Je inbox zit vol met mailtjes over projecten, iemand vraagt via Slack om een update, en ondertussen vergeet je de helft van je taken. Nozbe wil dat chaos vervangen door één systeem waar taken en communicatie samenkomen. De tool is gebouwd op de Getting Things Done-methode en richt zich vooral op teams die willen stoppen met eindeloos e-mailen.
Wie zit er achter Nozbe?
Nozbe werd in 2007 opgericht door Michael Sliwinski, een Poolse ondernemer die gefrustreerd raakte door het gebrek aan goede digitale tools voor de Getting Things Done-methodologie van David Allen. Hij wilde zijn eigen productiviteitssysteem kunnen beheren zonder afhankelijk te zijn van papieren lijstjes of ingewikkelde spreadsheets. Omdat de beschikbare tools toen niet voldeden, besloot hij zelf een webgebaseerde applicatie te bouwen.
Het bedrijf, officieel Nozbe sp. z o.o., heeft zijn hoofdkantoor in Gdynia, Polen. Wat Nozbe bijzonder maakt is dat het vanaf het begin een volledig remote bedrijf is geweest – niemand werkt op kantoor. Het team was ook een pionier met de invoering van de vierdaagse werkweek, die ze “Mighty Fridays” noemen. Die filosofie van flexibel werken zit verweven in hoe de tool zelf is ontworpen.
Inmiddels gebruikt meer dan 700.000 mensen wereldwijd Nozbe. Het bedrijf heeft geen externe funding aangetrokken en is niet overgenomen, wat betekent dat het volledig zelfstandig is gegroeid. Die onafhankelijkheid zie je terug in de productvisie: Nozbe blijft trouw aan de GTD-principes in plaats van elke nieuwe trend te volgen.
Voor wie is Nozbe?
Nozbe richt zich vooral op kleine tot middelgrote teams die op zoek zijn naar een overzichtelijke manier om projecten en taken te organiseren. Remote teams vinden er vaak een goede match, omdat de tool communicatie en taakbeheer combineert zonder dat je constant tussen verschillende apps hoeft te schakelen. Als je de Getting Things Done-methodologie al toepast of wilt leren, dan is Nozbe een logische keuze omdat de hele interface daarop is gebouwd.
De tool is minder geschikt voor grote enterprises die complexe projectvisualisaties nodig hebben zoals uitgebreide Gantt-charts of resource management. Als je organisatie werkt met ingewikkelde afhankelijkheden tussen taken en gedetailleerde tijdlijnen, dan loop je waarschijnlijk tegen de grenzen van Nozbe aan. Het is bewust eenvoudig gehouden, wat een voordeel is voor sommige teams maar een beperking voor anderen.
Wat kan Nozbe allemaal?
De gratis versie van Nozbe biedt basisfunctionaliteit voor maximaal drie gebruikers met drie projecten. Voor uitgebreidere mogelijkheden zoals onbeperkte projecten, meer opslagruimte en geavanceerde integraties heb je een betaald plan nodig. Hier zijn de belangrijkste functies:
- Projectmanagement: Je organiseert werk in projecten met taken, subtaken en secties. De structuur is bewust plat gehouden zodat je niet verdwaalt in eindeloze submappen. Elk project kan je delen met specifieke teamleden.
- Taakgericht chatten: In plaats van algemene chatkanalen zoals in Slack, voer je gesprekken direct bij de relevante taak. Dat voorkomt dat belangrijke informatie verdwijnt in een eindeloze chatstroom. Je kunt reageren op taken met opmerkingen die iedereen die toegang heeft kan zien.
- Inkomende taken (Inbox): Alle nieuwe taken landen eerst in je Incoming-weergave, een kernprincipe van GTD. Daar beslis je wat je ermee doet: toewijzen aan een project, een deadline geven, of direct afhandelen. Die triage-stap zorgt ervoor dat niets tussen wal en schip valt.
- Kalenderweergave: Je ziet je taken in een kalenderoverzicht op basis van deadlines. Dat geeft een visueel beeld van wat er aankomt. Je kunt ook je externe agenda’s koppelen om alles op één plek te zien.
- E-mail naar taak conversie: Elke gebruiker krijgt een uniek e-mailadres waarnaar je berichten kunt doorsturen. Die e-mails worden automatisch omgezet in taken in je inbox. Handig als je veel werk via e-mail binnenkrijgt en dat wilt centraliseren.
- Tags en categorieën: Je kunt taken labelen met hashtags om ze later gemakkelijk terug te vinden. Denk aan #urgent, #wachten-op of #kantoor. Die tags werk je gewoon in de taaknaam, geen apart veld nodig.
- Herinneringen en deadlines: Stel notificaties in voor belangrijke taken. Je kunt kiezen voor push-notificaties op je telefoon of e-mailherinneringen. Deadlines worden automatisch zichtbaar in je kalenderweergave.
- Offline functionaliteit: De mobiele en desktop apps slaan je data lokaal op. Je kunt gewoon doorwerken zonder internetverbinding en alles synchroniseert zodra je weer online bent. Dat maakt de tool betrouwbaar voor mensen die veel onderweg zijn.
- Cross-platform beschikbaarheid: Nozbe draait op het web, iOS, Android, Windows en macOS. Er is geen Linux-versie, maar voor de meeste gebruikers zijn alle belangrijke platforms gedekt. De synchronisatie tussen apparaten verloopt volgens gebruikers snel en betrouwbaar.
Wat kost Nozbe?
