Je hebt een berg notities, een paar projecten die je wilt bijhouden, en eigenlijk zou je ook nog een wiki voor je team willen opzetten. Drie verschillende tools? Of toch alles in één? Ik gebruik Notion nu ruim twee jaar, en kan je precies vertellen waar het briljant is en waar je tegenaan loopt.
Notion: het bedrijf
Notion werd in 2016 opgericht door Ivan Zhao en Simon Last in San Francisco. Het verhaal begon eigenlijk al eerder – Zhao was jarenlang bezig met het bouwen van de “perfecte” werkruimte. Hij wilde een tool die net zo flexibel was als Lego, maar dan voor je werk.
De eerste versies waren een ramp. Te traag, te buggy. Maar ze bleven doorwerken. In 2018 brachten ze een versie uit die eindelijk deed wat ze beloofden: een werkruimte waar je alles kon bouwen wat je wilde. Geen vooraf bepaalde structuur, geen gedwongen workflow.
Wat Notion anders maakt? Ze geven je bouwblokken in plaats van een kant-en-klaar systeem. Wil je een takenlijst? Bouw hem. Een CRM? Kan ook. Een receptendatabase met foto’s en tags? Geen probleem. Die vrijheid is tegelijk hun grootste kracht en hun grootste uitdaging.
Voor wie is Notion eigenlijk?
Notion is ideaal voor mensen die graag experimenteren met hun systemen. Denk aan productmanagers die hun roadmaps willen visualiseren, content creators die hun ideeën en publicaties bijhouden, of kleine teams die een wiki en projectmanagement in één willen.
Studenten zijn er dol op. Je kunt je aantekeningen per vak organiseren, deadlines bijhouden, en zelfs een studie-agenda bouwen. Het gratis Plus-plan voor studenten helpt ook.
Maar eerlijk? Als je gewoon een simpele notitie-app zoekt, is Notion overkill. En werk je in een grote corporate omgeving met strikte compliance-eisen? Dan loop je waarschijnlijk tegen beperkingen aan. Notion is gebouwd voor flexibiliteit, niet voor enterprise-security of complexe permissiestructuren.
Ook niet ideaal: als je een kant-en-klaar projectmanagementsysteem wilt. Notion geeft je de tools, maar jij moet het systeem bouwen. Dat kost tijd.
Features van Notion
Laten we kijken wat je er allemaal mee kunt doen:
- Onbeperkte pagina’s en blokken – Als individuele gebruiker kun je eindeloos veel content maken. Elke pagina bestaat uit blokken: tekst, afbeeldingen, lijsten, databases. Je sleept ze waar je wilt. Het voelt als bouwen met digitale Lego.
- Aanpasbare databases – Dit is waar Notion echt schittert. Je maakt een database en bekijkt hem als tabel, kanban-bord, kalender, lijst of galerij. Dezelfde data, vijf verschillende weergaven. Perfect voor projecten die je op meerdere manieren wilt zien.
- Real-time samenwerking – Je ziet cursors van teamleden bewegen, kan comments achterlaten, en mensen taggen. Het werkt soepel, zolang je database niet te groot wordt.
- Notion AI – De schrijfassistent helpt je teksten verbeteren, samenvattingen maken, of ideeën genereren. Het is een aparte add-on, niet inbegrepen in je abonnement. Handig, maar niet revolutionair.
- Web publishing (Notion Sites) – Zet je pagina’s online met één klik. Geen hosting nodig. Ideaal voor documentatie, portfolio’s of eenvoudige websites. Het ziet er clean uit, maar aanpassingsmogelijkheden zijn beperkt.
- Synchronisatie tussen apparaten – Werkt op web, iOS, Android, Windows en macOS. Je data staat altijd bij. Maar let op: de mobiele apps zijn trager dan de desktop-versie.
Die databases verdienen extra aandacht. Je kunt relaties leggen tussen databases – bijvoorbeeld je taken koppelen aan projecten, en projecten aan klanten. Filters en sorteeropties zijn krachtig. Wil je alleen taken zien die deze week af moeten en aan project X gekoppeld zijn? Twee klikken.
Maar hier komt ook de leercurve om de hoek kijken. Het duurt even voordat je begrijpt hoe relaties werken, wat rollups doen, en hoe je formules gebruikt. De eerste week zul je regelmatig googelen: “Hoe doe ik X in Notion?”
Notion prijs
Het gratis plan is ruim voor individuele gebruikers. Onbeperkte blokken, alle features. Alleen de bestandsupload is beperkt tot 5MB en je krijgt maar 7 dagen paginageschiedenis. Voor persoonlijk gebruik prima.
Voor teams wordt het duurder. Het Plus-plan kost $12 per maand bij maandelijkse betaling, of $10 per maand als je jaarlijks betaalt (dus $120 per jaar). Dan krijg je onbeperkte bestandsuploads en 30 dagen geschiedenis. Het Business-plan kost $24 per maand (maandelijks) of $20 per maand bij jaarlijkse betaling ($240 per jaar), met extra admin-tools en SAML SSO.
Is het het waard? Voor kleine teams die hun hele workflow in Notion willen: ja. Je vervangt dan meerdere tools. Maar voor grotere teams kan het snel oplopen. Tien mensen op het Plus-plan? Dat is $1200 per jaar. Dan kun je ook kijken naar ClickUp of Monday.com die meer out-of-the-box functionaliteit bieden.
Fijn: er is een 30-dagen trial voor de betaalde plannen. En studenten krijgen het Plus-plan gratis met een geldig school-emailadres.
Waar moet je op letten?
