Votre équipe grandit. Les projets s’accumulent. Et quelque part entre le cinquième fil de discussion Slack et l’énième feuille Excel, vous perdez le fil. Ça vous parle ? J’ai utilisé Asana de manière intensive ces derniers mois pour différents projets – des calendriers éditoriaux au développement de produits. Il est temps de vous dire exactement ce qui fonctionne et où vous allez rencontrer des obstacles.
Asana : l’entreprise
Asana a été fondée en 2008 par Dustin Moskovitz (oui, celui de Facebook) et Justin Rosenstein. Tous deux étaient frustrés par la façon dont les équipes collaboraient chez Facebook. Trop de réunions. Trop de flou sur qui faisait quoi. Ils voulaient un endroit où chacun pouvait voir exactement ce qui se passait.
Cette frustration a mené à Asana – un outil qui tourne autour de la transparence et de la clarté. Plus de fils de discussion interminables par e-mail pour retrouver qui est responsable de telle ou telle tâche. Tout au même endroit, visible par tous.
Aujourd’hui, plus de 150 000 organisations utilisent Asana. Des petites startups aux entreprises comme Spotify et la NASA. C’est devenu l’un des plus grands acteurs de la gestion de projet, avec des bureaux dans le monde entier et une valorisation de plusieurs milliards de dollars.
Pour qui est vraiment Asana ?
Asana s’adresse aux équipes qui ont besoin de structure sans se noyer dans la complexité. Pensez aux équipes marketing qui planifient des campagnes, aux développeurs de produits qui gèrent des sprints, ou aux services RH qui suivent les processus d’intégration.
Cela fonctionne bien pour les équipes de 5 à 500 personnes. Plus petit que ça ? Alors Asana est probablement excessif – Trello fera très bien l’affaire. Plus grand que 500 ? Alors vous voudrez peut-être plus de fonctionnalités enterprise que vous trouverez dans des outils comme Jira.
Pas idéal pour les freelances qui travaillent seuls. La force réside dans la collaboration et la vue d’ensemble sur plusieurs personnes. Pas parfait non plus pour les équipes qui veulent travailler de manière très visuelle – Monday.com gagne alors en couleur et en style. Et si vous cherchez un outil tout-en-un avec CRM, documents et chat dans un seul package, regardez du côté de ClickUp.
Fonctionnalités d’Asana
Soyons honnêtes : Asana est bourré de fonctionnalités. Mais lesquelles utilisez-vous vraiment ?
- Workflow Builder – Construisez vos propres processus sans avoir à coder. Nouvel article de blog planifié ? Alors il va automatiquement vers le rédacteur, puis vers le design, et finalement vers la publication. Vous le configurez une fois et ça tourne tout seul. Ça évite d’interminables bricolages avec des mises à jour manuelles.
- Chronologie (diagrammes de Gantt) – Voyez d’un coup d’œil quelles tâches dépendent les unes des autres. Vous décalez une deadline ? Alors toutes les tâches liées se décalent avec. Idéal pour les projets complexes où tout doit s’enchaîner. Il faut un peu s’y habituer si vous n’avez jamais travaillé avec des diagrammes de Gantt.
- Automatisation des tâches – Quelqu’un marque une tâche comme « Terminée » ? Elle passe automatiquement à la phase suivante. Une échéance approche ? Envoyez un rappel. Vous pouvez tout configurer sans connaissances techniques. Cela économise vraiment des heures par semaine de manipulation manuelle.
- Portfolios pour vue d’ensemble des projets – Vous avez cinq projets en cours en même temps ? Avec les portfolios, vous voyez le statut de tout sur un seul écran. Rouge signifie retard, vert est dans les temps. Parfait pour les managers qui veulent voir la vue d’ensemble sans se noyer dans les détails.
- Gestion de la charge de travail (Workload management) – Voyez exactement combien d’heures chacun a cette semaine. Un membre de l’équipe est surchargé tandis qu’un autre n’a rien à faire ? Alors vous pouvez déplacer des tâches avant que cela n’escalade. Cela prévient le burn-out et la frustration.
- Suivi des objectifs et jalons – Reliez vos tâches quotidiennes à des objectifs d’entreprise plus larges. Ainsi, vous voyez si ce travail sur ces publications sur les réseaux sociaux contribue réellement à votre objectif T4. Donne du contexte à tout ce que vous faites.
Les différentes vues méritent un peu plus d’attention. Vous pouvez visualiser le même projet sous forme de liste (simple et clair), de tableau (style Kanban pour ceux qui travaillent visuellement), de timeline (ces diagrammes de Gantt), ou de calendrier. Chacun dans votre équipe peut choisir sa propre préférence. Une personne aime les listes, l’autre veut pouvoir faire glisser ces cartes.
Et puis les intégrations. Asana se connecte avec pratiquement tout : Slack pour les notifications, Google Drive pour les documents, Zoom pour les réunions, Harvest pour le suivi du temps. Vous n’avez pas besoin de constamment basculer entre les applications. Tout se rejoint dans Asana.