Nozbe heeft een gratis plan genaamd Nozbe Free dat geschikt is voor kleine teams tot drie personen. Je krijgt drie projecten, drie secties en 500MB opslagruimte. Dat is genoeg om de tool uit te proberen en te kijken of het past bij je manier van werken. Er is geen tijdslimiet aan het gratis plan, dus je zit niet met een aflopende trial.
Het Premium-plan kost 10 dollar per maand bij maandelijkse betaling, of 8 dollar per maand als je een jaar vooruitbetaalt (96 dollar totaal). Hiermee krijg je onbeperkte projecten, meer opslagruimte en toegang tot alle integraties. Het Business-plan kost 15 dollar per maand (of 12 dollar per maand bij jaarlijkse betaling, 144 dollar totaal) en voegt extra administratieve functies toe zoals teamrapporten en prioritaire support.
Er is geen traditionele proefperiode voor de betaalde plannen, maar Nozbe biedt wel een 30-dagen geld-terug-garantie. Als je niet tevreden bent, krijg je je geld terug. Dat is een redelijk vangnet, hoewel een gratis trial misschien laagdrempeliger aanvoelt voor mensen die willen testen.
Waar moet je op letten?
Een veelgehoorde klacht is dat Nozbe prijzig is vergeleken met concurrenten, vooral als je team groeit. Bij tien teamleden betaal je al 100 tot 150 dollar per maand, wat sommige gebruikers aan de hoge kant vinden voor de geboden functionaliteit. Alternatieven zoals Todoist of ClickUp bieden vergelijkbare mogelijkheden voor minder geld.
Er bestaat verwarring tussen Nozbe Classic en de nieuwere versie die simpelweg Nozbe heet. Bestaande gebruikers moeten kiezen of ze migreren, en dat proces is niet altijd duidelijk. Sommige functies uit de oude versie ontbreken in de nieuwe, wat frustratie oplevert bij power users die gewend waren aan bepaalde workflows.
De integraties zijn beperkt. Er is bijvoorbeeld geen native OneDrive-koppeling, wat vervelend is als je organisatie standaard met Microsoft-tools werkt. Je kunt bestanden wel handmatig uploaden, maar dat is minder handig dan een directe sync. Ook natuurlijke taalinvoer ontbreekt – je kunt niet typen “morgen om 14:00 bellen met Jan” en verwachten dat Nozbe daar automatisch een taak met deadline van maakt.
In de nieuwe versie missen gebruikers het “Time Needed”-veld dat in Nozbe Classic wel aanwezig was. Dat veld hielp bij het inschatten hoeveel tijd een taak zou kosten, handig voor planning. Het is onduidelijk of die functie terugkomt. Voor mensen die hun dag minutieus plannen is dat een gemis.
Nozbe alternatieven
Als Nozbe niet helemaal past, zijn er alternatieven die vergelijkbare problemen oplossen maar met andere accenten:
- Todoist: Kies dit als je voornamelijk persoonlijke taken beheert en minder behoefte hebt aan teamchat. Todoist is goedkoper en heeft een sterkere focus op individuele productiviteit met natuurlijke taalinvoer en uitgebreide filters.
- Asana: Ga voor Asana als je complexe projectvisualisaties nodig hebt zoals tijdlijnen, portfolioweergaven en Gantt-charts. Het is krachtiger voor grote teams maar ook complexer in gebruik dan Nozbe.
- Slack: Kies Slack als je alleen wilt chatten zonder taken te koppelen. Slack is puur communicatie, terwijl Nozbe juist chat en taken integreert. Je kunt Slack wel combineren met een aparte taaktool, maar dan werk je weer in meerdere systemen.
Veelgestelde vragen
Hier zijn antwoorden op vragen die vaak opduiken bij mensen die Nozbe overwegen:
Is er een gratis proefperiode?
Nozbe biedt geen traditionele trial, maar wel een volledig gratis plan voor kleine teams tot drie personen. Voor betaalde plannen is er een 30-dagen geld-terug-garantie, dus als je niet tevreden bent krijg je je geld terug. Dat geeft je de ruimte om de tool grondig te testen.
Waar wordt mijn data opgeslagen?
De hoofdservers van Nozbe staan in Duitsland, specifiek in Neurenberg. Er zijn back-ups in Ierland en Japan voor extra beveiliging. Als je in de EU zit en waarde hecht aan lokale dataopslag, dan is dat een pluspunt.
Werkt Nozbe offline?
Ja, de mobiele en desktop apps slaan je data lokaal op zodat je zonder internet kunt doorwerken. Zodra je weer verbinding hebt synchroniseert alles automatisch. Dat maakt de tool betrouwbaar als je vaak onderweg bent of in gebieden met slechte connectiviteit werkt.
Conclusie
Nozbe is een solide keuze voor kleine tot middelgrote teams die op zoek zijn naar een overzichtelijke manier om taken en communicatie te combineren. De Getting Things Done-filosofie zit diep verweven in de tool, wat een voordeel is als je die methode omarmt maar misschien minder natuurlijk aanvoelt als je een andere workflow gewend bent. De offline functionaliteit en cross-platform beschikbaarheid zijn sterke punten.
De prijs is aan de hoge kant vergeleken met concurrenten, en de beperkte integraties kunnen een struikelblok zijn voor teams die sterk leunen op specifieke tools zoals OneDrive. De verwarring tussen de oude en nieuwe versie is ook iets om rekening mee te houden. Voor teams die bewust kiezen voor eenvoud boven complexiteit, en die de GTD-aanpak willen toepassen, biedt Nozbe een doordacht systeem. Voor grote organisaties met complexe projectvereisten zijn er waarschijnlijk betere alternatieven.
