Je team groeit, de projecten stapelen zich op, en plots heb je vijf verschillende apps open om bij te houden wat er allemaal speelt. Slack voor communicatie, Trello voor taken, Google Docs voor documentatie, en oh ja – waar hielden we ook alweer de tijdregistratie bij? ClickUp belooft al die chaos te vervangen door één platform. Klinkt mooi. Maar werkt het ook echt? Ik heb ClickUp drie maanden intensief gebruikt en kan je precies vertellen waar het briljant is en waar je tegenaan loopt.
Clickup: het bedrijf
ClickUp is in 2017 opgericht door Zeb Evans, die gefrustreerd raakte door het constante heen-en-weer schakelen tussen verschillende productiviteitstools. Zijn idee was simpel maar ambitieus: waarom niet alles in één platform stoppen? Taakbeheer, documenten, chat, tijdregistratie, whiteboards – de hele reutemeteut.
Het bedrijf groeide razendsnel en heeft inmiddels miljoenen gebruikers wereldwijd. Ze zitten in San Diego en hebben een interessante filosofie: ze willen je productiviteit met 20% verhogen door al die app-switches te elimineren. Of dat lukt? Dat hangt er vanaf of je de complexiteit aankunt.
Wat ClickUp onderscheidt is die alles-in-één aanpak. Waar andere tools zich focussen op één ding (Asana doet taakbeheer, Notion doet documentatie), probeert ClickUp letterlijk alles te zijn. Dat maakt het krachtig. Maar ook overweldigend.
Voor wie is Clickup eigenlijk?
ClickUp is gebouwd voor teams die willen experimenteren en hun workflow volledig willen aanpassen. Denk aan marketingbureaus die projecten, content calendars én klantcommunicatie in één systeem willen. Of softwareteams die sprints, bugs én documentatie op dezelfde plek beheren.
Het werkt goed voor mensen die niet bang zijn om te knutselen. Die eerste week ga je zitten customizen. Views aanpassen, custom fields toevoegen, automatiseringen opzetten. Als je daar energie van krijgt – perfect. Als je gewoon wilt beginnen zonder gedoe? Dan wordt het lastig.
Voor wie is het minder geschikt? Kleine teams die snel iets simpels willen. Een freelancer die alleen basaal taakbeheer nodig heeft. Mensen die geen zin hebben in een leercurve. En eerlijk gezegd: oudere teamleden die gewend zijn aan eenvoudige tools kunnen hier behoorlijk van schrikken.
Ook belangrijk: als je team al worstelt met complexe software, voeg dan niet nóg een complex systeem toe. ClickUp vraagt discipline en een echte implementatie. Geen “we proberen het even” – je moet erin duiken.
Features van Clickup
Laten we eerlijk zijn: ClickUp heeft zoveel features dat je in het begin verdwaalt. Maar hier zijn de dingen die echt het verschil maken:
- Taakbeheer & Subtaken – Het hart van ClickUp. Je maakt taken aan, voegt subtaken toe (tot wel vijf niveaus diep), koppelt ze aan elkaar met dependencies. Handig voor complexe projecten waar alles van elkaar afhangt. Je kunt per taak prioriteiten instellen, tags toevoegen, en custom fields gebruiken voor specifieke data die jij belangrijk vindt.
- Multiple Views – Dit is waar ClickUp schittert. Dezelfde data kun je bekijken als lijst, bord (Kanban), kalender, Gantt chart, tijdlijn of zelfs als mindmap. Jouw projectmanager wil een Gantt? Prima. Jouw designer werkt liever met een visueel bord? Kan ook. Iedereen kijkt naar dezelfde data, maar op hun eigen manier.
- Documenten & Wiki’s – Ingebouwde editor die vergelijkbaar is met Notion. Je maakt docs, koppelt ze aan taken, en bouwt er een complete kennisbank mee. Realtime samenwerken werkt soepel. Je kunt pagina’s nesten, templates maken, en zelfs tabellen met data erin verwerken.
