Je team groeit. De projecten worden complexer. En ergens tussen je vijftiende Excel-sheet en de zoveelste “welke versie is nu de laatste?”-vraag besef je: dit moet anders. Smartsheet belooft de oplossing: de vertrouwdheid van een spreadsheet, maar dan met superkrachten. Ik heb het platform een flinke tijd gebruikt voor verschillende projecten en kan je precies vertellen waar het schittert en waar je tegenaan loopt.
Smartsheet: het bedrijf
Smartsheet is opgericht in 2005 door Brent Frei, die eerder al een succesvolle exit had met Onyx Software. Het idee? Hij zag dat teams overal spreadsheets gebruikten voor projectmanagement, maar dat Excel daar eigenlijk nooit voor bedoeld was. Te veel versies, geen echte samenwerking, geen overzicht.
Dus bouwde hij een platform dat de spreadsheet-structuur behoudt – want daar zijn mensen nu eenmaal aan gewend – maar dan met projectmanagement-DNA. Denk: automatisering, Gantt charts, dashboards, workflows. Het bedrijf groeide uit tot een beursgenoteerde onderneming met duizenden enterprise-klanten.
Wat Smartsheet onderscheidt? Ze richten zich nadrukkelijk op grotere organisaties die complexe projecten draaien. Geen speelse interface met confetti-animaties, maar een serieus werkpaard voor teams die structuur en controle nodig hebben. En dat merk je in alles.
Voor wie is Smartsheet eigenlijk?
Smartsheet is gebouwd voor mensen die Excel in hun slaap kunnen bedienen. Project managers die met tientallen stakeholders jongleren. Operations teams die processen willen automatiseren. Enterprise organisaties die beveiliging en compliance serieus nemen.
Concreet: als jij degene bent die voor je team complexe Excel-sheets bouwt met formules, VLOOKUP’s en voorwaardelijke opmaak, dan voelt Smartsheet als thuiskomen. Maar dan met realtime samenwerking en automatisering die je uren per week scheelt.
Voor wie is het niks? Kleine teams die iets simpels zoeken om taken te verdelen. Creatieve bureaus die vooral visueel willen werken. Startups met een krap budget die een moderne, intuïtieve interface verwachten. Dan word je waarschijnlijk niet blij van Smartsheet.
En eerlijk? Als je team nog nooit met spreadsheets heeft gewerkt, is de leercurve best pittig. Dan zijn er vriendelijkere opties.
Features van Smartsheet
Laten we eens kijken wat je precies krijgt als je voor Smartsheet kiest:
- Grid View (Spreadsheet weergave) – Dit is de basis. Het ziet eruit als Excel, werkt als Excel, maar dan met steroïden. Je kunt formules gebruiken, cellen kleuren, kolommen aanpassen. Het grote verschil? Meerdere mensen kunnen tegelijk werken zonder dat je met versieconflicten zit. Elke wijziging wordt automatisch opgeslagen en gesynchroniseerd.
- Gantt charts – Klik op één knop en je spreadsheet wordt een tijdlijn. Afhankelijkheden tussen taken? Die trek je gewoon met je muis. Een taak loopt uit? De rest van je planning schuift automatisch mee. Voor project managers die visueel willen plannen is dit goud waard.
- Card View (Kanban) – Dezelfde data, maar dan als kaartjes op een bord. Perfect voor teams die gewend zijn aan Trello of Jira. Je sleept taken van “To Do” naar “Done” en de onderliggende sheet wordt automatisch bijgewerkt. Handig als je verschillende werkstijlen in één team hebt.
- Automatisering & Workflows – Dit is waar Smartsheet echt begint te schitteren. Nieuwe rij toegevoegd? Stuur automatisch een notificatie. Deadline nadert? Trigger een reminder. Status verandert naar “Gereed”? Verplaats de taak naar een ander sheet. Je bouwt dit met een visuele workflow builder, geen code nodig.
- Dashboards – Verzamel data uit meerdere sheets en maak er overzichten van. Grafieken, meters, rapporten – alles realtime bijgewerkt. Ideaal voor management dat snel wil zien hoe projecten ervoor staan zonder door sheets te hoeven scrollen.
- Formulieren – Wil je dat mensen data invoeren zonder dat ze je sheet kunnen verknallen? Maak een formulier. Elke inzending wordt automatisch een nieuwe rij. Handig voor intakes, aanvragen, feedback – noem maar op.
- Rapporten – Trek data uit verschillende sheets samen op basis van filters. Bijvoorbeeld: alle taken die deze week af moeten, ongeacht in welk project ze zitten. Of alle issues met status “Urgent”. Deze rapporten update je niet handmatig – ze blijven vanzelf actueel.
