Je Gmail-inbox zit vol met klantvragen, maar je weet niet wie waaraan werkt. Collega’s beantwoorden per ongeluk dezelfde mail twee keer, of erger: niemand reageert. Hiver verandert je Gmail (of Outlook) in een helpdesk zonder dat je een aparte tool nodig hebt. Alles blijft gewoon in je mailbox.
Wie zit er achter Hiver?
Hiver begon in 2011 als GrexIt, opgericht door Niraj Ranjan Rout en Nitesh Nandy in San Jose. Het oorspronkelijke idee was simpel: Gmail-labels delen tussen collega’s. Wie ooit heeft geprobeerd om met een team vanuit één Gmail-account te werken, kent de chaos. Niemand weet wie wat oppakt, mails verdwijnen in de wirwar van labels, en iedereen werkt langs elkaar heen.
Die frustratie leidde tot een volledige gedeelde inbox-oplossing. In plaats van een aparte helpdesk-tool te bouwen, besloten ze het direct in Gmail te integreren. Het idee sloeg aan. Bedrijven als Flexport en Harvard University gebruiken Hiver inmiddels, en de tool heeft $ 46.2 miljoen opgehaald van investeerders als K1 Investment Management en Kalaari Capital. Meer dan 10.000 teams werken er dagelijks mee, allemaal vanuit hun vertrouwde Gmail-interface.
Wat begon als een labelprobleem is uitgegroeid tot een volwaardige samenwerkingstool die volledig binnen je mailbox werkt. Geen aparte inlog, geen nieuwe interface om te leren.
Voor wie is Hiver?
Hiver richt zich op teams die al met Gmail of Outlook werken en daar niet vanaf willen. Klantenservice-afdelingen die geen zin hebben in een complexe ticketing-tool, operations-teams die snel moeten samenwerken, of sales-teams die leads willen verdelen zonder eindeloos te overleggen.
Het werkt het beste voor kleine tot middelgrote bedrijven die een eenvoudige manier zoeken om samen te werken aan e-mails. Je hoeft geen IT-afdeling in te schakelen om het op te zetten. Installeer de extensie, en je bent klaar.
Hiver is minder geschikt voor grote ondernemingen met complexe on-premise eisen of specifieke compliance-regels. Als je een uitgebreide enterprise-helpdesk nodig hebt met duizenden gebruikers en geavanceerde workflows, dan zijn er betere opties.
Wat kan Hiver allemaal?
Hiver werkt als een laag bovenop Gmail of Outlook. Je inbox blijft hetzelfde, maar krijgt extra functies om samen te werken. De gratis versie biedt basis-triage en gedeelde inboxen. Voor automations, analytics en SLA-management heb je een betaald plan nodig.
- Shared Inboxes: Maak van elk Gmail- of Outlook-adres een gedeelde inbox. Het hele team ziet alle mails, en iedereen weet wat er speelt zonder eindeloos doorsturen.
- Email Assignment: Wijs mails toe aan collega’s met één klik. Geen verwarring meer over wie wat oppakt. De toegewezen persoon krijgt een notificatie en kan direct aan de slag.
- Collision Detection: Als twee mensen tegelijk dezelfde mail beantwoorden, krijg je een waarschuwing. Voorkomt dubbel werk en verwarrende situaties bij klanten.
- Internal Notes: Voeg notities toe aan e-mails die alleen je team ziet. Handig om context te delen of vragen te stellen zonder de klant erbij te betrekken.
- Shared Drafts: Schrijf samen aan een antwoord voordat je het verstuurt. Eén persoon begint, een ander vult aan, en iemand anders checkt het nog een keer.
- SLA Management: Stel deadlines in voor reactietijden. Hiver waarschuwt je als een mail te lang blijft liggen. Zo houd je controle over je service-levels.
- Automations: Automatiseer repetitieve taken zoals het toewijzen van mails op basis van trefwoorden, het taggen van onderwerpen of het versturen van standaard antwoorden.
- Analytics: Krijg inzicht in reactietijden, afgehandelde mails en team-prestaties. De rapportages zijn vrij basis, maar geven wel een overzicht van de belangrijkste cijfers.
- Tags en Labels: Organiseer mails met tags die het hele team kan gebruiken. Denk aan “urgent”, “factuur” of “bug”. Iedereen ziet direct waar een mail over gaat.
- Templates: Bewaar veelgebruikte antwoorden als sjabloon. Bespaart tijd bij standaard vragen die steeds terugkomen.
De mobiele apps voor iOS en Android bieden de belangrijkste functies, maar zijn beperkter dan de webversie. Je kunt mails lezen, toewijzen en beantwoorden, maar geavanceerde instellingen wijzig je beter op desktop.
Wat kost Hiver?
