Votre équipe grandit. Vos projets s’accumulent. Et ces tableurs ? Ils explosent à toutes les coutures. J’ai testé SmartSuite de manière intensive pendant trois mois pour voir s’il combine vraiment la flexibilité d’une base de données avec la clarté de la gestion de projet. Spoiler : c’est le cas, mais pas sans accros.
SmartSuite : l’entreprise
SmartSuite est né d’une observation simple : les équipes se débattent avec des outils qui sont soit trop rigides (logiciels de gestion de projet traditionnels) soit trop techniques (solutions de base de données pures). La plateforme a été lancée en réponse à cette frustration.
Ce qui rend SmartSuite différent ? Ils n’essaient pas d’être énième outil de gestion de projet. Au lieu de cela, ils offrent une plateforme flexible dans laquelle vous pouvez construire vos propres processus de travail. Pensez à Airtable, mais avec l’attrait visuel de Monday.com. Ou l’inverse, selon d’où vous venez.
L’entreprise se concentre sur les équipes qui souhaitent numériser leurs processus sans devoir immédiatement embaucher un développeur. Ils sont conformes au RGPD et offrent un support HIPAA pour les équipes du secteur de la santé. Ce dernier point n’est pas négligeable si vous travaillez avec des données sensibles.
Pour qui est vraiment SmartSuite ?
SmartSuite est conçu pour les équipes qui étaient coincées entre deux mondes. Vous les connaissez bien : ces amateurs de tableurs qui savent qu’Excel ne suffit plus, mais qui n’ont pas non plus envie d’un énième outil de gestion de projet rigide dans lequel il faut forcer ses processus.
Pensez aux équipes marketing qui veulent gérer campagnes, contenu et budgets dans un seul système. Ou aux services RH qui veulent rationaliser recrutement, onboarding et évaluations de performance. Les cabinets de conseil qui veulent combiner projets clients, suivi du temps et planification des ressources y trouveront également leur compte.
Mais franchement ? Si vous avez une petite équipe qui veut simplement cocher des tâches, c’est excessif. Vous feriez mieux d’opter pour quelque chose comme Todoist ou Asana. Et si vous êtes développeur et voulez un contrôle total de l’API ? Alors Airtable deviendra probablement votre meilleur ami.
SmartSuite demande un investissement en temps d’apprentissage. Pas des mois, mais pas non plus dix minutes. Comptez quelques jours pour vraiment le maîtriser. Cet investissement n’est rentable que si vous avez des processus complexes qui nécessitent du sur-mesure.
Fonctionnalités de SmartSuite
Voyons ce qu’il y a sous le capot :
- SmartSuite AI – L’assistant IA vous aide à configurer des workflows, à générer du contenu et à analyser des données. Tapez « crée un plan de projet pour un relancement de site web » et vous obtenez un point de départ. Ce n’est pas parfait, mais cela économise beaucoup de réflexion lors de la configuration de nouvelles solutions.
- Automatisations avancées – C’est là que cela devient intéressant. Un nouveau client dans votre CRM ? Il reçoit automatiquement une tâche d’onboarding, un email de bienvenue et une place dans votre planning. Quelqu’un marque une tâche comme urgente ? Le système envoie alors directement une notification vers votre Slack. Vous construisez ces flux avec un éditeur visuel, aucun code nécessaire.
- Enregistrement du temps – Time tracking intégrée qui est liée à vos tâches et projets. Démarrez un minuteur, basculez entre les projets, et à la fin de la semaine vous voyez exactement où votre temps est passé. Pratique pour la facturation ou simplement pour voir où votre énergie fuit.
- Dashboards & Rapports – C’est là que SmartSuite brille vraiment. Vous construisez des dashboards personnalisés avec des graphiques, des tableaux et des widgets qui affichent des données en temps réel. Combien d’affaires sont dans le pipeline ? Quels projets prennent du retard ? Quelle est la charge de travail de votre équipe ? Un coup d’œil et vous savez tout.
- Plus de 40 types de champs – Des simples champs texte aux relations complexes entre bases de données. Vous avez des formules, des champs de recherche, des téléchargements de fichiers, un suivi de localisation, des évaluations, des cases à cocher… tout ce dont vous avez besoin pour construire votre propre structure de données. C’est comme Excel sous stéroïdes.
- Vues Kanban, Calendrier & Chronologie – Les mêmes données, différentes perspectives. Votre responsable marketing veut voir un tableau kanban, votre manager un diagramme de Gantt, et votre designer un aperçu calendrier ? Tout est possible, à partir de la même source de données. Chacun regarde ce qui fonctionne pour lui.
