Je kent het wel: je stuurt een mail met drie mogelijke tijdstippen, de ander reageert met twee andere voorstellen, en voor je het weet ben je een week verder en heb je nog steeds geen afspraak staan. Dat heen-en-weer gemaild kost belachelijk veel tijd. Calendly lost dat op door je agenda te delen en mensen zelf een moment te laten kiezen dat voor iedereen werkt.
Calendly: het bedrijf
Calendly werd opgericht in 2013 door Tope Awotona, die het zat was om steeds maar weer afspraken te moeten plannen via eindeloze mailwisselingen. Hij bouwde een tool die simpel werkt: jij geeft aan wanneer je beschikbaar bent, stuurt een link, en de ander kiest een tijdstip. Klaar.
Inmiddels gebruiken miljoenen mensen wereldwijd Calendly, van zelfstandigen tot grote bedrijven. Het bedrijf zit in Atlanta en heeft zich volledig gefocust op één ding: afspraken plannen zo makkelijk mogelijk maken. Geen overbodige features, gewoon een tool die doet wat ie moet doen.
De tool integreert met alle grote agenda’s zoals Google Calendar, Outlook en Office 365. Ook kun je het koppelen aan videotools zoals Zoom en Google Meet, zodat er automatisch een meeting link wordt aangemaakt. Calendly is uitgegroeid tot een van de meest gebruikte planningstools ter wereld.
Voor wie is Calendly?
Calendly is ideaal voor iedereen die regelmatig afspraken maakt met mensen buiten het eigen bedrijf. Denk aan:
- Freelancers en consultants die intakegesprekken of klantmeetings plannen
- Recruiters die sollicitatiegesprekken inplannen met kandidaten
- Sales teams die demo’s geven aan potentiële klanten
- Coaches en therapeuten die sessies met cliënten organiseren
- Docenten die spreekuren willen aanbieden zonder gedoe
Eigenlijk is Calendly voor iedereen die niet de hele dag wil mailen over wanneer iemand tijd heeft. Als je meer dan een paar afspraken per week plant met externe mensen, scheelt deze tool je echt uren per maand.
De tool werkt minder goed als je vooral intern met collega’s vergadert. Daarvoor heb je meestal genoeg aan de standaard planningsfuncties in Google Calendar of Outlook. Calendly is echt gemaakt voor externe afspraken waarbij de ander geen toegang heeft tot jouw agenda.
Wat kan Calendly allemaal?
Calendly zit bomvol functies die het plannen van afspraken makkelijker maken. Dit zijn de belangrijkste:
- Kalenderintegraties – Koppel je Google Calendar, Outlook, Office 365 of iCloud en Calendly checkt automatisch wanneer je vrij bent. Zo voorkom je dubbele boekingen.
- Onbeperkte 1-op-1 afspraken – Zelfs in het gratis plan kun je onbeperkt afspraken laten boeken, alleen ben je beperkt tot één type afspraak (bijvoorbeeld alleen intakegesprekken van 30 minuten).
- Automatische bevestigingsmails – Zodra iemand een afspraak boekt, krijgen jullie allebei automatisch een bevestiging met agenda-uitnodiging. Je hoeft niks meer handmatig te versturen.
- Meeting Polls – Wil je met meerdere mensen een moment prikken? Dan kun je een poll maken waar iedereen aangeeft wanneer ze kunnen, en kies jij het moment dat voor de meesten werkt.
- Video conferencing integraties – Calendly maakt automatisch een Zoom, Google Meet of Microsoft Teams link aan en voegt die toe aan de afspraak. Super handig voor online meetings.
- Website embed – Je kunt je Calendly boekingspagina direct op je eigen website zetten, zodat bezoekers meteen een afspraak kunnen maken zonder naar een andere pagina te gaan.
- Buffers en pauzes – Stel in dat je tussen afspraken minimaal 15 minuten pauze wilt, of dat mensen niet binnen 24 uur een afspraak kunnen boeken. Zo houd je controle over je agenda.
- Tijdzones – Werk je internationaal? Calendly detecteert automatisch de tijdzone van de ander en voorkomt verwarring over wanneer de meeting precies is.
- Betalingen – In de betaalde plannen kun je Stripe of PayPal koppelen, zodat mensen direct betalen wanneer ze een afspraak boeken. Handig voor coaches of consultants die vooraf willen incasseren.
- Workflows – Stuur automatisch herinneringen, follow-up mails of vragenlijsten na een afspraak. Dit scheelt weer handmatig werk.
De interface is supermakkelijk. Je maakt een event type aan (bijvoorbeeld “Intakegesprek 30 minuten”), geeft aan wanneer je beschikbaar bent, en deelt de link. Meer is het niet. Mensen die een afspraak willen maken zien meteen welke tijdstippen vrij zijn en kunnen er eentje claimen.
