Ken je dat gevoel dat je nóg een app installeert om je werk te organiseren? En dat je vervolgens tussen vijf verschillende tools heen en weer springt? Ik heb Tana drie maanden intensief gebruikt om te kijken of het echt die ‘alles-in-één’ oplossing is die het belooft te zijn. Spoiler: het is indrukwekkend, maar niet voor iedereen.
Tana: het bedrijf
Tana is opgericht door Olav Sindre Kringlebotn en zijn team, die eerder achter Workflowy zaten – een van de eerste outline-tools die echt populair werd. Ze hebben die ervaring meegenomen, maar wilden verder gaan dan alleen een simpele outliner.
Het idee achter Tana? Een tool die zich aanpast aan hoe jij denkt, in plaats van andersom. Geen pagina’s die je moet aanmaken. Geen strikte database-structuren waar je doorheen moet worstelen. Gewoon typen, taggen, en laten groeien.
Wat Tana echt anders maakt, is hun focus op ‘supertags’ – een soort hybride tussen tags en databases. Klinkt abstract? Dat is het ook een beetje. Maar als je het eenmaal snapt, is het eigenlijk briljant. Het bedrijf zit nog in een vrij vroege fase, maar heeft al een behoorlijk loyale community van power-users opgebouwd.
Voor wie is Tana eigenlijk?
Laat ik eerlijk zijn: Tana is niet voor beginners. Als je net begint met digitaal organiseren, ga je verdwalen. Echt waar.
Deze tool is gemaakt voor mensen die al door de Notion-fase heen zijn. Voor wie Obsidian te basic vindt. Voor consultants die projecten, klanten en notities door elkaar heen willen kunnen linken zonder alles handmatig te moeten structureren. Voor researchers die een knowledge graph willen bouwen zonder er een IT-studie voor te hoeven doen.
Denk aan: productmanagers die features, bugs en meetings met elkaar willen verbinden. Schrijvers die personages, plotlijnen en research-notities door elkaar willen kunnen refereren. Studenten die literatuur, colleges en essay-ideeën in één systeem willen hebben.
Kies Tana NIET als je gewoon een to-do lijstje wil. Of als je iets zoekt dat “gewoon werkt” zonder handleiding. Of als je team niet technisch onderlegd is – want je collega’s uitleggen hoe dit werkt, dat wordt een project op zich.
Features van Tana
Oké, nu het interessante deel. Wat kun je er eigenlijk mee?
- Supertags – Dit is het hart van Tana. In plaats van alleen een tag toe te voegen, maak je elke notitie een gestructureerd object. Tag je iets als “Boek”, dan kun je automatisch velden toevoegen zoals auteur, publicatiedatum en rating. Het voelt als een database, maar dan zonder de rigide structuur. Je kunt letterlijk elke notitie omtoveren tot een database-item.
- Knowledge Graph – Alle links tussen je notities worden visueel weergegeven. Klik op een concept en je ziet direct welke andere notities ernaar verwijzen. Het is bidirectioneel, dus als je A linkt naar B, ziet B dat ook automatisch. Handig als je patronen wilt ontdekken in je denken of onderzoek.
- AI Meeting Agent – Join een meeting, en Tana transcribeert en vat samen. Het maakt automatisch action items aan en linkt ze aan relevante projecten. Ik gebruik dit voor klantgesprekken en het scheelt me minstens een half uur werk per meeting. De transcriptie is verrassend accuraat, ook met Nederlands door elkaar.
- Live Search – Dit zijn dynamische views die zich automatisch updaten. Maak een dashboard met “alle taken van deze week” of “alle notities over klant X” en het blijft zichzelf updaten terwijl je werkt. Geen handmatig slepen en droppen nodig.
- Daily Notes – Elke dag een verse pagina waar je snel dingen kunt noteren. Het klinkt simpel, maar de kracht zit ‘m in hoe makkelijk je dingen vanuit je daily note kunt taggen en structureren. Het wordt je centrale inbox.
- Tana Capture – De mobiele app is bewust simpel gehouden. Je kunt snel een notitie, foto of voice memo toevoegen die dan in je inbox belandt. Niet meer, niet minder. Voor het echte werk ga je naar desktop.
Die supertags verdienen nog wat extra aandacht. Want dit is waar Tana echt anders is dan Notion of Obsidian. In Notion maak je een database en voeg je daar items aan toe. In Tana tag je gewoon een bullet point, en die bullet point IS nu een database-item. Het klinkt als een subtiel verschil, maar in de praktijk is het enorm bevrijdend.
Stel: je schrijft in je daily note “Meeting met Jan over nieuw project”. Je tagt “Jan” als persoon, en “nieuw project” als project. Automatisch verschijnt die notitie nu in Jan’s profiel én in het project-overzicht. Geen extra stappen. Geen copy-pasten. Het groeit organisch mee met je werk.
Tana prijs
Hier wordt het interessant. Tana heeft een gratis plan, maar dat is behoorlijk beperkt. Je krijgt 500 AI credits per maand (genoeg voor zo’n 5-10 meetings), maximaal 3 extra workspaces, geen API-toegang en geen Google Calendar sync.
Voor serieus gebruik heb je Plus of Pro nodig. Plus kost $10 per maand (of $8 per maand als je jaarlijks betaalt, dus $96 per jaar). Pro kost $18 per maand, of $14 per maand bij een jaarabonnement van $168.
Er zit ook een trial van 14 dagen op, dus je kunt het uitproberen voordat je betaalt.
Is het het waard? Dat hangt af van wat je ermee vervangt. Als Tana je Notion ($10), Obsidian Sync ($10) én een transcriptie-tool ($15) vervangt, dan is $14 per maand eigenlijk een koopje. Maar als je gewoon een notitie-app zoekt, is het duur. Echt duur.
