Je zit aan het einde van de maand en probeert te achterhalen hoeveel uur je aan welk project hebt gewerkt. Je scrollt door je agenda, graaft in oude notities en probeert je te herinneren wanneer je precies aan die klus begon. Klinkt bekend? Veel freelancers en teams worstelen met tijdregistratie. Toggl Track belooft daar een einde aan te maken met simpele timers en duidelijke rapportages. Maar houdt die belofte stand?
Ik dook in de tool, testte alle functies en verzamelde ervaringen van echte gebruikers. Dit is wat je moet weten voordat je begint.
Toggl Track: het bedrijf
Toggl Track komt uit Estland en bestaat sinds 2006. Het bedrijf begon als een simpele tijdregistratietool en groeide uit tot een compleet ecosysteem met meerdere producten. Naast Toggl Track hebben ze ook Toggl Plan (projectplanning) en Toggl Hire (recruitment). Maar de tijdregistratietool blijft hun bekendste product.
Het team achter Toggl werkt volledig remote, verspreid over verschillende landen. Die werkwijze zie je terug in het product: alles is gebouwd voor teams die niet op dezelfde locatie zitten. De focus ligt op eenvoud en snelheid, zonder onnodige complexiteit.
Toggl Track wordt gebruikt door miljoenen mensen wereldwijd, van eenmanszaken tot grote bedrijven. De tool heeft een sterke reputatie opgebouwd in de freelance- en remote work-community.
Voor wie is Toggl Track?
Toggl Track is gebouwd voor iedereen die tijd moet bijhouden. Maar sommige groepen hebben er meer aan dan anderen.
Freelancers die per uur factureren zijn de ideale gebruikers. Je start een timer wanneer je aan een klant begint te werken, stopt hem als je pauzeert, en aan het einde van de maand exporteer je alles naar een factuur. Simpel en effectief.
Ook kleine teams tot vijf personen kunnen prima uit de voeten met het gratis plan. Je ziet in één oogopslag wie aan welk project werkt en hoeveel uren er al zijn gemaakt. Dat maakt planning en capaciteitsmanagement een stuk makkelijker.
Agentschappen en consultancybureaus gebruiken Toggl Track om facturabele uren te scheiden van interne tijd. Je kunt per project of klant verschillende tarieven instellen en precies zien waar je winst maakt en waar niet.
Mensen die hun eigen productiviteit willen verbeteren vinden ook waarde in de tool. Door bij te houden waar je tijd naartoe gaat, krijg je inzicht in je werkpatronen. Misschien ontdek je dat vergaderingen veel meer tijd opslokken dan je dacht, of dat je ’s ochtends productiever bent dan ’s middags.
Waar Toggl Track minder geschikt voor is: grote enterprises met complexe goedkeuringsprocessen, bedrijven die payroll direct willen koppelen aan tijdregistratie, of organisaties die GPS-tracking nodig hebben voor buitendienst medewerkers.
Wat kan Toggl Track allemaal?
Toggl Track zit bomvol functies die tijdregistratie makkelijker maken. Dit zijn de belangrijkste:
- One-click timers – Klik op start en de timer loopt. Geen ingewikkelde formulieren of verplichte velden. Je kunt achteraf nog toevoegen aan welk project de tijd hoort. Dit werkt op alle platforms: web, desktop en mobiel.
- Pomodoro timer – Werk je graag in blokken van 25 minuten? De ingebouwde Pomodoro-functie herinnert je automatisch aan pauzes. Je kunt de intervallen aanpassen aan je eigen ritme.
- Inactiviteitsdetectie – Als je vergeet de timer te stoppen, detecteert Toggl dat je computer inactief is. Je krijgt een melding en kunt kiezen of je die tijd wilt behouden of verwijderen. Scheelt een hoop opruimwerk achteraf.
- Factureerbare tarieven – Stel per project of per taak in wat je uurtarief is. Toggl berekent automatisch hoeveel je kunt factureren. Je ziet direct het verschil tussen facturabele en niet-facturabele tijd.
- Projectbudgettering en schattingen – Geef aan hoeveel uur een project mag kosten. Toggl waarschuwt je als je over budget dreigt te gaan. Handig om winstmarges te bewaken.
- Gedetailleerde rapportages – Exporteer je uren naar PDF, CSV of Excel. Filter op datum, project, klant of teamlid. De rapportages zijn visueel met grafieken en overzichtelijke tabellen. Perfect voor facturen of interne analyses.
- Kalenderintegratie – Koppel je Google Calendar of Outlook en zie je afspraken naast je tijdregistratie. Je kunt zelfs automatisch timers starten op basis van kalenderevenementen.
- Team dashboard – Zie in realtime wie aan wat werkt. Als teamleider krijg je inzicht in de capaciteit van je team zonder dat je iedereen hoeft te vragen wat ze doen.
- Browser-extensies – Start timers direct vanuit tools als Asana, Trello, Jira of GitHub. Je hoeft niet steeds naar Toggl te switchen. De extensie integreert naadloos in je workflow.
- Offline functionaliteit – Geen internet? Geen probleem. De desktop- en mobiele apps werken offline en synchroniseren alles zodra je weer online bent.
