Je inbox puilt uit. Je notitieblokje ligt vol met halfvergeten to-do’s. En ergens in je hoofd zweeft die ene belangrijke deadline die je maar niet wilt vergeten. Klinkt bekend? Dan is het tijd voor een fatsoenlijke takenlijst-app. En als je toch al met Outlook werkt, is Microsoft To Do misschien wel de oplossing die al die losse eindjes aan elkaar knoopt.
Microsoft To Do is gratis, werkt op al je apparaten en praat naadloos met je Outlook-agenda. Maar is het ook echt goed genoeg om je chaotische takenlijst onder controle te krijgen? Ik dook erin.
Microsoft To Do: het bedrijf
Microsoft To Do is niet zomaar uit de lucht komen vallen. Het is de opvolger van Wunderlist, een geliefde takenlijst-app die Microsoft in 2015 overnam. In 2017 lanceerde Microsoft To Do als het nieuwe vlaggenschip, en in 2020 werd Wunderlist officieel uitgefaseerd.
De app is gebouwd door Microsoft zelf en zit inmiddels stevig verankerd in het Microsoft 365-ecosysteem. Je vindt To Do terug in Outlook, Teams en zelfs in je Windows-taakbalk. Het is duidelijk dat Microsoft de app serieus neemt als onderdeel van hun productiviteitspakket.
Wat opvalt: Microsoft To Do blijft volledig gratis voor persoonlijk gebruik. Je hebt alleen een Microsoft-account nodig, en die heb je waarschijnlijk al als je Outlook, OneDrive of Xbox gebruikt. Voor zakelijk gebruik is To Do inbegrepen bij Microsoft 365-abonnementen, zonder extra kosten.
Voor wie is Microsoft To Do?
Microsoft To Do is perfect als je al in het Microsoft-universum zit. Gebruik je Outlook voor je mail? Teams voor vergaderingen? Dan sluit To Do daar naadloos op aan. Je gevlagde e-mails verschijnen automatisch als taken, en je kunt taken delen met collega’s die je toch al in Teams hebt staan.
De app is ook ideaal voor mensen die geen zin hebben in ingewikkelde projectmanagement-tools. To Do houdt het simpel: lijsten, taken, subtaken. Klaar. Geen Gantt-charts, geen burndown-grafieken, geen verplichte cursus om de interface te begrijpen.
Maar To Do is minder geschikt als je een power user bent die alles tot in de puntjes wil organiseren. Mis je geavanceerde filters, tags, prioriteiten en natuurlijke taalinvoer? Dan loop je waarschijnlijk snel tegen de beperkingen aan.
Ook als je voornamelijk op Linux werkt, heb je pech. Er is geen officiële Linux-app, al kun je wel de webversie gebruiken.
Wat kan Microsoft To Do allemaal?
Microsoft To Do zit bomvol functies die je dagelijkse planning een stuk makkelijker maken. Dit zijn de belangrijkste:
- Mijn dag – Dit is de kroon op het werk. Elke ochtend krijg je een schone lei met suggesties van taken die vandaag aandacht verdienen. Je sleept er handmatig bij wat je wilt aanpakken, en houdt zo je focus. Geen overweldigende lijst van 47 taken, maar een haalbaar dagprogramma.
- Lijsten delen – Maak een boodschappenlijst en deel hem met je huisgenoten. Of een projectlijst met collega’s. Iedereen met een Microsoft-account kan meedoen, taken toevoegen en afvinken. Ideaal voor gezinnen en kleine teams.
- Outlook-integratie – Vlag je een e-mail in Outlook? Dan verschijnt die automatisch in To Do. Andersom werkt het ook: taken die je in To Do maakt, zie je terug in Outlook. Alles blijft gesynchroniseerd zonder dat je er iets voor hoeft te doen.
- Herinneringen en deadlines – Stel een vervaldatum in en To Do stuurt je een melding. Je kunt ook herhalende taken maken voor dingen die elke week of maand terugkomen, zoals de vuilnis buitenzetten of je belastingaangifte voorbereiden.
- Subtaken (stappen) – Grote taak? Breek hem op in kleinere stappen. Je kunt per taak een checklist maken met substappen die je één voor één afvinkt. Handig voor projecten met meerdere onderdelen.
- Notities en bijlagen – Voeg een notitie toe aan een taak voor extra context. Of sleep er een bestand naartoe (tot 25 MB). Zo heb je alle informatie bij elkaar zonder te hoeven zoeken in je mailbox of OneDrive.
- Thema’s en donkere modus – Kies uit verschillende kleurthema’s of schakel over naar donkere modus. Niet wereldschokkend, maar wel fijn als je ’s avonds nog even je takenlijst checkt zonder je ogen te verblinden.