Hiver heeft een gratis plan met onbeperkt gebruikers, maar je mist dan wel belangrijke functies zoals automations en analytics. Het is vooral geschikt om de tool uit te proberen en te kijken of het bij je team past.
De betaalde plannen beginnen bij $ 19 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, of $ 24 per maand als je maandelijks betaalt. Dat is het Lite-plan, met basis-functies zoals e-mail toewijzing en collision detection. Voor automations en SLA-management stap je over naar Growth ($ 29/$ 34 per maand). Het Pro-plan ($ 49/$ 59) voegt analytics en integraties toe. Het Elite-plan ($ 69/$ 79) is bedoeld voor grotere teams met geavanceerde behoeften.
Je krijgt 7 dagen om de tool gratis te testen, inclusief alle functies. Dat is genoeg om te zien of Hiver bij je workflow past. De prijzen kunnen flink oplopen als je team groeit, vooral als je de hogere plannen nodig hebt voor analytics en geavanceerde automations.
Waar moet je op letten?
Hiver werkt het beste met kleinere tot middelgrote inboxen. Bij grote volumes e-mail melden gebruikers traagheid bij het laden. De tool kan haperen als je duizenden mails per dag verwerkt, wat frustrerend is als je juist snelheid nodig hebt.
De rapportages zijn vrij basis. Je krijgt wel inzicht in reactietijden en afgehandelde mails, maar diepgaande analytics ontbreken. Als je gedetailleerde data nodig hebt over klantgedrag of team-prestaties, dan kom je tekort.
Synchronisatieproblemen komen voor. Soms verschijnen toewijzingen of notities niet direct bij alle teamleden, wat leidt tot verwarring. Niet dagelijks, maar vaak genoeg om irritant te zijn.
De mobiele app heeft beperkingen. Je kunt de basis-taken uitvoeren, maar geavanceerde functies zoals het instellen van automations of het aanpassen van workflows moet je op desktop doen. Voor teams die veel onderweg werken, is dat een nadeel.
De kosten lopen snel op bij grotere teams. Als je tien mensen hebt en het Pro-plan nodig hebt, betaal je al $ 490 per maand bij jaarlijkse betaling. Voor kleine bedrijven met beperkt budget kan dat te veel zijn.
Hiver alternatieven
Hiver is niet de enige tool die gedeelde inboxen aanbiedt. Afhankelijk van je wensen zijn er alternatieven die beter passen.
- Front: Een standalone app in plaats van een Gmail-extensie. Kies Front als je een aparte interface wilt los van je mailbox, met meer controle over de layout en workflows.
- Help Scout: Traditionele helpdesk-software met een klassieke ticketing-interface. Geschikt als je een volwaardige klantenservice-tool zoekt met uitgebreide kennisbank-functies.
- Zendesk: Veel complexer en uitgebreider dan Hiver. Kies Zendesk als je enterprise-level features nodig hebt, zoals geavanceerde workflows, AI-ondersteuning en integraties met tientallen tools.
Veelgestelde vragen
Hieronder de meest gestelde vragen over Hiver.
Werkt Hiver met Outlook?
Ja, Hiver ondersteunt inmiddels ook Microsoft Outlook naast Google Workspace. Je kunt dezelfde functies gebruiken als in Gmail, inclusief gedeelde inboxen en e-mail toewijzing.
Zien klanten dat ik Hiver gebruik?
Nee, voor de klant ziet het eruit als een normale e-mail. Er komen geen ticketnummers in de onderwerpregel tenzij je dat zelf instelt. Alle samenwerkingsfuncties blijven onzichtbaar voor de ontvanger.
Waar wordt mijn data opgeslagen?
Hiver slaat data op in de Verenigde Staten op AWS-servers. Je e-mails blijven op de servers van Google of Microsoft, Hiver bewaart alleen metadata zoals toewijzingen en notities.
Conclusie
Hiver is een slimme keuze als je team al met Gmail of Outlook werkt en geen zin heeft in een aparte helpdesk-tool. De integratie is eenvoudig, de leercurve is minimaal, en je kunt direct samenwerken zonder je workflow om te gooien. Voor kleine tot middelgrote teams die vooral e-mail afhandelen, werkt het goed.
De beperkingen zitten vooral in schaalbaarheid en geavanceerde functies. Bij grote volumes kan de tool traag worden, en de analytics zijn basis. Als je een uitgebreide enterprise-oplossing zoekt of gedetailleerde rapportages nodig hebt, dan zijn er betere alternatieven.
Probeer de gratis versie of de 7-daagse trial om te zien of Hiver bij je team past. Het is geen revolutie, maar wel een praktische oplossing voor teams die simpelweg willen samenwerken aan e-mails zonder gedoe.
