Todoist

Votre boîte de réception déborde, votre carnet de notes est rempli de gribouillis, et quelque part sur votre bureau se trouve encore un post-it avec quelque chose que vous ne devez pas oublier. Ça vous parle ? J’ai utilisé Todoist intensivement pendant trois mois pour voir s’il aide vraiment à maîtriser ce chaos. Spoiler : ça marche, mais pas pour tout le monde.

Todoist : l’entreprise

Todoist existe depuis 2007. C’est une éternité en années d’application. Fondé par Amir Salihefendic, qui était frustré par les gestionnaires de tâches lents et superflus de l’époque. Il voulait quelque chose de simple. Quelque chose de rapide. Quelque chose qui fonctionne tout simplement.

L’entreprise s’appelle officiellement Doist et est entièrement en télétravail – depuis le début. Pas de bureau, pas de salles de réunion, juste une équipe répartie dans le monde entier. Cette philosophie se reflète dans le produit : accessible partout, toujours synchronisé.

Ce qui distingue Todoist ? L’accent mis sur la rapidité et la simplicité. Là où d’autres applications vous submergent de fonctionnalités, Todoist garde le processus de base simple : saisir une tâche, organiser, cocher. Cette philosophie a attiré des millions d’utilisateurs, mais soulève également des questions. Simple n’est-il pas trop simple ?

Pour qui est vraiment Todoist ?

Todoist est idéal pour les personnes qui veulent se vider la tête. Les freelances qui veulent garder leurs projets organisés. Les étudiants qui doivent suivre des échéances. Les équipes qui veulent déléguer des tâches sans installer un monstre de gestion de projet.

Mais ce n’est pas pour tout le monde. Vous gérez des projets complexes avec des dépendances, des diagrammes de Gantt et une planification des ressources ? Vous rencontrerez rapidement des limitations. Vous voulez une vue entièrement visuelle avec des tableaux kanban et des chronologies ? Alors vous devez vraiment regarder Asana ou ClickUp.

Également important : Todoist fonctionne mieux si vous avez de la discipline. L’application ne vous force à rien. Pas de pop-ups qui crient pour attirer l’attention. Pas de notifications agressives. Vous devez vous-même prendre l’habitude de la consulter quotidiennement. Pour certains, c’est libérateur. Pour d’autres, une recette pour oublier des tâches.

Fonctionnalités de Todoist

Voyons ce que vous obtenez. Et ce que vous n’obtenez pas.

• Quick Add avec Natural Language Processing – C’est le summum. Tapez “demain 14:00 appeler Jean #travail !p1” et Todoist comprend. La tâche est automatiquement planifiée pour demain à 14:00, reçoit le label ’travail’ et la priorité 1. Cela semble presque magique et fait gagner énormément de temps.
• Tâches récurrentes et rappels – Courses hebdomadaires ? Facture mensuelle à envoyer ? Tapez “chaque lundi” ou “chaque 1er du mois” et c’est automatiquement répété. Les rappels sont également disponibles, mais dans la version gratuite seulement automatiquement pour les tâches avec une heure. Les rappels personnalisés sont réservés à la version payante. Je trouve toujours cela un choix étrange.
• Projets, sections et sous-tâches – Vous pouvez créer des projets (par exemple ‘Rénovation’), les diviser en sections (‘Cuisine’, ‘Salle de bain’) et ajouter des sous-tâches par section. Cela reste clair, mais vous devez concevoir la structure vous-même. L’application ne vous aide pas là-dessus.
• Niveaux de priorité et labels – Quatre niveaux de priorité (du rouge à aucune couleur) et des labels illimités. Pratique pour le filtrage. Vous pouvez par exemple afficher toutes les tâches ‘urgentes’ avec le label ’travail’ dans un seul aperçu. Mais dans la version gratuite, vos possibilités de filtrage sont limitées.
• Todoist Karma – Gamification. Chaque tâche cochée rapporte des points. Les séries vous motivent à rester actif quotidiennement. Pour certains, c’est puéril. Pour d’autres (comme moi), cela fonctionne étonnamment bien. Il y a quelque chose de satisfaisant dans ces coches vertes.
• Collaborer et déléguer des tâches – Vous pouvez partager des projets avec d’autres et assigner des tâches. Pratique pour les petites équipes ou les familles. Mais n’attendez pas d’outils de collaboration élaborés comme des commentaires avec mentions ou des pièces jointes. C’est inclus, mais cela semble basique.