- Platformoverstijgend – Maak een taak op je iPhone tijdens het wachten op de bus, en zie hem verschijnen op je Windows-laptop als je thuiskomt. To Do synchroniseert tussen iOS, Android, Windows, macOS en de webversie.
Wat opvalt is dat Microsoft To Do zich richt op eenvoud. Er zijn geen fancy Kanban-borden of tijdregistratie. Het is een takenlijst, en die doet precies wat je verwacht.
Wat kost Microsoft To Do?
Hier komt het goede nieuws: Microsoft To Do is volledig gratis. Geen beperkte proefperiode, geen premium-abonnement dat je probeert te verkopen, geen “upgrade voor meer functies”. Alles wat je net las, krijg je zonder te betalen.
Je hebt alleen een Microsoft-account nodig. Heb je die niet? Dan maak je er gratis een aan. Gebruik je Microsoft 365 voor je werk? Dan zit To Do daar automatisch bij inbegrepen, zonder extra kosten.
Dit is een groot verschil met concurrenten zoals Todoist, waar de gratis versie beperkt is tot 5 projecten en je voor geavanceerde functies moet betalen. Of TickTick, waar je zonder premium geen subtaken krijgt. Microsoft To Do geeft je alles, gratis.
De keerzijde? Omdat het gratis is, verdient Microsoft er niet direct aan. Dat betekent dat nieuwe functies er traag bij komen. Wunderlist-gebruikers wachten al jaren op features die beloofd waren bij de overstap. De ontwikkeling gaat gewoon niet zo snel als bij apps waar een betaald abonnement achter zit.
Waar moet je op letten?
Microsoft To Do is gratis en handig, maar niet perfect. Dit zijn de belangrijkste pijnpunten waar gebruikers tegenaan lopen:
De subtaken zijn eigenlijk geen echte subtaken. Ze heten “stappen” en zijn gewoon een checklist binnen een taak. Je kunt er geen aparte deadline aan hangen, geen notitie bij zetten en geen herinnering voor instellen. Voor simpele dingen werkt het prima, maar complexe projecten met afhankelijkheden? Vergeet het maar.
Synchronisatie hapert soms. Je maakt een taak op je telefoon, maar op je laptop duurt het even voordat die verschijnt. Of andersom. Het lost zich meestal vanzelf op, maar het is frustrerend als je snel iets wilt checken en het er niet staat.
Er is geen natuurlijke taalinvoer. Bij Todoist typ je “morgen om 15:00 boodschappen doen” en de app begrijpt precies wat je bedoelt. Bij To Do moet je handmatig de datum en tijd instellen via dropdown-menu’s. Dat voelt in 2024 wat ouderwets.
De filters en slimme lijsten zijn beperkt. Je kunt wel sorteren op vervaldatum of belangrijkheid, maar je kunt geen geavanceerde zoekopdrachten maken zoals “alle taken met tag X die deze week aflopen en aan persoon Y zijn toegewezen”. Power users missen die flexibiliteit.
En dan is er het tempo van ontwikkeling. Microsoft To Do voelt soms als een app die op de achtergrond meehobbert terwijl Microsoft zich focust op Teams en Outlook. Nieuwe features komen er traag bij, en de interface oogt wat gedateerd vergeleken met moderne concurrenten.
Tot slot: je moet een Microsoft-account hebben. Dat is voor veel mensen geen probleem, maar als je bewust afstand houdt van grote techbedrijven, zit je hier aan vast. Er is geen optie om To Do te gebruiken zonder je gegevens met Microsoft te delen.
Wat vinden anderen?
De meningen over Microsoft To Do zijn overwegend positief, vooral onder mensen die al in het Microsoft-ecosysteem zitten. Op YouTube prijst Tool Finder de app als de beste gratis optie, vooral dankzij de ‘Mijn dag’-functie die je helpt focussen zonder overweldigd te raken. Ze waarschuwen wel dat power users teleurgesteld zullen zijn door het gebrek aan geavanceerde functies.
Simon Sez IT benadrukt in hun uitgebreide tutorial de sterke integratie met Microsoft 365 als het grootste pluspunt voor zakelijk gebruik. Als je toch al met Outlook en Teams werkt, is To Do een logische toevoeging die naadloos aansluit.
Wat gebruikers het meest waarderen: de ‘Mijn dag’-functie krijgt overal lof. Het helpt echt om je dag te structureren zonder afgeleid te raken door die enorme lijst met “ooit nog eens doen”-taken. Ook het feit dat alles gratis is zonder premium-abonnement wordt constant genoemd als groot voordeel.
