Votre boîte de réception déborde, votre bloc-notes est plein de gribouillis, et quelque part sur votre bureau se trouve encore un post-it avec quelque chose que vous ne devez pas oublier. Ça vous dit quelque chose ? J’ai utilisé Todoist intensivement pendant trois mois pour voir s’il aide vraiment à maîtriser ce chaos. Spoiler : ça marche, mais pas pour tout le monde.
Todoist : l’entreprise
Todoist existe depuis 2007. C’est une éternité en années d’applications. Fondé par Amir Salihefendic, qui était frustré par les gestionnaires de tâches lents et superflus de l’époque. Il voulait quelque chose de simple. Quelque chose de rapide. Quelque chose qui fonctionne tout simplement.
L’entreprise s’appelle officiellement Doist et est entièrement en télétravail – depuis le début. Pas de bureau, pas de salles de réunion, juste une équipe répartie dans le monde entier. Cette philosophie se reflète dans le produit : accessible partout, toujours synchronisé.
Ce qui distingue Todoist ? L’accent sur la vitesse et la simplicité. Là où d’autres applications vous submergent de fonctionnalités, Todoist maintient le processus principal simple : saisir une tâche, organiser, cocher. Cette philosophie a attiré des millions d’utilisateurs, mais soulève aussi des questions. Simple n’est-il pas trop simple ?
Pour qui est vraiment Todoist ?
Todoist est idéal pour les personnes qui veulent vider leur tête. Les freelances qui veulent garder leurs projets organisés. Les étudiants qui doivent suivre les échéances. Les équipes qui veulent déléguer des tâches sans installer un monstre de gestion de projet.
Mais ce n’est pas pour tout le monde. Vous gérez des projets complexes avec des dépendances, des diagrammes de Gantt et une planification de ressources ? Alors vous vous heurterez rapidement à des limitations. Vous voulez un aperçu entièrement visuel avec des tableaux kanban et des chronologies ? Alors vous devez vraiment regarder Asana ou ClickUp.
Aussi important : Todoist fonctionne mieux si vous avez de la discipline. L’application ne vous force à rien. Pas de pop-ups qui crient pour attirer l’attention. Pas de notifications agressives. Vous devez développer vous-même l’habitude de la consulter quotidiennement. Pour certains, c’est libérateur. Pour d’autres, une recette pour oublier des tâches.
Fonctionnalités de Todoist
Voyons ce que vous obtenez. Et ce que vous n’obtenez pas.
- Quick Add avec traitement du langage naturel – C’est le point culminant. Tapez « demain 14h00 appeler Jan #travail !p1 » et Todoist comprend. La tâche est automatiquement planifiée pour demain à 14h00, reçoit l’étiquette ‘travail’ et la priorité 1. C’est presque magique et fait énormément gagner du temps.
- Tâches récurrentes et rappels – Courses hebdomadaires ? Facture mensuelle à envoyer ? Tapez « chaque lundi » ou « chaque 1er du mois » et c’est automatiquement répété. Les rappels existent aussi, mais seulement dans la version payante. Je trouve encore que c’est un choix étrange.
- Projets, sections et sous-tâches – Vous pouvez créer des projets (par exemple ‘Rénovation’), les diviser en sections (‘Cuisine’, ‘Salle de bain’) et ajouter des sous-tâches par section. Cela reste clair, mais vous devez concevoir la structure vous-même. L’application ne vous aide pas là-dessus.
- Niveaux de priorité et étiquettes – Quatre niveaux de priorité (du rouge à aucune couleur) et étiquettes illimitées. Pratique pour le filtrage. Vous pouvez par exemple mettre toutes les tâches ‘urgentes’ avec l’étiquette ‘travail’ dans un seul aperçu. Mais dans la version gratuite, vos possibilités de filtrage sont limitées.
- Todoist Karma – Gamification. Chaque tâche cochée rapporte des points. Les séries vous motivent à rester actif quotidiennement. Pour certains, c’est puéril. Pour d’autres (comme moi), cela fonctionne étonnamment bien. Il y a quelque chose de satisfaisant dans ces coches vertes.
- Collaborer et déléguer des tâches – Vous pouvez partager des projets avec d’autres et assigner des tâches. Pratique pour les petites équipes ou les familles. Mais n’attendez pas d’outils de collaboration étendus comme des commentaires avec mentions ou des pièces jointes. C’est bien là, mais cela semble basique.
