Je hoofd zit vol met ideeën, taken en projecten. Je probeert alles bij te houden in notitie-apps, spreadsheets en post-its, maar niets voelt natuurlijk aan. Workflowy gooit het over een andere boeg: één eindeloze lijst waarin je oneindig diep kunt nesten, zoomen en focussen op wat nu belangrijk is.
Wie zit er achter Workflowy?
Workflowy werd in 2010 opgericht door Jesse Patel en Mike Turitzin in San Francisco. Jesse werkte destijds bij een non-profit en raakte compleet overweldigd door de hoeveelheid werk. Bestaande tools voelden te rigide aan en pasten niet bij hoe zijn brein werkte. Hij wilde iets flexibels, iets dat meebewoog met zijn gedachtegang. Samen met Mike bouwde hij Workflowy: een tool die organiseert zoals je denkt, niet zoals een softwarebedrijf denkt dat je moet organiseren.
Het duo ging door Y Combinator in de zomerbatch van 2010, wat hen hielp om de basis te leggen voor wat nu WorkFlowy Inc. (ook wel FunRoutine Inc. genoemd) is. Ze haalden seed-funding op via Y Combinator, New Ground Ventures en Precursor Ventures, al zijn de exacte bedragen nooit openbaar gemaakt. Wat wel bekend is: de tool trok al snel een cult-achtige aanhang. Zelfs oprichters van bedrijven als Slack en Twitter gebruiken Workflowy, en Google-veteraan Matt Cutts is een uitgesproken fan.
Vandaag heeft Workflowy meer dan een miljoen gebruikers wereldwijd. Het bedrijf is nooit overgenomen en blijft trouw aan zijn oorspronkelijke visie: eenvoud boven alles. Waar andere tools steeds meer features toevoegen, houdt Workflowy vast aan wat het altijd al deed – en dat waarderen gebruikers enorm.
Voor wie is Workflowy?
Workflowy is ideaal voor schrijvers die hun gedachten willen structureren voordat ze beginnen met schrijven. Ook projectmanagers die snel overzicht willen zonder complexe software vinden hier hun gading. Lijstjesmakers en onderzoekers die informatie in hiërarchieën willen ordenen, zijn hier op hun plek. Eigenlijk iedereen die denkt in lagen en verbanden in plaats van losse notities.
Maar Workflowy is niet voor iedereen. Teams die complexe databases nodig hebben met relaties en filters, kunnen beter ergens anders kijken. Ook gebruikers die uitgebreide tekstopmaak, design-opties of embedded media verwachten, worden teleurgesteld. Workflowy is tekst, structuur en focus – niet meer, niet minder.
Wat kan Workflowy allemaal?
De gratis versie biedt de kernfunctionaliteit: oneindige nesting, zoomen, tags en basissamenwerkingsmogelijkheden. Voor automatische Dropbox-backups en onbeperkte nieuwe items per maand heb je een betaald plan nodig. Hier zijn de belangrijkste mogelijkheden:
- Oneindige nesting: Je kunt sublijsten maken in sublijsten, zo diep als je wilt. Een projectplan wordt een hoofditem met fases, taken, subtaken en notities – allemaal netjes opgevouwen tot je ze nodig hebt.
- Zoom-functie (Hoisting): Klik op een item en het vult je hele scherm. Alle afleiding verdwijnt. Je focust op dat ene onderdeel alsof het je enige lijst is. Zoom uit en je ziet weer het grote geheel.
- Mirror nodes: Maak live kopieën van items die op meerdere plekken verschijnen. Wijzig je het origineel, dan update de mirror automatisch. Handig als een taak bij meerdere projecten hoort.
- Kanban-borden weergave: Zet je lijst om in een visueel bord met kolommen. Perfect voor wie taken liever sleept dan aanvinkt.
- Tagging met hashtags en mentions: Tag items met #projectnaam of @persoon om ze later terug te vinden. De zoekfunctie is razendsnel en vindt alles binnen milliseconden.
- Samenwerken en delen: Deel lijsten met anderen, geef ze lees- of schrijftoegang. Veranderingen synchroniseren in realtime, dus je ziet direct wat anderen toevoegen.