Ces dashboards méritent une attention particulière. Là où de nombreux outils vous obligent à choisir entre « liste de tâches » ou « aperçu de projet », SmartSuite vous donne la liberté de construire votre propre cockpit de gestion. J’ai vu des dashboards qui combinent des métriques de vente en temps réel avec des échéances de projet et la capacité d’équipe. Vous ne trouvez pas souvent ce niveau de personnalisation.
Les automatisations sont également plus puissantes que vous ne le pensez. Vous pouvez ajouter une logique conditionnelle (si ceci, alors cela, sinon cela), intégrer des délais (attendre trois jours avant d’envoyer un rappel), et même déclencher des webhooks externes. Pour les non-développeurs, c’est un énorme pas en avant.
Prix SmartSuite
Parlons d’argent. SmartSuite a un plan gratuit, mais c’est surtout pour goûter. Vous êtes limité à 3 utilisateurs maximum, 5 solutions, 1.000 records par solution et 100MB de stockage. Pour une vraie équipe, c’est trop limité.
Le plan Team coûte $ 15 par utilisateur par mois (ou $ 12 en paiement annuel, soit $ 144 par an). C’est l’entrée de gamme pour la plupart des équipes. Vous obtenez des solutions et records illimités, 10GB de stockage par utilisateur, et 1.000 automations par mois.
Le plan Professional passe à $ 34 par mois ($ 30 en paiement annuel, $ 360 par an). Ici vous obtenez des permissions avancées, 100GB de stockage par utilisateur, des portails white-label et des automations illimitées. C’est là que SmartSuite devient vraiment intéressant pour les cabinets de conseil ou les agences qui veulent gérer des portails clients.
Enterprise coûte $ 50 par mois ($ 45 en paiement annuel, $ 540 par an) et ajoute la conformité HIPAA, un support dédié et des contrats personnalisés. À moins que vous ne soyez dans une industrie fortement réglementée, vous n’en avez probablement pas besoin.
Est-ce que ça vaut le coup ? Cela dépend d’où vous venez. Comparé à Monday.com (à partir de $ 9 par utilisateur mais avec beaucoup moins de flexibilité) ou Airtable (prix comparables mais moins de fonctionnalités de gestion de projet), SmartSuite se situe dans un juste milieu intéressant. Pour $ 12 par mois, vous obtenez beaucoup de fonctionnalités.
Mais pour les entreprises françaises, $ 15-34 par utilisateur par mois reste conséquent, surtout si votre équipe grandit. Faites le calcul : une équipe de 10 personnes sur le plan Professional vous coûte $ 3.600 par an. Avec ça, vous pouvez aussi embaucher un développeur dédié qui construit une solution personnalisée.
La bonne nouvelle : vous avez 14 jours d’essai pour le tester. Pas besoin de carte bancaire. Utilisez bien ce temps et construisez un vrai workflow, pas juste un terrain de jeu.
À quoi faut-il faire attention ?
L’application mobile est décevante. Vraiment. Vous pouvez consulter des tâches et faire des mises à jour simples, mais oubliez les workflows complexes ou la création de nouvelles solutions. Travailler en déplacement ? Ça devient frustrant. L’application ressemble plus à une solution de secours qu’à un compagnon à part entière.
Puis cette courbe d’apprentissage. SmartSuite se vend comme « intuitif », mais soyons honnêtes : la première fois que vous configurez une solution avec des relations entre différentes tables, vous vous grattez la tête. Ce n’est pas sorcier, mais cela demande de réfléchir logiquement aux structures de données. Pour les personnes habituées aux outils de gestion de projet linéaires, cela peut sembler accablant.
Les intégrations natives sont rares. Oui, vous avez Zapier et les webhooks, mais oubliez une longue liste de connexions en un clic comme vous en trouvez chez Monday.com ou ClickUp. Vous voulez connecter SmartSuite à votre pile d’outils existante ? Alors Zapier devient votre meilleur ami, et ça coûte de l’argent supplémentaire.
Des problèmes de vitesse apparaissent avec de grands ensembles de données. Un utilisateur s’est plaint que le système devenait lent au-delà de 10.000 records dans une solution. Pour la plupart des équipes, ce n’est pas un problème, mais si vous voulez migrer une grande base de données, testez d’abord en profondeur.
Et puis autre chose : les actions en masse sont limitées. Vous voulez mettre à jour 50 tâches en même temps ? C’est possible, mais pas aussi fluide que dans ClickUp. Les power users habitués aux raccourcis clavier et aux modifications en masse regretteront cela.
Qu’en pensent les autres ?
Le sentiment général est positif. Les utilisateurs saluent surtout la combinaison de flexibilité de base de données et de vue d’ensemble de gestion de projet. « Enfin un outil qui unit les deux mondes » est une expression souvent entendue.
L’interface visuellement attractive reçoit beaucoup de compliments. Là où Airtable semble parfois technique et ennuyeux, SmartSuite a l’air moderne. Ça semble superficiel, mais quand vous y travaillez quotidiennement, ça fait la différence.