Wat kost Calendly?
Calendly heeft een gratis plan en twee betaalde opties. De prijzen zijn per gebruiker per maand.
Free plan
Het gratis plan is best bruikbaar, maar wel beperkt. Je kunt maar één kalender koppelen en één type afspraak aanbieden. Ook staat er Calendly-branding op je boekingspagina en mis je features zoals workflows en betalingen. Voor mensen die af en toe een afspraak plannen is dit prima, maar zodra je het serieus zakelijk wilt gebruiken loop je snel tegen de beperkingen aan.
Standard plan
Kost €10 per maand bij jaarlijkse betaling (of €12 per maand als je maandelijks betaalt). Hiermee kun je onbeperkt event types maken, tot 6 kalenders koppelen, je branding aanpassen en automatische workflows instellen. Ook krijg je toegang tot betalingsintegraties. Voor de meeste zelfstandigen en kleine bedrijven is dit de beste optie.
Teams plan
Kost €16 per maand bij jaarlijkse betaling (of €20 maandelijks). Dit is vooral interessant als je met meerdere mensen werkt en gezamenlijke boekingspagina’s wilt maken. Je krijgt ook round-robin scheduling (afspraken worden automatisch verdeeld over teamleden) en Salesforce integratie. Voor grotere teams of sales afdelingen.
Er is ook een Enterprise plan voor grote organisaties, maar daar moet je contact opnemen voor een offerte. Alle betaalde plannen hebben een gratis proefperiode van 14 dagen, dus je kunt eerst uitproberen of het de upgrade waard is.
Eerlijk gezegd vinden veel mensen de sprong van gratis naar €10 per maand best groot voor wat je erbij krijgt. Vooral als je het alleen voor jezelf gebruikt. Maar als je veel afspraken plant, verdien je die €10 makkelijk terug in tijdsbesparing.
Waar moet je op letten?
Calendly werkt over het algemeen goed, maar er zijn een paar dingen waar gebruikers tegenaan lopen:
Het gratis plan is echt heel beperkt. Je kunt maar één type afspraak aanbieden, dus als je zowel intakegesprekken van 30 minuten als uitgebreide consultaties van een uur wilt aanbieden, moet je al upgraden. Ook kun je maar één kalender koppelen, wat lastig is als je meerdere agenda’s gebruikt om dubbele boekingen te voorkomen.
Apple Calendar en iCloud synchronisatie werkt niet altijd even soepel in de goedkopere plannen. Veel mensen melden dat ze hiervoor eigenlijk het duurdere plan nodig hebben, terwijl Google Calendar en Outlook wel prima werken in alle plannen. Als je een Apple-gebruiker bent, is dat iets om rekening mee te houden.
Spam-boekingen kunnen een probleem zijn als je link openbaar wordt gedeeld. Sommige gebruikers krijgen nep-afspraken of spam in hun agenda omdat iedereen met de link een afspraak kan maken. Je kunt dit deels oplossen door een bevestigingsvraag toe te voegen of te eisen dat mensen eerst een formulier invullen, maar helemaal waterdicht is het niet.
De prijzen zijn de afgelopen jaren gestegen en features die eerst in goedkopere plannen zaten, zijn soms naar duurdere plannen verhuisd. Dat vinden bestaande gebruikers natuurlijk niet leuk. Ook zijn er extra kosten voor bepaalde integraties of add-ons, wat het duurder kan maken dan je in eerste instantie dacht.
De klantenservice reageert volgens sommige gebruikers traag, vooral als je het gratis of goedkope plan hebt. Bij problemen kun je niet altijd snel hulp krijgen, wat vervelend is als je een belangrijke afspraak moet plannen.
Tot slot: de tool werkt het beste voor standaard afspraken. Als je heel specifieke planningswensen hebt (bijvoorbeeld beschikbaarheid die per dag verschilt, of complexe regels voor wie wanneer mag boeken), dan loop je soms tegen de beperkingen aan.
Wat vinden anderen?
De meeste mensen zijn positief over Calendly. Het grootste pluspunt dat steeds terugkomt: enorme tijdsbesparing. Mensen die eerst uren per week kwijt waren aan het plannen van afspraken, zijn nu in een paar klikken klaar. Dat alleen al maakt het voor veel gebruikers de moeite waard.
Ook wordt de gebruiksvriendelijkheid vaak geprezen. Zowel degene die de tool gebruikt als de persoon die een afspraak boekt, vinden het prettig werken. De interface is helder en je snapt meteen hoe het werkt. Geen ingewikkelde handleidingen nodig.
