Je team groeit. Je projecten stapelen zich op. En die spreadsheets? Die barsten uit hun voegen. Ik heb SmartSuite drie maanden intensief getest om te kijken of het echt de flexibiliteit van een database combineert met de overzichtelijkheid van projectmanagement. Spoiler: dat doet het, maar niet zonder haken en ogen.
SmartSuite: het bedrijf
SmartSuite is ontstaan uit een simpele observatie: teams worstelen met tools die óf te rigide zijn (traditionele projectmanagement software) óf te technisch (pure database-oplossingen). Het platform werd gelanceerd als antwoord op die frustratie.
Wat SmartSuite anders maakt? Ze proberen niet nóg een projectmanagement tool te zijn. In plaats daarvan bieden ze een flexibel platform waar je je eigen werkprocessen in kunt bouwen. Denk aan Airtable, maar dan met de visuele aantrekkelijkheid van Monday.com. Of andersom, afhankelijk van waar je vandaan komt.
Het bedrijf richt zich op teams die hun processen willen digitaliseren zonder direct een developer in te moeten huren. Ze zijn GDPR-compliant en bieden HIPAA-ondersteuning voor teams in de gezondheidszorg. Dat laatste is niet onbelangrijk als je met gevoelige data werkt.
Voor wie is SmartSuite eigenlijk?
SmartSuite is gebouwd voor teams die vastzaten tussen twee werelden. Je kent ze wel: die spreadsheet-liefhebbers die weten dat Excel niet meer voldoet, maar ook geen zin hebben in weer een starren projectmanagement tool waar je je processen in moet persen.
Denk aan marketingteams die campagnes, content én budgetten in één systeem willen bijhouden. Of aan HR-afdelingen die recruitment, onboarding en performance reviews willen stroomlijnen. Ook consultancy bureaus die klantprojecten, timetracking en resource planning willen combineren, vinden hier hun gading.
Maar eerlijk? Als je een klein team hebt dat gewoon taken wil afvinken, is dit overkill. Dan ben je beter af met iets als Todoist of Asana. En ben je developer die volledige API-controle wil? Dan wordt Airtable waarschijnlijk je betere vriend.
SmartSuite vraagt om een investering in leertijd. Niet maanden, maar ook niet tien minuten. Reken op een paar dagen om het echt te doorgronden. Die investering loont alleen als je complexe processen hebt die maatwerk vereisen.
Features van SmartSuite
Laten we kijken wat er onder de motorkap zit:
- SmartSuite AI – De AI-assistent helpt je met het opzetten van workflows, het genereren van content en het analyseren van data. Typ “maak een projectplan voor een website relaunch” en je krijgt een startpunt. Het is niet perfect, maar scheelt wel een hoop denkwerk bij het opzetten van nieuwe solutions.
- Geavanceerde automatiseringen – Hier wordt het interessant. Nieuwe klant in je CRM? Die krijgt automatisch een onboarding-taak, een welkomstmail en een plek in je planning. Iemand markeert een taak als urgent? Dan stuurt het systeem direct een notificatie naar je Slack. Je bouwt deze flows met een visuele editor, geen code nodig.
- Tijdregistratie – Ingebouwde time tracking die gekoppeld is aan je taken en projecten. Start een timer, switch tussen projecten, en aan het einde van de week zie je precies waar je tijd naartoe ging. Handig voor facturering of gewoon om te zien waar je energie lekt.
- Dashboards & Rapportages – Dit is waar SmartSuite echt schittert. Je bouwt custom dashboards met grafieken, tabellen en widgets die real-time data tonen. Hoeveel deals zitten er in de pipeline? Welke projecten lopen vertraging op? Wat is de workload van je team? Eén blik en je weet het.
- 40+ Veldtypes – Van simpele tekstvelden tot complexe relaties tussen databases. Je hebt formules, lookup-velden, file uploads, location tracking, ratings, checkboxes… alles wat je nodig hebt om je eigen datastructuur te bouwen. Het voelt als Excel op steroïden.
- Kanban, Kalender & Tijdlijn weergaven – Dezelfde data, verschillende perspectieven. Je marketeer wil een kanban board zien, je manager een Gantt chart, en je designer een kalenderoverzicht? Kan allemaal, vanuit dezelfde databron. Iedereen kijkt naar wat voor hen werkt.
Die dashboards verdienen extra aandacht. Waar veel tools je dwingen om te kiezen tussen “takenlijst” of “projectoverzicht”, geeft SmartSuite je de vrijheid om je eigen management cockpit te bouwen. Ik heb dashboards gezien die real-time sales metrics combineren met project deadlines en team capacity. Dat niveau van customization vind je niet vaak.