Voor Nederlandse gebruikers voelt het prijskaartje extra pittig door de dollarkoers. Reken op zo’n €13-17 per maand afhankelijk van wisselkoersen. Dat is meer dan Netflix. Voor een notitie-app.
Waar moet je op letten?
Oké, nu de dingen die me frustreren. Want die zijn er zeker.
Ten eerste: die leercurve. Ik heb er letterlijk uren YouTube-tutorials voor moeten kijken voordat ik doorhad hoe supertags nou echt werken. De eerste week dacht ik constant “waarom is dit zo ingewikkeld?” Het is niet intuïtief. Je moet er tijd in steken.
De mobiele app is teleurstellend basic. Je kunt alleen dingen capturen, niet echt werken. Wil je onderweg even een notitie uitwerken of een dashboard checken? Vergeet het. Je zit vast aan je laptop. In 2025 voelt dat gewoon achterhaald.
Dan de prijs. Ja, ik noemde het al, maar het blijft een pijnpunt. $18 per maand voor Pro is gewoon veel geld. Zeker als je net begint en nog niet weet of je het gaat gebruiken. De gratis versie is te beperkt om echt te testen, en dan zit je dus vast aan die trial van twee weken.
Kleine ergernis: de offline modus werkt alleen voor persoonlijke workspaces. Werk je samen met een team? Dan moet je online zijn. Zit je in de trein zonder wifi? Pech gehad.
En hoewel Tana zegt dat je data kunt exporteren naar JSON en Markdown, is dat niet zo plug-and-play als je zou hopen. De export is technisch, niet gebruiksvriendelijk. Als je ooit wilt switchen naar een andere tool, wordt dat een project.
Wat vinden anderen?
De community is verdeeld, maar wel enthousiast. Power-users zijn er dol op. Ze noemen de supertags “revolutionair” en vinden dat de AI-integratie “natuurlijk aanvoelt”. Veel mensen zeggen dat Tana voor hen zowel Notion als Obsidian heeft vervangen.
Maar er is ook veel kritiek. De mobiele app wordt constant genoemd als grootste minpunt. Mensen vinden het frustrerend dat ze onderweg zo weinig kunnen. Ook de leercurve komt steeds terug – “vereist uren studie” is een terugkerende klacht.
Wat opvalt: bijna niemand is neutraal over Tana. Je vindt het óf geweldig, óf veel te complex. Er zit weinig tussen. Dat zegt eigenlijk al genoeg over voor wie deze tool is.
Tana alternatieven
Past dit niet helemaal? Deze tools zijn ook het overwegen waard:
- Notion – Heeft een meer traditionele database en wiki-structuur. Kies hiervoor als je liever met pagina’s en blokken werkt dan met een oneindige outliner. Notion is gebruiksvriendelijker en heeft betere templates, maar mist de flexibiliteit van supertags.
- Obsidian – Slaat alles lokaal op in Markdown-bestanden. Kies hiervoor als je volledige controle over je data wilt en liever offline werkt. Het is goedkoper (of zelfs gratis), maar mist de geavanceerde database-functies en AI-integratie.
- Roam Research – Simpeler en puur gericht op netwerk-denken met bidirectionele links. Kies hiervoor als je de complexe database-functies van Tana niet nodig hebt en puur wilt linken tussen notities. Het is minder overweldigend, maar ook minder krachtig.
Veelgestelde vragen
Heeft Tana een offline modus?
Ja, maar met een kanttekening. De desktop app werkt volledig offline voor je persoonlijke workspaces. Alles wat je offline doet, synchroniseert zodra je weer verbinding hebt. Maar als je samenwerkt in gedeelde workspaces, moet je online zijn. Dat is jammer, want juist voor teamwork zou offline werken handig zijn.
Kan ik mijn data exporteren?
Ja, Tana laat je exporteren naar JSON en Markdown. Maar verwacht geen mooie, leesbare export zoals je die van Notion kent. Het is meer een technische dump van je data. Als je ooit wilt overstappen naar een andere tool, moet je daar nog wel wat werk in steken om het bruikbaar te maken.
Is er een mobiele app beschikbaar?
Ja, Tana Capture is beschikbaar voor iOS en Android. Maar het is bewust beperkt gehouden. Je kunt snel notities, foto’s en voice memos toevoegen die in je inbox belanden. Voor het echte werk – zoals je notities structureren of dashboards bekijken – moet je naar je laptop. Dat is een bewuste keuze van Tana, maar wel frustrerend als je gewend bent aan volledige mobiele apps.
Conclusie
Tana is indrukwekkend, maar niet voor iedereen. Als je een power-user bent die door Notion heen is gegroeid en Obsidian te simpel vindt, dan is dit je tool. De supertags zijn echt next-level als je eenmaal door de leercurve heen bent.
Maar ben je daar nog niet? Begin dan niet met Tana. Echt niet. Je gaat jezelf alleen maar frustreren. Start met Notion of Obsidian, leer daar de basics, en kom dan terug naar Tana als je tegen de grenzen aanloopt.
Voor mij persoonlijk? Ik gebruik Tana nu voor al mijn klantprojecten en research. Het heeft inderdaad mijn Notion en Obsidian setup vervangen. Maar ik mis nog steeds een betere mobiele app. En ik vind het prijskaartje aan de hoge kant voor wat je krijgt.
Mijn advies: pak die trial van twee weken, volg een paar YouTube-tutorials, en geef het een eerlijke kans. Maar ga niet meteen voor een jaarabonnement. Want de kans is groot dat je na een week denkt “dit is niks voor mij” – en dat is helemaal oké.
