Vous voulez simplement un système clair pour suivre vos projets. Pas trop compliqué, mais pas trop simple non plus. Trello promet exactement cela : des tableaux visuels où vous faites glisser vos tâches de gauche à droite. J’ai utilisé l’outil intensivement pendant quelques mois pour différents projets et je peux vous dire exactement ce qu’il fait bien – et où vous pouvez rencontrer des limites.
Trello : l’entreprise
Trello a été lancé en 2011 par Fog Creek Software (aujourd’hui Glitch), fondé par Joel Spolsky et Michael Pryor. L’idée était simple : la gestion de projet doit être visuelle. Pas de listes interminables, mais des tableaux avec des cartes que vous pouvez déplacer. Inspiré de la méthode Kanban de l’industrie automobile japonaise.
En 2017, Trello a été racheté par Atlassian pour 425 millions de dollars. C’est l’entreprise derrière Jira et Confluence. Cette acquisition a été bénéfique pour Trello – plus de ressources, de meilleures intégrations, tout en conservant heureusement sa simplicité. Aujourd’hui, plus de 50 millions de personnes utilisent l’outil dans le monde.
Qu’est-ce qui distingue Trello ? Ils sont restés fidèles à leur idée centrale. Alors que d’autres outils ajoutent toujours plus de fonctionnalités au point qu’on s’y perd, Trello reste fidèle à ses tableaux visuels. Simple. Efficace.
Pour qui Trello est-il réellement ?
Trello est parfait pour les petites équipes et les indépendants qui travaillent visuellement. Pense aux créateurs de contenu qui suivent leur calendrier de publication, aux freelances qui gèrent plusieurs projets clients, ou aux équipes marketing qui planifient des campagnes. L’outil excelle pour les workflows que tu peux diviser en phases : à faire, en cours, terminé.
Aussi idéal quand tu commences juste la gestion de projet. La courbe d’apprentissage est ridiculement faible. Tu comprends le système en cinq minutes. Pas besoin de longs manuels, ni d’un onboarding obligatoire. Tu crées un tableau, ajoutes quelques cartes et c’est parti.
Mais Trello n’est pas adapté aux projets complexes avec beaucoup de dépendances. Tu développes un logiciel avec des dizaines de tâches qui dépendent les unes des autres ? Tu atteindras vite ses limites. Pour les équipes qui ont besoin de rapports avancés, Trello est aussi trop limité. Et si tu veux un suivi du temps natif ? N’y pense même pas.
Fonctionnalités de Trello
Voyons ce que tu obtiens. Trello tourne autour de quelques fonctionnalités clés qui sont étonnamment puissantes quand tu les utilises correctement.
- Tableaux Kanban, listes et cartes – C’est la base. Vous créez un tableau (par exemple « Website redesign »), ajoutez des listes (« Idées », « En cours », « Revue », « Terminé ») et les remplissez de cartes. Chaque carte est une tâche. Faites-les glisser de gauche à droite au fur et à mesure de leur avancement. C’est tellement visuel que vous voyez d’un seul coup d’œil où tout en est.
- Listes de contrôle avancées – Dans une carte, vous pouvez créer des listes de contrôle. Pratique pour les tâches comportant plusieurs étapes. Vous voyez une barre de progression qui se met à jour automatiquement. Exemple : une carte « Rédiger un article de blog » avec des éléments de liste comme « faire des recherches », « préparer un plan », « première version », « ajouter des images », « vérification SEO ».
- Champs personnalisés – Ajoutez des informations supplémentaires aux cartes. Pensez à des menus déroulants, des cases à cocher, des dates ou des chiffres. Vous pouvez par exemple ajouter un champ « Priorité » (Faible/Moyenne/Élevée) ou un champ « Budget » avec un montant. Cela rend Trello beaucoup plus flexible qu’il n’y paraît au premier abord.
- Automatisation Butler – C’est en secret la fonctionnalité la plus puissante. Butler automatise les tâches répétitives. Sans code. Vous pouvez créer des règles comme : « Lorsque qu’une carte est déplacée vers la liste ‘Terminé’, ajoute automatiquement une étiquette verte et envoie une notification à l’équipe. » Ou : « Crée chaque lundi à 9h00 une nouvelle carte dans la liste ‘À faire’ avec le titre ‘Planification de la semaine’. » Cela évite vraiment beaucoup de travail manuel.
- Vues différentes – En plus de la vue de tableau standard, vous obtenez également une vue chronologique (type diagramme de Gantt), une vue en tableau (style feuille de calcul), une vue calendrier, un tableau de bord avec graphiques, et une vue cartographique. Toutes les vues ne sont pas disponibles dans le plan gratuit, mais elles offrent différentes perspectives sur vos données.
- Power-Ups (Intégrations) – Ce sont des applications que vous pouvez ajouter à votre tableau. Pensez à Slack, Google Drive, Salesforce, GitHub. Il y en a des centaines. Dans le plan gratuit, vous pouvez utiliser un seul Power-Up par tableau, ce qui est assez limité. Les plans payants vous donnent un nombre illimité de Power-Ups.