Ce Natural Language Processing mérite encore un peu d’attention supplémentaire. Il fonctionne en plusieurs langues, y compris le néerlandais. Tapez “après-demain à deux heures et demie” et il comprend. “Chaque mercredi sauf en décembre” est également compris. Ce n’est pas parfait – parfois il interprète quelque chose de travers – mais dans 9 cas sur 10, c’est correct du premier coup. Pour quelqu’un qui veut saisir rapidement sans cliquer dans des menus, c’est de l’or.

La synchronisation fonctionne également excellemment. Vous ajoutez une tâche sur votre téléphone pendant que vous êtes au supermarché ? Quelques secondes plus tard, elle apparaît sur votre ordinateur portable. En trois mois, je n’ai pas vécu une seule fois des tâches qui disparaissent ou apparaissent en double. Cela semble évident, mais croyez-moi : toutes les applications n’y arrivent pas.

Prix Todoist

Todoist propose trois forfaits. Free, Pro et Business. La version gratuite vous donne accès aux fonctionnalités de base : 5 projets actifs, tâches et sous-tâches illimitées, et l’application sur toutes les plateformes. Ça semble raisonnable, non ?

Mais ensuite, vous rencontrez les limitations. Seulement des rappels automatiques. Seulement 3 filtres. Des fichiers jusqu’à 5 Mo. Et cette limite de 5 projets devient vite étouffante. Travail, personnel, courses, loisirs, rénovation – terminé. Vous voulez un sixième projet ? Payez.

La version Pro coûte € 7 par mois (ou € 5 par mois en cas de paiement annuel). Pour cela, vous obtenez 300 projets actifs, rappels personnalisés, 150 filtres, fichiers jusqu’à 100 Mo et thèmes. Pour la plupart des gens, c’est le forfait dont ils ont besoin. La question est : est-ce que cela vaut les € 60 par an ?

Réponse honnête : ça dépend. Utilisez-vous Todoist quotidiennement et cela vous aide-t-il vraiment à être plus productif ? Dans ce cas, € 5 par mois ce n’est pas beaucoup. Mais il existe des alternatives. TickTick offre des fonctionnalités comparables pour souvent moins cher. Microsoft To Do est entièrement gratuit et fait 80% de ce que fait Todoist.

La version Business coûte € 10 par mois par utilisateur (ou € 8 par mois en cas de paiement annuel). Elle est surtout intéressante pour les équipes qui souhaitent collaborer avec des projets partagés, des rôles d’administrateur et des rapports d’équipe. Pour les utilisateurs individuels, c’est excessif.

Vous pouvez essayer Pro gratuitement pendant 7 jours, et Business pendant 14 jours.

À quoi faut-il faire attention ?

Soyons honnêtes : Todoist n’est pas parfait. La version gratuite ressemble de plus en plus à une démo. Cinq projets, c’est tout simplement trop peu pour une utilisation sérieuse. Et placer les rappels personnalisés derrière un mur payant ? C’est une fonctionnalité de base qui devrait être gratuite.

De plus, la vue calendrier n’est disponible que dans la version payante. Vous pouvez voir un aperçu quotidien ou hebdomadaire, mais pas de vrai calendrier mensuel où vous voyez les tâches sur les dates. Pour les penseurs visuels, c’est frustrant.

Ensuite, les notifications de mise à niveau. Vous recevez régulièrement des suggestions vous indiquant que vous “pourriez faire plus avec Pro”. Pas intrusif, mais présent. Après un moment, ça commence à agacer.

Pour la gestion de projet, Todoist est insuffisant. Pas de diagrammes de Gantt. Pas de dépendances entre les tâches. Pas de gestion des ressources. Pas de suivi du temps. C’est vraiment une liste de tâches, pas un outil de projet. Si vous gérez des projets complexes avec plusieurs membres d’équipe et des échéances interdépendantes, vous devez vous tourner vers quelque chose comme Asana ou Monday.

Les fonctionnalités de collaboration sont également basiques. Vous pouvez assigner des tâches et publier des commentaires, mais il n’y a pas de collaboration en temps réel comme dans Notion. Pas de mentions qui déclenchent des notifications. Pas de discussions par tâche. Ça fonctionne, mais ça fait 2015.

Et bien qu’il existe de nombreuses intégrations (Slack, Google Calendar, Zapier), certaines applications importantes sont absentes. Pas d’intégration native avec Notion. Pas de connexion directe avec WhatsApp. Pour les power users qui veulent tout automatiser, cela peut être rédhibitoire.

