Votre tête est pleine d’idées, de tâches et de projets. Vous essayez de tout suivre dans des applications de notes, des tableurs et des post-it, mais rien ne semble naturel. Workflowy adopte une approche différente : une liste infinie dans laquelle vous pouvez imbriquer, zoomer et vous concentrer à l’infini sur ce qui est important maintenant.
Qui se cache derrière Workflowy ?
Workflowy a été fondé en 2010 par Jesse Patel et Mike Turitzin à San Francisco. Jesse travaillait alors pour une organisation à but non lucratif et était complètement submergé par la charge de travail. Les outils existants semblaient trop rigides et ne correspondaient pas à la façon dont son cerveau fonctionnait. Il voulait quelque chose de flexible, quelque chose qui évolue avec sa pensée. Avec Mike, il a créé Workflowy : un outil qui organise comme vous pensez, pas comme une entreprise de logiciels pense que vous devez organiser.
Le duo est passé par Y Combinator lors de la session d’été 2010, ce qui les a aidés à poser les bases de ce qui est maintenant WorkFlowy Inc. (également appelé FunRoutine Inc.). Ils ont levé un financement de démarrage via Y Combinator, New Ground Ventures et Precursor Ventures, bien que les montants exacts n’aient jamais été rendus publics. Ce qui est connu : l’outil a rapidement attiré un public culte. Même les fondateurs d’entreprises comme Slack et Twitter utilisent Workflowy, et le vétéran de Google Matt Cutts est un fan déclaré.
Aujourd’hui, Workflowy compte plus d’un million d’utilisateurs dans le monde. L’entreprise n’a jamais été rachetée et reste fidèle à sa vision originale : la simplicité avant tout. Là où d’autres outils ajoutent de plus en plus de fonctionnalités, Workflowy s’en tient à ce qu’il a toujours fait – et les utilisateurs apprécient énormément cela.
Pour qui est Workflowy ?
Workflowy est idéal pour les écrivains qui veulent structurer leurs pensées avant de commencer à écrire. Les chefs de projet qui veulent rapidement avoir une vue d’ensemble sans logiciel complexe trouvent également leur bonheur ici. Les amateurs de listes et les chercheurs qui veulent organiser l’information en hiérarchies sont à leur place ici. En fait, toute personne qui pense en couches et en connexions plutôt qu’en notes isolées.
Mais Workflowy n’est pas pour tout le monde. Les équipes qui ont besoin de bases de données complexes avec des relations et des filtres feraient mieux de chercher ailleurs. Les utilisateurs qui attendent une mise en forme de texte étendue, des options de design ou des médias intégrés seront déçus. Workflowy, c’est du texte, de la structure et de la concentration – ni plus, ni moins.
Que peut faire Workflowy ?
La version gratuite offre les fonctionnalités de base : imbrication infinie, zoom, tags et possibilités de collaboration de base. Pour les sauvegardes automatiques Dropbox et un nombre illimité de nouveaux éléments par mois, vous avez besoin d’un forfait payant. Voici les principales possibilités :
- Imbrication infinie : Vous pouvez créer des sous-listes dans des sous-listes, aussi profondément que vous le souhaitez. Un plan de projet devient un élément principal avec des phases, des tâches, des sous-tâches et des notes – le tout soigneusement replié jusqu’à ce que vous en ayez besoin.
- Fonction zoom (Hoisting) : Cliquez sur un élément et il remplit tout votre écran. Toute distraction disparaît. Vous vous concentrez sur cette seule partie comme si c’était votre unique liste. Dézoomez et vous voyez à nouveau la vue d’ensemble.
- Mirror nodes : Créez des copies en direct d’éléments qui apparaissent à plusieurs endroits. Si vous modifiez l’original, le miroir se met automatiquement à jour. Pratique lorsqu’une tâche appartient à plusieurs projets.
- Affichage en tableaux Kanban : Transformez votre liste en un tableau visuel avec des colonnes. Parfait pour ceux qui préfèrent faire glisser les tâches plutôt que de les cocher.
- Tagging avec hashtags et mentions : Taguez des éléments avec #nomduprojet ou @personne pour les retrouver plus tard. La fonction de recherche est ultra-rapide et trouve tout en quelques millisecondes.
- Collaborer et partager : Partagez des listes avec d’autres, donnez-leur un accès en lecture ou en écriture. Les modifications se synchronisent en temps réel, vous voyez donc immédiatement ce que les autres ajoutent.