Prix d’Asana
Commençons par la bonne nouvelle : il existe une version gratuite. Le plan Personal ne coûte rien et fonctionne pour un maximum de 10 membres d’équipe. Vous obtenez des tâches et des projets illimités, plus les vues de base (liste, tableau, calendrier). Pour une petite équipe qui débute, c’est en fait assez généreux.
Mais. Cette version gratuite manque de fonctionnalités puissantes. Pas de timelines, pas d’automatisation, pas de rapports avancés. Pour beaucoup d’équipes, cela se révèle rapidement trop limité.
Puis les plans payants. Le plan Starter coûte € 10,99 par mois par utilisateur en paiement annuel (€ 131,88 par an au total). Paiement mensuel ? Alors vous payez € 13,49 par mois. Vous obtenez des chronologies, l’automatisation et le workflow builder. Pour la plupart des équipes en croissance, c’est le point de départ.
Le plan Advanced grimpe considérablement : € 24,99 par mois par utilisateur en paiement annuel (€ 299,88 par an). Mensuellement, cela fait € 30,49. Vous obtenez des portfolios, la gestion de la charge de travail et des rapports avancés. Particulièrement intéressant pour les grandes équipes ou si vous devez superviser plusieurs projets simultanément.
Enterprise et Enterprise+ n’ont pas de prix fixe – vous devez contacter pour obtenir un devis. Cela signifie généralement : cher. Ces plans sont vraiment pour les grandes organisations avec des exigences spécifiques en matière de sécurité et de support.
Honnêtement ? Pour les petites équipes, € 10,99 par personne par mois, c’est assez conséquent. Surtout si votre équipe compte 15 personnes, vous payez rapidement € 165 par mois. Monday.com et ClickUp sont souvent moins chers pour des fonctionnalités comparables. D’un autre côté : la version gratuite d’Asana est plus généreuse que celle de Monday.
Vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 30 jours. Pas besoin de carte bancaire pour l’essai. Profitez bien de ce temps – testez surtout ces automatisations et chronologies, car c’est pour ça que vous paierez finalement.
À quoi faut-il faire attention ?
Parlons des frustrations. Parce qu’il y en a.
Première irritation : vous ne pouvez assigner qu’une seule personne à une tâche. Cela peut sembler logique – un seul responsable évite la confusion. Mais en pratique, les gens travaillent souvent ensemble sur la même tâche. Vous pouvez ajouter des « abonnés », mais ils ne reçoivent pas de notifications comme le responsable principal. Compliqué.
Puis le prix. Je l’ai déjà mentionné, mais c’est vraiment un point sensible. Pour les startups et scale-ups néerlandaises, € 25 par personne par mois pour le plan Advanced, c’est beaucoup d’argent. Surtout si vous avez 20+ personnes. Alors on parle de € 500 par mois. C’est € 6000 par an pour un logiciel de gestion de projet.
Les notifications sont par défaut beaucoup trop agressives. Vous êtes submergé d’emails pour chaque petite mise à jour. Quelqu’un ajoute un commentaire ? Email. Une tâche est décalée d’un jour ? Email. Votre boîte de réception se remplit. Oui, vous pouvez ajuster cela dans les paramètres, mais pourquoi le paramètre par défaut est-il si excessif ?
Le suivi du temps est une histoire à moitié terminée. Asana a récemment une fonction native de suivi du temps, mais elle n’est disponible que dans les plans payants et est assez basique. Beaucoup d’équipes doivent encore intégrer avec Harvest ou Toggl. Pourquoi pas simplement un minuteur intégré décent ?
Et puis la courbe d’apprentissage. Asana semble simple, mais dès que vous plongez dans les champs personnalisés, les modèles et les automatisations, cela devient complexe. Les nouveaux membres de l’équipe ont vraiment besoin de quelques semaines pour tout maîtriser. Pas aussi grave que ClickUp, mais pas aussi intuitif que Trello.
Dernier point : l’application mobile est correcte, mais pas géniale. Consulter et créer des tâches fonctionne bien. Mais modifier des workflows complexes ou consulter des rapports ? Faites-le plutôt sur votre ordinateur portable. L’application ressemble plus à une solution de secours qu’à un espace de travail complet.
Qu’en pensent les autres ?
Le sentiment général sur Asana est positif, mais avec des réserves claires. Les gens apprécient surtout l’interface propre et claire. Pas de fioritures inutiles – juste un outil qui fait ce qu’il doit faire.
La version gratuite reçoit beaucoup d’éloges. Comparé à Monday.com, Asana offre plus de valeur sans payer. Des tâches et projets illimités pour 10 personnes, c’est assez généreux. Beaucoup de petites équipes y restent pendant des années.
Les chronologies et les vues calendrier sont souvent mentionnées comme de grands avantages. Les équipes qui viennent de feuilles Excel ou de tableaux blancs trouvent cela rafraîchissant d’avoir tout en numérique et organisé. Et les intégrations avec Slack et Google Drive fonctionnent effectivement sans accroc – ce n’est pas du discours marketing.
