Votre boîte de réception déborde. Chaque e-mail semble être une nouvelle tâche. Et quelque part entre ces 47 messages non lus se trouve ce rendez-vous que vous ne devez vraiment pas oublier. Vous reconnaissez ? J’ai utilisé Google Tasks de manière intensive pendant trois mois pour voir si cette application de liste de tâches minimaliste est vraiment aussi pratique que tout le monde le dit.
Google Tasks : l’entreprise
Google Tasks n’est pas un nouveau venu. L’outil existe depuis 2008, mais est resté caché pendant des années dans un coin de Gmail. Peu de gens savaient qu’il existait. En 2018, il a enfin obtenu sa propre application et un bon rafraîchissement.
Google a développé Tasks avec un seul objectif : gérer les tâches sans complications. Pas de fonctionnalités compliquées. Pas d’options superflues. Juste noter vos tâches et les cocher. Cette philosophie se retrouve dans chaque partie de l’application.
Le plus beau ? C’est intégré dans l’écosystème Google. Vous utilisez Gmail ? Tasks y est déjà. Google Calendar ? Là aussi. Cette intégration n’est pas ajoutée après coup, mais fait partie du cœur de la façon dont Google a conçu ses outils de productivité.
Pour qui est vraiment Google Tasks ?
Soyons honnêtes : Google Tasks n’est pas pour tout le monde. Êtes-vous un chef de projet qui doit gérer des flux de travail complexes ? Alors vous feriez mieux de continuer à chercher. Travaillez-vous dans une équipe qui doit partager et attribuer des tâches ? Dans ce cas aussi, ce n’est pas votre outil.
Mais utilisez-vous Gmail comme votre cerveau numérique ? Consultez-vous constamment votre Google Calendar ? Alors ça devient intéressant. Google Tasks est conçu pour les personnes qui vivent déjà dans l’écosystème Google et ne veulent pas en sortir.
Pensez aux freelances qui veulent transformer leur boîte de réception en points d’action. Ou aux étudiants qui veulent lier leurs devoirs à leur emploi du temps. Ou simplement à quelqu’un qui veut une simple liste de courses accessible partout. Pas de tracas avec la création de comptes ou l’apprentissage de nouvelles applications. Ça fonctionne tout simplement.
L’utilisateur idéal ? Quelqu’un qui aime le minimalisme. Qui ne veut pas réfléchir aux étiquettes, aux priorités et aux filtres complexes. Qui veut juste noter ce qui doit être fait et quand.
Fonctionnalités de Google Tasks
J’ai exploré chaque recoin de Google Tasks. Voici les fonctionnalités que vous utilisez vraiment :
- Intégration Gmail – C’est la fonctionnalité phare. Vous voyez un mail qui nécessite une action ? Faites-le glisser vers la barre latérale Tasks. C’est fait. Le mail devient une tâche, avec un lien vers le message d’origine. J’utilise cela quotidiennement pour les demandes de devis et les mails de retour.
- Synchronisation Google Calendar – Vous donnez une date et une heure à une tâche ? Elle apparaît alors automatiquement dans votre agenda. L’inverse fonctionne aussi : créez un rendez-vous dans Calendar et ajoutez-y des tâches. Tout reste synchronisé sans que vous ayez à faire quoi que ce soit.
- Sous-tâches – Diviser une grande tâche en plus petites étapes. Ça semble simple, mais ça marche étonnamment bien. « Refonte du site web » devient alors : créer les wireframes, rédiger le contenu, collecter les photos, tester. Vous cochez les sous-tâches et voyez votre progression augmenter.
- Plusieurs listes – Créez des listes séparées pour le travail, le privé, les courses, les projets. Vous passez d’une liste à l’autre en un clic. J’en ai six : travail urgent, travail cette semaine, privé, courses, idées et en attente des autres.
- Tâches récurrentes – Quotidien, hebdomadaire, mensuel, annuel. Ou des modèles personnalisés comme « chaque premier lundi du mois ». Parfait pour les choses récurrentes comme envoyer des factures ou arroser les plantes.
- Détails et notes – Pour chaque tâche, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires. Un lien, une note, un rappel. Ça reste clair, mais vous avez l’espace si vous en avez besoin.
