Het dagelijks bijhouden van taken kan een uitdaging zijn, vooral als je tussen verschillende apps en systemen moet switchen. Google Tasks lost dit op door een simpele takenlijst direct te integreren met je Gmail en Google Calendar. Dit maakt het mogelijk om vanuit je mail en agenda direct taken aan te maken en bij te houden, zonder steeds te hoeven wisselen tussen verschillende tools.
Wat is Google Tasks precies?
Google Tasks is een ingebouwde takenmanager in Gmail en Google Calendar, maar is ook te benaderen Drive. In de praktijk gebruik je het vooral voor het snel vastleggen van actiepunten tijdens het mailen of plannen. Denk aan een mail die je later moet beantwoorden of een taak die je tijdens een meeting afspreekt.
De kracht zit in de eenvoud – je kunt direct vanuit je mailbox een mail naar je takenlijst slepen. Of tijdens het plannen van een afspraak meteen bijbehorende actiepunten aanmaken. Alles synchroniseert automatisch tussen je telefoon, tablet en computer.
Het is vooral handig voor individuele gebruikers en kleine teams die al veel met Google-producten werken. Voor complexe projecten met veel afhankelijkheden zijn er betere alternatieven.
Features van Google Tasks
In de dagelijkse praktijk gebruik ik Tasks vooral voor twee dingen: mails omzetten in taken en actiepunten koppelen aan agenda-afspraken.
- Mail-integratie: Sleep een mail naar Tasks en je hebt direct een taak met de juiste context en een link terug naar de originele mail.
- Agenda-synchronisatie: Taken met deadline verschijnen automatisch in je agenda, waardoor je één overzicht hebt van afspraken en actiepunten.
- Lijsten maken: Je kunt taken organiseren in verschillende lijsten, bijvoorbeeld “Work”, “Personal” en “Shopping”. Handig om werk en privé gescheiden te houden.
- Subtaken: Grotere taken kun je opsplitsen in kleinere stappen. Als projectmanager gebruik ik dit dagelijks om complexere taken behapbaar te maken.
Prijzen en beschikbaarheid
Google Tasks is gratis beschikbaar voor iedereen met een Google-account. Je vindt het standaard in Gmail, Google Calendar en als losse app voor iOS en Android. Voor de basisfunctionaliteit betaal je niets extra.
Voor bedrijven die Tasks willen gebruiken is een Google Workspace-account nodig. Dit zit standaard bij je Workspace-account, dus er zijn geen extra kosten aan verbonden.
Er zijn gratis alternatieven zoals Microsoft To Do en Any.do, maar die missen de directe Google-integratie. Voor complexere taken zou ik eerder kijken naar tools als Todoist of TickTick.
