Votre boîte de réception est pleine d’e-mails concernant des projets, quelqu’un demande une mise à jour via Slack, et entre-temps vous oubliez la moitié de vos tâches. Nozbe veut remplacer ce chaos par un système unique où tâches et communication se rejoignent. L’outil est construit sur la méthode Getting Things Done et s’adresse surtout aux équipes qui veulent arrêter d’envoyer des e-mails sans fin.
Qui est derrière Nozbe ?
Nozbe a été fondé en 2007 par Michael Sliwinski, un entrepreneur polonais qui s’est frustré du manque de bons outils numériques pour la méthodologie Getting Things Done de David Allen. Il voulait pouvoir gérer son propre système de productivité sans dépendre de listes papier ou de tableurs compliqués. Comme les outils disponibles à l’époque ne convenaient pas, il a décidé de créer lui-même une application web.
L’entreprise, officiellement Nozbe sp. z o.o., a son siège social à Gdynia, en Pologne. Ce qui rend Nozbe particulier, c’est qu’il a été dès le début une entreprise entièrement distante – personne ne travaille au bureau. L’équipe a également été pionnière avec l’introduction de la semaine de quatre jours, qu’ils appellent « Mighty Fridays ». Cette philosophie du travail flexible est intégrée dans la conception même de l’outil.
Aujourd’hui, plus de 700 000 personnes dans le monde utilisent Nozbe. L’entreprise n’a pas obtenu de financement externe et n’a pas été rachetée, ce qui signifie qu’elle a connu une croissance totalement indépendante. Cette indépendance se reflète dans la vision du produit : Nozbe reste fidèle aux principes GTD au lieu de suivre chaque nouvelle tendance.
Pour qui est Nozbe ?
Nozbe s’adresse principalement aux petites et moyennes équipes à la recherche d’une manière claire d’organiser les projets et les tâches. Les équipes distantes y trouvent souvent une bonne correspondance, car l’outil combine communication et gestion des tâches sans avoir à basculer constamment entre différentes applications. Si vous appliquez déjà la méthodologie Getting Things Done ou souhaitez l’apprendre, Nozbe est un choix logique car toute l’interface est construite sur celle-ci.
L’outil est moins adapté aux grandes entreprises qui ont besoin de visualisations de projets complexes comme des diagrammes de Gantt détaillés ou de la gestion des ressources. Si votre organisation travaille avec des dépendances complexes entre les tâches et des échéanciers détaillés, vous vous heurterez probablement aux limites de Nozbe. Il a été délibérément gardé simple, ce qui est un avantage pour certaines équipes mais une limitation pour d’autres.
Que peut faire Nozbe ?
La version gratuite de Nozbe offre des fonctionnalités de base pour un maximum de trois utilisateurs avec trois projets. Pour des possibilités plus étendues comme des projets illimités, plus d’espace de stockage et des intégrations avancées, vous avez besoin d’un plan payant. Voici les principales fonctionnalités :
- Gestion de projet : Vous organisez le travail en projets avec des tâches, sous-tâches et sections. La structure est volontairement maintenue plate pour éviter de vous perdre dans des sous-dossiers infinis. Chaque projet peut être partagé avec des membres spécifiques de l’équipe.
- Chat orienté tâches : Au lieu de canaux de chat généraux comme dans Slack, vous menez des conversations directement sur la tâche concernée. Cela évite que des informations importantes se perdent dans un flux de chat interminable. Vous pouvez répondre aux tâches avec des commentaires que tous ceux qui y ont accès peuvent voir.
- Tâches entrantes (Inbox) : Toutes les nouvelles tâches arrivent d’abord dans votre vue Incoming, un principe fondamental de GTD. Vous décidez ensuite quoi en faire : les assigner à un projet, leur donner une échéance ou les traiter directement. Cette étape de triage garantit que rien ne passe entre les mailles du filet.
- Vue calendrier : Vous voyez vos tâches dans un aperçu calendrier basé sur les échéances. Cela donne une image visuelle de ce qui arrive. Vous pouvez également connecter vos agendas externes pour tout voir au même endroit.
- Conversion d’e-mail en tâche : Chaque utilisateur reçoit une adresse e-mail unique vers laquelle vous pouvez transférer des messages. Ces e-mails sont automatiquement convertis en tâches dans votre inbox. Pratique si vous recevez beaucoup de travail par e-mail et souhaitez le centraliser.
- Tags et catégories : Vous pouvez étiqueter des tâches avec des hashtags pour les retrouver facilement plus tard. Pensez à #urgent, #en-attente ou #bureau. Vous intégrez ces tags directement dans le nom de la tâche, aucun champ séparé nécessaire.
- Rappels et échéances : Configurez des notifications pour les tâches importantes. Vous pouvez choisir des notifications push sur votre téléphone ou des rappels par e-mail. Les échéances deviennent automatiquement visibles dans votre vue calendrier.
- Fonctionnalité hors ligne : Les applications mobiles et desktop stockent vos données localement. Vous pouvez continuer à travailler sans connexion Internet et tout se synchronise dès que vous êtes de nouveau en ligne. Cela rend l’outil fiable pour les personnes souvent en déplacement.
- Disponibilité multi-plateforme : Nozbe fonctionne sur le web, iOS, Android, Windows et macOS. Il n’existe pas de version Linux, mais pour la plupart des utilisateurs, toutes les plateformes importantes sont couvertes. Selon les utilisateurs, la synchronisation entre les appareils est rapide et fiable.
