Akiflow

Je hebt taken in Gmail, Slack pings die je nog moet oppakken, een Notion-database vol projecten en ergens in Asana staat ook nog wat. Ondertussen probeer je je kalender bij te houden en vraag je je af waarom productiviteit zo vermoeiend aanvoelt. Herkenbaar?

Akiflow probeert dit probleem op te lossen door alles samen te brengen in één interface. Het combineert je taken, agenda en alle inputs uit verschillende apps in één tijdlijn. Klinkt goed, maar werkt het ook echt? En is het de prijs waard?

Ik dook in de tool, las reviews en bekeek wat gebruikers ervan vinden. Dit is wat je moet weten.

Akiflow: het bedrijf

Akiflow is gebouwd voor mensen die worstelen met versnipperde productiviteit. Het bedrijf richt zich specifiek op professionals die met veel verschillende tools werken en constant moeten schakelen tussen apps.

De tool is relatief nieuw vergeleken met gevestigde namen als Todoist of Things, maar heeft snel een loyale gebruikersbasis opgebouwd. Vooral onder mensen die hun werk graag visueel organiseren en fan zijn van time-blocking.

Het bedrijf investeert flink in integraties en probeert de brug te slaan tussen taakbeheer en kalenderbeheer. Niet als twee losse dingen, maar als één systeem.

Voor wie is Akiflow?

Akiflow is gebouwd voor een specifiek type gebruiker. Als je alleen een simpele takenlijst nodig hebt, is dit overkill. Maar als je herkent dat je dag bestaat uit taken uit vijf verschillende apps en je kalender altijd vol staat, dan kan Akiflow interessant zijn.

De tool past goed bij:

• Professionals die met meerdere tools werken en constant moeten schakelen
• Mensen die van time-blocking houden en hun dag visueel willen inplannen
• Power users die sneltoetsen waarderen en snel willen werken
• Teams die al investeren in tools als Notion, Asana of ClickUp en daar taken uit willen consolideren

Het is minder geschikt als je:

• Vooral op je telefoon werkt (de mobiele app is nog niet geweldig)
• Een simpele takenlijst zoekt zonder poespas
• Niet bereid bent om te investeren in een relatief duur abonnement
• Offline toegang belangrijk vindt

Wat kan Akiflow allemaal?

Akiflow zit bomvol functies die allemaal draaien om één ding: taken en tijd samenvoegen. Dit zijn de belangrijkste mogelijkheden:

• Universal Inbox – Alle taken uit verschillende apps komen samen in één inbox. Gmail, Slack, Notion, Asana, Trello, je noemt het. Alles op één plek zonder dat je constant hoeft te schakelen.
• Time-blocking calendar – Sleep taken direct naar je kalender en blokkeer tijd ervoor. Je ziet in één oogopslag wat je wanneer gaat doen. De kalender synchroniseert bidirectioneel met Google Calendar en Outlook.
• Command Bar – Een sneltoetsensysteem waarmee je razendsnel door de app navigeert. Nieuwe taak toevoegen, project switchen, tag toekennen, alles via het toetsenbord.
• Daily Rituals – Gestructureerde momenten aan het begin en einde van je dag om je werk te plannen en af te sluiten. Helpt je intentioneel te werk te gaan in plaats van reactief.
• Time Slots – Groepeer meerdere taken in één tijdblok. Handig als je bijvoorbeeld alle emails in één keer wilt afhandelen of een hele lijst kleine taken achter elkaar wilt doen.
• Share Availability – Deel je beschikbaarheid met anderen via een link, zodat mensen direct een afspraak kunnen inplannen zonder eindeloos heen-en-weer mailen.
• Focus Mode – Pin specifieke taken en verberg de rest. Helpt je concentreren op wat nu belangrijk is zonder afgeleid te worden door je hele takenlijst.
• Integraties – Koppel Gmail, Slack, Notion, Asana, Trello, Todoist, ClickUp en meer. Wijzigingen die je in Akiflow maakt, worden teruggeschreven naar de originele app.
• AI-assistent – Leert van je gedrag en stelt automatisch projecten en tags voor op basis van hoe je eerder taken hebt georganiseerd.

Wat opvalt is dat Akiflow niet probeert een volledig projectmanagement-systeem te zijn. Het is echt gebouwd rond de vraag: wat ga ik vandaag doen en wanneer? De focus ligt op het nu, niet op complexe projectstructuren.

Wat kost Akiflow?

Akiflow heeft geen gratis plan. Je kunt wel 7 dagen gratis uitproberen, maar daarna moet je betalen.

Er is één betaald plan met twee betaalopties:

• Maandelijks – $34 per maand
• Jaarlijks – $19 per maand (dus $228 per jaar)

Het verschil is fors. Als je maandelijks betaalt, ben je bijna twee keer zoveel kwijt. Het jaarlijkse plan is duidelijk de betere deal, maar vraagt wel een grotere investering vooraf.

