Je notities zitten verspreid over losse bestanden, je ideeën verdwijnen in mappen en je mist verbanden die er toch echt zijn. Capacities pakt dat anders aan: het werkt met objecten in plaats van documenten. Een tool die claimt een “studio voor je geest” te zijn.
Wie zit er achter Capacities?
Capacities Labs GmbH werd in 2020 opgericht door Steffen Bleher en Michael von Hohnhorst, vanuit het Duitse Sankt Wendel. Het idee ontstond uit frustratie met hoe traditionele notitie-apps werken. Computers dwingen je om in mappen en hiërarchieën te denken, terwijl je brein werkt in netwerken en verbanden. Die kloof wilden ze overbruggen.
Hun oplossing: een systeem dat werkt met objecten. Niet een document over een boek, maar het boek zelf als object met eigenschappen. Niet een notitie over een persoon, maar die persoon als entiteit die je overal kunt koppelen. Een fundamenteel andere manier van kennisbeheer die aansluit bij hoe je eigenlijk denkt.
Het bedrijf is volledig bootstrapped, dus gefinancierd door gebruikers zonder externe investeerders. De community is inmiddels gegroeid naar meer dan 10.000 leden. Alle data wordt opgeslagen op versleutelde servers binnen de EU, wat voor veel Europese gebruikers een bewuste keuze is. Het blijft een relatief klein team dat zich richt op die ene kerngedachte: object-gebaseerd denken toegankelijk maken.
Voor wie is Capacities?
Capacities is gebouwd voor mensen die werken met kennis en ideeën. Onderzoekers die bronnen moeten beheren en verbanden zoeken. Studenten die colleges, literatuur en eigen inzichten willen verbinden. Content creators die inspiratie verzamelen en projecten organiseren. Kenniswerkers die hun tweede brein willen opbouwen zonder vast te lopen in mappenstructuren.
De tool is juist niet geschikt voor grote organisaties of teams die real-time samen moeten werken. Er zijn geen samenwerkingsfuncties, geen gedeelde workspaces, geen permissies. Dit is een persoonlijke kennisomgeving. Ook als je vooral eenvoudige to-do lijstjes en boodschappenlijstjes nodig hebt, is dit kanonschieten op een mug. Capacities vraagt een investering in tijd om het object-denken eigen te maken.
Wat kan Capacities allemaal?
De gratis versie biedt onbeperkte notities en objecten met 5GB media-opslag. Voor AI-features, onbeperkte opslag en prioriteitsondersteuning heb je een betaald plan nodig. Hier zijn de kernfuncties:
- Object-gebaseerde notities: Je maakt geen documenten over dingen, maar de dingen zelf. Een persoon is een object met eigenschappen, een boek is een object met auteur en publicatiedatum. Die objecten kun je overal hergebruiken en koppelen zonder te kopiëren.
- AI Assistant en Chat: De ingebouwde AI helpt je met schrijven, samenvatten en vragen beantwoorden over je notities. Je kunt in gesprek met je eigen kennisbank, wat vooral handig is als je snel iets terug wilt vinden of verbanden zoekt.
- Graph view: Een visuele netwerkweergave die laat zien hoe je notities en objecten met elkaar verbonden zijn. Niet alleen een mooie visualisatie, maar ook een manier om onverwachte verbanden te ontdekken tussen ideeën die je apart had opgeslagen.
- Daily notes: Elke dag krijgt automatisch een eigen pagina waar je snel gedachten kwijt kunt. Geen drempel om te beginnen, gewoon typen. Later kun je die losse gedachten alsnog koppelen aan objecten of projecten.
- Kalender integratie: Je notities en objecten kunnen gekoppeld worden aan data. Handig voor het bijhouden van wanneer je iets las, wanneer een idee ontstond of wanneer je een persoon ontmoette. De tijdlijn wordt onderdeel van je kennisstructuur.
- Offline modus: De desktop- en mobiele apps werken zonder internetverbinding. Je kunt gewoon doorwerken in de trein of tijdens een vlucht, alles synchroniseert zodra je weer online bent.
- Task management integraties: Koppel je notities aan externe task managers. Capacities zelf is geen volwaardige taakbeheer-app, maar je kunt wel taken creëren en die synchroniseren met tools die daar wel voor gemaakt zijn.
- WhatsApp en Telegram integratie: Stuur ideeën direct vanuit je messaging apps naar Capacities. Dat losse idee tijdens een gesprek of die interessante link die iemand stuurt, gaat niet meer verloren in je chatgeschiedenis.
- Export mogelijkheden: Je volledige kennisbank kun je exporteren naar Markdown, HTML of JSON. Je zit niet vast aan het platform, al je werk blijft toegankelijk als je ooit wilt overstappen.
De tool is beschikbaar als webapplicatie en heeft native apps voor iOS, Android, Windows, macOS en Linux. De interface is modern en visueel aantrekkelijk, wat volgens gebruikers een stuk sneller aanvoelt dan Notion.
Wat kost Capacities?
Capacities heeft een gratis basisplan zonder limiet op het aantal notities of objecten. Je krijgt 5GB opslag voor media zoals afbeeldingen en PDF’s. Voor de meeste gebruikers die vooral tekst opslaan, is dat voldoende om serieus te beginnen. AI-features zitten niet in het gratis plan.