Workflowy werkt op het web, iOS, Android, Windows, macOS en Linux. De desktop- en mobiele apps werken offline en synchroniseren zodra je weer online bent. Sneltoetsen maken het nog sneller: je kunt hele lijsten reorganiseren zonder je muis aan te raken.
Wat kost Workflowy?
Workflowy heeft een gratis Basic-plan waarmee je 100 nieuwe items per maand kunt aanmaken. De bestandsgrootte is beperkt tot 100MB en je krijgt geen automatische Dropbox-backups. Voor veel gebruikers is dit voldoende om te starten en de tool te leren kennen.
Wil je onbeperkt items en backups? Dan kost Workflowy Pro 4,99 dollar per maand bij maandelijkse betaling. Kies je voor een jaarabonnement, dan betaal je 49 dollar per jaar, wat neerkomt op 4,08 dollar per maand. Nieuwe gebruikers krijgen 7 dagen om de Pro-versie gratis te proberen.
Er is geen lifetime-deal of teamabonnement met speciale prijzen. De prijsstelling is simpel en transparant, net als de tool zelf.
Waar moet je op letten?
De gratis versie heeft een limiet van 100 nieuwe items per maand. Voor actieve gebruikers is dat snel bereikt, wat betekent dat je al vrij snel moet upgraden als je Workflowy serieus wilt gebruiken. Dat voelt voor sommigen als een te krappe proefperiode.
Workflowy heeft geen native kalender of herinneringen. Je kunt wel datums taggen, maar je krijgt geen notificatie of agenda-integratie. Voor wie taken wil koppelen aan deadlines, is dit een gemis. Ook databases en tabellen ontbreken volledig – dit is puur een outliner, geen alles-in-één werkruimte zoals Notion.
De mobiele app is minder krachtig dan de desktop-versie. Sommige sneltoetsen werken niet en het voelt minder soepel aan. Gebruikers klagen ook dat de ontwikkeling traag gaat – nieuwe features laten soms jaren op zich wachten. En omdat Workflowy cloud-only is, heb je geen lokale opslag of volledige controle over je data.
Workflowy alternatieven
Workflowy is niet de enige outliner op de markt. Hier zijn drie alternatieven die je kunt overwegen:
- Dynalist: Kies dit als je Markdown-ondersteuning en een mappenstructuur belangrijk vindt. Dynalist biedt meer opmaakopties dan Workflowy, maar voelt daardoor ook minder minimalistisch aan.
- Notion: Ga hiervoor als je een alles-in-één werkruimte zoekt met databases, wiki’s en embedded media. Notion is veel complexer en krachtiger, maar ook overweldigender dan puur tekst en lijsten.
- Obsidian: Kies dit als je volledige controle over je data wilt en offline wilt werken. Obsidian slaat alles lokaal op en werkt met plugins, maar mist de cloud-sync en eenvoud van Workflowy.
Veelgestelde vragen
Hier zijn antwoorden op de meest gestelde vragen over Workflowy:
Werkt Workflowy offline?
Ja, de desktop- en mobiele apps werken offline. Zodra je weer verbinding hebt, synchroniseert alles automatisch. Je kunt dus gewoon doorwerken in de trein of op plekken zonder internet.
Kan ik mijn data exporteren?
Ja, je kunt lijsten exporteren als platte tekst, geformatteerde tekst of OPML-formaat. Zo ben je nooit vast aan de tool en kun je altijd overstappen naar iets anders als dat nodig is.
Is er een limiet aan hoe diep ik kan nesten?
Nee, de structuur is oneindig diep nestbaar. Dat is wat Workflowy uniek maakt ten opzichte van standaard to-do apps die vaak maar een paar niveaus toestaan.
Conclusie
Workflowy is een uitstekende keuze als je houdt van minimalisme en structuur boven opsmuk. Het is snel, betrouwbaar en helpt je focussen zonder afleiding. Voor schrijvers, projectmanagers en iedereen die denkt in hiërarchieën is dit een sterke tool. Maar als je databases, kalenders of uitgebreide opmaak nodig hebt, dan is Workflowy te beperkt. De gratis versie geeft je een goede indruk, maar voor serieus gebruik moet je al snel upgraden naar Pro.