Le service client est systématiquement salué. Réponses rapides, réponses utiles, et une équipe qui semble vraiment écouter les retours. Pour une plateforme relativement jeune, ce n’est pas une évidence.
Mais cette application mobile ? Les plaintes sont unanimes. « Inutilisable pour un travail sérieux » résume bien la situation. Et les problèmes de vitesse avec les grandes bases de données reviennent régulièrement dans les avis. SmartSuite fonctionne parfaitement jusqu’à ce que vous atteigniez une certaine échelle, puis vous commencez à en ressentir les limitations.
Les reviewers YouTube sont prudemment positifs. Keep Productive fait l’éloge des dashboards et des vues, mais met en garde contre la courbe d’apprentissage. ProcessDriven souligne les permissions supérieures par rapport à ClickUp, mais regrette la vitesse pour les power users. Le schéma est clair : SmartSuite excelle en flexibilité et en vue d’ensemble, mais demande de l’adaptation.
Alternatives à SmartSuite
Cela ne correspond pas tout à fait à ce que vous recherchez ?
- Monday.com – Plus simple d’utilisation mais moins flexible dans la structure des données. Choisissez cette option si vous voulez démarrer rapidement avec une gestion de projet traditionnelle sans courbe d’apprentissage abrupte. L’interface est plus colorée et ludique, ce que certaines équipes apprécient.
- Airtable – Plus axé sur les fonctionnalités de base de données et les intégrations API. Choisissez cette option si vous cherchez une solution de base de données pure avec une liberté maximale pour les développeurs. Les possibilités de script sont plus étendues, mais les fonctionnalités de gestion de projet sont plus limitées.
- ClickUp – Modèle d’entrée moins cher mais peut être accablant à cause de trop de fonctionnalités. Choisissez cette option si votre budget est limité et que vous voulez entasser énormément de fonctionnalités dans une seule application. Attention toutefois : cette quantité d’options peut aussi être paralysante.
Questions fréquentes
SmartSuite est-il conforme RGPD et HIPAA ?
Oui, sur les deux fronts. SmartSuite est conforme aux directives RGPD, ce qui signifie que vous pouvez stocker en toute sécurité les données de clients européens. La conformité HIPAA est disponible sur les plans supérieurs, spécifiquement pour les équipes du secteur de la santé qui travaillent avec des données de patients. Vérifiez tout de même si votre cas d’usage spécifique entre dans les conditions de conformité.
Puis-je utiliser mon propre nom de domaine ?
Oui, mais seulement à partir du plan Professional. Vous obtenez alors des portails white-label sur lesquels vous pouvez mettre votre propre branding et nom de domaine. Pratique si vous voulez gérer des portails clients ou utiliser SmartSuite comme partie intégrante de votre propre produit. Sur les plans inférieurs, vous êtes limité au branding SmartSuite.
Puis-je modifier mon abonnement à tout moment ?
Oui, vous n’êtes pas bloqué. La mise à niveau peut se faire directement et prend effet immédiatement. La rétrogradation est également possible, mais votre plan actuel doit d’abord expirer avant que le changement ne devienne actif. Cela évite que vous perdiez de l’argent sur un abonnement déjà payé. Attention toutefois aux limites de votre nouveau plan – rétrograder de Professional à Team signifie que vous perdrez certaines fonctionnalités.
Conclusion
SmartSuite n’est pas un outil pour tout le monde. Ce n’est pas non plus un outil que vous maîtriserez en un après-midi. Mais si votre équipe est coincée entre les tableurs et les logiciels de gestion de projet rigides, c’est précisément le pont dont vous avez besoin.
La force réside dans la flexibilité. Vous construisez vos propres processus de travail, vos propres dashboards, vos propres automatisations. Cela demande toutefois un investissement en temps et en réflexion. Pour les équipes de moins de cinq personnes, c’est probablement excessif. Pour les équipes plus importantes qui veulent numériser des processus complexes ? Alors cet investissement est rentabilisé.
L’application mobile reste un point faible. Travailler réellement en mobilité n’est pas possible. Et les intégrations natives limitées signifient que vous aurez probablement besoin de Zapier en complément. Ce ne sont pas des obstacles rédhibitoires, mais c’est la réalité.
Personnellement ? Je recommanderais SmartSuite aux cabinets de conseil, aux équipes marketing et aux services RH qui veulent professionnaliser leurs processus sans acquérir immédiatement un monstre enterprise comme Salesforce ou SAP. Le rapport qualité-prix est bon, le support est excellent, et la plateforme évolue avec vos ambitions. Mais commencez par cet essai de 14 jours. Construisez un véritable workflow. Testez votre cas d’usage. Vous saurez alors assez rapidement si cela deviendra votre nouvel espace de travail.