Ce traitement du langage naturel mérite encore un peu d’attention supplémentaire. Il fonctionne dans plusieurs langues, y compris le néerlandais. Tapez « après-demain à deux heures et demie » et il comprend. « Chaque mercredi sauf en décembre » est aussi compris. Ce n’est pas parfait – parfois il interprète quelque chose de travers – mais dans 9 cas sur 10, c’est correct immédiatement. Pour quelqu’un qui veut saisir rapidement sans cliquer dans les menus, c’est de l’or.
La synchronisation fonctionne aussi excellemment. Vous ajoutez une tâche sur votre téléphone pendant que vous êtes au supermarché ? Quelques secondes plus tard, elle apparaît sur votre ordinateur portable. En trois mois, je n’ai jamais vu des tâches disparaître ou apparaître en double. Cela semble évident, mais croyez-moi : toutes les applications n’y arrivent pas.
Prix de Todoist
Todoist a trois plans. Gratuit, Pro et Business. La version gratuite vous donne accès aux bases : 5 projets actifs, tâches et sous-tâches illimitées, et l’application sur toutes les plateformes. Ça semble raisonnable, non ?
Mais alors vous rencontrez les limitations. Pas de rappels. Pas d’étiquettes. Pas d’uploads. Et cette limite de 5 projets se ressent rapidement comme étroite. Travail, privé, courses, loisirs, rénovation – terminé. Vous voulez un sixième projet ? Payez.
La version Pro coûte 5€ par mois (ou 4€ par mois en cas de paiement annuel). Pour cela, vous obtenez 300 projets actifs, rappels, étiquettes, filtres, uploads et thèmes. Pour la plupart des gens, c’est le plan dont ils ont besoin. La question est : vaut-il les 60€ par an ?
Réponse honnête : ça dépend. Utilisez-vous Todoist quotidiennement et vous aide-t-il vraiment à devenir plus productif ? Alors 5€ par mois, ce n’est pas beaucoup. Mais il y a des alternatives. TickTick offre des fonctionnalités comparables pour souvent moins d’argent. Microsoft To Do est entièrement gratuit et fait 80% de ce que fait Todoist.
La version Business coûte 8€ par mois par utilisateur. Elle est surtout intéressante pour les équipes qui veulent collaborer avec des projets partagés, des rôles d’administrateur et des rapports d’équipe. Pour les utilisateurs individuels, c’est excessif.
Il n’y a pas de période d’essai gratuite pour Pro. Mais une garantie de remboursement de 30 jours. C’est quelque chose, mais je trouve étrange qu’il faille d’abord payer pour tester. Les concurrents offrent souvent un essai gratuit de 7 ou 14 jours.
À quoi faut-il faire attention ?
Soyons honnêtes : Todoist n’est pas parfait. La version gratuite ressemble de plus en plus à une démo. Cinq projets, c’est tout simplement trop peu pour un usage sérieux. Et placer les rappels derrière un paywall ? C’est une fonction de base qui devrait être gratuite.
Aussi, la vue calendrier n’est disponible que dans la version payante. Vous pouvez voir un aperçu quotidien ou hebdomadaire, mais pas de vrai calendrier mensuel où vous voyez les tâches sur les dates. Pour les penseurs visuels, c’est frustrant.
Puis les notifications de mise à niveau. Régulièrement, vous recevez des indices que vous « pourriez faire plus avec Pro ». Pas importun, mais présent. Après un moment, ça commence à irriter.
Pour la gestion de projet, Todoist est insuffisant. Pas de diagrammes de Gantt. Pas de dépendances entre tâches. Pas de gestion de ressources. Pas d’enregistrement de temps. C’est vraiment une liste de tâches, pas un outil de projet. Si vous gérez des projets complexes avec plusieurs membres d’équipe et des échéances qui dépendent les unes des autres, vous devez regarder quelque chose comme Asana ou Monday.
Les fonctions de collaboration sont aussi basiques. Vous pouvez assigner des tâches et placer des commentaires, mais il n’y a pas de collaboration en temps réel comme dans Notion. Pas de mentions qui déclenchent des notifications. Pas de discussions par tâche. Ça fonctionne, mais ça fait 2015.
Et bien qu’il y ait beaucoup d’intégrations (Slack, Google Calendar, Zapier), certaines applications importantes manquent. Pas d’intégration native Notion. Pas de liaison directe avec WhatsApp. Pour les power users qui veulent tout automatiser, ça peut être rédhibitoire.
