Je notities zitten verspreid over Post-its, losse velletjes papier en drie verschillende apps. Wat je vorige week noteerde tijdens die vergadering? Geen idee waar dat gebleven is. OneNote van Microsoft wil die chaos oplossen met een digitaal notitieblok dat je notities, afbeeldingen en zelfs audio-opnames op één plek verzamelt en synchroniseert tussen al je apparaten.
Wie zit er achter Onenote?
OneNote komt uit de koker van Microsoft Corporation, het techbedrijf dat Bill Gates en Paul Allen in 1975 oprichtten in Redmond, Verenigde Staten. Maar het idee voor OneNote ontstond pas veel later, in 2001, toen Microsoft-medewerker Chris Pratley zich realiseerde dat mensen constant losse notities maken die nergens goed passen. Te informeel voor een Word-document, te belangrijk om te vergeten. Hij bedacht ‘Scribbler’, een tool specifiek voor die ongestructureerde informatie die we allemaal verzamelen maar nooit goed kunnen terugvinden.
In 2003 lanceerde Microsoft de eerste versie van OneNote officieel. Wat begon als een standalone product is inmiddels uitgegroeid tot een standaardonderdeel van de Microsoft 365 suite. De tool heeft geen spectaculaire overnameverhalen of externe investeerders nodig gehad – als onderdeel van een van ’s werelds grootste softwarebedrijven had OneNote alle middelen al binnen handbereik. Vandaag de dag gebruiken meer dan 345 miljoen mensen de tool, grotendeels omdat het gratis meekomt met Microsoft 365 accounts en zelfs als standalone gratis app beschikbaar is.
Voor wie is Onenote?
OneNote richt zich vooral op studenten die colleges bijhouden en onderzoeksmateriaal verzamelen, onderzoekers die informatie uit verschillende bronnen moeten organiseren, en kantoorpersoneel dat vergadernotities en projectinformatie wil structureren. De tool werkt bijzonder goed voor mensen die graag met een stylus of pen werken op tablets, omdat de digital inking functionaliteit uitstekend is.
Minder geschikt is OneNote voor Linux gebruikers, omdat er geen native app bestaat voor dat platform. Ook Markdown puristen zullen teleurgesteld zijn – OneNote gebruikt een eigen opmaaksysteem in plaats van de plain text Markdown syntax waar veel techneuten de voorkeur aan geven. Als je volledige controle over je databestanden wilt en ze lokaal in een open formaat wilt opslaan, zijn er betere alternatieven.
Wat kan Onenote allemaal?
De gratis versie van OneNote biedt al bijna alle kernfuncties. Je krijgt toegang tot de volledige organisatiestructuur, digital inking, audio-opnames en OCR-functionaliteit. Voor extra opslagruimte boven de 5GB OneDrive limiet en enkele geavanceerde wiskundefuncties en stickers heb je een Microsoft 365 abonnement nodig.
- Hiërarchische organisatie: OneNote werkt met een logische structuur van notitieblokken, secties en pagina’s. Net als een fysieke ringband kun je onderwerpen scheiden in verschillende tabbladen en daar weer losse pagina’s onder maken. Deze metafoor werkt intuïtief voor de meeste mensen.
- Oneindig canvas: In tegenstelling tot traditionele documenten kun je in OneNote overal op een pagina klikken en daar beginnen met typen, tekenen of afbeeldingen plaatsen. Je bent niet gebonden aan een lineaire volgorde van boven naar beneden. Ideaal voor visuele denkers en brainstormsessies.
- Digital Inking: Met een stylus of Apple Pencil kun je handgeschreven notities maken die er natuurlijk uitzien. De herkenning van handschrift werkt goed en je kunt later zelfs in je handgeschreven tekst zoeken. Perfect voor wiskundige formules, snelle schetsen of gewoon omdat je liever schrijft dan typt.
- Audio-opnames synchroniseren: Neem audio op tijdens een college of vergadering en OneNote koppelt de opname aan je getypte notities. Als je later op een bepaalde zin klikt, spring je direct naar dat moment in de audio. Handig om context terug te vinden zonder een heel uur audio te moeten afluisteren.
- OCR voor afbeeldingen: Maak een foto van een whiteboard, factuur of gedrukte tekst en OneNote herkent de tekst in die afbeelding. Je kunt die tekst kopiëren, bewerken en zelfs doorzoeken. De OCR werkt verrassend goed, ook met handgeschreven tekst als het netjes is.
- Web Clipper extensie: Met de browser extensie kun je webpagina’s, artikelen of delen daarvan direct naar OneNote sturen. Je bewaart niet alleen de link maar het hele artikel inclusief opmaak en afbeeldingen. Veel gebruikers noemen dit als een van de sterkste functies voor research en informatie verzamelen.
- Real-time samenwerking: Deel een notitieblok met collega’s of studiegenoten en werk tegelijk in hetzelfde document. Je ziet live wie wat toevoegt. De samenwerkingsfuncties zijn niet zo geavanceerd als in Google Docs, maar voor gezamenlijke notities werkt het prima.
- Offline toegang: OneNote slaat een lokale cache van je notitieblokken op, dus je kunt zonder internetverbinding doorwerken. Zodra je weer online bent, synchroniseren je wijzigingen automatisch. In de praktijk werkt dit redelijk betrouwbaar, hoewel de sync niet altijd even snel gaat.
- Cross-platform beschikbaarheid: De app draait op Windows, macOS, iOS, Android en in je webbrowser. Je notities zijn overal toegankelijk, al zijn de mobiele apps wat beperkter in functionaliteit dan de desktop versies.
Wat kost Onenote?