De synchronisatie met Google Calendar en Outlook werkt volgens de meeste gebruikers betrouwbaar. Dubbele boekingen komen bijna niet voor, zolang je je agenda’s goed hebt gekoppeld. Ook de automatische meeting links voor Zoom of Google Meet worden als heel handig ervaren.
De kritiek richt zich vooral op het gratis plan. Veel mensen proberen Calendly gratis uit, merken dat het goed werkt, maar lopen dan tegen de beperkingen aan. Eén event type is voor de meeste zakelijke gebruikers gewoon te weinig. Het voelt een beetje als een te beperkte proefversie in plaats van een volwaardig gratis plan.
Op YouTube zijn er veel tutorials te vinden. Kanalen zoals Simpletivity en No Code MBA hebben uitgebreide video’s gemaakt over hoe je Calendly optimaal gebruikt, inclusief tips voor betalingen en website-integratie. Die zijn handig als je net begint.
Over het algemeen geldt: als je de tool serieus zakelijk wilt gebruiken, moet je eigenlijk het betaalde plan nemen. Maar als je dat doet, zijn de meeste gebruikers tevreden over wat ze ervoor terugkrijgen.
Calendly alternatieven
Past Calendly niet helemaal bij wat je zoekt? Dit zijn de beste alternatieven:
- Acuity Scheduling – Biedt meer geavanceerde functies zoals uitgebreide intakeformulieren, pakketverkoop en meer controle over het boekingsproces. Kies dit als je complexe dienstverlening hebt waarbij je veel informatie vooraf nodig hebt van klanten, of als je meerdere sessies tegelijk wilt verkopen.
- Microsoft Bookings – Zit standaard in Microsoft 365 en kost dus niks extra als je dat al hebt. De functionaliteit is wat beperkter dan Calendly, maar voor basis afspraken planning is het prima. Kies dit als je organisatie volledig in het Microsoft ecosysteem werkt en je geen extra tools wilt betalen.
- Cal.com – Een open-source alternatief dat je zelf kunt hosten of via hun platform kunt gebruiken. Veel flexibeler en je hebt volledige controle over je data. Kies dit als je een tech-savvy bent, privacy belangrijk vindt, of specifieke aanpassingen wilt maken die andere tools niet toestaan.
Er zijn ook tools zoals Doodle (vooral voor groepsafspraken), YouCanBookMe (vergelijkbaar met Calendly maar iets goedkoper) en SimplyBook.me (meer gericht op dienstverleners zoals kappers en therapeuten). Welke het beste past hangt af van je specifieke situatie.
Veelgestelde vragen
Is Calendly echt gratis?
Ja, er is een gratis plan dat altijd gratis blijft. Je kunt onbeperkt afspraken laten boeken en één kalender koppelen. Maar je bent beperkt tot één type afspraak en je mist features zoals workflows en betalingen. Voor serieus zakelijk gebruik is het gratis plan meestal te beperkt.
Kan ik betalingen ontvangen via Calendly?
Ja, maar alleen in de betaalde plannen vanaf Standard. Je kunt dan Stripe of PayPal koppelen zodat mensen direct betalen wanneer ze een afspraak boeken. Handig als je consultaties of coaching sessies verkoopt en vooraf wilt incasseren.
Hoeveel kalenders kan ik koppelen?
In het gratis plan kun je maar één kalender koppelen. In het Standard en Teams plan kun je tot zes kalenders per gebruiker koppelen. Dat is handig als je meerdere agenda’s hebt (bijvoorbeeld werk en privé) en wil voorkomen dat er dubbele boekingen ontstaan.
Conclusie
Calendly doet precies wat het belooft: het maakt afspraken plannen een stuk makkelijker. Als je regelmatig meetings plant met mensen buiten je organisatie, scheelt het je echt uren per maand aan heen-en-weer gemaild.
Het gratis plan is handig om te testen of de tool bij je past, maar voor zakelijk gebruik heb je al snel het betaalde plan nodig. Voor €10 per maand krijg je dan wel alle essentiële functies die je nodig hebt. Dat is niet goedkoop, maar als je bedenkt hoeveel tijd het je bespaart, verdient het zichzelf snel terug.
De tool werkt het beste als je relatief standaard afspraken plant: intakegesprekken, sales calls, coaching sessies, dat soort werk. Heb je hele specifieke planningswensen of werk je vooral intern met collega’s? Dan zijn er misschien betere alternatieven.
Al met al is Calendly een solide keuze voor iedereen die professioneel afspraken wil plannen zonder gedoe. De tool is betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en integreert goed met de tools die je waarschijnlijk toch al gebruikt. Probeer het gratis plan uit en upgrade als je merkt dat je tegen de beperkingen aanloopt.
