Je team groeit. Projecten worden complexer. En opeens is die simpele takenlijst niet meer genoeg. Ik heb Wrike een maand lang uitgebreid getest voor verschillende projecten – van contentstrategie tot productontwikkeling. En eerlijk? Het is krachtig. Maar ook overweldigend.
Wrike: het bedrijf
Wrike bestaat al sinds 2006 en is opgericht door Andrew Filev. Het begon als een eenvoudige tool om e-mail chaos te verminderen – iets waar elk groeiend team mee worstelt. Inmiddels is het uitgegroeid tot een volwaardige enterprise projectmanagement oplossing.
Het bedrijf heeft zijn hoofdkantoor in San Jose, Californië, en richt zich vooral op middelgrote tot grote organisaties. Denk aan marketing teams, creatieve bureaus en IT-afdelingen die complexe workflows moeten managen. In 2021 werd Wrike overgenomen door Citrix, wat de enterprise-focus alleen maar versterkte.
Wat Wrike onderscheidt? De extreme aanpasbaarheid. Waar veel projectmanagement tools je dwingen in hun manier van werken, laat Wrike je vrijwel alles naar eigen hand zetten. Dat is tegelijk hun grootste kracht én zwakte.
Voor wie is Wrike eigenlijk?
Laten we eerlijk zijn: Wrike is niet voor iedereen. Ben je een freelancer of klein team dat simpelweg taken wil bijhouden? Dan is dit waarschijnlijk te veel van het goede. De leercurve is steil en je betaalt voor functies die je nooit zult gebruiken.
Wrike is echt gebouwd voor teams vanaf 10-15 personen die complexe projecten draaien. Marketing teams die campagnes moeten plannen met tientallen deliverables. Creatieve bureaus die goedkeuringsprocessen nodig hebben voor designs. IT-afdelingen die sprints willen managen met afhankelijkheden tussen taken.
Herken je dit? Je hebt meerdere afdelingen die samenwerken. Je wilt gedetailleerde rapportages over wie wat doet. Je hebt automatiseringen nodig omdat handmatig werk te tijdrovend wordt. Dan ben je bij Wrike aan het juiste adres.
Kies NIET voor Wrike als je snel wilt starten zonder gedoe. Of als je budget krap is. Of als je team allergisch is voor complexe software. Dan zijn Asana of Monday.com betere opties.
Features van Wrike
Oké, laten we kijken wat je krijgt voor je geld.
- Interactieve Gantt charts – Dit is waar Wrike echt schittert. Je sleept taken heen en weer, ziet direct welke afhankelijkheden er zijn, en krijgt meteen een overzicht van je kritieke pad. Perfecte planning voor projectmanagers die grip willen op complexe timelines. Maar let op: deze functie zit niet in het gratis plan.
- Aanpasbare dashboards – Hier kun je echt los. Bouw je eigen overzichten met precies de metrics die jij belangrijk vindt. Wil je zien hoeveel taken er deze week af moeten? Of welke teamleden overbelast zijn? Gewoon widgets toevoegen en klaar. Het kost wel even tijd om in te richten zoals je wilt.
- Tijdregistratie – Vanaf het Business plan kun je bijhouden hoeveel tijd taken kosten. Handig voor facturatie of om te zien waar je tijd naartoe gaat. Het werkt intuïtief: start een timer of vul achteraf in. Simpel maar effectief.
- Proofing en goedkeuringen – Voor creatieve teams is dit goud waard. Upload een design, teamleden kunnen direct op specifieke plekken feedback geven, en je houdt alle versies netjes bij. Geen eindeloze e-mailthreads meer met “zie bijlage_final_v3_echt_final.pdf”.
- Aanvraagformulieren – Andere afdelingen kunnen via gestandaardiseerde formulieren werk bij je team aanvragen. Alle info die je nodig hebt wordt meteen verzameld, en het wordt automatisch een taak in je project. Scheelt enorm veel heen-en-weer communicatie.
- Automatisering van workflows – Als een taak de status “Klaar voor review” krijgt, kan automatisch de juiste persoon een notificatie krijgen. Of taken kunnen automatisch verschuiven naar een andere map. Je bespaart uren handmatig gesjouw met taken.