OneNote is gratis te downloaden en te gebruiken. Je krijgt toegang tot vrijwel alle functies zonder te betalen. De enige beperking zit in de opslagruimte – je notitieblokken worden opgeslagen in OneDrive en daar krijg je gratis 5GB voor. Voor de meeste gebruikers is dat ruim voldoende, tenzij je enorm veel afbeeldingen of video’s opslaat.
Wil je meer opslagruimte of heb je sowieso een Microsoft 365 abonnement nodig voor Word, Excel en PowerPoint? Dan krijg je OneNote er automatisch bij. Microsoft 365 Personal kost € 10 per maand of € 99 per jaar (€ 8,25 per maand). Daarmee krijg je 1TB OneDrive opslag en kun je de apps op één apparaat installeren. Microsoft 365 Family kost € 13 per maand of € 129 per jaar (€ 10,75 per maand) en is te delen met maximaal zes personen, elk met 1TB opslag.
Nieuwe gebruikers kunnen Microsoft 365 30 dagen gratis uitproberen voordat je moet betalen. Maar nogmaals, voor alleen OneNote hoef je helemaal niet te betalen – de gratis versie is al verrassend compleet.
Waar moet je op letten?
De synchronisatie tussen apparaten is het grootste pijnpunt dat gebruikers noemen. Vooral op Android lopen notities soms minuten tot kwartieren achter voordat ze verschijnen op andere apparaten. Dat is frustrerend als je snel iets op je telefoon noteert en het direct op je laptop wilt gebruiken. De iOS en Windows versies synchroniseren over het algemeen sneller, maar ook daar komen regelmatig klachten over.
Microsoft heeft jarenlang twee verschillende versies van OneNote voor Windows aangeboden – de desktop versie en OneNote for Windows 10. Dat zorgde voor enorme verwarring over welke versie je moest gebruiken en welke functies waar zaten. Microsoft heeft deze versies inmiddels samengevoegd, maar gebruikers die gedwongen werden te migreren zijn daar niet altijd blij mee geweest.
De mobiele apps zijn aanzienlijk beperkter dan de desktop versies. Bepaalde functies zoals geavanceerde opmaak en sommige plugins ontbreken volledig. Als je veel onderweg werkt, loop je tegen deze beperkingen aan. De Android app blijft bovendien achter op de iOS versie qua functies en stabiliteit.
Linux gebruikers hebben pech – er bestaat geen native app voor dat platform. Je kunt wel de webversie gebruiken, maar die mist functies en voelt minder responsief aan dan een echte applicatie. Voor een product van Microsoft’s omvang is het vreemd dat Linux volledig wordt genegeerd.
Exporteren van je notities naar andere formaten is beperkt. OneNote gebruikt een propriëtair formaat en hoewel je kunt exporteren naar PDF, verlies je dan de structuur en veel functionaliteit. Als je ooit wilt overstappen naar een andere tool, is dat geen eenvoudige klus. Je zit behoorlijk vast aan het Microsoft ecosysteem.
Synchronisatiefouten waarbij conflicterende versies ontstaan komen regelmatig voor. Als je op twee apparaten tegelijk in hetzelfde notitieblok werkt zonder goede internetverbinding, moet OneNote later raden welke versie de juiste is. Dat gaat niet altijd goed en je kunt werk kwijtraken.
Onenote alternatieven
OneNote is niet de enige notitie-app op de markt. Afhankelijk van je specifieke wensen zijn er alternatieven die beter passen.
- Evernote: Kies voor Evernote als je een krachtigere web-clipper en document scanning zoekt. Evernote heeft betere zoekfuncties en kan meer bestandstypen indexeren. Het nadeel is dat Evernote aanzienlijk duurder is en de gratis versie sterk beperkt.
- Notion: Kies voor Notion als je notities wilt combineren met projectmanagement en databases. Notion is meer database-gericht en blok-gebaseerd, waardoor je complexere structuren kunt bouwen. Het is veelzijdiger maar ook complexer om te leren.
- Obsidian: Kies voor Obsidian als je volledige controle over je data wilt en van Markdown houdt. Obsidian slaat alles lokaal op in plain text bestanden en gebruikt bi-directionele links om een kennisnetwerk te bouwen. Perfect voor mensen die geen vendor lock-in willen.
Veelgestelde vragen
Enkele vragen die vaak opduiken over OneNote.
Is OneNote volledig gratis?
Ja, de OneNote app is gratis te downloaden en te gebruiken met alle kernfuncties. Je betaalt alleen als je meer opslagruimte nodig hebt dan de gratis 5GB OneDrive limiet. Voor de meeste gebruikers is de gratis versie meer dan voldoende.
Kan ik OneNote offline gebruiken?
Ja, OneNote slaat een cache van je notitieblokken lokaal op, zodat je zonder internetverbinding kunt werken. Wijzigingen synchroniseren automatisch zodra je weer online bent. De offline functionaliteit werkt over het algemeen betrouwbaar.
Wat is het verschil tussen OneNote en OneNote for Windows 10?
Microsoft heeft deze twee versies samengevoegd tot één enkele OneNote app op Windows die nu alle functies combineert. Je hoeft je geen zorgen meer te maken over welke versie je moet gebruiken.
Conclusie
OneNote biedt een verrassend complete gratis notitie-oplossing, vooral voor mensen die al in het Microsoft ecosysteem zitten. De combinatie van onbeperkt canvas, goede stylus ondersteuning en krachtige Web Clipper maakt het aantrekkelijk voor studenten en kenniswerkers. De synchronisatieproblemen en beperkte mobiele apps zijn wel frustrerende minpunten. Voor Linux gebruikers of mensen die Markdown prefereren zijn er betere alternatieven. Maar als je een gratis, veelzijdige notitie-app zoekt die goed werkt met pen en papier metaforen, is OneNote moeilijk te verslaan voor de prijs.
