Votre boîte de réception déborde. Votre carnet de notes est rempli de to-do à moitié oubliées. Et quelque part dans votre tête flotte cette échéance importante que vous ne voulez surtout pas oublier. Ça vous dit quelque chose ? Alors il est temps d’avoir une application de liste de tâches décente. Et si vous travaillez déjà avec Outlook, Microsoft To Do est peut-être la solution qui relie tous ces fils en suspens.
Microsoft To Do est gratuit, fonctionne sur tous vos appareils et communique parfaitement avec votre agenda Outlook. Mais est-il vraiment assez bon pour maîtriser votre liste de tâches chaotique ? J’ai plongé dedans.
Microsoft To Do : l’entreprise
Microsoft To Do n’est pas tombé du ciel. C’est le successeur de Wunderlist, une application de liste de tâches très appréciée que Microsoft a rachetée en 2015. En 2017, Microsoft a lancé To Do comme nouveau produit phare, et en 2020, Wunderlist a été officiellement abandonné.
L’application est développée par Microsoft lui-même et est désormais solidement ancrée dans l’écosystème Microsoft 365. Vous retrouvez To Do dans Outlook, Teams et même dans votre barre des tâches Windows. Il est clair que Microsoft prend l’application au sérieux comme partie intégrante de leur suite de productivité.
Ce qui est remarquable : Microsoft To Do reste entièrement gratuit pour un usage personnel. Vous avez seulement besoin d’un compte Microsoft, et vous en avez probablement déjà un si vous utilisez Outlook, OneDrive ou Xbox. Pour un usage professionnel, To Do est inclus dans les abonnements Microsoft 365, sans frais supplémentaires.
Pour qui est Microsoft To Do ?
Microsoft To Do est parfait si vous êtes déjà dans l’univers Microsoft. Vous utilisez Outlook pour vos e-mails ? Teams pour les réunions ? Alors To Do s’y connecte parfaitement. Vos e-mails marqués apparaissent automatiquement comme tâches, et vous pouvez partager des tâches avec des collègues que vous avez déjà dans Teams.
L’application est également idéale pour les personnes qui n’ont pas envie d’outils de gestion de projet compliqués. To Do reste simple : listes, tâches, sous-tâches. C’est tout. Pas de diagrammes de Gantt, pas de graphiques burndown, pas de formation obligatoire pour comprendre l’interface.
Mais To Do est moins adapté si vous êtes un power user qui veut tout organiser dans les moindres détails. Des filtres avancés, des tags, des priorités et une saisie en langage naturel vous manquent ? Alors vous vous heurterez probablement rapidement aux limitations.
De plus, si vous travaillez principalement sur Linux, vous n’avez pas de chance. Il n’y a pas d’application Linux officielle, bien que vous puissiez utiliser la version web.
Que peut faire Microsoft To Do ?
Microsoft To Do regorge de fonctionnalités qui facilitent grandement votre planification quotidienne. Voici les principales :
- Ma journée – C’est le joyau de la couronne. Chaque matin, vous obtenez une ardoise vierge avec des suggestions de tâches qui méritent votre attention aujourd’hui. Vous faites glisser manuellement ce que vous voulez aborder, et gardez ainsi votre concentration. Pas de liste écrasante de 47 tâches, mais un programme quotidien réalisable.
- Partager des listes – Créez une liste de courses et partagez-la avec vos colocataires. Ou une liste de projet avec des collègues. Tout le monde avec un compte Microsoft peut participer, ajouter et cocher des tâches. Idéal pour les familles et les petites équipes.
- Intégration Outlook – Vous marquez un e-mail dans Outlook ? Il apparaît alors automatiquement dans To Do. L’inverse fonctionne aussi : les tâches que vous créez dans To Do, vous les retrouvez dans Outlook. Tout reste synchronisé sans que vous ayez à faire quoi que ce soit.
- Rappels et échéances – Définissez une date d’échéance et To Do vous envoie une notification. Vous pouvez également créer des tâches récurrentes pour les choses qui reviennent chaque semaine ou mois, comme sortir les poubelles ou préparer votre déclaration d’impôts.
- Sous-tâches (étapes) – Une grande tâche ? Divisez-la en étapes plus petites. Vous pouvez créer une checklist par tâche avec des sous-étapes que vous cochez une par une. Pratique pour les projets comportant plusieurs éléments.
- Notes et pièces jointes – Ajoutez une note à une tâche pour plus de contexte. Ou glissez-y un fichier (jusqu’à 25 Mo). Vous avez ainsi toutes les informations regroupées sans devoir chercher dans votre boîte mail ou OneDrive.
- Thèmes et mode sombre – Choisissez parmi différents thèmes de couleur ou basculez en mode sombre. Rien de révolutionnaire, mais bien pratique lorsque vous consultez votre liste de tâches le soir sans vous éblouir les yeux.