- Proofing – Moet je designs of documenten reviewen? Upload ze, laat mensen feedback plaatsen op specifieke plekken, en houd alle versies en opmerkingen bij. Geen eindeloze email-threads meer met “zie mijn wijzigingen in rood”.
De automatisering verdient nog wat extra aandacht. Je kunt echt complexe workflows bouwen: als kolom X deze waarde heeft EN kolom Y is ouder dan 5 dagen, stuur dan een notificatie naar persoon Z en verander de status. Of: kopieer automatisch rijen naar een ander sheet als ze aan bepaalde criteria voldoen. Voor repetitieve taken scheelt dit echt uren per week.
Ook handig: de formules werken grotendeels hetzelfde als in Excel. SUMIF, COUNTIF, VLOOKUP – het werkt allemaal. Dus die kennis die je al hebt? Die kun je direct toepassen.
Smartsheet prijs
Hier wordt het interessant. Smartsheet heeft in 2025 het gratis plan geschrapt. Je hebt nu alleen nog een 30-dagen proefperiode om te testen. Daarna moet je betalen.
Het Pro plan kost $12 per maand bij maandelijkse betaling, of $9 per maand als je een jaar vooruit betaalt (dan betaal je $108 in één keer). Dat klinkt redelijk, maar let op: je zit gelimiteerd aan 10 gebruikers. Voor kleine teams kan dat werken, maar zodra je groeit wordt het krap.
Het Business plan is $24 per maand (of $19 per maand bij jaarlijkse betaling, dus $228 per jaar). Hier krijg je onbeperkte editors, geavanceerdere automatisering en een document builder. Dit is eigenlijk het plan dat je nodig hebt als je Smartsheet serieus wilt gebruiken.
En dan komen de add-ons. Resource Management? Extra. Brandfolder voor asset management? Extra. Dynamic View voor externe stakeholders? Ook extra. Die kosten stapelen snel op. Voor een volledig uitgeruste enterprise-setup betaal je al gauw een veelvoud van de basisprijs.
Is het het waard? Als je een team hebt dat veel met data werkt en complexe projecten draait, waarschijnlijk wel. De tijdwinst door automatisering verdient zich terug. Maar voor simpele taakbeheer? Dan betaal je te veel. Kijk dan naar goedkopere alternatieven zoals ClickUp of Asana.
Waar moet je op letten?
Laten we eerlijk zijn over de frustraties. Ten eerste: die leercurve. Smartsheet is krachtig, maar niet intuïtief. Je eerste week zit je regelmatig te googelen hoe dingen werken. Voor nieuwe teamleden betekent dit een flinke onboarding-tijd. Vergeet niet om daar uren voor in te plannen.
De mobiele app is teleurstellend traag. Op je laptop werkt alles prima, maar op je telefoon wil je eigenlijk alleen maar snel iets checken of een status updaten. Dan is die laadtijd frustrerend. En veel functionaliteit is gewoon niet beschikbaar op mobiel – je bent echt afhankelijk van je desktop.
Dan die prijsstructuur. De basisplannen zijn nog te overzien, maar zodra je essentiële add-ons nodig hebt, wordt het snel duur. Resource Management is eigenlijk onmisbaar voor echte projectplanning, maar kost extra. Dat voelt alsof je een auto koopt zonder stuur en dat dan apart moet bijbestellen.
Ook vervelend: Smartsheet heeft geen automatische opslag zoals Google Sheets. Oké, wijzigingen worden wel gesynchroniseerd, maar als je per ongeluk een rij verwijdert, is die echt weg. De versiegeschiedenis helpt, maar je moet wel weten dat die bestaat en hoe je die gebruikt.
De interface ziet er gedateerd uit. Functioneel? Absoluut. Maar als je gewend bent aan moderne tools met een strakke UI, voelt Smartsheet aan als een terugkeer naar 2010. Geen dealbreaker, maar het maakt het werken er niet leuker op.
En qua integraties? Het aanbod is redelijk, maar niet overweldigend. De grote spelers zoals Slack, Microsoft Teams en Salesforce zijn er wel, maar verwacht geen bibliotheek van honderden native koppelingen zoals bij Zapier of Make. Voor specifieke integraties moet je vaak via API’s of third-party tools werken.
Wat vinden anderen?
De algemene consensus? Smartsheet is een werkpaard voor mensen die van structuur houden. Teams die vanuit Excel komen zijn vaak enthousiast over de mogelijkheden. Vooral de automatisering en rapportages worden geroemd – dat scheelt echt tijd.