De automatiseringen zijn ook krachtiger dan je zou verwachten. Je kunt conditionele logica toevoegen (als dit, dan dat, anders dat), vertragingen inbouwen (wacht drie dagen voordat je een reminder stuurt), en zelfs externe webhooks triggeren. Voor niet-developers is dit een enorme stap vooruit.
SmartSuite prijs
Laten we het hebben over geld. SmartSuite heeft een gratis plan, maar dat is vooral om te proeven. Je zit vast aan maximaal 3 gebruikers, 5 solutions, 1.000 records per solution en 100MB opslag. Voor een echt team is dat te krap.
Het Team plan kost $15 per gebruiker per maand (of $12 bij jaarlijkse betaling, dus $144 per jaar). Dat is de instapper voor de meeste teams. Je krijgt onbeperkte solutions en records, 10GB opslag per gebruiker, en 1.000 automations per maand.
Het Professional plan springt naar $34 per maand ($30 bij jaarbetaling, $360 per jaar). Hier krijg je geavanceerde permissies, 100GB opslag per gebruiker, white-label portals en onbeperkte automations. Dit is waar SmartSuite echt interessant wordt voor consultancy bureaus of agencies die client portals willen draaien.
Enterprise kost $50 per maand ($45 bij jaarbetaling, $540 per jaar) en voegt HIPAA-compliance, dedicated support en custom contracten toe. Tenzij je in een sterk gereguleerde industrie zit, heb je dit waarschijnlijk niet nodig.
Is het het waard? Dat hangt af van waar je vandaan komt. Vergeleken met Monday.com (vanaf $9 per gebruiker maar met veel minder flexibiliteit) of Airtable (vergelijkbare prijzen maar minder projectmanagement features) zit SmartSuite in een interessante middenweg. Voor $12 per maand krijg je veel functionaliteit.
Maar voor Nederlandse bedrijven voelt $15-34 per gebruiker per maand toch fors aan, zeker als je team groeit. Reken maar uit: een team van 10 mensen op het Professional plan kost je $3.600 per jaar. Daar kun je ook een dedicated developer voor inhuren die een custom oplossing bouwt.
Het goede nieuws: je krijgt 14 dagen trial om het uit te proberen. Geen creditcard nodig. Gebruik die tijd goed en bouw een echte workflow, niet alleen een speeltuin.
Waar moet je op letten?
De mobiele app is teleurstellend. Echt waar. Je kunt taken bekijken en simpele updates doen, maar vergeet complexe workflows of het bouwen van nieuwe solutions. Onderweg werken? Dat wordt frustrerend. De app voelt meer als een noodoplossing dan als een volwaardige companion.
Dan die leercurve. SmartSuite verkoopt zichzelf als “intuïtief”, maar laten we eerlijk zijn: de eerste keer dat je een solution opzet met relaties tussen verschillende tabellen, krab je je achter de oren. Het is niet raketwetenschap, maar het vraagt wel om logisch denken over datastructuren. Voor mensen die gewend zijn aan lineaire projectmanagement tools kan dit overweldigend voelen.
De native integraties zijn schaars. Ja, je hebt Zapier en webhooks, maar vergeet een lange lijst van one-click koppelingen zoals je die bij Monday.com of ClickUp vindt. Wil je SmartSuite verbinden met je bestaande toolstack? Dan wordt Zapier je beste vriend, en dat kost extra geld.
Snelheidsproblemen duiken op bij grote datasets. Eén gebruiker klaagde dat het systeem traag werd bij meer dan 10.000 records in een solution. Voor de meeste teams is dat geen probleem, maar als je een grote database wilt migreren, test dan eerst grondig.
En dan nog iets: bulk-acties zijn beperkt. Wil je 50 taken tegelijk updaten? Dat kan, maar niet zo soepel als in ClickUp. Power users die gewend zijn aan sneltoetsen en bulk-bewerkingen zullen dit missen.
Wat vinden anderen?
Het algemene sentiment is positief. Gebruikers prijzen vooral de combinatie van database-flexibiliteit en projectmanagement-overzicht. “Eindelijk een tool die beide werelden verenigt” is een veelgehoorde kreet.
De visueel aantrekkelijke interface krijgt veel complimenten. Waar Airtable soms technisch en saai aanvoelt, ziet SmartSuite er modern uit. Dat klinkt oppervlakkig, maar als je er dagelijks in werkt, maakt het verschil.