Workflowy fonctionne sur le web, iOS, Android, Windows, macOS et Linux. Les applications de bureau et mobiles fonctionnent hors ligne et se synchronisent dès que vous êtes de nouveau en ligne. Les raccourcis clavier le rendent encore plus rapide : vous pouvez réorganiser des listes entières sans toucher votre souris.
Combien coûte Workflowy ?
Workflowy propose un plan Basic gratuit qui vous permet de créer 100 nouveaux éléments par mois. La taille des fichiers est limitée à 100MB et vous n’obtenez pas de sauvegardes Dropbox automatiques. Pour de nombreux utilisateurs, cela suffit pour démarrer et découvrir l’outil.
Vous voulez des éléments et des sauvegardes illimités ? Workflowy Pro coûte alors 4,99 dollars par mois avec un paiement mensuel. Si vous choisissez un abonnement annuel, vous payez 49 dollars par an, ce qui revient à 4,08 dollars par mois. Les nouveaux utilisateurs bénéficient de 7 jours pour essayer gratuitement la version Pro.
Il n’y a pas de lifetime-deal ni d’abonnement d’équipe avec des tarifs spéciaux. La tarification est simple et transparente, tout comme l’outil lui-même.
À quoi faut-il faire attention ?
La version gratuite a une limite de 100 nouveaux éléments par mois. Pour les utilisateurs actifs, cette limite est vite atteinte, ce qui signifie que vous devez mettre à niveau assez rapidement si vous voulez utiliser Workflowy sérieusement. Cela semble être une période d’essai trop courte pour certains.
Workflowy n’a pas de calendrier natif ni de rappels. Vous pouvez taguer des dates, mais vous ne recevez pas de notification ni d’intégration d’agenda. Pour ceux qui veulent associer des tâches à des échéances, c’est un manque. Les bases de données et les tableaux sont également totalement absents – c’est purement un outliner, pas un espace de travail tout-en-un comme Notion.
L’application mobile est moins puissante que la version desktop. Certains raccourcis clavier ne fonctionnent pas et elle semble moins fluide. Les utilisateurs se plaignent également que le développement est lent – les nouvelles fonctionnalités peuvent prendre des années à arriver. Et comme Workflowy est uniquement dans le cloud, vous n’avez pas de stockage local ni de contrôle complet sur vos données.
Alternatives à Workflowy
Workflowy n’est pas le seul outliner sur le marché. Voici trois alternatives que vous pouvez considérer :
- Dynalist : Choisissez cette option si la prise en charge de Markdown et une structure de dossiers sont importantes pour vous. Dynalist offre plus d’options de mise en forme que Workflowy, mais semble de ce fait moins minimaliste.
- Notion : Optez pour cela si vous recherchez un espace de travail tout-en-un avec des bases de données, des wikis et des médias intégrés. Notion est beaucoup plus complexe et puissant, mais aussi plus impressionnant que le simple texte et les listes.
- Obsidian : Choisissez cette option si vous souhaitez un contrôle total sur vos données et travailler hors ligne. Obsidian stocke tout localement et fonctionne avec des plugins, mais manque de la synchronisation cloud et de la simplicité de Workflowy.
Questions fréquentes
Voici les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur Workflowy :
Workflowy fonctionne-t-il hors ligne ?
Oui, les applications desktop et mobiles fonctionnent hors ligne. Dès que vous êtes à nouveau connecté, tout se synchronise automatiquement. Vous pouvez donc continuer à travailler dans le train ou dans des endroits sans internet.
Puis-je exporter mes données ?
Oui, vous pouvez exporter des listes en texte brut, texte formaté ou format OPML. Vous n’êtes donc jamais bloqué avec l’outil et vous pouvez toujours passer à autre chose si nécessaire.
Y a-t-il une limite à la profondeur d’imbrication ?
Non, la structure peut être imbriquée infiniment en profondeur. C’est ce qui rend Workflowy unique par rapport aux applications de to-do standard qui n’autorisent souvent que quelques niveaux.
Conclusion
Workflowy est un excellent choix si vous aimez le minimalisme et la structure plutôt que les fioritures. Il est rapide, fiable et vous aide à vous concentrer sans distraction. Pour les écrivains, les chefs de projet et tous ceux qui pensent en hiérarchies, c’est un outil solide. Mais si vous avez besoin de bases de données, de calendriers ou de mise en forme avancée, Workflowy est trop limité. La version gratuite vous donne une bonne impression, mais pour une utilisation sérieuse, vous devez rapidement passer à Pro.
