Je team groeit. De projecten stapelen zich op. En ergens tussen de vijfde Slack-thread en het zoveelste Excel-sheet verlies je het overzicht. Herkenbaar? Ik heb Asana de afgelopen maanden intensief gebruikt voor verschillende projecten – van contentkalenders tot productontwikkeling. Tijd om je precies te vertellen wat werkt en waar je tegenaan loopt.
Asana: het bedrijf
Asana werd in 2008 opgericht door Dustin Moskovitz (ja, die van Facebook) en Justin Rosenstein. Beiden waren gefrustreerd over hoe teams samenwerkten bij Facebook. Te veel meetings. Te veel onduidelijkheid over wie wat deed. Ze wilden een plek waar iedereen precies kon zien wat er speelde.
Die frustratie leidde tot Asana – een tool die draait om transparantie en duidelijkheid. Geen eindeloze mailthreads meer om te achterhalen wie verantwoordelijk is voor die ene taak. Alles op één plek, voor iedereen zichtbaar.
Vandaag de dag gebruiken meer dan 150.000 organisaties Asana. Van kleine startups tot bedrijven als Spotify en NASA. Het is uitgegroeid tot een van de grootste spelers in projectmanagement, met kantoren over de hele wereld en een waardering van miljarden dollars.
Voor wie is Asana eigenlijk?
Asana richt zich op teams die structuur nodig hebben zonder in complexiteit te verdrinken. Denk aan marketingteams die campagnes plannen, productontwikkelaars die sprints beheren, of HR-afdelingen die onboarding-processen bijhouden.
Het werkt goed voor teams vanaf 5 tot 500 mensen. Kleiner dan dat? Dan is Asana waarschijnlijk overkill – Trello doet het dan prima. Groter dan 500? Dan wil je misschien meer enterprise-functies die je bij tools als Jira vindt.
Niet ideaal voor freelancers die alleen werken. De kracht zit hem in samenwerking en overzicht over meerdere mensen. Ook niet perfect voor teams die heel visueel willen werken – Monday.com wint dan op kleur en flair. En als je een all-in-one tool zoekt met CRM, documenten en chat in één pakket, kijk dan naar ClickUp.
Features van Asana
Laten we eerlijk zijn: Asana zit bomvol functies. Maar welke gebruik je echt?
- Workflow Builder – Bouw je eigen processen zonder te hoeven coderen. Nieuwe blogpost gepland? Dan gaat die automatisch naar de redacteur, daarna naar design, en uiteindelijk naar publicatie. Je zet het één keer op en het draait vanzelf. Scheelt eindeloos gepruts met handmatige updates.
- Tijdlijn (Gantt-grafieken) – Zie in één oogopslag welke taken van elkaar afhankelijk zijn. Schuif je een deadline op? Dan verschuiven alle gekoppelde taken mee. Ideaal voor complexe projecten waar alles op elkaar moet aansluiten. Wel even wennen als je nog nooit met Gantt-grafieken hebt gewerkt.
- Automatisering van taken – Iemand markeert een taak als “Klaar”? Die gaat automatisch naar de volgende fase. Deadline nadert? Verstuur een reminder. Je kunt dit allemaal instellen zonder technische kennis. Het scheelt echt uren per week aan handmatig gepruts.
- Portfolios voor projectoverzicht – Heb je vijf projecten tegelijk lopen? Met portfolio’s zie je de status van alles in één scherm. Rood betekent vertraging, groen loopt op schema. Perfect voor managers die het grote plaatje willen zien zonder in details te verdrinken.
- Werkbelasting (Workload management) – Zie precies hoeveel uur iedereen deze week heeft. Eén teamlid zit overvol terwijl een ander niks te doen heeft? Dan kun je taken verschuiven voordat het escaleert. Dit voorkomt burn-out en frustratie.
- Doelen en mijlpalen tracking – Koppel je dagelijkse taken aan grotere bedrijfsdoelen. Zo zie je of dat werk aan die social media posts daadwerkelijk bijdraagt aan je Q4-target. Geeft context aan alles wat je doet.
De verschillende weergaven verdienen nog wat extra aandacht. Je kunt hetzelfde project bekijken als een lijst (simpel en overzichtelijk), als een bord (Kanban-stijl voor wie visueel werkt), als een tijdlijn (die Gantt-grafieken), of als een kalender. Iedereen in je team kan zijn eigen voorkeur kiezen. De ene persoon houdt van lijstjes, de andere wil die kaartjes kunnen slepen.
En dan de integraties. Asana koppelt met vrijwel alles: Slack voor notificaties, Google Drive voor documenten, Zoom voor meetings, Harvest voor tijdregistratie. Je hoeft niet constant tussen apps te switchen. Alles komt samen in Asana.
