Votre boîte de réception déborde. Chaque e‑mail semble être une nouvelle tâche. Et quelque part parmi ces 47 messages non lus se trouve ce rendez‑vous que vous ne devez absolument pas oublier. Reconnaissable ? J’ai utilisé Google Tasks de manière intensive pendant trois mois pour voir si cette application de tâches minimaliste est vraiment aussi pratique que tout le monde le dit.
Google Tasks : l’entreprise
Google Tasks n’est pas un nouveau venu. L’outil existe depuis 2008, mais est resté pendant des années caché dans un coin de Gmail. Peu de gens savaient qu’il existait. En 2018, il a enfin obtenu sa propre application et une solide mise à jour.
Google a développé Tasks avec un seul objectif : gérer les tâches sans complications. Pas de fonctions complexes. Pas d’options superflues. Juste écrire vos tâches et les cocher. Cette philosophie se reflète dans chaque partie de l’application.
Le plus beau ? Il est intégré dans l’écosystème Google. Vous utilisez Gmail ? Alors Tasks y est déjà. Google Calendar ? Là aussi. Cette intégration n’a pas été ajoutée après coup, mais fait partie du cœur de la façon dont Google a conçu ses outils de productivité.
Pour qui Google Tasks est‑il réellement ?
Soyons honnêtes : Google Tasks n’est pas pour tout le monde. Vous êtes chef de projet et devez gérer des workflows complexes ? Mieux vaut passer votre chemin. Vous travaillez en équipe et devez partager et attribuer des tâches ? Ce n’est pas non plus l’outil idéal.
Mais si vous utilisez Gmail comme votre cerveau numérique ? Si vous consultez constamment votre Google Calendar ? Là, ça devient intéressant. Google Tasks est fait pour les personnes qui vivent déjà dans l’écosystème Google et ne veulent pas en sortir.
Pensez aux freelances qui souhaitent transformer leur boîte de réception en actions. Ou aux étudiants qui veulent lier leurs devoirs à leur emploi du temps. Ou tout simplement à quelqu’un qui veut une liste de courses simple et accessible partout. Pas de prise de tête avec la création de comptes ou l’apprentissage de nouvelles applications. Ça fonctionne, tout simplement.
L’utilisateur idéal ? Quelqu’un qui aime le minimalisme. Qui ne veut pas réfléchir à des libellés, priorités ou filtres complexes. Qui veut juste noter ce qu’il doit faire et quand.
Fonctionnalités de Google Tasks
J’ai exploré chaque recoin de Google Tasks. Voici les fonctionnalités que vous utilisez réellement :
- Intégration Gmail – C’est la fonctionnalité phare. Vous voyez un e‑mail qui nécessite une action ? Faites-le glisser dans la barre latérale de Tasks. C’est tout. L’e‑mail devient une tâche, avec un lien vers le message original. J’utilise cela quotidiennement pour les demandes de devis et les e‑mails de retours.
- Synchronisation Google Calendar – Attribuez une date et une heure à une tâche ? Elle apparaît alors automatiquement dans votre agenda. Et inversement : créez un rendez-vous dans Calendar et ajoutez-y des tâches. Tout reste synchronisé sans que vous n’ayez rien à faire.
- Sous‑tâches – Diviser une grande tâche en étapes plus petites. Cela paraît simple, mais c’est étonnamment efficace. « Refaire le site web » devient : créer des wireframes, rédiger le contenu, rassembler des photos, tester. Vous cochez les sous‑tâches et voyez votre progression.
- Listes multiples – Créez des listes séparées pour le travail, le privé, les courses, les projets. Vous passez d’une liste à l’autre d’une simple pression. J’en ai six : travail urgent, travail cette semaine, privé, courses, idées et en attente d’autrui.
- Tâches récurrentes – Quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, annuelles. Ou des modèles personnalisés comme « chaque premier lundi du mois ». Parfait pour des éléments récurrents tels que l’envoi de factures ou l’arrosage des plantes.
- Détails et notes – Pour chaque tâche, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires. Un lien, une note, un rappel. Cela reste clair, mais vous avez l’espace nécessaire lorsque vous en avez besoin.