- Whiteboards – Voor brainstormsessies en visueel denken. Je tekent, plakt sticky notes, en kunt direct vanuit het whiteboard taken aanmaken. Werkt verrassend goed voor remote teams die samen willen ideeën uitwerken.
- Tijdregistratie – Ingebouwd. Start een timer, koppel hem aan een taak, en je hebt automatisch inzicht in waar je tijd naartoe gaat. Voor factureerbare uren is dit goud waard. Je kunt ook handmatig tijd toevoegen als je vergeten bent de timer te starten.
- Automatiseringen – Wanneer een taak naar “Done” gaat, stuur dan automatisch een notificatie. Of verander de status van subtaken. Of wijs een nieuwe taak toe aan iemand. Je bouwt deze automations met een visuele builder. Het gratis plan geeft je 100 uses per maand, daarna heb je een betaald plan nodig.
- Dashboards – Hier zie je de big picture. Voortgang van projecten, workload van teamleden, burndown charts voor sprints. Je sleept widgets naar je dashboard en bouwt je eigen command center. Ideaal voor managers die overzicht willen zonder in individuele taken te duiken.
- Real-time Chat – Ja, er zit ook chat in. Per taak, per project, of gewoon teamwide. Hierdoor kun je Slack theoretisch vervangen. In de praktijk doen veel teams dat niet, omdat de chat-functie toch net wat minder uitgebreid is.
Wat me opvalt is hoe diep je kunt customizen. Custom fields bijvoorbeeld: je voegt velden toe voor budget, klantcode, urgentie – wat je maar wilt. Vervolgens kun je daarop filteren en sorteren. Voor teams met specifieke workflows is dat fantastisch. Maar het vraagt wel dat je goed nadenkt over je setup.
De Goals-functie verdient ook een vermelding. Je stelt doelen in (bijvoorbeeld: “10 nieuwe klanten deze maand”), koppelt daar taken aan, en ClickUp toont automatisch de voortgang. Het houdt je team gefocust op wat écht belangrijk is, niet alleen op het afvinken van taakjes.
Clickup prijs
ClickUp heeft een genereus gratis plan – het Free Forever plan. Geen tijdslimiet, gewoon gratis. Je krijgt 100MB opslag, 5 spaces, en beperkt gebruik van geavanceerde features zoals Gantt charts en custom fields (100 uses). Voor kleine teams of freelancers die beginnen is dit eerlijk gezegd best bruikbaar.
Wil je meer? Dan heb je twee hoofdopties. Het Unlimited plan kost $7 per maand per gebruiker bij jaarlijkse betaling (totaal $84 per jaar), of $10 per maand als je maandelijks betaalt. Hiermee krijg je onbeperkte opslag, onbeperkte integraties, Gantt charts, custom fields zonder limiet, en meer.
Het Business plan kost $12 per maand per gebruiker bij jaarlijkse betaling ($144 per jaar), of $19 per maand. Dit is voor grotere teams die geavanceerde features nodig hebben: workload management, tijdlijnen, private docs, en aanzienlijk meer automatiseringen. Ook krijg je hier 2FA en advanced permissions.
Er is ook nog een Enterprise plan, maar daar moet je contact opnemen voor prijzen. Dat is voor organisaties met 100+ gebruikers die white-label opties en dedicated support willen.
Is het het waard? Vergeleken met concurrenten als Monday.com (vanaf $8 per gebruiker per maand) of Asana (vanaf $10.99 per gebruiker per maand) is ClickUp competitief geprijsd. Vooral dat gratis plan is een koopje – veel concurrenten dwingen je al snel naar een betaald plan.
Maar let op: die $7 per maand stapelt op als je team groeit. Met 10 mensen ben je al $70 per maand kwijt, of $840 per jaar. Voor Nederlandse bedrijven voelt dat prijskaartje in dollars soms ongemakkelijk – wisselkoersen kunnen fluctueren.