Asana prijs
Laten we beginnen met het goede nieuws: er is een gratis versie. Het Personal-plan kost niks en werkt voor maximaal 10 teamleden. Je krijgt onbeperkte taken en projecten, plus de basis weergaven (lijst, bord, kalender). Voor een klein team dat net begint is dit eigenlijk best genereus.
Maar. Die gratis versie mist de krachtige features. Geen tijdlijnen, geen automatisering, geen geavanceerde rapportages. Voor veel teams voelt het al snel te beperkt.
Dan de betaalde plannen. Het Starter-plan kost €10,99 per maand per gebruiker bij jaarlijkse betaling (€131,88 per jaar totaal). Maandelijks betalen? Dan ben je €13,49 kwijt per maand. Hier krijg je tijdlijnen, automatisering en workflow builder bij. Voor de meeste groeiende teams is dit het startpunt.
Het Advanced-plan gaat flink omhoog: €24,99 per maand per gebruiker bij jaarlijkse betaling (€299,88 per jaar). Maandelijks wordt dat €30,49. Hier krijg je portfolios, workload management en geavanceerde rapportages. Vooral interessant voor grotere teams of als je meerdere projecten tegelijk moet overzien.
Enterprise en Enterprise+ hebben geen vaste prijs – je moet contact opnemen voor een offerte. Dat betekent meestal: duur. Deze plannen zijn echt voor grote organisaties met specifieke beveiligingseisen en support-wensen.
Eerlijk? Voor kleine teams is €10,99 per persoon per maand best pittig. Zeker als je team uit 15 mensen bestaat, ben je al snel €165 per maand kwijt. Monday.com en ClickUp zijn vaak goedkoper voor vergelijkbare functionaliteit. Aan de andere kant: de gratis versie van Asana is wel royaler dan die van Monday.
Je kunt het 30 dagen gratis uitproberen. Geen creditcard nodig voor de trial. Gebruik die tijd goed – test vooral die automatiseringen en tijdlijnen, want daar betaal je uiteindelijk voor.
Waar moet je op letten?
Laten we het hebben over de frustraties. Want die zijn er.
Eerste ergernis: je kunt maar één persoon toewijzen aan een taak. Klinkt misschien logisch – één verantwoordelijke voorkomt verwarring. Maar in de praktijk werken mensen vaak samen aan dezelfde taak. Je kunt wel “volgers” toevoegen, maar die krijgen geen notificaties zoals de hoofdverantwoordelijke. Omslachtig.
Dan de prijs. Ik noemde het al, maar het is echt een pijnpunt. Voor Nederlandse startups en scale-ups is €25 per persoon per maand voor het Advanced-plan gewoon veel geld. Zeker als je 20+ mensen hebt. Dan praat je over €500 per maand. Dat is €6000 per jaar aan projectmanagement-software.
De notificaties zijn standaard veel te agressief ingesteld. Je wordt doodgegooid met emails over elke kleine update. Iemand voegt een comment toe? Email. Taak verschuift een dag? Email. Je inbox loopt vol. Ja, je kunt dit aanpassen in de instellingen, maar waarom is de standaard zo overdreven?
Tijdregistratie is een halfbakken verhaal. Asana heeft sinds kort wel een native tijdregistratiefunctie, maar die zit alleen in de betaalde plannen en is vrij basic. Veel teams moeten alsnog integreren met Harvest of Toggl. Waarom niet gewoon een degelijke ingebouwde timer?
En dan de leercurve. Asana ziet er simpel uit, maar zodra je dieper duikt in custom fields, templates en automatiseringen wordt het complex. Nieuwe teamleden hebben echt wel een paar weken nodig om alles onder de knie te krijgen. Niet zo erg als ClickUp, maar ook niet zo intuïtief als Trello.
Laatste punt: de mobiele app is oké, maar niet geweldig. Taken bekijken en aanmaken gaat prima. Maar complexe workflows aanpassen of rapportages bekijken? Doe dat maar op je laptop. De app voelt meer als een noodoplossing dan als een volwaardige werkplek.
Wat vinden anderen?
Het algemene sentiment over Asana is positief, maar met duidelijke kanttekeningen. Mensen waarderen vooral de schone, overzichtelijke interface. Geen overbodige toeters en bellen – gewoon een tool die doet wat hij moet doen.
De gratis versie krijgt veel lof. Vergeleken met Monday.com biedt Asana meer waarde zonder te betalen. Onbeperkte taken en projecten voor 10 mensen is best gul. Veel kleine teams blijven daar jarenlang op hangen.
De tijdlijnen en kalenderweergaven worden vaak genoemd als grote pluspunten. Teams die van Excel-sheets of whiteboards komen vinden het een verademing om alles digitaal en overzichtelijk te hebben. En de integraties met Slack en Google Drive werken inderdaad naadloos – dat is geen marketingpraat.