- Cross-tagging van taken – Een taak kan in meerdere projecten tegelijk zitten zonder dat je duplicaten hoeft aan te maken. Super handig als je werkt met matrixstructuren waar mensen aan meerdere projecten bijdragen.
Die Gantt charts verdienen nog wat extra aandacht. In veel tools zijn Gantt charts een soort bijzaak – statisch en niet echt bruikbaar. Bij Wrike zijn ze het hart van de planning. Je ziet in één oogopslag welke taken elkaar blokkeren, waar je vertraging hebt, en of deadlines realistisch zijn. Tijdens mijn test verschoof ik een belangrijke milestone met een week, en alle afhankelijke taken schoven automatisch mee. Dat scheelt uren handmatig aanpassen.
De proofing functie is ook echt goed doordacht. Ik testte het met een team van designers en marketeers. Ze konden precies aangeven waar feedback op sloeg – geen verwarring meer over “die knop bovenaan” als er drie knoppen bovenaan staan. Alle feedback wordt verzameld, de designer past aan, upload een nieuwe versie, en iedereen kan zien wat er veranderd is. Dit alleen al kan weken frustratie schelen in een creatief proces.
Wrike prijs
En dan komen we bij het pijnpunt. Wrike is niet goedkoop.
Er is een gratis plan met onbeperkte gebruikers, wat op papier mooi klinkt. Maar in de praktijk is het te beperkt. Je krijgt basis taakbeheer, maar geen Gantt charts, geen dashboards, en maar 2GB opslag. Voor een echt team is dit niet werkbaar.
Het Team plan kost $10 per gebruiker per maand bij een jaarabonnement (dus $120 per jaar per persoon). Hier krijg je wel Gantt charts en meer opslagruimte. Voor een team van 10 mensen ben je dus $100 per maand kwijt, oftewel bijna $1200 per jaar. Dat is al een flink bedrag.
Het Business plan – waar je tijdregistratie en automatiseringen krijgt – kost $5 per gebruiker per maand ($300 per jaar). Voor datzelfde team van 10 mensen praat je over $250 per maand. Bijna $3.000 per jaar. Dat is serieus geld.
De Enterprise en Pinnacle plannen hebben geen openbare prijzen. Je moet contact opnemen voor een offerte, wat meestal betekent: nog duurder.
Gelukkig is er een gratis proefperiode van 14 dagen. Gebruik die. Echt. Want je wilt niet na een maand ontdekken dat je team de tool niet gebruikt omdat het te complex is.
Is het het waard? Dat hangt af van je situatie. Voor een marketing bureau dat €100+ per uur factureert en wekenlang tijd bespaart op projectcoördinatie? Absoluut. Voor een startup die nog zoekt naar product-market fit? Waarschijnlijk niet.
Waar moet je op letten?
Oké, tijd voor de eerlijke waarschuwingen. Want die zijn er zeker.
De leercurve is echt een probleem. Ik ben niet de minste met software, maar het kostte me makkelijk een week om echt productief te worden met Wrike. Er zijn zoveel opties, instellingen en mogelijkheden dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Nieuwe teamleden waren in het begin compleet verloren. “Waar moet ik dit invullen?” en “Hoe werkt dit ook alweer?” waren dagelijkse vragen.
Dan die laadtijden. Bij grote projecten met honderden taken werd het soms frustrerend traag. Vooral de Gantt charts kunnen haperen als je veel data hebt. Je klikt, wacht, klikt nog een keer uit ongeduld, en dan gebeurt er opeens te veel tegelijk. Niet ideaal als je snel wilt werken.
De prijsstructuur is ook verwarrend. Wrike werkt met minimum aantallen gebruikers per plan, en dat wordt niet altijd duidelijk gecommuniceerd. Je denkt dat je voor 5 gebruikers betaalt, maar moet er minimaal 10 afnemen. Dat soort verrassingen zijn niet leuk.
En hoewel de aanpasbaarheid een voordeel is, is het ook een valkuil. Je kunt jezelf compleet vastlopen door te veel aan te passen. Ik zag tijdens mijn test dat teams soms zo’n complexe structuur opbouwden dat niemand meer snapte hoe het werkte. Soms is minder meer.