L’automatisation Butler mérite vraiment une attention particulière. Ce n’est pas un gadget. Tu peux créer des workflows qui prennent normalement beaucoup de temps manuellement. Par exemple : ton équipe travaille avec une structure fixe où chaque nouveau client passe par les mêmes phases. Crée un tableau modèle, laisse Butler créer automatiquement des cartes avec des checklists, attribuer des échéances et taguer des membres de l’équipe. On a l’impression d’avoir un assistant personnel.
Ce qui fonctionne aussi très bien : les applications mobiles. Elles ne sont pas seulement une version allégée de l’application web, mais réellement très utilisables. Vous pouvez ajouter rapidement des cartes en déplacement, poster des commentaires ou mettre à jour le statut. Idéal pour vérifier entre deux réunions où en est tout.
Prix de Trello
Trello propose un plan gratuit assez généreux. Vous bénéficiez de cartes et de membres illimités, mais d’un maximum de 10 tableaux par espace de travail et 10 collaborateurs par espace de travail. Vous êtes également limité à 250 commandes d’automatisation par mois et à 10 Mo par pièce jointe. Pour les petites équipes ou un usage personnel, c’est souvent suffisant.
Passons aux plans payants. Standard coûte 6 $ par mois (ou 5 $ par mois en paiement annuel, soit 60 $ par an). Vous obtenez ainsi des tableaux illimités, des check-lists avancées, des champs personnalisés, et davantage de commandes d’automatisation (1 000 par mois). Vous bénéficiez aussi de Power-Ups illimités et de pièces jointes plus volumineuses (250 Mo).
Premium coûte 12,50 $ par mois (10 $ par mois en paiement annuel, soit 120 $ par an). Ce plan ajoute des vues supplémentaires (chronologie, calendrier, tableau, tableau de bord), encore plus d’automatisation (illimitée), des modèles au niveau de l’espace de travail et un support prioritaire. Pour les équipes qui utilisent Trello de manière intensive, c’est souvent le meilleur choix.
Enterprise coûte 17,50 $ par mois en paiement annuel (210 $ par an). Ce plan s’adresse aux grandes organisations qui ont besoin de sécurité renforcée, de fonctionnalités de conformité et d’un support dédié. Honnêtement, c’est excessif pour la plupart des utilisateurs.
Tous les plans payants incluent une période d’essai gratuite de 14 jours. Aucune carte de crédit n’est nécessaire pour commencer, ce qui est appréciable.
Le prix en vaut-il la peine ? Cela dépend de votre utilisation. Le plan gratuit est assez généreux pour de nombreuses situations. Mais dès que vous travaillez avec une équipe de plus de 10 personnes ou que vous avez besoin de plus de 10 tableaux, vous devez passer à un plan supérieur. Cela devient alors rapidement plus cher que des alternatives comme ClickUp, qui offrent plus de fonctionnalités pour moins cher. Pour une équipe de 5 personnes, vous payez 60 $ par mois pour Premium (12 $ x 5). C’est assez élevé.
À quoi faut-il faire attention ?
Soyons honnêtes au sujet des limites. Trello n’a pas de suivi du temps intégré. Si vous voulez suivre le temps que vous consacrez aux tâches, vous devez utiliser un Power-Up externe ou un autre outil. Pour les freelances qui facturent à l’heure, c’est embêtant.
Les possibilités de rapport sont également limitées. Vous obtenez quelques graphiques de base dans le tableau de bord (Premium uniquement), mais n’attendez pas d’analyses avancées. Vous voulez savoir quel membre de l’équipe est le plus productif ? Ou combien de temps les tâches restent en moyenne dans chaque phase ? Alors vous devez exporter vos données et analyser vous‑même.
Les problèmes de performance deviennent réels avec de grands tableaux. Vous avez un tableau avec des centaines de cartes ? Le défilement et la recherche deviennent alors lents. Trello n’est tout simplement pas conçu pour cette échelle. L’outil fonctionne mieux avec des tableaux plus petits et plus clairs.
La version gratuite est limitée à un seul Power‑Up par tableau. Cela signifie que vous devez choisir : vous voulez l’intégration Google Drive ou plutôt les notifications Slack ? Vous ne pouvez pas avoir les deux sans passer à une version supérieure. Assez frustrant si vous avez besoin d’un peu plus de flexibilité.
Et puis il y a la limite d’automatisation dans le plan gratuit : 250 commandes par mois. Cela semble beaucoup, mais si vous utilisez Butler de façon intensive, vous les dépasserez plus vite que vous ne le pensez. Chaque fois qu’une règle s’exécute, cela compte comme une commande. Vous avez 5 règles qui tournent chaque jour ? Alors au bout de 50 jours, vous aurez atteint votre limite.