Que pensent les autres ?

Le sentiment général est positif. Les gens apprécient surtout la rapidité et la fiabilité. Cette reconnaissance du langage naturel reçoit beaucoup d’éloges – elle fait vraiment gagner du temps. L’interface est louée pour sa clarté. Pas de boutons superflus, pas de distractions.

La gamification Karma fonctionne pour beaucoup de gens comme motivation. Cela peut sembler étrange, mais ce petit coup de dopamine d’une tâche cochée et de points qui augmentent aide vraiment à maintenir l’élan.

Mais la critique est cohérente. La version gratuite limitée est souvent mentionnée comme rédhibitoire. Les gens trouvent étrange que les rappels personnalisés soient payants – c’est souvent gratuit chez les concurrents. La limite de 5 projets semble artificielle, comme si vous étiez forcé de passer à la version supérieure.

Le prix est également un point souvent évoqué. € 60 par an pour une liste de tâches ? Certains trouvent ça bien, d’autres trouvent que c’est trop. Surtout quand vous obtenez TickTick pour moins cher avec plus de fonctionnalités (calendrier intégré, minuteur Pomodoro, suivi des habitudes).

Les avis YouTube sont nuancés. Tool Finder souligne la question de la valeur : en avez-vous pour votre argent en 2024 ? Millie Pham souligne que Todoist est parfait pour un usage personnel, mais pas pour des projets complexes. Je retrouve cette conclusion dans d’autres avis également.

Alternatives à Todoist

Cela ne correspond pas tout à fait ? Voici les alternatives :

• TickTick – Offre des extras comme un calendrier intégré, un minuteur Pomodoro et un suivi d’habitudes. Choisissez ceci si vous recherchez une application de productivité tout-en-un qui est souvent un peu moins chère.
• Things 3 – Achat unique sans abonnement, mais exclusif aux appareils Apple. Choisissez ceci si vous voulez un design magnifique et minimaliste et que vous êtes entièrement dans l’écosystème Apple.
• Microsoft To Do – Entièrement gratuit et profondément intégré avec Outlook et Microsoft 365. Choisissez ceci si vous travaillez déjà avec les logiciels Microsoft et que vous recherchez une solution simple et gratuite.

Questions fréquemment posées

Quelles sont les principales limitations de la version gratuite ?

Dans la version gratuite, vous êtes limité à 5 projets actifs, 3 filtres et des fichiers jusqu’à 5 Mo. Vous n’avez que des rappels automatiques pour les tâches avec une heure ; les rappels personnalisés sont derrière le mur payant. Pour une utilisation courte ou pour tester, c’est correct, mais pour une utilisation sérieuse, vous rencontrez rapidement des limites.

Todoist fonctionne-t-il également hors ligne ?

Oui, vous pouvez ajouter et gérer des tâches sans connexion Internet. L’application enregistre tout localement et se synchronise automatiquement dès que vous êtes de nouveau en ligne. J’ai testé cela dans le train et ça fonctionne très bien – aucune tâche perdue.

Existe-t-il une application officielle pour Linux ?

Oui, Todoist offre une prise en charge officielle pour Linux via Snap et AppImage. C’est assez unique – de nombreuses applications de productivité ignorent complètement Linux. L’application fonctionne aussi bien que sur Windows ou Mac.

Conclusion

Todoist fait exactement ce qu’il promet : organiser vos tâches sans tracas. Cette reconnaissance du langage naturel est vraiment bonne. La synchronisation est fiable. L’interface est épurée. Pour les personnes qui veulent se vider la tête et cherchent un système simple, cela fonctionne parfaitement.

Mais la version gratuite est trop limitée. Cinq projets et pas de rappels personnalisés ? Cela ressemble à une limitation artificielle pour vous pousser vers Pro. Et pour 60 € par an, vous obtenez souvent plus de fonctionnalités chez les concurrents.

Mon conseil : essayez d’abord Microsoft To Do si vous voulez une option gratuite. Vous êtes dans l’écosystème Apple ? Envisagez Things 3. Vous voulez plus de fonctionnalités pour moins d’argent ? Regardez TickTick. Mais si vous voulez spécifiquement cette saisie rapide et cette fiabilité de Todoist, et que vous l’utilisez quotidiennement, alors Pro en vaut la peine.

J’utilise toujours Todoist. Non pas parce qu’il est parfait, mais parce qu’il fonctionne tout simplement. Et parfois, c’est suffisant.