De mobiele apps zijn oké, maar niet geweldig. Voor snel een taak checken prima, maar echt werken doe je toch op je laptop. De interface voelt krap op een telefoonscherm, en sommige functies ontbreken gewoon.
Wat vinden anderen?
Ik ben niet de enige met deze ervaringen. Het algemene sentiment over Wrike is gemengd positief – mensen waarderen de kracht, maar worstelen met de complexiteit.
Wat steeds terugkomt in positieve reviews: de aanpasbaarheid voor complexe projecten, de alles-in-één aanpak zodat je niet tien verschillende tools nodig hebt, en de krachtige rapportage mogelijkheden. Enterprise teams zijn vaak enthousiast over de beveiligingsfeatures en de mogelijkheid om echt op maat te werken.
Maar de klachten zijn ook consistent. Die steile leercurve wordt door bijna iedereen genoemd. Nieuwe gebruikers hebben echt tijd nodig om productief te worden. De traagheid bij grote projecten is een veelgehoorde frustratie. En de onduidelijke prijsstructuur met minimum aantallen gebruikers zorgt voor vervelende verrassingen.
In YouTube reviews zie je hetzelfde patroon. TechPrism vergeleek Wrike met Asana en Monday.com en concludeerde dat Wrike de meeste enterprise-functies heeft, maar het minst gebruiksvriendelijk is. Voor teams die al ervaring hebben met projectmanagement software is dat geen probleem. Voor teams die net beginnen wel.
Interessant is dat bijna niemand Wrike “slecht” noemt. Het is meer: goed, maar niet voor iedereen. En dat vat het eigenlijk perfect samen.
Wrike alternatieven
Past dit niet helemaal bij wat je zoekt? Kijk dan eens naar deze alternatieven:
- Asana – Eenvoudiger in gebruik en intuïtiever dan Wrike. Kies hiervoor als je team snel aan de slag wil zonder steile leercurve. De interface is opgeruimder en nieuwe gebruikers snappen het binnen een dag.
- Monday.com – Visueler en makkelijker aan te passen. Kies hiervoor als je voorkeur geeft aan kleurrijke, visuele projectplanning. Het voelt speelser en minder corporate dan Wrike.
- ClickUp – Goedkoper en meer functies in het gratis plan. Kies hiervoor als je een beperkt budget hebt maar wel veel functionaliteit zoekt. Je krijgt meer voor minder geld, maar de interface is soms rommelig.
Veelgestelde vragen
Is Wrike gratis te gebruiken?
Ja, er is een gratis plan met onbeperkte gebruikers. Maar verwacht geen Gantt charts of dashboards – je krijgt alleen basis taakbeheer en 2GB opslag. Voor serieus gebruik moet je echt upgraden naar een betaald plan.
Heeft Wrike een desktop app?
Ja, er zijn desktop apps voor zowel Windows als macOS. Die werken prima, al merk je niet echt verschil met de webversie. Het is vooral handig als je meldingen wilt krijgen zonder een browser open te hebben.
Kan ik tijd registreren in Wrike?
Tijdregistratie zit vanaf het Business plan ($24,80 per gebruiker per maand). In de goedkopere plannen heb je deze functie niet. Als tijdregistratie belangrijk is voor je team, moet je dus flink investeren.
Conclusie
Wrike is een krachtige projectmanagement tool voor teams die complexiteit aankunnen. Als je een middelgroot tot groot team hebt met ingewikkelde workflows, uitgebreide rapportages nodig hebt, en de tijd wilt investeren in een goede setup – dan is Wrike een solide keuze.
Maar het is niet voor iedereen. De leercurve is echt een ding. Je betaalt flink wat geld. En als je team gewoon snel taken wil afvinken zonder gedoe, zijn er betere opties.
Mijn advies? Gebruik die 14 dagen trial. Niet alleen jij, maar je hele team. Kijk of mensen het na een week nog steeds gebruiken of terugvallen op spreadsheets en e-mail. Dat zegt genoeg.
Voor mij persoonlijk? Ik waardeer de kracht, maar mis de eenvoud. Ik zou Wrike aanraden aan een marketing bureau of IT-afdeling met 20+ mensen. Voor kleinere teams zou ik eerder naar Asana of Monday.com kijken. Soms is goed genoeg beter dan perfect-maar-ingewikkeld.