- Tags en labels – Organiseer je tijd met tags. Bijvoorbeeld: “meeting”, “development”, “research”. Later kun je filteren en analyseren waar je tijd naartoe gaat.
- Herinneringen – Vergeet je vaak de timer te starten? Stel herinneringen in die je op vaste tijden of bij inactiviteit attenderen.
De kracht van Toggl zit in de combinatie van eenvoud en diepgang. De basis is supersimpel, maar als je meer nodig hebt, zijn de geavanceerde functies er ook.
Wat kost Toggl Track?
Toggl Track heeft drie prijsniveaus: Free, Starter en Premium.
Het Free plan is volledig gratis en blijft dat ook. Je kunt met maximaal vijf gebruikers onbeperkt tijd registreren. Je hebt toegang tot basis rapportages en kunt je data exporteren. Wat je mist: factureerbare tarieven, projectbudgettering, en geavanceerde rapportages. Voor veel freelancers en kleine teams is dit genoeg.
Het Starter plan kost €9 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, of €10 per maand als je maandelijks betaalt. Hiermee krijg je factureerbare tarieven, projectbudgettering, verplichte velden en meer rapportagemogelijkheden. Dit plan is interessant zodra je serieus begint met factureren op basis van je geregistreerde tijd.
Het Premium plan kost €18 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, of €20 per maand maandelijks. Dit voegt toe: geschatte tijd versus werkelijke tijd, winstberekeningen, tijdaudits, en geprioriteerde support. Voor grotere teams of agencies die hun marges nauwkeurig willen bewaken.
Alle betaalde plannen komen met een proefperiode van 30 dagen. Je kunt zonder creditcard testen en pas betalen als je overtuigd bent.
Vergeleken met concurrenten zit Toggl in het middensegment qua prijs. Niet de goedkoopste, maar ook niet extreem duur. De vraag is of je de betaalde features echt nodig hebt. Veel gebruikers blijven jarenlang op het gratis plan hangen.
Waar moet je op letten?
Toggl Track is solide, maar niet perfect. Er zijn een paar dingen die gebruikers frustreren.
Het grootste probleem: synchronisatieproblemen. Sommige gebruikers melden dat tijd die ze op hun telefoon registreren niet altijd direct verschijnt op desktop, of andersom. Meestal lost dit zich binnen enkele minuten op, maar als je snel moet schakelen tussen apparaten kan het irritant zijn. Vooral bij slechte internetverbindingen zie je dit vaker.
De prijs van betaalde plannen is een veelgehoorde klacht. €18 per gebruiker per maand stapelt snel op als je team groeit. Voor een team van tien mensen betaal je €180 per maand, oftewel €2160 per jaar. Dat is een serieuze investering voor een tijdregistratietool. Sommige concurrenten bieden vergelijkbare functionaliteit voor minder geld.
Toggl heeft geen ingebouwde facturatie. Je kunt wel je uren exporteren en factureerbare bedragen berekenen, maar je moet nog steeds zelf een factuur maken in een andere tool. Voor wie een all-in-one oplossing zoekt, is dat een gemis. Harvest bijvoorbeeld heeft wel native facturatiefunctionaliteit.
De mobiele app is goed, maar niet zo krachtig als de desktop versie. Sommige rapportages zijn alleen op web beschikbaar, en het bewerken van oude entries is op mobiel wat omslachtiger. Als je veel onderweg werkt, loop je tegen deze beperkingen aan.
Klantenservice krijgt wisselende reviews. Sommige gebruikers zijn super tevreden, anderen klagen over trage reactietijden. Op het gratis plan heb je alleen toegang tot email support, wat soms dagen kan duren. Premium gebruikers krijgen prioriteit, maar ook daar hoor je soms over lange wachttijden.
Recente updates hebben bij sommige gebruikers bugs en instabiliteit veroorzaakt. Timers die niet stoppen, data die verdwijnt, of de app die crasht. Dit gebeurt niet bij iedereen, maar als je er last van hebt is het vervelend. Het team lost dit meestal snel op, maar het laat zien dat de software niet altijd even stabiel is.
Tot slot mist Toggl een paar features die sommige gebruikers verwachten: geen GPS-tracking voor buitendienst, geen payroll-integratie, en geen goedkeuringsworkflows voor tijdregistratie. Als je die nodig hebt, moet je elders kijken.
Wat vinden anderen?
Ik keek naar reviews van echte gebruikers en YouTube-recensies om een compleet beeld te krijgen.
De meeste gebruikers zijn positief over de interface. Toggl voelt modern en opgeruimd aan. Je snapt direct hoe het werkt zonder handleiding. Die eenvoud is precies waar veel mensen voor kiezen.
De browser-extensies krijgen veel lof. Je kunt direct vanuit je projectmanagement tool een timer starten. Dat scheelt een hoop context-switching en maakt tijdregistratie veel natuurlijker.
Het gratis plan wordt enorm gewaardeerd. In een wereld waar alles geld kost, is het fijn dat je Toggl serieus kunt gebruiken zonder te betalen. Veel freelancers beginnen gratis en upgraden pas als hun business groeit.