Cette intégration avec Gmail mérite une attention particulière. Je reçois chaque jour des e‑mails que je ne peux pas traiter immédiatement. Avant, je les marquais comme non lus et je finissais quand même par les oublier. Maintenant, je les fais glisser vers Tasks avec une date. Ma boîte de réception reste vide, mes tâches sont alignées. Ça semble simple, mais cela a vraiment changé ma manière de travailler.
Et cette connexion avec Calendar ? Elle fonctionne dans les deux sens. Les tâches avec une échéance apparaissent parmi vos rendez‑vous. Mais vous pouvez aussi créer des actions directement depuis une réunion. « Réunion avec le client X » reçoit alors des sous‑tâches comme « rédiger le devis » et « rassembler des exemples ». Tout reste regroupé.
Prix de Google Tasks
C’est là que ça devient intéressant. Google Tasks est entièrement gratuit. Pas de frais cachés. Pas de version premium. Pas d’ »upgrade pour plus de fonctionnalités ». Vous obtenez tout ce qui existe, sans payer.
Ça paraît trop beau pour être vrai, non ? L’inconvénient, c’est que tu n’obtiens pas plus que ce qu’il y a maintenant. Travailler avec des collègues ? Impossible. Filtres avancés ? Non. Intégrations avec d’autres applications ? Oublie ça. Google t’offre un outil gratuit, mais le garde volontairement simple.
Compare ça à Todoist, où tu paies 4 € par mois pour des labels et des rappels. Ou à TickTick pour 2,50 € par mois pour le minuteur Pomodoro et le suivi d’habitudes. Google Tasks en fait moins, mais ne coûte rien.
Pour qui ce modèle gratuit est-il idéal ? Pour les personnes qui ont déjà un compte Google Workspace. Elles paient déjà pour Gmail et Calendar. Tasks est alors un bonus. Mais aussi pour toute personne avec un compte Gmail gratuit : tu obtiens une liste de tâches complète sans dépenser un centime.
À quoi faut‑il faire attention ?
Après trois mois d’utilisation, les limites sont claires. Et elles ne sont pas petites.
Pas de collaboration. C’est la plus grande frustration. Tu ne peux pas partager une liste avec ton partenaire, collègue ou coéquipier. Tu travailles ensemble sur un projet ? Alors chacun doit maintenir sa propre liste. Ou tu dois te rabattre sur Google Docs ou Sheets, ce qui va à l’encontre de tout l’objectif d’une application de tâches.
Les notifications sont faibles. Surtout sur Android. Elles apparaissent, mais ne se remarquent pas. Pas de son par défaut. Pas d’icône persistante. J’ai manqué plusieurs tâches parce que j’ai ignoré la notification parmi toutes mes autres.
Pas d’application de bureau. Tu dois l’utiliser via le navigateur ou via la barre latérale dans Gmail. Tu veux consulter rapidement tes tâches sans ouvrir ton mail ? Tant pis. Tu dois d’abord naviguer vers gmail.com ou calendar.google.com. Une application autonome rendrait cela tellement plus pratique.
Les tâches sans date disparaissent de la vue. Elles sont dans ta liste, mais n’apparaissent pas dans ton Calendar. Logique peut‑être, mais cela signifie que tu dois parcourir activement tes listes pour voir ce qui reste à faire. Dans d’autres applications, tu vois toujours un aperçu de tout.
Pas de tri avancé. Vous ne pouvez pas filtrer les tâches par priorité ou par étiquette. Vous ne pouvez pas non plus les regrouper par projet. La seule organisation passe par des listes et des sous‑tâches. Pour des tâches simples, ça va. Pour des projets complexes, cela ne suffit pas.
Et voici quelque chose qui me dérange vraiment : pas de structure de dossiers pour les listes. J’ai six listes. C’est encore gérable. Mais si vous en avez vingt ? Cela devient le chaos. Vous ne pouvez pas mettre les listes dans des dossiers ni les catégoriser. Elles sont simplement affichées les unes sous les autres.
Que pensent les autres ?
Les avis sur Google Tasks sont partagés. Et en fait, cela a parfaitement du sens.
Les personnes déjà bien ancrées dans l’écosystème Google sont enthousiastes. Elles apprécient le lien direct avec Gmail. Faire glisser des e‑mails vers les tâches est constamment cité comme fonctionnalité préférée. La visibilité dans la barre latérale de Calendar reçoit également beaucoup d’éloges. « Enfin, je vois mes tâches parmi mes rendez‑vous », est une réaction souvent entendue.
