Je inbox loopt over met supportvragen, salesmails en klantvragen via WhatsApp. Je team werkt langs elkaar heen, niemand weet wie wat heeft opgepakt, en belangrijke berichten blijven liggen. Helpwise biedt een oplossing: één centraal dashboard waar je e-mail, chat, SMS en WhatsApp beheert met je hele team. Maar is het ook echt zo handig als het klinkt?
Wie zit er achter Helpwise?
Helpwise werd in 2016 opgericht door Gaurav Sharma in Palo Alto, Verenigde Staten. Het begon als een interne tool voor SaaS Labs Inc., het moederbedrijf dat ook JustCall en CallRoot heeft ontwikkeld. Het team had een simpel probleem: ze moesten hun eigen team-emails beheren voor support, sales en finance, maar bestaande oplossingen waren ofwel te duur, ofwel veel te ingewikkeld voor wat ze nodig hadden.
Wat als intern project begon, groeide uit tot een volwaardig product. De tool bleek niet alleen handig voor hun eigen team, maar ook voor duizenden andere bedrijven die worstelden met hetzelfde probleem. SaaS Labs wist in totaal $ 74.2 miljoen aan funding op te halen van investeerders zoals Peak XV Partners (voorheen Sequoia), Base10 Partners en Eight Roads Ventures. Die investering heeft duidelijk zijn vruchten afgeworpen.
Vandaag de dag gebruiken meer dan 5000 bedrijven wereldwijd Helpwise, met in totaal ruim 10.000 gebruikers. Het is uitgegroeid van een simpele interne tool tot een serieuze speler in de markt voor gedeelde inboxen. De focus op betaalbaarheid en eenvoud, die het oorspronkelijke idee was, is nog steeds terug te zien in hoe de tool werkt.
Voor wie is Helpwise?
Helpwise richt zich vooral op kleine tot middelgrote teams die hun communicatie willen centraliseren. Denk aan customer support afdelingen die niet constant tussen Gmail, WhatsApp en een SMS-tool willen schakelen. Of sales teams die gezamenlijk leads moeten opvolgen zonder dat iedereen dezelfde persoon mailt.
Het werkt goed als je een overzichtelijke manier zoekt om samen te werken aan klantcommunicatie, zonder dat je een IT-afdeling nodig hebt om alles in te richten. De tool is bewust eenvoudig gehouden, wat een voordeel is voor teams die snel willen starten.
Maar Helpwise is niet voor iedereen. Grote enterprises met strikte on-premise eisen kunnen hier niet terecht, want het is een cloud-only oplossing. Ook teams die volledig binnen de Gmail-interface willen blijven werken, zullen zich waarschijnlijk niet thuis voelen. Helpwise heeft namelijk zijn eigen dashboard, wat betekent dat je uit je vertrouwde Gmail-omgeving stapt.
Wat kan Helpwise allemaal?
Helpwise probeert niet de meest feature-rijke tool te zijn, maar richt zich op de basis die goed werkt. De gratis proefperiode van 7 dagen geeft je toegang tot alle functies, zodat je kunt testen of het bij je team past. Hier zijn de belangrijkste mogelijkheden:
- Shared Inbox voor meerdere kanalen: Je kunt e-mail, SMS en WhatsApp allemaal in één overzicht beheren. Geen gespring meer tussen apps. Alle berichten komen binnen in hetzelfde dashboard, en je team ziet direct wie wat oppakt.
- Automatisering en regels: Je kunt berichten automatisch toewijzen aan specifieke teamleden op basis van onderwerp, afzender of trefwoorden. Handig om ervoor te zorgen dat urgente vragen direct bij de juiste persoon terechtkomen.
- Live Chat Widget: Je kunt een chat-widget op je website plaatsen die direct verbindt met je Helpwise inbox. Bezoekers kunnen vragen stellen en je team antwoordt vanuit hetzelfde dashboard waar ook de e-mails en WhatsApp-berichten binnenkomen.
- Team samenwerking: Interne notities en mentions maken het makkelijk om met collega’s te overleggen zonder dat de klant het ziet. Je kunt iemand taggen in een gesprek en vragen om hulp, of een notitie achterlaten voor de volgende persoon die het gesprek oppakt.
- Analytics en rapportage: Je krijgt inzicht in responstijden, afgehandelde gesprekken en de prestaties van individuele teamleden. De rapportages zijn vrij basic volgens gebruikers, maar geven wel de belangrijkste cijfers weer.
- Integraties: Helpwise koppelt met tools zoals Slack, HubSpot en Shopify. Je kunt bijvoorbeeld meldingen in Slack ontvangen wanneer er een nieuw bericht binnenkomt, of klantgegevens uit HubSpot direct in het gesprek zien.
De interface lijkt bewust op Gmail, wat de leercurve verlaagt. Je hebt labels, filters en een inbox-structuur die vertrouwd aanvoelt. Gebruikers noemen dit vaak als pluspunt: je hoeft je team niet wekenlang te trainen voordat ze ermee kunnen werken.
Mobiele apps zijn beschikbaar voor iOS en Android, al zijn die volgens reviews wel beperkter dan de webversie. Je kunt onderweg berichten lezen en beantwoorden, maar voor uitgebreider werk is de desktop-versie handiger.
Wat kost Helpwise?
Helpwise heeft geen gratis plan, maar wel een proefperiode van 7 dagen waarbij je geen creditcard hoeft in te voeren. Dat geeft je genoeg tijd om te testen of het bij je team past.