Cette intégration Gmail mérite une attention particulière. Je reçois quotidiennement des e-mails que je ne peux pas traiter immédiatement. Avant, je les marquais comme non lus et je les oubliais quand même. Maintenant, je les fais glisser vers Tasks avec une date. Ma boîte de réception reste vide, mes tâches sont alignées. Ça semble simple, mais ça a vraiment changé ma façon de travailler.
Et ce lien avec Calendar ? Il fonctionne dans les deux sens. Les tâches avec une échéance apparaissent entre vos rendez-vous. Mais vous pouvez aussi créer directement des points d’action à partir d’une réunion. « Réunion avec le client X » obtient alors des sous-tâches comme « préparer le devis » et « rassembler les exemples ». Tout reste ensemble.
Prix de Google Tasks
C’est là que ça devient intéressant. Google Tasks est entièrement gratuit. Pas de frais cachés. Pas de version premium. Pas de « mettre à niveau pour plus de fonctionnalités ». Vous obtenez tout ce qu’il y a, sans payer.
Cela semble trop beau pour être vrai, n’est-ce pas ? Le revers de la médaille est que vous n’obtenez pas plus que ce qui existe actuellement. Vous voulez collaborer avec des collègues ? Impossible. Des filtres avancés ? Non. Des intégrations avec d’autres applications ? Oubliez ça. Google vous donne un outil gratuit, mais le garde volontairement simple.
Comparez cela avec Todoist, où vous payez € 4 par mois pour les étiquettes et les rappels. Ou TickTick pour € 2,50 par mois pour le minuteur Pomodoro et le suivi des habitudes. Google Tasks fait moins, mais ne coûte rien non plus.
Pour qui ce modèle gratuit est-il idéal ? Pour les personnes qui ont déjà un compte Google Workspace. Elles paient de toute façon pour Gmail et Calendar. Tasks est alors un bonus. Mais aussi pour tous ceux qui ont un compte Gmail gratuit : vous obtenez une liste de tâches complète sans dépenser un centime.
À quoi faut-il faire attention ?
Après trois mois d’utilisation, les limitations sont claires. Et elles ne sont pas minimes.
Pas de collaboration. C’est la plus grande frustration. Vous ne pouvez pas partager une liste avec votre partenaire, collègue ou coéquipier. Vous travaillez ensemble sur un projet ? Alors tout le monde doit tenir sa propre petite liste. Ou vous devez vous rabattre sur Google Docs ou Sheets, ce qui sape tout l’objectif d’une application de tâches.
Les notifications sont faibles. Surtout sur Android. Elles apparaissent bien, mais ne se démarquent pas. Pas de son par défaut. Pas d’icône persistante. J’ai raté plusieurs fois une tâche parce que j’ai négligé la notification parmi toutes mes autres notifications.
Pas d’application de bureau. Vous devez l’utiliser via le navigateur ou via la barre latérale dans Gmail. Vous voulez vérifier rapidement vos tâches sans ouvrir votre messagerie ? Pas de chance. Vous devez d’abord naviguer vers gmail.com ou calendar.google.com. Une application autonome rendrait cela tellement plus pratique.
Les tâches sans date disparaissent de la vue. Elles sont dans votre liste, mais n’apparaissent pas dans votre Calendar. Logique peut-être, mais cela signifie que vous devez activement parcourir vos listes pour voir ce qui reste ouvert. Avec d’autres applications, vous voyez toujours un aperçu de tout.
Pas de tri avancé. Vous ne pouvez pas filtrer les tâches par priorité ou étiquette. Vous ne pouvez pas les regrouper par projet. La seule organisation se fait via des listes et des sous-tâches. Pour des tâches simples, c’est parfait. Pour des projets complexes, c’est insuffisant.
Et voici quelque chose qui me dérange vraiment : pas de structure de dossiers pour les listes. J’ai six listes. C’est encore gérable. Mais si vous en avez vingt ? Alors ça devient le chaos. Vous ne pouvez pas mettre les listes dans des dossiers ou les catégoriser. Elles sont simplement les unes sous les autres.
Qu’en pensent les autres ?
Les avis sur Google Tasks sont partagés. Et cela a parfaitement du sens.
Les personnes qui sont déjà profondément dans l’écosystème Google sont enthousiastes. Elles apprécient le lien direct avec Gmail. Le glissement des emails vers les tâches est constamment mentionné comme favori. La visibilité dans la barre latérale Calendar reçoit également beaucoup d’éloges. « Enfin je vois mes tâches entre mes rendez-vous », est une réaction fréquente.