De mobiele app is traag. Echt traag. Vooral op Android. Pagina’s laden niet snel, scrollen voelt stroef, en grote databases zijn gewoon frustrerend om te gebruiken op je telefoon. Als je veel onderweg werkt, is dit een probleem.
Offline werken? Vergeet het. Technisch kun je recent geopende pagina’s bewerken zonder internet, maar het is niet betrouwbaar. Zit je in de trein zonder WiFi? Dan kun je beter een boek pakken. Apps als Obsidian lopen hier mijlenver op Notion voor.
De leercurve is steil. Notion geeft je alle vrijheid, maar ook alle verantwoordelijkheid. Je moet zelf bedenken hoe je het inricht. Voor sommige mensen is dat geweldig, voor anderen verlammend. Ik heb vrienden die weken bezig waren met het bouwen van hun “perfecte systeem” in plaats van gewoon te werken.
Grote databases worden log. Heb je meer dan duizend items in een database? Bereid je voor op wachttijden. Filters toepassen duurt langer, pagina’s laden trager. Notion is gebouwd voor flexibiliteit, niet voor snelheid bij grote datasets.
En dan de setup-tijd. Een nieuw teamlid toevoegen? Die moet eerst begrijpen hoe jouw Notion-systeem werkt. Waar staan de templates? Welke database is voor wat? Hoe werken de relaties? Je hebt eigenlijk een onboarding-document nodig voor je onboarding-tool.
Wat vinden anderen?
De meningen zijn verdeeld, maar leunen naar positief. Mensen zijn enthousiast over de eindeloze aanpasbaarheid en het feit dat je alles op één plek hebt. Het minimalistische design krijgt veel complimenten – het ziet er gewoon goed uit.
De database-functionaliteit wordt vaak genoemd als gamechanger. Vooral mensen die overstappen van losse tools (Trello voor projecten, Google Docs voor notities, Airtable voor databases) waarderen dat ze alles kunnen combineren.
Maar de klachten zijn consistent. De trage mobiele app staat bovenaan de lijst. Daarnaast: geen volledige offline modus, lag bij grote databases, en de complexe initiële setup. Veel gebruikers zeggen dat ze weken nodig hadden om hun systeem op te zetten zoals ze wilden.
Interessant: veel mensen die Notion verlaten, doen dat niet omdat het slecht is, maar omdat ze de vrijheid te overweldigend vinden. Ze willen gewoon een tool die zegt: “Zo doe je projectmanagement” in plaats van “Bouw het zelf maar”.
Notion alternatieven
Past dit niet helemaal bij wat je zoekt?
- Obsidian – Werkt volledig offline en slaat bestanden lokaal op. Kies hiervoor als je privacy en offline toegang belangrijker vindt dan real-time samenwerking. Perfect voor mensen die controle willen over hun data.
- Coda – Heeft krachtigere formules en automatiseringen dan Notion. Kies hiervoor als je documenten meer als apps moeten functioneren met geavanceerde data-logica. Denk aan complexe berekeningen en workflows.
- ClickUp – Biedt meer gestructureerd projectmanagement met ingebouwde workflows. Kies hiervoor als je een kant-en-klare projectmanagement tool zoekt zonder zelf alles te moeten bouwen. Minder flexibel, maar sneller productief.
Veelgestelde vragen
Is Notion gratis voor studenten?
Ja, en dat is een van de betere deals die er zijn. Als je een geldig school-emailadres hebt (eindigt meestal op .edu of een schooldomein), krijg je gratis toegang tot het Plus-plan. Dat is normaal $10 per maand. Je krijgt dan onbeperkte bestandsuploads, langere paginageschiedenis, en alle premium features. Ook docenten komen hiervoor in aanmerking.
Werkt Notion offline?
Beperkt, en niet echt betrouwbaar. Je kunt pagina’s die je recent hebt geopend nog bewerken zonder internet, maar het is niet gemaakt voor offline gebruik. Synchronisatie gebeurt pas weer als je online bent, en soms gaan wijzigingen verloren. Heb je veel offline momenten? Dan is Obsidian een betere keuze.
Is Notion AI inbegrepen in de betaalde plannen?
Nee, en dat vinden veel mensen vervelend. Notion AI is een aparte add-on die je bovenop je abonnement betaalt. Het kost ongeveer $10 per maand extra per gebruiker. Je krijgt dan een AI-assistent die kan helpen met schrijven, samenvatten, en brainstormen. Handig, maar niet essentieel voor de meeste gebruikers.
Conclusie
Notion is een beetje zoals een lege canvas. Briljant als je weet wat je wilt schilderen, frustrerend als je niet weet waar je moet beginnen. De kracht zit hem in de flexibiliteit – je kunt echt alles bouwen wat je wilt. Maar die vrijheid heeft een prijs: tijd en leercurve.
Gebruik het als je houdt van experimenteren met systemen, als je verschillende soorten informatie wilt combineren, en als je de tijd neemt om het goed in te richten. Het is perfect voor kleine teams die hun eigen workflow willen bepalen, studenten die een alles-in-één systeem willen, en mensen die graag hun tools aanpassen aan hun manier van werken.
Maar skip het als je snel iets werkends wilt, als je veel offline werkt, of als je een snelle mobiele app nodig hebt. En als je in een groot bedrijf werkt met strikte IT-eisen, loop je waarschijnlijk tegen beperkingen aan.
Mijn eerlijke mening? Ik gebruik Notion nog steeds dagelijks, maar niet voor alles. Mijn projecten en wiki staan erin. Mijn snelle notities niet – die gaan naar een simpelere app. En onderweg? Dan werk ik liever niet in Notion. De desktop-ervaring is goed, de mobiele ervaring niet. Weet waar je aan begint, en het kan een krachtige tool zijn.