De prijzen zijn per gebruiker per maand. Het Standard-plan kost $ 15 per maand, of $ 12 als je jaarlijks betaalt. Hiermee krijg je de basis: gedeelde inbox voor e-mail, basisautomatisering en integraties. Voor de meeste kleine teams is dit voldoende om mee te starten.
Het Premium-plan kost $ 29 per maand, of $ 23 bij jaarlijkse betaling. Hier krijg je extra mogelijkheden zoals geavanceerdere automatisering, meer integraties en uitgebreidere rapportages. Dit plan is interessant als je team groeit en je meer controle wilt over workflows.
Het Advanced-plan kost $ 49 per maand, of $ 39 per jaar. Dit is bedoeld voor grotere teams die behoefte hebben aan nog meer automatisering, API-toegang en prioritaire support. Voor de meeste gebruikers is dit overkill, tenzij je echt specifieke enterprise-behoeften hebt.
Vergeleken met alternatieven zoals Front, dat al snel richting de $ 50-$ 100 per gebruiker gaat, is Helpwise een stuk betaalbaarder. Dat maakt het aantrekkelijk voor teams met een beperkt budget die toch professioneel willen communiceren.
Waar moet je op letten?
Geen enkele tool is perfect, en Helpwise heeft zo zijn eigen frustraties. Gebruikers klagen regelmatig over de mobiele app. Die is niet alleen beperkt in functionaliteit, maar ook buggy. Als je veel onderweg werkt en afhankelijk bent van je telefoon, kan dit een probleem zijn. De webversie werkt veel stabieler.
De zoekfunctie laat ook te wensen over. Oude e-mails zijn soms moeilijk terug te vinden, en de zoekresultaten zijn niet altijd compleet. Als je vaak moet graven in oude gesprekken, kan dit irritant zijn. Je moet soms handmatig door labels en mappen scrollen om te vinden wat je zoekt.
Performance is een ander punt. Gebruikers melden dat de tool af en toe traag is en dat je de pagina moet refreshen om nieuwe berichten te zien. Dat is vervelend als je snel moet reageren op klanten. Het gebeurt niet constant, maar vaak genoeg om het te noemen.
De rapportages zijn functioneel, maar niet geweldig. Als je diepgaande analyses wilt doen of mooie dashboards wilt bouwen voor management, kom je hier tekort. Je krijgt de basics zoals responstijden en aantal afgehandelde tickets, maar veel meer niet.
Een technisch dingetje: aliassen tellen soms als aparte inbox, wat verwarrend kan zijn in je overzicht. Als je veel e-mailaliassen gebruikt, moet je hier rekening mee houden bij het inrichten van je workspace.
Helpwise alternatieven
Helpwise is niet de enige speler in deze markt. Afhankelijk van je budget en wensen zijn er andere opties die beter kunnen passen:
- Front: Duurder, maar biedt meer geavanceerde enterprise features. Kies Front als je een groter budget hebt en diepere integraties nodig hebt met je CRM en andere tools. De automatisering is krachtiger en de analytics zijn uitgebreider.
- Hiver: Werkt direct binnen de Gmail-interface in plaats van een apart dashboard. Kies Hiver als je team volledig binnen Gmail wil blijven werken en de vertrouwde interface niet wil verlaten. Het voelt meer als een Gmail-extensie dan als een aparte tool.
- Help Scout: Vergelijkbare features maar met een sterkere focus op eenvoud en klantbeleving. Kies Help Scout als je een gevestigde tool zoekt met een minimalistische interface en een sterke reputatie in customer support kringen.
Elk van deze alternatieven heeft zijn eigen sterke punten. Helpwise zit qua prijs onder Front, maar boven gratis tools. Het is een middenweg tussen betaalbaarheid en functionaliteit.
Veelgestelde vragen
Hier zijn de vragen die vaak voorbijkomen bij mensen die Helpwise overwegen:
Is er een gratis proefperiode beschikbaar?
Ja, Helpwise biedt een gratis proefperiode van 7 dagen aan waarmee je alle features kunt testen zonder creditcard. Je krijgt volledige toegang tot alle functionaliteit, dus je kunt goed inschatten of het bij je team past voordat je gaat betalen.
Kan ik WhatsApp Business koppelen aan Helpwise?
Ja, Helpwise ondersteunt integraties met WhatsApp Business via officiële partners zoals Twilio, waardoor je WhatsApp-berichten in de gedeelde inbox ontvangt. Je kunt dan met je hele team WhatsApp-gesprekken beheren vanuit hetzelfde dashboard als je e-mails.
Heeft Helpwise een mobiele app?
Ja, er zijn mobiele apps beschikbaar voor zowel iOS als Android, zodat je ook onderweg toegang hebt tot je gedeelde inboxen. Wel moet je weten dat gebruikers regelmatig klagen over bugs en beperkte functionaliteit in de mobiele versie vergeleken met de webversie.
Conclusie
Helpwise doet wat het belooft: het geeft teams een centrale plek om e-mail, chat, SMS en WhatsApp te beheren zonder al te ingewikkeld te worden. De prijs is redelijk, de interface is overzichtelijk en de setup gaat snel. Voor kleine tot middelgrote teams die hun communicatie willen professionaliseren zonder een IT-afdeling in te schakelen, is dit een solide keuze.
Maar het is niet perfect. De mobiele app is zwak, de zoekfunctie frustrerend en de rapportages basic. Als je een team hebt dat veel onderweg werkt of diepgaande analytics nodig heeft, moet je goed nadenken of dit de juiste tool is. Voor teams die vooral vanaf desktop werken en behoefte hebben aan overzicht en samenwerking, biedt Helpwise genoeg om het te proberen.