Mais alors les plaintes. Cette règle d’une-personne-par-tâche revient constamment dans les avis. « Pourquoi je ne peux pas simplement assigner deux personnes ? » est une frustration souvent entendue. Cela donne l’impression d’une limitation artificielle.
Le prix est l’autre grand sujet de discussion. Les petites équipes en particulier trouvent le saut de gratuit à 10,99 € par personne assez rude. Et puis ils découvrent qu’ils ont en fait besoin du plan Advanced pour les portfolios et la gestion de la charge de travail. Soudain, on parle de 25 € par personne. C’est tout simplement trop pour beaucoup d’entreprises françaises.
Les notifications par email sont un point d’irritation récurrent. Les gens passent à Asana pour recevoir moins d’emails, et puis ils sont quand même submergés. Oui, c’est paramétrable, mais pourquoi le réglage par défaut est-il aussi pénible ?
Fait marquant : beaucoup de gens trouvent Asana « ennuyeux » par rapport à Monday.com. Pas de couleurs, pas d’animations, pas de flair visuel. Pour certains, c’est justement agréable – pas de distraction. Pour d’autres, cela fait démodé.
Alternatives à Asana
Asana ne convient pas tout à fait à votre équipe ? Alors regardez ces options :
- Monday.com – Plus visuel et coloré, souvent plus facile pour les équipes non techniques. Choisissez-le si vous voulez une interface très visuelle et avez besoin de fonctionnalités de type CRM. Monday semble plus moderne et est souvent plus intuitif pour les personnes qui ne travaillent pas quotidiennement avec des outils de gestion de projet.
- Trello – Plus simple et limité, se concentre uniquement sur Kanban. Choisissez-le si vous avez seulement besoin de tableaux de tâches simples sans structures de projet complexes. Parfait pour les petites équipes ou l’utilisation personnelle. Beaucoup moins cher aussi – la version gratuite suffit pour la plupart des gens.
- ClickUp – Plus de fonctionnalités (tout-en-un) et moins cher, mais courbe d’apprentissage plus raide. Choisissez-le si vous voulez une fonctionnalité maximale pour un prix plus bas et êtes prêt à investir du temps dans la configuration. ClickUp a des documents, chat, objectifs, suivi du temps – tout intégré. Mais c’est aussi accablant pour les nouveaux utilisateurs.
Questions fréquemment posées
Peut-on utiliser Asana gratuitement ?
Oui, le plan Personal est gratuit pour les équipes jusqu’à 10 personnes. Vous obtenez des tâches et projets illimités, mais il vous manque les fonctionnalités puissantes comme les chronologies, l’automatisation et les rapports avancés. Pour une petite équipe qui débute, c’est un bon point de départ, mais vous vous heurtez rapidement aux limitations.
Asana dispose-t-il d’un suivi du temps intégré ?
Oui, Asana a récemment une fonction de suivi du temps native. Celle-ci est uniquement dans les plans payants et est assez basique. De nombreuses équipes choisissent encore d’intégrer des outils spécialisés comme Harvest ou Toggl. Ceux-ci offrent plus de possibilités de reporting et d’options de facturation.
Puis-je utiliser Asana hors ligne ?
Les applications mobiles pour iOS et Android ont une fonctionnalité hors ligne limitée. Vous pouvez consulter les tâches et en créer de nouvelles, qui se synchronisent dès que vous êtes de nouveau en ligne. Mais la version web nécessite une connexion Internet. Pour les équipes qui sont souvent en déplacement ou sur des sites sans wifi, c’est un inconvénient.
Conclusion
Asana est un outil de gestion de projet solide qui fonctionne particulièrement bien pour les équipes qui recherchent de la structure sans se noyer dans la complexité. L’interface est épurée, les fonctions de base marchent bien, et la version gratuite est étonnamment généreuse.
Mais ce n’est pas parfait. Le prix est plutôt élevé pour les équipes françaises, surtout si vous avez besoin du plan Advanced. La règle d’une-personne-par-tâche reste frustrante. Et le suivi du temps aurait pu être meilleur.
Choisissez Asana si vous voulez un outil fiable et professionnel sans trop de fioritures. Si votre équipe compte entre 10 et 50 personnes, que vous avez régulièrement des projets complexes avec des dépendances, et que vous avez le budget pour un plan payant. Les automatisations et les chronologies sont vraiment précieuses si vous les utilisez correctement.
Choisissez autre chose si votre budget est serré (essayez ClickUp), si vous voulez une interface très visuelle (optez pour Monday.com), ou si vous avez simplement besoin de tableaux de tâches simples (Trello suffit). Et si vous êtes un freelance qui travaille seul ? Alors Asana est excessif – utilisez Notion ou Todoist.
Personnellement ? J’utilise encore Asana pour les projets clients. Non pas parce que c’est parfait, mais parce que c’est fiable et que mes clients le comprennent. C’est finalement ce qui compte : un outil que votre équipe utilise réellement, plutôt que cette application fancy qui finit aux oubliettes après deux semaines.