- Multi-plateforme – Créez une tâche sur votre iPhone en attendant le bus, et retrouvez-la sur votre ordinateur portable Windows en rentrant chez vous. To Do se synchronise entre iOS, Android, Windows, macOS et la version web.
Ce qui est remarquable, c’est que Microsoft To Do se concentre sur la simplicité. Il n’y a pas de tableaux Kanban sophistiqués ni de suivi du temps. C’est une liste de tâches, et elle fait exactement ce que vous attendez.
Combien coûte Microsoft To Do ?
Voici la bonne nouvelle : Microsoft To Do est entièrement gratuit. Pas de période d’essai limitée, pas d’abonnement premium qu’on essaie de vous vendre, pas de « mettez à niveau pour plus de fonctionnalités ». Tout ce que vous venez de lire, vous l’obtenez sans payer.
Vous avez seulement besoin d’un compte Microsoft. Vous n’en avez pas ? Alors vous en créez un gratuitement. Vous utilisez Microsoft 365 pour votre travail ? Alors To Do est automatiquement inclus, sans frais supplémentaires.
C’est une grande différence avec les concurrents comme Todoist, où la version gratuite est limitée à 5 projets et où vous devez payer pour les fonctionnalités avancées. Ou TickTick, où vous n’obtenez pas de sous-tâches sans premium. Microsoft To Do vous donne tout, gratuitement.
Le revers de la médaille ? Parce que c’est gratuit, Microsoft n’en tire pas directement profit. Cela signifie que les nouvelles fonctionnalités arrivent lentement. Les utilisateurs de Wunderlist attendent depuis des années des fonctionnalités qui avaient été promises lors de la transition. Le développement ne va tout simplement pas aussi vite que pour les applications avec un abonnement payant.
À quoi faut-il faire attention ?
Microsoft To Do est gratuit et pratique, mais pas parfait. Voici les principaux points problématiques rencontrés par les utilisateurs :
Les sous-tâches ne sont pas vraiment de véritables sous-tâches. Elles s’appellent « étapes » et sont simplement une liste de contrôle dans une tâche. Vous ne pouvez pas y associer de date limite séparée, ajouter de note ou définir de rappel. Pour les choses simples, ça fonctionne bien, mais pour les projets complexes avec des dépendances ? Oubliez ça.
La synchronisation pose parfois problème. Vous créez une tâche sur votre téléphone, mais sur votre ordinateur portable, il faut un moment avant qu’elle n’apparaisse. Ou inversement. Cela se résout généralement tout seul, mais c’est frustrant quand vous voulez vérifier quelque chose rapidement et que ce n’est pas là.
Il n’y a pas de saisie en langage naturel. Avec Todoist, vous tapez « demain à 15:00 faire les courses » et l’application comprend exactement ce que vous voulez dire. Avec To Do, vous devez définir manuellement la date et l’heure via des menus déroulants. Cela semble un peu dépassé en 2024.
Les filtres et listes intelligentes sont limités. Vous pouvez trier par date d’échéance ou importance, mais vous ne pouvez pas créer de recherches avancées comme « toutes les tâches avec l’étiquette X qui expirent cette semaine et sont assignées à la personne Y ». Les power users regrettent cette flexibilité.
Et puis il y a le rythme de développement. Microsoft To Do donne parfois l’impression d’être une application qui traîne en arrière-plan pendant que Microsoft se concentre sur Teams et Outlook. Les nouvelles fonctionnalités arrivent lentement, et l’interface semble un peu datée par rapport aux concurrents modernes.
Enfin : vous devez avoir un compte Microsoft. Ce n’est pas un problème pour beaucoup de gens, mais si vous tenez consciemment à rester à distance des grandes entreprises technologiques, vous êtes coincé ici. Il n’y a pas d’option pour utiliser To Do sans partager vos données avec Microsoft.
Qu’en pensent les autres ?
Les avis sur Microsoft To Do sont majoritairement positifs, surtout parmi les personnes qui sont déjà dans l’écosystème Microsoft. Sur YouTube, Tool Finder salue l’application comme la meilleure option gratuite, notamment grâce à la fonction « Ma journée » qui vous aide à rester concentré sans être submergé. Ils avertissent cependant que les power users seront déçus par le manque de fonctionnalités avancées.
Simon Sez IT souligne dans leur tutoriel détaillé la forte intégration avec Microsoft 365 comme le plus grand avantage pour un usage professionnel. Si vous travaillez déjà avec Outlook et Teams, To Do est un ajout logique qui s’intègre parfaitement.
Ce que les utilisateurs apprécient le plus : la fonction « Ma journée » reçoit des éloges partout. Elle aide vraiment à structurer votre journée sans être distrait par cette énorme liste de tâches « à faire un jour ». Le fait que tout soit gratuit sans abonnement premium est également constamment mentionné comme un grand avantage.