Que pensent les autres ?
Le sentiment général est positif. Les gens apprécient surtout la vitesse et la fiabilité. Cette reconnaissance du langage naturel reçoit beaucoup d’éloges – ça fait vraiment gagner du temps. L’interface est louée pour sa clarté. Pas de boutons superflus, pas de distractions.
La gamification Karma fonctionne pour beaucoup de gens comme motivation. Ça peut sembler bizarre, mais ce petit kick de dopamine d’une tâche cochée et de points qui montent aide vraiment à maintenir l’élan.
Mais les critiques sont cohérentes. La version gratuite limitée est souvent mentionnée comme un facteur rédhibitoire. Les gens trouvent étrange que les rappels soient payants – c’est souvent gratuit chez les concurrents. La limite de 5 projets semble artificielle, comme si on vous forçait à mettre à niveau.
Le prix est aussi un point souvent entendu. 60€ par an pour une liste de tâches ? Certains trouvent ça bien, d’autres trouvent ça trop. Surtout quand vous obtenez TickTick pour moins d’argent avec plus de fonctionnalités (calendrier intégré, minuteur Pomodoro, suivi d’habitudes).
Les critiques YouTube sont nuancées. Tool Finder souligne la question de la valeur : en avez-vous pour votre argent en 2024 ? Millie Pham souligne que Todoist est parfait pour un usage personnel, mais pas pour des projets complexes. Cette conclusion, je la vois aussi revenir dans d’autres critiques.
Alternatives à Todoist
Ça ne correspond pas tout à fait ? Voici les alternatives :
- TickTick – Offre des extras comme un calendrier intégré, un minuteur Pomodoro et un suivi d’habitudes. Choisissez ceci si vous cherchez une application de productivité tout-en-un qui est souvent un peu moins chère.
- Things 3 – Achat unique sans abonnement, mais exclusivement pour les appareils Apple. Choisissez ceci si vous voulez un design magnifique et minimaliste et que vous êtes entièrement dans l’écosystème Apple.
- Microsoft To Do – Entièrement gratuit et profondément intégré avec Outlook et Microsoft 365. Choisissez ceci si vous travaillez déjà avec les logiciels Microsoft et cherchez une solution simple et gratuite.
Questions fréquemment posées
Quelles sont les principales limitations de la version gratuite ?
Dans la version gratuite, vous êtes limité à 5 projets actifs et vous n’avez pas accès aux rappels de tâches. Aussi, les étiquettes, filtres et uploads sont derrière le paywall. Pour un usage court ou pour tester, c’est bien, mais pour un usage sérieux, vous vous heurtez rapidement à des limites.
Todoist fonctionne-t-il aussi hors ligne ?
Oui, vous pouvez ajouter et gérer des tâches sans connexion internet. L’application sauvegarde tout localement et se synchronise automatiquement dès que vous êtes de nouveau en ligne. J’ai testé cela dans le train et ça fonctionne bien – pas de tâches perdues.
Y a-t-il une application officielle pour Linux ?
Oui, Todoist offre un support officiel pour Linux via Snap et AppImage. C’est assez unique – beaucoup d’applications de productivité ignorent complètement Linux. L’application fonctionne aussi bien que sur Windows ou Mac.
Conclusion
Todoist fait exactement ce qu’il promet : organiser vos tâches sans tracas. Cette reconnaissance du langage naturel est vraiment bonne. La synchronisation est fiable. L’interface est propre. Pour les personnes qui veulent vider leur tête et cherchent un système simple, ça fonctionne excellemment.
Mais la version gratuite est trop limitée. Cinq projets et pas de rappels ? Ça ressemble à une limitation artificielle pour vous pousser vers Pro. Et pour 60€ par an, vous obtenez souvent plus de fonctionnalités chez les concurrents.
Mon conseil : essayez d’abord Microsoft To Do si vous voulez une option gratuite. Vous êtes dans l’écosystème Apple ? Considérez Things 3. Vous voulez plus de fonctionnalités pour moins d’argent ? Regardez TickTick. Mais si vous voulez spécifiquement cette saisie rapide et cette fiabilité de Todoist, et que vous l’utilisez quotidiennement, alors Pro en vaut la peine.
J’utilise encore Todoist. Pas parce qu’il est parfait, mais parce qu’il fonctionne simplement. Et parfois, c’est suffisant.