Goed nieuws: er is een 14-daagse trial voor de betaalde plannen. Genoeg tijd om te testen of die extra features het verschil maken voor jouw workflow.
Waar moet je op letten?
Oké, tijd voor de eerlijke kant. Want ClickUp is niet perfect.
De leercurve is steil. Echt steil. Je eerste week ben je vooral aan het uitzoeken waar alles staat en hoe je dingen moet instellen. Nieuwe teamleden kijken vaak overweldigd naar het scherm – er zijn zoveel knoppen, menu’s en opties dat je niet weet waar je moet beginnen. Dit is geen tool die je “even snel” implementeert.
Dan de snelheid. ClickUp kan traag zijn, vooral bij grote projecten met veel taken. Je klikt op een view en moet even wachten. Je opent een taak en er is een halve seconde vertraging. Klinkt klein, maar na een dag werken irriteert het. Gebruikers met honderden taken per project klagen regelmatig over lag.
De mobiele app is een ander pijnpunt. Hij werkt, maar voelt als een afgeslankte versie van de desktop-ervaring. Veel geavanceerde features zijn lastig te gebruiken op een klein scherm. Voor snel een taak checken is het prima, maar echt productief werken? Doe dat op je laptop.
Bugs na updates zijn ook een terugkerend thema. ClickUp rolt regelmatig nieuwe features uit (wat op zich goed is), maar daarbij gaan soms dingen kapot. Notificaties die niet werken, automations die vastlopen, views die niet laden. Meestal wordt het snel opgelost, maar het breekt wel je workflow.
En dan die overweldigende interface. Alles kan, maar daardoor zie je door de bomen het bos niet meer. Wil je iets simpels doen? Dan moet je eerst door drie menu’s navigeren. Voor mensen die van minimalisme houden is dit een nachtmerrie.
Nog iets: de chat-functie is oké, maar niet geweldig. Als je gewend bent aan Slack of Teams, voelt ClickUp’s chat basic aan. Geen threads, beperkte emoji’s, minder intuïtief. Veel teams gebruiken daarom toch nog een aparte chat-app, wat het “alles-in-één” idee ondergraaft.
Privacy is ook een punt van zorg voor sommige gebruikers. Standaard kunnen teamleden veel van elkaar zien. Je moet actief permissions instellen om dingen privé te houden. Voor teams die met gevoelige klantdata werken vraagt dit extra aandacht.
Wat vinden anderen?
Het algemene sentiment over ClickUp is gemengd positief. Mensen die erin duiken en de tijd nemen om het te leren, zijn vaak enthousiast. Ze waarderen vooral dat het meerdere tools vervangt en de enorme aanpasbaarheid.
Veelgehoorde complimenten: “Beste gratis versie op de markt”, “Eindelijk alles op één plek”, “Visueel aantrekkelijk en modern”. Gebruikers houden van de verschillende views en de mogelijkheid om workflows helemaal naar hun hand te zetten. Voor teams die van customizen houden is het een paradijs.
Maar de klachten zijn ook consistent. Traagheid komt steeds terug, vooral van gebruikers met grote workspaces. De mobiele app wordt vaak als teleurstellend omschreven. En beginners voelen zich regelmatig verloren in alle opties.
YouTube-reviewers zijn voorzichtig positief. Tool Finder prees de veelzijdigheid en nieuwe AI-functies in versie 3.0, maar waarschuwde voor de complexe interface. Knowledge By Marcus was enthousiast over de templates en functies, maar had bedenkingen bij privacy-instellingen en prestatieproblemen.
Opvallend: mensen die overstappen vanaf simpelere tools (zoals Trello) vinden ClickUp vaak te veel. Mensen die overstappen vanaf meerdere tools (bijvoorbeeld Asana + Notion + Slack) zijn juist blij met de consolidatie.
