Je inbox puilt uit. Projecten stapelen zich op. En je hebt het gevoel dat je belangrijke dingen vergeet. OmniFocus is een taakmanager die precies daarop inspeelt, gebaseerd op de Getting Things Done methode. Maar dan wel exclusief voor Apple-gebruikers.
Wie zit er achter OmniFocus?
The Omni Group bestaat al sinds 1993. Ken Case, Wil Shipley en Tim Wood richtten het bedrijf op in Seattle. Ze begonnen met software voor NeXT computers, het platform dat Steve Jobs tussen zijn Apple-periodes ontwikkelde. Toen Apple NeXT overnam, stapte The Omni Group mee over naar macOS.
OmniFocus ontstond op een bijzondere manier. Ethan Schoonover had een set scripts geschreven voor OmniOutliner, genaamd ‘Kinkless GTD’. Die scripts maakten het mogelijk om de Getting Things Done methode van David Allen digitaal toe te passen. De scripts werden zo populair dat The Omni Group besloot er een standalone applicatie van te maken. Zo werd OmniFocus geboren.
Het bedrijf is volledig employee-owned en heeft meer dan 1 miljoen klanten. Ze wonnen meerdere Apple Design Awards en zijn nooit overgenomen. Na meer dan 30 jaar blijven ze onafhankelijk software maken voor het Apple-ecosysteem.
Voor wie is OmniFocus?
OmniFocus richt zich op een specifieke groep. Apple-gebruikers die de Getting Things Done methode serieus nemen. Power users die geen genoegen nemen met een simpele to-do lijst. Managers die complexe projecten moeten bijhouden met tientallen subtaken.
Maar het is niet voor iedereen. Gebruik je Android of Windows? Dan kun je alleen de webversie gebruiken, en dat is niet de volledige ervaring. Zoek je een gratis tool? Dan moet je ergens anders zijn. En wil je vooral een simpele app zonder leercurve? Dan is OmniFocus te overweldigend.
De tool vraagt een investering. Niet alleen financieel, maar ook in tijd om het systeem te leren kennen. Als je die investering wilt doen en volledig in het Apple-ecosysteem zit, krijg je er veel voor terug.
Wat kan OmniFocus allemaal?
Je kunt OmniFocus 14 dagen gratis uitproberen. De Standard versie biedt al veel functionaliteit. Voor geavanceerde features zoals Custom Perspectives, AppleScript-ondersteuning en de Focus-modus heb je de Pro-versie nodig. Hier zijn de belangrijkste mogelijkheden:
- Forecast View: Een overzicht dat je agenda en taken combineert. Je ziet in één beeld wat er vandaag op je kalender staat en welke taken je wilt afvinken. Geen geschakkel meer tussen apps.
- Review Perspective: Het hart van de GTD-methode. Elke week doorloop je systematisch je projecten om te checken of alles nog actueel is. OmniFocus houdt bij wanneer je een project voor het laatst hebt gereviewd en duwt je om dit vol te houden.
- Projects & Tags: Projecten zijn groepen taken die bij elkaar horen. Tags zijn de moderne versie van GTD Contexts. Je kunt een taak taggen met ’telefoon’, ‘energie-hoog’ of ‘kantoor’ en later filteren op wat je nu kunt doen.
- Custom Perspectives: Maak je eigen filters en bewaar ze. Bijvoorbeeld: alle taken met de tag ‘snel’ die minder dan 15 minuten kosten. Of alle overdue items van projecten die je als belangrijk hebt gemarkeerd. De mogelijkheden zijn eindeloos.
- Omni Automation: Schrijf JavaScript plugins om repetitieve handelingen te automatiseren. De community heeft al honderden plugins gemaakt die je kunt downloaden en aanpassen.
- Location-based Alerts: Krijg een notificatie wanneer je bij de supermarkt komt met je boodschappenlijst. Of wanneer je op kantoor aankomt met taken die je daar moet doen. Je iPhone gebruikt GPS om dit te triggeren.
- Omni Sync Server: Synchroniseer je taken tussen al je Apple-apparaten via de servers van The Omni Group. Gratis en zonder gedoe. Je kunt ook je eigen sync-server opzetten als je dat wilt.
De app draait op macOS, iOS, iPadOS en Apple Watch. Er is ook een webversie, maar die moet je apart bijkopen als add-on. De integratie met het Apple-ecosysteem gaat diep. Widgets, Siri-shortcuts, Apple Watch complications. Het voelt als een native onderdeel van je apparaten.
Wat kost OmniFocus?
OmniFocus heeft geen gratis versie. Je kunt wel 14 dagen gratis proberen voordat je betaalt. Daarna kies je tussen een abonnement of een eenmalige licentie.