Vergeleken met concurrenten zit Akiflow aan de dure kant. Todoist kost bijvoorbeeld $4 per maand, Things is een eenmalige aankoop van €50, en zelfs Sunsama (ook een premium optie) zit op $20 per maand bij jaarlijkse betaling.

De vraag is of de consolidatie van al je apps en de time-blocking functionaliteit die prijs rechtvaardigen. Voor sommige mensen wel, voor anderen niet.

Waar moet je op letten?

Akiflow heeft sterke punten, maar er zijn ook duidelijke nadelen waar je rekening mee moet houden.

De prijs is hoog. Zeker als je maandelijks betaalt. Voor $34 per maand kun je ook meerdere andere tools abonneren. Het is alleen de moeite waard als je echt last hebt van het schakelen tussen apps en time-blocking centraal staat in je werkwijze.

De mobiele app is nog niet geweldig. Meerdere reviewers noemen bugs en beperkte functionaliteit op telefoon. Als je veel onderweg werkt, is dat een probleem. De desktop en web-app zijn sterk, maar mobiel loopt achter.

Geen offline modus. Je hebt een internetverbinding nodig om met Akiflow te werken. Voor de meeste mensen geen dealbreaker, maar als je vaak offline werkt, is dit lastig.

Beperkte projectmanagement-functies. Akiflow is geen vervanging voor tools als Asana of ClickUp. Je kunt wel projecten aanmaken, maar er zijn geen subtaken, geen headings, geen complexe hiërarchieën. Het is echt gebouwd voor individuele taakuitvoering, niet voor teamprojectbeheer.

Streng refund-beleid. Meerdere gebruikers klagen over de “geen geld terug” policy bij automatische verlengingen. Als je vergeet op tijd op te zeggen, krijg je je geld niet terug. Dat voelt niet klantvriendelijk.

Leercurve. De Command Bar en alle sneltoetsen zijn krachtig, maar het duurt even voordat je ze onder de knie hebt. De eerste dagen voel je je waarschijnlijk langzamer dan in je oude systeem.

Sync-problemen. Sommige gebruikers melden problemen met specifieke integraties, vooral Outlook. De meeste integraties werken goed, maar het is niet altijd vlekkeloos.

Akiflow reviews

Ik heb een aantal Akiflow reviews bekeken en gelezen en er zijn er een aantal die ik graag met je wil delen.

1. Healthnews

Healthnews test Akiflow als oplossing voor het eeuwige probleem van versnipperde taken over Gmail, Slack, Notion en andere tools. De reviewer is positief over hoe Akiflow fungeert als een centrale hub die al je taken en kalenders samenbrengt, zodat je niet constant hoeft te schakelen tussen verschillende apps.

De review benadrukt vooral de kracht van taakconsolidatie en de bidirectionele sync: als je een taak afvinkt in Akiflow, wordt dit ook bijgewerkt in de oorspronkelijke app zoals Notion of Trello. De time blocking functie en de command bar met sneltoetsen krijgen veel aandacht, al geeft de reviewer toe dat er een leercurve is. Het prijsmodel wordt als aan de prijs kant gezien voor maandelijkse betalers, maar de jaarlijkse optie is volgens hen veel beter value.

Pluspunten

• Uitstekende integraties met tools zoals Gmail, Notion, ClickUp, Trello en Slack
• Bidirectionele sync: wijzigingen in Akiflow worden doorgevoerd in de originele apps
• Visueel aantrekkelijke interface die overzichtelijk blijft, zelfs met veel integraties
• Goede onboarding met één-op-één sessies en toegewijde support
• AI-assistent die automatisch projecten en tags toekent op basis van je gewoontes

Minpunten

• Geen volledige offline modus – je hebt een internetverbinding nodig
• Maandelijkse prijs is aan de hoge kant
• Leercurve voor de command bar en alle sneltoetsen

2. Toolfinder

Francesco D’Alessio van Toolfinder neemt je mee door Akiflow met focus op drie kernonderdelen: kalenderbeheer, taakbeheer en consolidatie. Hij benadrukt dat Akiflow vooral geschikt is voor visueel ingestelde mensen die hun productiviteit graag in een lineaire, kalendergebaseerde weergave zien.

De review legt veel nadruk op de time blocking functionaliteit waarbij je taken simpelweg naar je kalender kunt slepen. Toolfinder laat zien hoe je projecten kunt aanmaken om taken te organiseren en hoe de inbox werkt voor het verwerken van binnenkomende taken. De kalender synchroniseert met Google Calendar en Outlook, en je kunt ook je beschikbaarheid delen met externe partijen zonder eindeloos heen-en-weer mailen.

