apps desktop et mobiles ont un mode hors ligne. Vous pouvez consulter les tâches et en créer de nouvelles sans connexion internet. Dès que vous êtes à nouveau en ligne, tout se synchronise automatiquement. Pratique pour travailler dans le train ou dans des lieux avec un mauvais wifi. Attention : toutes les fonctionnalités ne marchent pas hors ligne – les tableaux de bord complexes et la collaboration en temps réel nécessitent une connexion.
Quelle est la différence entre Unlimited et Business ?
Business est orienté vers les équipes plus importantes et offre des fonctionnalités plus avancées. Vous obtenez la gestion de la charge de travail (voir qui est surchargé), des chronologies pour la planification long terme, des docs privés pour les informations sensibles, et plus d’automatisations par mois. Il y a aussi de meilleures permissions et 2FA pour la sécurité. Pour les équipes de moins de 10 personnes, Unlimited suffit généralement. À partir de 15-20 personnes, vous remarquez que ces fonctionnalités Business vous manquent.
Conclusion
ClickUp est ambitieux. Peut-être trop ambitieux. Il essaie d’être tout – gestion de tâches, documentation, chat, tableaux blancs, suivi du temps – et y réussit en grande partie. Si vous avez une équipe prête à investir dans la courbe d’apprentissage, vous obtenez une plateforme puissante qui peut remplacer plusieurs outils.
Mais ce n’est pas une solution plug-and-play. Vos premières semaines, vous passez votre temps à personnaliser, expérimenter et former votre équipe. L’interface submerge, l’app peut être lente, et les bugs après les mises à jour sont frustrants. Ce n’est pas un outil pour les équipes qui veulent « juste quelque chose de simple ».
Choisissez ClickUp si vous avez une équipe moyenne à grande (5-50 personnes) qui gère des projets complexes et accorde de la valeur à la personnalisation. Si vous êtes une agence marketing qui veut centraliser projets, contenu et communication client. Si vous êtes une équipe logicielle qui veut les sprints, bugs et documentation au même endroit.
Évitez ClickUp si vous êtes une petite équipe qui veut démarrer rapidement. Si vous privilégiez la simplicité aux fonctionnalités. Si vous peinez déjà avec des logiciels complexes – alors ClickUp ne fera qu’empirer les choses.
Mon expérience personnelle ? Après trois mois, je suis content d’avoir investi ce temps. J’ai maintenant un système au lieu de quatre. Mais ce premier mois a été douloureux. Et la rapidité des outils plus simples me manque encore. ClickUp est puissant, mais vous payez cette puissance par la complexité. Si ce compromis en vaut la peine dépend de ce que vous priorisez : la puissance ou la simplicité.