La possibilité de voir directement les e-mails marqués d’Outlook comme tâche est également un favori souvent mentionné. Et l’interface épurée et calme sans distraction est appréciée par les personnes fatiguées des dashboards surchargés.
Mais les plaintes sont également cohérentes. Le manque de « véritables » sous-tâches avec leurs propres dates limites et notes frustre de nombreux utilisateurs. La fonction étapes donne l’impression d’être une demi-solution. Les problèmes de synchronisation sont régulièrement mentionnés, les tâches n’apparaissant pas immédiatement sur mobile ou ordinateur.
De nombreux utilisateurs trouvent que l’application fait dépassée par rapport aux outils modernes comme Todoist ou TickTick. Les possibilités limitées pour les listes intelligentes et les filtres sont également souvent mentionnées comme un manque.
Sur Reddit, on voit une image partagée. Certaines personnes ne jurent que par elle et l’utilisent quotidiennement sans problème. D’autres sont passés à des alternatives car To Do était trop basique pour leur flux de travail. Le consensus : c’est une option gratuite solide, mais pas l’application de liste de tâches la plus avancée qui existe.
Alternatives à Microsoft To Do
Microsoft To Do ne correspond pas tout à fait à ce que vous recherchez ? Voici les meilleures alternatives :
- Todoist – Choisissez Todoist si vous avez besoin d’une saisie de tâches avancée. Vous tapez « demain à 14:00 appeler Jean #travail !priorité1 » et tout est automatiquement reconnu et configuré. Les filtres et les étiquettes sont beaucoup plus puissants que sur To Do. Inconvénient : la version gratuite est limitée à 5 projets et 5 collaborateurs actifs. Pour toutes les fonctionnalités, vous payez € 4 par mois.
- Google Tasks – Vous travaillez principalement dans Gmail et Google Calendar ? Alors Google Tasks est le choix logique. C’est plus simple que To Do, mais profondément intégré dans l’écosystème Google. Les tâches que vous créez à partir d’e-mails apparaissent automatiquement dans votre agenda. Également entièrement gratuit, mais avec moins de fonctionnalités que To Do.
- TickTick – C’est l’option tout-en-un. En plus des tâches, vous obtenez un minuteur Pomodoro intégré, un suivi d’habitudes et une vue calendrier. Parfait si vous souhaitez suivre des habitudes en plus des tâches ou travailler avec la technique Pomodoro. La version gratuite est assez complète, mais pour les meilleures fonctionnalités, vous payez € 2,79 par mois.
Chacune de ces alternatives a ses propres points forts. Todoist gagne en puissance et flexibilité, Google Tasks en simplicité et intégration Google, et TickTick en polyvalence avec des outils de productivité supplémentaires.
Questions fréquemment posées
Microsoft To Do est-il vraiment entièrement gratuit ?
Oui, Microsoft To Do est entièrement gratuit pour un usage personnel. Vous avez seulement besoin d’un compte Microsoft. Pour un usage professionnel, il est inclus dans les abonnements Microsoft 365, sans frais supplémentaires en plus de votre abonnement existant.
Puis-je synchroniser mes tâches avec Outlook ?
Oui, Microsoft To Do se synchronise automatiquement avec Outlook Tâches. Si vous utilisez le même compte Microsoft, vous verrez vos tâches dans les deux applications. Les e-mails marqués dans Outlook apparaissent également automatiquement comme tâches dans To Do.
Puis-je partager des listes avec des personnes qui n’ont pas de compte Microsoft ?
Non, pour collaborer sur des listes partagées dans Microsoft To Do, tous les utilisateurs doivent avoir un compte Microsoft et être connectés. Vous ne pouvez pas partager de listes avec des personnes qui ne veulent pas créer de compte.
Conclusion
Microsoft To Do est une application de liste de tâches solide et gratuite qui fait exactement ce qu’elle promet. Pas de fioritures, pas de frais cachés, juste une façon fiable de suivre vos tâches. La fonction « Ma journée » vaut vraiment de l’or si vous avez du mal à vous concentrer, et l’intégration Outlook en fait un choix évident si vous travaillez déjà avec Microsoft 365.
Mais ce n’est pas une application parfaite. Les sous-tâches sont limitées, la synchronisation accroche parfois, et les utilisateurs avancés regretteront les fonctions avancées que Todoist ou TickTick possèdent. Le développement est lent, et parfois on a l’impression que Microsoft a un peu oublié l’application.
Pourtant, To Do est largement suffisant pour beaucoup de gens. Si vous voulez une liste de tâches simple et fiable qui fonctionne parfaitement avec votre messagerie Outlook et qui est gratuite, c’est un excellent choix. Essayez-le simplement. Ça ne vous coûte rien, et en cinq minutes vous saurez si ça vous convient.