Le design minimaliste divise. Certains le trouvent merveilleusement calme. Pas de distractions, pas de boutons superflus. D’autres le trouvent justement trop dépouillé. Trop simple. Trop limité. « Cela ressemble à un produit à moitié terminé », j’ai lu cela plusieurs fois.
La plus grande plainte ? Elle revient sans cesse : aucune possibilité de partager. Les équipes ne peuvent rien en faire. Les familles non plus. Cela reste un outil personnel. C’est voulu, mais pour beaucoup de gens c’est rédhibitoire.
Sur Android, les notifications sont un problème souvent mentionné. Elles sont trop subtiles. Trop faciles à manquer. Les gens oublient des tâches parce qu’ils n’ont pas vu le rappel. C’est une fonction de base qui doit être améliorée.
Mais il y a aussi beaucoup d’appréciation. Le prix gratuit est énormément apprécié. Pas de coûts cachés, pas de pression premium. Et la fiabilité : cela fonctionne toujours. Pas de plantages, pas de bugs, pas de tâches perdues. Ce n’est pas rien.
Alternatives à Google Tasks
Trop limité pour votre utilisation ? Regardez alors ces options :
- Todoist – Beaucoup plus étendu avec des étiquettes, des filtres et des options de collaboration. Choisissez ceci si vous avez besoin de fonctionnalités avancées de gestion des tâches et d’organisation de projets. C’est plus puissant, mais coûte € 4 par mois.
- Microsoft To Do – Meilleure intégration avec Outlook et Windows. Choisissez ceci si vous travaillez principalement dans l’écosystème Microsoft. Également gratuit, mais avec plus de fonctionnalités que Google Tasks.
- TickTick – Contient des extras comme un minuteur Pomodoro et un suivi d’habitudes. Choisissez ceci si vous voulez combiner outils de productivité et tâches en une seule application. Pour € 2,50 par mois, vous obtenez un pack de productivité complet.
Questions fréquemment posées
Puis-je partager des listes avec d’autres personnes ?
Non, c’est la plus grande limitation. Google Tasks ne prend pas en charge le partage direct de listes. Vous pouvez bien assigner des tâches dans les espaces Google Chat ou via Google Docs, mais c’est compliqué. Pour une vraie collaboration, vous devez regarder vers un autre outil.
Y a-t-il une application de bureau pour Windows ou Mac ?
Non, malheureusement pas. Il n’y a pas d’application desktop officielle. Vous utilisez Google Tasks via la barre latérale dans Gmail ou Calendar, ou via le navigateur sur tasks.google.com. Pour certaines personnes c’est bien, d’autres trouvent embêtant de devoir d’abord ouvrir leur messagerie.
Google Tasks se synchronise-t-il avec Google Calendar ?
Oui, et ça marche vraiment bien. Les tâches avec une date et une heure apparaissent automatiquement dans votre Google Calendar. Vous les voyez parmi vos rendez-vous. Inversement, vous pouvez aussi créer des tâches depuis Calendar. La synchronisation est instantanée, sans délai.
Conclusion
Google Tasks n’est pas une solution miracle. Ce n’est pas un outil de gestion de projet puissant. Il n’a pas de fonctionnalités sophistiquées ou d’assistants IA. Et c’est justement le but.
C’est une liste de tâches simple et fiable pour les personnes qui vivent déjà dans l’écosystème Google. Vous utilisez Gmail quotidiennement ? Vous consultez constamment votre Google Calendar ? Alors Tasks se présente comme une extension naturelle. Cette fonction mail-vers-tâche à elle seule me fait gagner du temps chaque jour.
Mais vous travaillez en équipe ? Vous voulez partager des listes ? Vous avez besoin de filtres avancés ? Alors vous devez vraiment regarder ailleurs. Google Tasks a été volontairement maintenu limité. C’est parfait pour certains, frustrant pour d’autres.
Après trois mois d’utilisation, je continue à l’utiliser. Non pas parce que c’est parfait, mais parce que ça correspond à ma façon de travailler. Ma boîte de réception est plus vide. Mes tâches sont liées à mon agenda. Et je n’ai rien à payer pour ça. Pour moi ça marche. Pour vous peut-être aussi.