Encore un petit point : la taille des fichiers. Dans le plan gratuit, 10 Mo par pièce jointe, c’est peu. Vous téléversez régulièrement des vidéos, des fichiers de design ou des présentations ? Vous atteindrez rapidement la limite. Même dans le plan Standard (250 Mo), vous ne pouvez pas vraiment partager de très gros fichiers.
Que pensent les autres ?
Le ressenti général concernant Trello est positif. Les gens apprécient surtout l’interface intuitive et la faible courbe d’apprentissage. On entend souvent : « Enfin un outil que mon équipe comprend tout de suite. » Les tableaux Kanban visuels facilitent la mise de tout le monde sur la même longueur d’onde.
L’automatisation Butler reçoit beaucoup d’éloges. Les utilisateurs sont surpris de voir à quel point elle est puissante sans nécessiter de programmation. Elle fait vraiment gagner du temps sur les tâches répétitives. La flexibilité est également appréciée – vous pouvez utiliser Trello pour tout, de la planification de contenu au suivi d’habitudes.
Mais il y a aussi des critiques. L’absence de suivi du temps et de rapports est souvent mentionnée comme un facteur décisif. Les équipes axées sur les données trouvent Trello trop limité. Les problèmes de performance sur les grands tableaux sont également une plainte fréquente.
Le prix est un point de discorde. Certains trouvent les plans payants trop chers pour ce que vous obtenez, surtout comparés à des alternatives qui offrent plus de fonctionnalités. D’autres trouvent le prix correct, car ils accordent surtout de la valeur à la simplicité et à la stabilité.
Ce qui ressort dans les avis YouTube : beaucoup de gens utilisent Trello pour des workflows spécifiques dans lesquels il excelle, et le combinent avec d’autres outils pour le reste. C’est rarement le seul outil de leur stack.
Alternatives à Trello
Trello ne convient pas à tout le monde. Voici les principales alternatives :
- Asana – Mieux pour la gestion structurée des tâches et les dépendances. Choisissez-le si vous avez des projets plus complexes qui nécessitent plus de structure que de simples tableaux Kanban. Asana vous permet de relier des tâches entre elles et d’ajuster automatiquement les délais.
- Monday.com – Plus de possibilités de personnalisation et de visualisation des données. Choisissez-le si vous avez besoin de tableaux de bord et de rapports détaillés pour différentes équipes. Monday est plus puissant mais aussi plus complexe.
- ClickUp – Beaucoup plus de fonctionnalités dans une seule application et souvent moins cher. Choisissez-le si vous cherchez une solution tout‑en‑un qui combine tâches, documents et objectifs. ClickUp a une courbe d’apprentissage plus raide, mais offre plus pour votre argent.
Foire aux questions
Trello est-il vraiment gratuit ?
Oui, le plan gratuit reste gratuit. Pour toujours. Vous obtenez un nombre illimité de cartes et de membres, mais au maximum 10 tableaux et 10 collaborateurs par espace de travail. Vous êtes également limité à 250 commandes d’automatisation par mois et à des pièces jointes plus petites. Pour beaucoup d’utilisateurs, c’est suffisant pour commencer.
Que se passe-t-il si je dépasse la limite de 10 collaborateurs dans le plan gratuit ?
Ensuite, vos tableaux dans cet espace de travail deviennent automatiquement « lecture seule ». Plus personne ne peut modifier ou ajouter des cartes tant que vous n’avez pas réduit le nombre de collaborateurs à 10 ou effectué une mise à niveau vers un plan payant. Assez strict, mais Trello vous prévient à l’avance.
Puis-je utiliser Trello hors ligne ?
Non, pas vraiment. Trello nécessite une connexion Internet pour se synchroniser. Les applications mobiles ont une fonctionnalité hors ligne limitée – vous pouvez consulter les cartes que vous avez déjà ouvertes, mais vous ne pouvez rien modifier. Dès que vous êtes de nouveau en ligne, tout se synchronise automatiquement.
Conclusion
Trello fait une chose très bien : la gestion de projet visuelle pour les équipes qui apprécient la simplicité. L’outil est intuitif, facile à apprendre et suffisamment flexible pour différents flux de travail. L’automatisation Butler est étonnamment puissante et la version gratuite est assez généreuse pour de nombreux utilisateurs.
Mais ce n’est pas une solution tout-en-un. Vous manque-t‑il le suivi du temps, des rapports avancés ou une gestion documentaire native ? Alors vous devrez utiliser d’autres outils ou envisager une alternative. Le prix des formules payantes est également élevé par rapport à la concurrence.
Mon conseil : utilisez le plan gratuit pour tester si Trello convient à votre flux de travail. Pour les petites équipes, les freelances et les penseurs visuels, c’est souvent parfait. Pour les grandes organisations avec des projets complexes, il existe de meilleures options. J’utilise encore Trello moi‑même pour des projets personnels et de petits clients – là où la simplicité est plus importante que des fonctionnalités avancées. Et c’est exactement pour cela que Trello a été conçu.