Maar dan de klachten. Die ene-persoon-per-taak regel komt steeds terug in reviews. “Waarom kan ik niet gewoon twee mensen toewijzen?” is een veelgehoorde frustratie. Het voelt als een kunstmatige beperking.
De prijs is het andere grote discussiepunt. Vooral kleine teams vinden de sprong van gratis naar €10,99 per persoon best heftig. En dan ontdekken ze dat ze eigenlijk het Advanced-plan nodig hebben voor portfolios en workload management. Opeens praat je over €25 per persoon. Dat is voor veel Nederlandse bedrijven gewoon te veel.
De email-notificaties zijn een terugkerend irritatiepunt. Mensen stappen over naar Asana om minder emails te krijgen, en dan worden ze alsnog overspoeld. Ja, het is aan te passen, maar waarom is de standaard zo vervelend?
Opvallend: veel mensen noemen Asana “saai” vergeleken met Monday.com. Geen kleurtjes, geen animaties, geen visuele flair. Voor sommigen is dat juist prettig – geen afleiding. Voor anderen voelt het ouderwets.
Asana alternatieven
Past Asana niet helemaal bij je team? Kijk dan naar deze opties:
- Monday.com – Visueler en kleurrijker, vaak makkelijker voor niet-technische teams. Kies hiervoor als je een zeer visuele interface wilt en CRM-achtige functies nodig hebt. Monday voelt moderner aan en is vaak intuïtiever voor mensen die niet dagelijks met projectmanagement-tools werken.
- Trello – Eenvoudiger en beperkter, focust puur op Kanban. Kies hiervoor als je alleen simpele taakborden nodig hebt zonder complexe projectstructuren. Perfect voor kleine teams of persoonlijk gebruik. Veel goedkoper ook – de gratis versie is voor de meeste mensen genoeg.
- ClickUp – Meer functies (all-in-one) en goedkoper, maar steilere leercurve. Kies hiervoor als je maximale functionaliteit wilt voor een lagere prijs en bereid bent tijd te investeren in de inrichting. ClickUp heeft documenten, chat, doelen, tijdregistratie – alles ingebouwd. Maar het is ook overweldigend voor nieuwe gebruikers.
Veelgestelde vragen
Is Asana gratis te gebruiken?
Ja, het Personal-plan is gratis voor teams tot 10 personen. Je krijgt onbeperkte taken en projecten, maar mist wel de krachtige features zoals tijdlijnen, automatisering en geavanceerde rapportages. Voor een klein team dat net begint is het een prima startpunt, maar je loopt snel tegen de beperkingen aan.
Heeft Asana ingebouwde tijdregistratie?
Ja, Asana heeft sinds kort een native tijdregistratiefunctie. Die zit alleen in de betaalde plannen en is vrij basic. Veel teams kiezen er nog steeds voor om te integreren met gespecialiseerde tools zoals Harvest of Toggl. Die bieden meer rapportagemogelijkheden en facturatieopties.
Kan ik Asana offline gebruiken?
De mobiele apps voor iOS en Android hebben beperkte offline functionaliteit. Je kunt taken bekijken en nieuwe aanmaken, die synchroniseren zodra je weer online bent. Maar de webversie vereist een internetverbinding. Voor teams die veel onderweg zijn of op locaties zonder wifi werken is dit een nadeel.
Conclusie
Asana is een solide projectmanagement-tool die vooral goed werkt voor teams die structuur zoeken zonder in complexiteit te verdrinken. De interface is schoon, de basis-functies werken goed, en de gratis versie is verrassend genereus.
Maar het is niet perfect. De prijs is aan de hoge kant voor Nederlandse teams, vooral als je het Advanced-plan nodig hebt. De ene-persoon-per-taak regel blijft frustrerend. En de tijdregistratie had beter gemogen.
Kies Asana als je een betrouwbare, professionele tool wilt zonder te veel toeters en bellen. Als je team bestaat uit 10-50 mensen, je regelmatig complexe projecten hebt met afhankelijkheden, en je het budget hebt voor een betaald plan. De automatiseringen en tijdlijnen zijn echt waardevol als je ze goed inzet.
Kies iets anders als je budget krap is (probeer ClickUp), als je een heel visuele interface wilt (ga voor Monday.com), of als je gewoon simpele taakborden nodig hebt (Trello is genoeg). En als je een freelancer bent die alleen werkt? Dan is Asana overkill – gebruik Notion of Todoist.
Persoonlijk? Ik gebruik Asana nog steeds voor klantprojecten. Niet omdat het perfect is, maar omdat het betrouwbaar is en mijn klanten het snappen. Dat is uiteindelijk wat telt: een tool die je team daadwerkelijk gebruikt, in plaats van die ene fancy app die na twee weken in de vergeethoek verdwijnt.