Pluspunten

• Intuïtieve time blocking door taken naar je kalender te slepen
• Goede integratie met Google Calendar en Outlook
• Handige inbox voor het verwerken van nieuwe taken
• Mogelijkheid om beschikbaarheid te delen met anderen

Minpunten

• Prijsstructuur van $19/maand (jaarlijks) of $34/maand kan voor sommigen hoog zijn
• Video is vrij kort en oppervlakkig, mist diepgang op sommige features

3. Peter Akkies

Peter Akkies maakt een uitgebreide vergelijking tussen Akiflow en Things 3, waarbij hij een fundamenteel verschil blootlegt: traditionele taakbeheer-apps focussen op “wat” je moet doen, terwijl Akiflow zich richt op “wanneer” je het gaat doen. Hij test beide apps aan de hand van vijf fases: vastleggen, organiseren, plannen, uitvoeren en reviewen.

De review laat zien dat Akiflow veel verder gaat dan een simpele takenlijst. Het kernverschil zit hem in de organisatie: waar Things taken organiseert per project of gebied, organiseert Akiflow primair op tijd. Peter is vooral enthousiast over de daily planning ritual, time slots waarin je meerdere taken kunt groeperen, en de mogelijkheid om hele projecten naar je kalender te slepen voor time blocking. De web-app krijgt een compliment, evenals de vele integraties met tools zoals Gmail, Todoist en ClickUp. Wel vindt hij de mobiele app nog onderontwikkeld en mist hij functionaliteit rond deadlines.

Pluspunten

• Volledig functionele web-app die op elk apparaat werkt
• Daily planning en daily shutdown rituelen helpen je intentioneel te werk gaan
• Time slots waarmee je taken kunt groeperen en hele projecten kunt time-blocken
• Uitstekende integraties met Gmail, Slack, Todoist, ClickUp en andere tools
• Mogelijkheid om links toe te voegen aan taken (bijvoorbeeld naar Notion-pagina’s)
• Focus mode en pin-functie om je te concentreren op specifieke taken

Minpunten

• Mobiele app is nog niet goed ontwikkeld en moeilijk te gebruiken
• Deadlines functie doet nog weinig – taken verschijnen niet automatisch op je lijstje
• Geen ondersteuning voor bijlagen en locatie-gebaseerde herinneringen
• Beperkte opties voor custom herhalingsschema’s

Akiflow alternatieven

Past Akiflow niet helemaal? Dit zijn de beste alternatieven:

• Motion – Kies Motion als je wilt dat AI je dagindeling volledig automatiseert. Motion plant en herplant taken automatisch op basis van deadlines en prioriteiten. Akiflow geeft je meer handmatige controle, Motion neemt het stuur over.
• Sunsama – Kies Sunsama als je zoekt naar een rustigere, begeleide planningservaring met focus op intentie. Sunsama richt zich meer op mindful plannen en dagelijkse reflectie, terwijl Akiflow meer gericht is op snelheid en efficiëntie voor power users.
• Todoist – Kies Todoist als je alleen een eenvoudige takenlijst nodig hebt zonder time-blocking functionaliteit. Todoist is veel goedkoper en doet één ding heel goed: taken organiseren. Maar het heeft geen diepe kalenderintegratie zoals Akiflow.

Veelgestelde vragen

Heeft Akiflow een gratis plan?

Nee, Akiflow heeft geen permanent gratis plan. Er is wel een gratis proefperiode van 7 dagen beschikbaar om alle functies uit te proberen.

Werkt Akiflow met Outlook en Google Calendar?

Ja, Akiflow biedt een 2-weg synchronisatie met zowel Google Calendar als Outlook Calendar, zodat je agenda altijd up-to-date is.

Kan ik taken uit andere apps importeren?

Ja, Akiflow integreert met tools zoals Notion, Slack, Asana, Trello, Todoist en Gmail om taken automatisch in je universele inbox te verzamelen.

Conclusie

Akiflow lost een echt probleem op: het constante geschakel tussen apps en het gevoel dat je nooit overzicht hebt. Als je werkt met meerdere tools en time-blocking belangrijk vindt in je werkwijze, kan Akiflow een gamechanger zijn.

De sterke punten zijn duidelijk. De consolidatie werkt goed, de bidirectionele sync betekent dat je echt vanuit één plek kunt werken, en de visuele time-blocking is intuïtief. De Command Bar en sneltoetsen maken je snel zodra je ze onder de knie hebt.

Maar de prijs is hoog, de mobiele app is nog niet geweldig, en je hebt geen offline toegang. Voor sommige mensen zijn dat dealbreakers.

De vraag die je jezelf moet stellen: hoeveel tijd verlies ik nu door te schakelen tussen apps? En hoeveel is het waard om dat probleem op te lossen? Als het antwoord “veel” is, probeer dan de 7-daagse trial. Als je vooral op je telefoon werkt of een simpele takenlijst zoekt, kijk dan naar alternatieven.

Akiflow is niet voor iedereen, maar voor de juiste persoon kan het precies zijn wat er ontbrak.