Het Pro-abonnement kost 11,99 dollar per maand of 9,99 dollar per maand bij jaarlijkse betaling (119,88 dollar totaal). Daarmee krijg je onbeperkte opslag, toegang tot de AI-assistent en prioriteitsondersteuning. Er is ook een Believer-plan voor 14,99 dollar per maand of 12,49 dollar per maand bij jaarlijkse betaling (149,88 dollar totaal). Dat is bedoeld voor gebruikers die het project extra willen steunen en krijgen dezelfde features als Pro.
Nieuwe gebruikers kunnen 14 dagen gratis uitproberen met alle Pro-features. Genoeg tijd om te ontdekken of de object-gebaseerde aanpak bij je past. Er zijn geen lifetime deals of team-abonnementen, wat logisch is gezien de focus op individueel gebruik.
Waar moet je op letten?
Het grootste gemis is de afwezigheid van samenwerkingsfuncties. Je kunt notities niet delen met teamleden, er zijn geen gedeelde workspaces en geen mogelijkheid om samen in real-time te werken. Als je met anderen wilt samenwerken aan kennisbeheer, moet je een andere tool kiezen.
Importeren vanuit andere apps is beperkt en vaak lastig. Vooral vanuit Notion of Evernote overstappen vraagt handmatig werk. De structuur is zo anders dat een directe migratie niet goed werkt. Je moet je content opnieuw organiseren volgens het object-denken, wat tijdrovend kan zijn.
Er is geen native iPad-app, alleen een iPhone-app die op tablets werkt maar niet geoptimaliseerd is voor het grotere scherm. Voor mensen die veel op een tablet werken, voelt dat als een gemiste kans. De interface schaalt niet ideaal mee.
Database-functionaliteit is beperkter dan in Notion. Je kunt geen formules maken, geen geavanceerde berekeningen uitvoeren en geen complexe relaties tussen databases opzetten. Capacities is gebouwd voor kennisbeheer, niet voor projectmanagement of spreadsheet-achtige bewerkingen.
De leercurve voor object-gebaseerd denken is steiler dan bij traditionele notitie-apps. Je moet je werkwijze aanpassen en wennen aan een andere manier van organiseren. Dat vraagt geduld en experimenteren voordat het natuurlijk aanvoelt.
Capacities alternatieven
Afhankelijk van je prioriteiten zijn er andere tools die beter passen:
- Obsidian: Kies dit als je volledige controle over je data wilt en geen cloud-sync nodig hebt. Je notities worden lokaal opgeslagen als markdown-bestanden, de tool is volledig gratis en je kunt zelf kiezen waar je bestanden staan. Minder out-of-the-box structuur, maar meer vrijheid.
- Notion: Kies dit als je met een team werkt en uitgebreide databases nodig hebt. Notion is sterker in samenwerking en projectmanagement, met krachtige database-functionaliteit en formules. Minder geschikt voor netwerk-denken, meer voor gestructureerde projecten.
- Logseq: Kies dit als je voorkeur geeft aan een outliner-workflow en open-source software. Logseq werkt met bullets en dagelijkse logs, is volledig gratis en transparant. De leercurve is steiler en de interface minder gepolijst, maar je krijgt meer technische controle.
Veelgestelde vragen
Een paar praktische vragen die vaak voorbijkomen:
Is mijn data veilig bij Capacities?
Ja, Capacities is een Duits bedrijf dat data opslaat op versleutelde servers binnen de EU. Ze vallen onder de GDPR-wetgeving, wat betekent dat er strenge privacyregels gelden. Voor Europese gebruikers die waarde hechten aan datasoevereiniteit is dit een belangrijk voordeel ten opzichte van Amerikaanse alternatieven.
Werkt Capacities offline?
Ja, de desktop- en mobiele apps hebben een offline modus. Je kunt content maken en bewerken zonder internetverbinding, alles synchroniseert automatisch zodra je weer online bent. Handig voor werken onderweg of op plekken met slechte verbinding.
Kan ik mijn notities exporteren?
Ja, je kunt je volledige kennisbank exporteren naar Markdown, HTML of JSON formaten. Je zit niet vast aan het platform en kunt je data altijd meenemen als je besluit over te stappen naar een andere tool.
Conclusie
Capacities is een sterke keuze als je een persoonlijke kennisomgeving zoekt die aansluit bij hoe je brein werkt. De object-gebaseerde aanpak voelt natuurlijker dan mappen en hiërarchieën, de interface is snel en visueel aantrekkelijk, en de EU-hosting is een pluspunt voor privacy-bewuste gebruikers. Het gratis plan is ruim genoeg om serieus mee te beginnen.
Maar het is niet voor iedereen. Zonder samenwerkingsfuncties valt het af voor teams. De beperkte import-opties maken overstappen lastig. En de leercurve vraagt geduld voordat het object-denken vanzelf gaat. Capacities vraagt een investering in tijd en aanpassing van je werkwijze.
Ideaal voor onderzoekers, studenten en kenniswerkers die solo werken en hun tweede brein willen opbouwen. Minder geschikt als je vooral wilt samenwerken of complexe databases nodig hebt. Probeer de gratis versie en geef jezelf een paar weken om te wennen aan de nieuwe manier van denken.