De klantenservice wordt consequent geroemd. Snelle reacties, behulpzame antwoorden, en een team dat echt lijkt te luisteren naar feedback. Voor een relatief jong platform is dat geen vanzelfsprekendheid.
Maar die mobiele app? Daar zijn de klachten unaniem. “Onbruikbaar voor serieus werk” vat het samen. En de snelheidsproblemen bij grote datasets komen regelmatig terug in reviews. SmartSuite werkt fantastisch tot je een bepaalde schaal bereikt, dan begin je de beperkingen te voelen.
YouTube-reviewers zijn voorzichtig positief. Keep Productive prijst de dashboards en views, maar waarschuwt voor de leercurve. ProcessDriven benadrukt de superieure permissies vergeleken met ClickUp, maar mist de snelheid voor power users. Het patroon is duidelijk: SmartSuite excelleert in flexibiliteit en overzicht, maar vraagt wel om aanpassing.
SmartSuite alternatieven
Past dit niet helemaal bij wat je zoekt?
- Monday.com – Eenvoudiger in gebruik maar minder flexibel in datastructuur. Kies hiervoor als je snel aan de slag wilt met traditioneel projectmanagement zonder steile leercurve. De interface is kleurrijker en speelser, wat sommige teams waarderen.
- Airtable – Meer focus op database-functionaliteit en API-integraties. Kies hiervoor als je een pure database-oplossing zoekt met maximale vrijheid voor developers. De scripting-mogelijkheden zijn uitgebreider, maar de projectmanagement features zijn beperkter.
- ClickUp – Goedkoper instapmodel maar kan overweldigend zijn door teveel features. Kies hiervoor als je budget beperkt is en je extreem veel features in één app wilt proppen. Let wel: die hoeveelheid opties kan ook verlammend werken.
Veelgestelde vragen
Is SmartSuite GDPR en HIPAA compliant?
Ja, op beide fronten. SmartSuite voldoet aan de GDPR-richtlijnen, wat betekent dat je data van Europese klanten veilig kunt opslaan. HIPAA-compliance is beschikbaar op de hogere plannen, specifiek voor teams in de gezondheidszorg die met patiëntgegevens werken. Check wel even of jouw specifieke use case binnen de compliance-voorwaarden valt.
Kan ik mijn eigen domeinnaam gebruiken?
Ja, maar pas vanaf het Professional plan. Dan krijg je white-label portals waar je je eigen branding en domeinnaam op kunt zetten. Handig als je client portals wilt draaien of SmartSuite wilt inzetten als onderdeel van je eigen product. Op de lagere plannen zit je vast aan SmartSuite-branding.
Kan ik mijn abonnement op elk moment wijzigen?
Ja, je bent niet vastgezet. Upgraden kan direct en gaat meteen in. Downgraden kan ook, maar dan loopt je huidige plan eerst af voordat de wijziging actief wordt. Dat voorkomt dat je geld verliest op een al betaald abonnement. Let wel op de limieten van je nieuwe plan – downgraden van Professional naar Team betekent dat je bepaalde features kwijtraakt.
Conclusie
SmartSuite is geen tool voor iedereen. Het is ook geen tool die je in een middag onder de knie hebt. Maar als je team vastzit tussen spreadsheets en starre projectmanagement software, dan is dit precies de brug die je nodig hebt.
De kracht zit in de flexibiliteit. Je bouwt je eigen werkprocessen, je eigen dashboards, je eigen automatiseringen. Dat vraagt wel om investering in tijd en denkkracht. Voor teams onder de vijf mensen is dat waarschijnlijk overkill. Voor grotere teams die complexe processen willen digitaliseren? Dan betaalt die investering zich terug.
De mobiele app blijft een zwak punt. Echt mobiel werken zit er niet in. En de beperkte native integraties betekenen dat je waarschijnlijk Zapier erbij nodig hebt. Dat zijn geen dealbreakers, maar wel realiteit.
Persoonlijk? Ik zou SmartSuite aanraden aan consultancy bureaus, marketingteams en HR-afdelingen die hun processen willen professionaliseren zonder meteen een enterprise-monster als Salesforce of SAP aan te schaffen. De prijs-kwaliteitverhouding is goed, de support is uitstekend, en het platform groeit mee met je ambities. Maar begin met die 14-dagen trial. Bouw een echte workflow. Test je use case. Dan weet je snel genoeg of dit je nieuwe werkplek wordt.