Ook de beveiliging en enterprise-functies krijgen veel lof. Voor grotere organisaties die compliance-eisen hebben, is Smartsheet een betrouwbare keuze. De permissies zijn granulaar in te stellen, audit logs zijn aanwezig, en de data-opslag voldoet aan de belangrijkste certificeringen.
Maar die kritiek op de kosten komt steeds terug. Gebruikers vinden het frustrerend dat essentiële functionaliteit achter dure add-ons zit. “Je betaalt voor een projectmanagement-tool, maar resource management is extra?” – dat soort opmerkingen zie je vaak.
De mobiele ervaring is een veelgehoorde klacht. Tegenwoordig verwacht je gewoon dat een tool goed werkt op je telefoon. Smartsheet loop daarmee wel achter. Voor mensen die veel onderweg zijn, is dat een probleem.
Interessant: reviewers die vanuit Excel komen zijn doorgaans positiever dan mensen die moderne projectmanagement-tools gewend zijn. Je achtergrond bepaalt dus echt hoe je Smartsheet ervaart. Ken je formules en ben je gewend aan gestructureerde data? Dan voel je je thuis. Kom je van Notion of Monday.com? Dan voelt het log en ouderwets.
Smartsheet alternatieven
Past dit niet helemaal bij wat je zoekt? Kijk dan eens naar deze opties:
- Monday.com – Heeft een veel modernere, kleurrijke interface en is visueler opgezet. Kies hiervoor als je een tool wilt die leuker aanvoelt om mee te werken en je niet per se die strikte spreadsheet-structuur nodig hebt. De leercurve is ook een stuk vlakker.
- Asana – Richt zich meer op taakbeheer en teamsamenwerking dan op data-management. Kies hiervoor als je vooral taken wilt delegeren en communicatie belangrijk vindt, in plaats van complexe workflows en rapportages bouwen.
- ClickUp – Biedt enorm veel functionaliteit voor een lagere prijs, inclusief docs, taken en chat in één platform. Kies hiervoor als je budget beperkt is en je één centrale tool zoekt voor al je werkprocessen. Let wel: die hoeveelheid opties kan ook overweldigend zijn.
Veelgestelde vragen
Is er nog een gratis Smartsheet plan?
Nee, het gratis plan is begin 2025 stopgezet. Je kunt nu alleen nog 30 dagen gratis proberen voordat je moet betalen. Dat is jammer, want het maakte de drempel om te starten een stuk lager. Nu moet je dus vanaf dag één investeren of je beperken tot die proefperiode.
Wat is het verschil tussen het Pro en Business plan?
Het grote verschil zit in het aantal gebruikers en geavanceerde functies. Pro is gelimiteerd tot 10 editors – dat is al snel te weinig als je team groeit. Business heeft onbeperkte editors, plus betere automatisering, een document builder en integratie met Brandfolder voor asset management. Als je Smartsheet serieus wilt gebruiken, heb je eigenlijk Business nodig.
Kan ik mijn bestaande Excel sheets importeren?
Ja, en dat werkt verrassend goed. Je kunt Excel-bestanden, Google Sheets en zelfs MS Project-bestanden direct importeren. De meeste formules en opmaak blijven behouden. Natuurlijk moet je daarna wel even checken of alles goed is overgekomen, maar het scheelt je uren handmatig overtikken. Een echte tijdsbespaarder als je veel bestaande sheets hebt.
Conclusie
Smartsheet is geen tool voor iedereen. Het is gebouwd voor mensen die complexiteit niet schuwen en structuur waarderen boven een mooie interface. Als jij of je team gewend is aan Excel en je zoekt een manier om daar échte samenwerking en automatisering aan toe te voegen, dan is Smartsheet een logische stap.
De kracht zit in de flexibiliteit. Je kunt het vormen naar je eigen processen, workflows bouwen die precies doen wat jij nodig hebt, en rapportages maken die antwoord geven op jouw specifieke vragen. Dat is waardevol.
Maar die kracht heeft een prijs – letterlijk en figuurlijk. De kosten lopen op zodra je add-ons nodig hebt. De leercurve is steil. En de mobiele ervaring is gewoon niet goed genoeg voor deze tijd.
Mijn advies? Gebruik die 30-dagen trial écht. Bouw een paar sheets, test de automatisering, probeer de verschillende views. En betrek je team erbij – zij moeten er uiteindelijk mee werken. Als je na twee weken nog steeds enthousiast bent en je ziet duidelijk hoe het je tijd bespaart, dan is het de investering waard.
Maar als je na een week denkt “dit voelt te complex voor wat we nodig hebben”, dan is dat ook prima. Er zijn vriendelijkere, modernere alternatieven die misschien beter bij je passen. Smartsheet is krachtig, maar niet voor iedereen de juiste keuze. En dat is oké.