De mogelijkheid om gevlagde e-mails uit Outlook direct als taak te zien is ook een veelgenoemde favoriet. En de schone, rustige interface zonder afleiding krijgt waardering van mensen die moe zijn van overvolle dashboards.
Maar de klachten zijn ook consistent. Het gebrek aan “echte” subtaken met eigen deadlines en notities frustreert veel gebruikers. De stappen-functie voelt als een halve oplossing. Synchronisatieproblemen worden regelmatig genoemd, waarbij taken niet direct verschijnen op mobiel of desktop.
Veel gebruikers vinden de app verouderd aanvoelen vergeleken met moderne tools zoals Todoist of TickTick. De beperkte mogelijkheden voor slimme lijsten en filters worden ook vaak genoemd als gemis.
Op Reddit zie je een verdeeld beeld. Sommige mensen zweren erbij en gebruiken het dagelijks zonder problemen. Anderen zijn overgestapt naar alternatieven omdat To Do te basaal was voor hun workflow. De consensus: het is een solide gratis optie, maar niet de meest geavanceerde takenlijst-app die er is.
Microsoft To Do alternatieven
Past Microsoft To Do niet helemaal bij wat je zoekt? Dit zijn de beste alternatieven:
- Todoist – Kies voor Todoist als je geavanceerde taakinvoer nodig hebt. Je typt “morgen om 14:00 bellen met Jan #werk !prioriteit1” en alles wordt automatisch herkend en ingesteld. De filters en labels zijn veel krachtiger dan bij To Do. Nadeel: de gratis versie is beperkt tot 5 projecten en 5 actieve collaborators. Voor alle functies betaal je €4 per maand.
- Google Tasks – Werk je vooral in Gmail en Google Calendar? Dan is Google Tasks de logische keuze. Het is eenvoudiger dan To Do, maar zit diep geïntegreerd in het Google-ecosysteem. Taken die je uit e-mails maakt, verschijnen automatisch in je agenda. Ook volledig gratis, maar met minder functies dan To Do.
- TickTick – Dit is de alles-in-één optie. Naast taken krijg je een ingebouwde Pomodoro-timer, gewoonte-tracker en kalenderweergave. Perfect als je naast taken ook gewoontes wilt bijhouden of met de Pomodoro-techniek werkt. De gratis versie is redelijk compleet, maar voor de beste functies betaal je €2,79 per maand.
Elk van deze alternatieven heeft zijn eigen sterke punten. Todoist wint op kracht en flexibiliteit, Google Tasks op eenvoud en Google-integratie, en TickTick op veelzijdigheid met extra productiviteitstools.
Veelgestelde vragen
Is Microsoft To Do echt volledig gratis?
Ja, Microsoft To Do is volledig gratis voor persoonlijk gebruik. Je hebt alleen een Microsoft-account nodig. Voor zakelijk gebruik is het inbegrepen bij Microsoft 365-abonnementen, zonder extra kosten bovenop je bestaande abonnement.
Kan ik mijn taken synchroniseren met Outlook?
Ja, Microsoft To Do synchroniseert automatisch met Outlook Taken. Als je hetzelfde Microsoft-account gebruikt, zie je je taken in beide applicaties. Gevlagde e-mails in Outlook verschijnen ook automatisch als taken in To Do.
Kan ik lijsten delen met mensen die geen Microsoft-account hebben?
Nee, om samen te werken aan gedeelde lijsten in Microsoft To Do moeten alle gebruikers een Microsoft-account hebben en ingelogd zijn. Je kunt geen lijsten delen met mensen die geen account willen aanmaken.
Conclusie
Microsoft To Do is een solide, gratis takenlijst-app die precies doet wat het belooft. Geen poespas, geen verborgen kosten, gewoon een betrouwbare manier om je taken bij te houden. De ‘Mijn dag’-functie is echt goud waard als je moeite hebt met focussen, en de Outlook-integratie maakt het een no-brainer als je toch al met Microsoft 365 werkt.
Maar het is geen perfecte app. De subtaken zijn beperkt, synchronisatie hapert soms, en power users zullen de geavanceerde functies missen die Todoist of TickTick wel hebben. De ontwikkeling gaat traag, en soms voelt het alsof Microsoft de app een beetje vergeten is.
Toch is To Do voor veel mensen meer dan goed genoeg. Als je een eenvoudige, betrouwbare takenlijst wilt die naadloos samenwerkt met je Outlook-mail en gratis is, dan is dit een uitstekende keuze. Probeer het gewoon uit. Het kost je niks, en binnen vijf minuten weet je of het bij je past.