Le design minimaliste divise. Certains le trouvent agréablement épuré. Pas de distractions, pas de boutons superflus. D’autres le trouvent trop nu. Trop simple. Trop limité. « On dirait un produit à moitié fini », ai‑je lu plusieurs fois.
La plus grande plainte ? Elle revient sans cesse : aucune possibilité de partage. Les équipes ne peuvent rien en faire. Les familles non plus. Cela reste un outil personnel. C’est volontaire, mais pour beaucoup, c’est un frein rédhibitoire.
Sur Android, les notifications sont un problème souvent mentionné. Elles sont trop discrètes. Trop faciles à manquer. Les gens oublient des tâches parce qu’ils n’ont pas vu le rappel. C’est une fonction de base qui doit être améliorée.
Mais il y a aussi beaucoup d’appréciation. Le fait que ce soit gratuit est énormément valorisé. Pas de coûts cachés, pas de pression vers une version premium. Et la fiabilité : ça fonctionne toujours. Pas de crashs, pas de bugs, pas de tâches perdues. Ce n’est pas rien.
Alternatives à Google Tasks
Trop limité pour votre usage ? Regardez alors ces options :
- Todoist – Beaucoup plus complet avec des labels, des filtres et des options de collaboration. À choisir si vous avez besoin de fonctions avancées de gestion des tâches et d’organisation de projets. C’est plus puissant, mais coûte 4 € par mois.
- Microsoft To Do – Meilleure intégration avec Outlook et Windows. À choisir si vous travaillez principalement dans l’écosystème Microsoft. Gratuit également, mais avec plus de fonctionnalités que Google Tasks.
- TickTick – Inclut des extras tels qu’un minuteur Pomodoro et un suivi d’habitudes. À choisir si vous souhaitez combiner outils de productivité et tâches dans une seule application. Pour 2,50 € par mois, vous obtenez un ensemble de productivité complet.
Foire aux questions
Puis‑je partager des listes avec d’autres ?
Non, c’est la principale limitation. Google Tasks ne permet pas de partager des listes directement. Vous pouvez attribuer des tâches dans les espaces Google Chat ou via Google Docs, mais c’est peu pratique. Pour une vraie collaboration, il faut regarder une autre solution.
Existe‑t‑il une application de bureau pour Windows ou Mac ?
Non, malheureusement non. Il n’existe pas d’application de bureau officielle. Vous utilisez Google Tasks via la barre latérale de Gmail ou de Google Calendar, ou via le navigateur sur tasks.google.com. Pour certaines personnes, c’est très bien, d’autres trouvent agaçant de devoir d’abord ouvrir leur courrier.
Google Tasks se synchronise‑t‑il avec Google Calendar ?
Oui, et cela fonctionne vraiment bien. Les tâches avec une date et une heure apparaissent automatiquement dans votre Google Calendar. Vous les voyez entre vos rendez-vous. Inversement, vous pouvez aussi créer des tâches directement depuis Calendar. La synchronisation est instantanée, sans délai.
Conclusion
Google Tasks n’est pas une solution miracle. Ce n’est pas un outil puissant de gestion de projet. Il n’a ni fonctionnalités sophistiquées ni assistants IA. Et c’est exactement le principe.
C’est une liste de tâches simple et fiable pour les personnes qui vivent déjà dans l’écosystème Google. Vous utilisez Gmail au quotidien ? Vous consultez constamment votre Google Calendar ? Alors Tasks semble être une extension naturelle. Rien que la fonction mail‑vers‑tâche me fait gagner du temps chaque jour.
Mais vous travaillez en équipe ? Vous voulez partager des listes ? Vous avez besoin de filtres avancés ? Alors il faut vraiment envisager autre chose. Google Tasks est volontairement limité. C’est parfait pour certains, frustrant pour d’autres.
Après trois mois d’utilisation, je continue à l’utiliser. Pas parce qu’il est parfait, mais parce qu’il correspond à ma manière de travailler. Ma boîte de réception est plus légère. Mes tâches sont liées à mon agenda. Et je n’ai rien à payer. Pour moi, ça fonctionne. Pour vous peut‑être aussi.