Clickup alternatieven
Past ClickUp niet helemaal bij je team? Deze alternatieven zijn het overwegen waard:
- Monday.com – Visueler en eenvoudiger in gebruik dan ClickUp. De interface is kleurrijker en intuïtiever. Kies hiervoor als je team snel aan de slag wil zonder steile leercurve. Ideaal voor teams die niet van complexiteit houden.
- Asana – Minder functies maar stabieler en overzichtelijker. Asana doet één ding (projectmanagement) en doet het goed. Kies hiervoor als je puur projectmanagement zoekt zonder de extra toeters en bellen zoals whiteboards. Sneller en betrouwbaarder in gebruik.
- Notion – Flexibeler voor documentatie maar minder krachtig voor taakbeheer. Notion is fantastisch voor kennisbanken en wiki’s, maar de taakfuncties zijn basaal. Kies hiervoor als je voornamelijk een kennisbank of wiki bouwt met lichte taakfunctionaliteit. Perfect voor content teams en documentatie-gedreven werk.
Veelgestelde vragen
Is de gratis versie echt voor altijd gratis?
Ja, het Free Forever plan heeft geen tijdslimiet. Je kunt het onbeperkt blijven gebruiken. Wel zit je vast aan 100MB opslag en een limiet op geavanceerde functies – je mag bijvoorbeeld custom fields maar 100 keer gebruiken. Voor kleine teams of solo-gebruik is dat vaak genoeg, maar groeiende teams botsen daar snel tegenaan.
Kan ik ClickUp offline gebruiken?
Ja, de desktop en mobiele apps hebben een offline modus. Je kunt taken bekijken en nieuwe aanmaken zonder internetverbinding. Zodra je weer online bent, synchroniseert alles automatisch. Handig voor werken in de trein of op locaties met slechte wifi. Let op: niet alle features werken offline – complexe dashboards en real-time samenwerking vereisen een verbinding.
Wat is het verschil tussen Unlimited en Business?
Business is gericht op grotere teams en biedt geavanceerdere functies. Je krijgt workload management (zie wie overbelast is), tijdlijnen voor lange-termijn planning, private docs voor gevoelige informatie, en meer automatiseringen per maand. Ook zijn er betere permissions en 2FA voor beveiliging. Voor teams onder de 10 mensen is Unlimited meestal genoeg. Vanaf 15-20 mensen merk je dat je die Business-features gaat missen.
Conclusie
ClickUp is ambitieus. Misschien té ambitieus. Het probeert alles te zijn – taakbeheer, documentatie, chat, whiteboards, tijdregistratie – en slaagt daar grotendeels in. Als je een team hebt dat bereid is te investeren in de leercurve, krijg je een krachtig platform dat meerdere tools kan vervangen.
Maar het is geen plug-and-play oplossing. Je eerste weken ben je aan het customizen, experimenteren, en je team trainen. De interface overweldigt, de app kan traag zijn, en bugs na updates zijn frustrerend. Dit is geen tool voor teams die “gewoon iets simpels” willen.
Kies voor ClickUp als je een middelgroot tot groot team hebt (5-50 mensen) dat complexe projecten beheert en waarde hecht aan aanpasbaarheid. Als je marketingbureau bent dat projecten, content én klantcommunicatie wil centraliseren. Als je softwareteam sprints, bugs én documentatie op één plek wil.
Kies tegen ClickUp als je een klein team bent dat snel wil starten. Als je eenvoud belangrijker vindt dan features. Als je nu al worstelt met complexe software – dan maakt ClickUp het alleen maar erger.
Mijn persoonlijke ervaring? Na drie maanden ben ik blij dat ik de tijd heb geïnvesteerd. Ik heb nu één systeem in plaats van vier. Maar die eerste maand was pijnlijk. En ik mis nog steeds de snelheid van simpelere tools. ClickUp is krachtig, maar je betaalt daarvoor met complexiteit. Of die trade-off het waard is, hangt af van wat jij prioriteert: kracht of eenvoud.