De rapportages worden als uitgebreid en flexibel omschreven. Je kunt precies de data eruit halen die je nodig hebt, in het format dat je wilt. Voor mensen die hun tijd moeten verantwoorden of analyseren is dat cruciaal.
Maar er is ook kritiek. George Vlasyev maakte een YouTube-review waarin hij positief is over de facturatiemogelijkheden, maar vindt het prijzig voor teams. Hij merkt op dat de kosten snel oplopen als je meer gebruikers toevoegt.
Savage Reviews is kritischer. In hun video wijzen ze op ontbrekende features zoals GPS-tracking en payroll-integratie. Ze vinden de prijs niet in verhouding tot wat je krijgt, vooral vergeleken met alternatieven.
Asim Qureshi waardeert de browser-extensie in zijn review, maar klaagt over trage laadtijden en bugs. Hij vindt de prijs te hoog voor wat je ervoor terugkrijgt.
Op reviewsites zie je een patroon: mensen die het gratis plan gebruiken zijn over het algemeen tevreden. Mensen die betalen verwachten meer en zijn kritischer over de prijs-kwaliteitverhouding.
De synchronisatieproblemen komen regelmatig terug in reviews. Het is duidelijk een pijnpunt dat Toggl moet oplossen om gebruikers tevreden te houden.
Toggl Track alternatieven
Past Toggl Track niet helemaal bij wat je zoekt? Dit zijn de beste alternatieven:
- Clockify – Heeft een vergelijkbare interface als Toggl maar staat onbeperkte gebruikers toe in het gratis plan. Kies Clockify als je een volledig gratis oplossing zoekt voor een groter team zonder gebruikerslimiet. Het betaalde plan is ook goedkoper dan Toggl, maar de interface voelt iets minder gepolijst aan.
- Harvest – Richt zich sterker op het financiële aspect met ingebouwde facturatie en onkostenbeheer. Kies Harvest als je tijdregistratie direct wilt koppelen aan uitgebreide facturatie en onkostendeclaraties. Je kunt facturen versturen vanuit de tool zelf, iets wat Toggl niet kan.
- Timely – Gebruikt AI om automatisch tijd te registreren op basis van je activiteit, terwijl Toggl meer handmatig is. Kies Timely als je het handmatig starten en stoppen van timers wilt elimineren door automatisering. De tool kijkt naar welke apps en documenten je gebruikt en registreert automatisch tijd.
Elk alternatief heeft zijn eigen sterke punten. Clockify wint op prijs, Harvest op facturatiemogelijkheden, en Timely op automatisering. Het hangt af van wat voor jou het belangrijkst is.
Veelgestelde vragen
Is Toggl Track echt gratis?
Ja, het Free plan is volledig gratis voor teams tot vijf gebruikers en bevat onbeperkte tijdregistratie, projecten en rapportage-exports. Er zit geen tijdslimiet aan, je kunt het voor altijd gratis blijven gebruiken. Je mist wel geavanceerde features zoals factureerbare tarieven en projectbudgettering, maar voor basisgebruik is het meer dan genoeg.
Werkt Toggl Track ook offline?
Ja, de desktop- en mobiele apps slaan je data lokaal op en synchroniseren alles zodra je weer verbinding hebt met internet. Je kunt gewoon timers starten en stoppen zonder internetverbinding. Handig als je onderweg bent of op plekken met slechte wifi werkt.
Kan ik facturen sturen vanuit Toggl Track?
Nee, Toggl Track zelf verstuurt geen facturen, maar je kunt data exporteren of integreren met boekhoudsoftware zoals Xero of QuickBooks. Je ziet wel hoeveel je kunt factureren op basis van je geregistreerde uren en tarieven, maar het daadwerkelijk maken en versturen van facturen moet in een andere tool. Voor sommige gebruikers is dat een dealbreaker, voor anderen geen probleem omdat ze toch al boekhoudsoftware gebruiken.
Conclusie
Toggl Track doet wat het belooft: tijdregistratie simpel maken. De interface is clean, de functionaliteit is solide, en het gratis plan is ruim genoeg voor veel gebruikers.
Voor freelancers die hun uren willen bijhouden en kleine teams die inzicht willen in hun tijd is Toggl een uitstekende keuze. Je bent binnen vijf minuten aan de slag en de leercurve is vrijwel nul.
Maar Toggl is niet perfect. De synchronisatieproblemen zijn vervelend, de prijs van betaalde plannen is aan de hoge kant, en het ontbreken van native facturatie is een gemis. Als je een all-in-one oplossing zoekt of een zeer groot team hebt, zijn er betere opties.
Mijn advies: begin met het gratis plan. Test of Toggl past bij je workflow. Upgrade alleen als je echt de extra features nodig hebt. En vergelijk met alternatieven zoals Clockify of Harvest voordat je een betaald abonnement afsluit.
Toggl Track is een solide tijdregistratietool die voor veel mensen goed werkt. Het is geen wondermiddel, maar als je iets zoekt dat gewoon werkt zonder gedoe, zit je hier goed.