Het abonnement kost $ 9.99 per maand of $ 99.99 per jaar (omgerekend $ 8.33 per maand). Daarmee krijg je toegang tot alle platforms en alle features. De webversie zit hier niet bij. Die kost extra: $ 4.99 per maand of $ 49.99 per jaar.
Wil je geen abonnement? Dan kun je een eenmalige licentie kopen voor versie 4. De Standard licentie kost $ 74.99 en geeft je de basisfuncties. De Pro licentie kost $ 149.99 en ontgrendelt alles. Let op: deze licenties zijn voor één major versie. Bij versie 5 moet je opnieuw betalen, meestal met korting voor bestaande klanten.
De universele aankoop betekent dat je één keer betaalt voor Mac, iPhone, iPad en Apple Watch samen. Dat scheelt vergeleken met apps die per platform apart rekenen. Toch blijft het een forse investering, zeker als je de webversie erbij wilt.
Waar moet je op letten?
De prijs schrikt veel mensen af. Voor casual gebruik is OmniFocus te duur. Als je alleen een boodschappenlijstje en een handvol taken wilt bijhouden, zijn er betere opties. De investering loont pas als je het systeem echt gebruikt zoals bedoeld.
Samenwerken kan niet. OmniFocus is strikt persoonlijk. Je kunt geen taken delen met collega’s of gezinsleden. Geen comments, geen gezamenlijke projecten. Voor teams moet je naar andere tools kijken.
De leercurve is steil. Beginners verdwalen in alle opties. Wat is het verschil tussen een project en een action group? Wanneer gebruik je tags versus perspectives? Het duurt weken voordat je de app echt beheerst. En dan nog ontdek je maanden later nieuwe mogelijkheden.
Het Apple-ecosysteem is verplicht. Zonder iPhone of Mac mis je de volledige ervaring. De webversie is functioneel, maar voelt als een noodoplossing. Android-gebruikers kunnen beter iets anders kiezen.
Versie 4 had bij de lancering veel bugs. Gebruikers klaagden over sync-problemen en crashes op iPadOS. De Mac-versie was stabieler. Inmiddels zijn veel problemen opgelost met updates, maar de lancering was rommelig. Sommige lange termijn gebruikers stapten over naar alternatieven uit frustratie.
OmniFocus alternatieven
Twijfel je of OmniFocus de juiste keuze is? Deze alternatieven zijn het overwegen waard:
- Things 3: Kies dit als je esthetiek en eenvoud belangrijker vindt dan complexe automatisering. Things heeft een prachtig design en is veel toegankelijker. Je mist wel de krachtige filters en geavanceerde GTD-features van OmniFocus.
- Todoist: Kies dit als je niet in het Apple-ecosysteem zit of samenwerkt met anderen. Todoist werkt op alle platforms, inclusief Windows en Android. Het heeft een gratis versie en uitstekende samenwerkingsfuncties. Wel minder diep dan OmniFocus voor persoonlijke GTD.
- Nirvana: Kies dit als je een pure GTD-tool zoekt die platformonafhankelijk is. Nirvana volgt de Getting Things Done methode nog strikter dan OmniFocus. Het is web-based en werkt overal. Maar de apps voelen minder modern aan en je mist features zoals location-based reminders.
Veelgestelde vragen
Hier zijn antwoorden op de meest gestelde vragen over OmniFocus:
Is er een Windows of Android app?
Nee, er zijn geen native apps voor Windows of Android. Je kunt wel de webversie gebruiken in een browser op deze apparaten. Maar dat is niet de volledige ervaring en kost extra bovenop je abonnement.
Wat is het verschil tussen Standard en Pro?
De Pro-versie voegt geavanceerde functies toe zoals Custom Perspectives, AppleScript-ondersteuning en de Focus-modus. Voor de meeste mensen is Standard genoeg om te beginnen. Je kunt later altijd upgraden als je meer nodig hebt.
Is OmniFocus geschikt voor teams?
Nee, OmniFocus is primair ontworpen als een persoonlijke taakmanager. Voor samenwerking in teams zijn tools als Asana of Todoist vaak geschikter. Die hebben ingebouwde functies voor het delen van taken en projecten.
Conclusie
OmniFocus is een krachtige tool voor wie serieus aan de slag wil met Getting Things Done. De flexibiliteit en aanpasbaarheid zijn ongeëvenaard. Maar je betaalt daar wel voor, zowel financieel als in leertijd.
Zit je volledig in het Apple-ecosysteem en wil je een systeem dat meegroeit met complexe projecten? Dan is OmniFocus een goede investering. Zoek je vooral een simpele takenlijst, werk je op meerdere platforms of heb je een beperkt budget? Dan zijn er betere alternatieven.
De 14 dagen trial is ruim genoeg om te ontdekken of de tool bij je past. Neem die tijd om het systeem echt te leren kennen. Een dag proberen is te kort voor zo’n uitgebreide app.