Combien coûte Nozbe ?
Nozbe propose un plan gratuit appelé Nozbe Free qui convient aux petites équipes jusqu’à trois personnes. Vous obtenez trois projets, trois sections et 500MB d’espace de stockage. C’est suffisant pour essayer l’outil et voir s’il correspond à votre façon de travailler. Il n’y a pas de limite de temps pour le plan gratuit, donc vous n’êtes pas confronté à un essai qui expire.
Le plan Premium coûte 10 dollars par mois avec un paiement mensuel, ou 8 dollars par mois si vous payez un an à l’avance (96 dollars au total). Vous obtenez ainsi des projets illimités, plus d’espace de stockage et l’accès à toutes les intégrations. Le plan Business coûte 15 dollars par mois (ou 12 dollars par mois avec un paiement annuel, 144 dollars au total) et ajoute des fonctionnalités administratives supplémentaires comme des rapports d’équipe et un support prioritaire.
Il n’y a pas de période d’essai traditionnelle pour les plans payants, mais Nozbe offre une garantie satisfait ou remboursé de 30 jours. Si vous n’êtes pas satisfait, vous êtes remboursé. C’est un filet de sécurité raisonnable, bien qu’un essai gratuit puisse sembler plus accessible pour les personnes qui souhaitent tester.
À quoi faut-il faire attention ?
Une plainte fréquente est que Nozbe est cher par rapport aux concurrents, surtout lorsque votre équipe grandit. Avec dix membres d’équipe, vous payez déjà 100 à 150 dollars par mois, ce que certains utilisateurs trouvent élevé pour les fonctionnalités proposées. Des alternatives comme Todoist ou ClickUp offrent des possibilités comparables pour moins d’argent.
Il existe une confusion entre Nozbe Classic et la version plus récente qui s’appelle simplement Nozbe. Les utilisateurs existants doivent choisir s’ils migrent, et ce processus n’est pas toujours clair. Certaines fonctionnalités de l’ancienne version sont absentes dans la nouvelle, ce qui génère de la frustration chez les power users habitués à certains workflows.
Les intégrations sont limitées. Il n’y a par exemple pas de connexion native à OneDrive, ce qui est gênant si votre organisation travaille par défaut avec les outils Microsoft. Vous pouvez télécharger des fichiers manuellement, mais c’est moins pratique qu’une synchronisation directe. La saisie en langage naturel est également absente – vous ne pouvez pas taper « demain à 14:00 appeler Jan » et vous attendre à ce que Nozbe en fasse automatiquement une tâche avec échéance.
Dans la nouvelle version, les utilisateurs regrettent le champ « Time Needed » qui était présent dans Nozbe Classic. Ce champ aidait à estimer combien de temps une tâche prendrait, pratique pour la planification. Il n’est pas clair si cette fonctionnalité reviendra. Pour les personnes qui planifient leur journée de manière minutieuse, c’est un manque.
Alternatives à Nozbe
Si Nozbe ne correspond pas tout à fait, il existe des alternatives qui résolvent des problèmes similaires mais avec d’autres priorités :
- Todoist : Choisissez ceci si vous gérez principalement des tâches personnelles et avez moins besoin de chat d’équipe. Todoist est moins cher et met davantage l’accent sur la productivité individuelle avec saisie en langage naturel et filtres avancés.
- Asana : Optez pour Asana si vous avez besoin de visualisations de projet complexes comme des chronologies, des vues de portfolio et des diagrammes de Gantt. Il est plus puissant pour les grandes équipes mais aussi plus complexe à utiliser que Nozbe.
- Slack : Choisissez Slack si vous voulez uniquement chatter sans associer de tâches. Slack est purement de la communication, tandis que Nozbe intègre justement chat et tâches. Vous pouvez combiner Slack avec un outil de tâches séparé, mais vous travaillez alors à nouveau dans plusieurs systèmes.
Questions fréquemment posées
Voici des réponses aux questions qui reviennent souvent chez les personnes qui envisagent Nozbe :
Y a-t-il une période d’essai gratuite ?
Nozbe n’offre pas d’essai traditionnel, mais propose un plan entièrement gratuit pour les petites équipes jusqu’à trois personnes. Pour les plans payants, il y a une garantie satisfait ou remboursé de 30 jours, donc si vous n’êtes pas satisfait vous êtes remboursé. Cela vous donne l’espace pour tester l’outil en profondeur.
Où sont stockées mes données ?
Les serveurs principaux de Nozbe sont situés en Allemagne, spécifiquement à Nuremberg. Il y a des sauvegardes en Irlande et au Japon pour une sécurité supplémentaire. Si vous êtes dans l’UE et que vous accordez de l’importance au stockage local des données, c’est un point positif.
Nozbe fonctionne-t-il hors ligne ?
Oui, les applications mobiles et desktop stockent vos données localement afin que vous puissiez continuer à travailler sans internet. Dès que vous avez à nouveau une connexion, tout se synchronise automatiquement. Cela rend l’outil fiable si vous êtes souvent en déplacement ou si vous travaillez dans des zones avec une mauvaise connectivité.
Conclusion
Nozbe est un choix solide pour les petites et moyennes équipes qui recherchent une manière claire de combiner tâches et communication. La philosophie Getting Things Done est profondément intégrée dans l’outil, ce qui est un avantage si vous adoptez cette méthode mais peut sembler moins naturel si vous êtes habitué à un autre workflow. La fonctionnalité hors ligne et la disponibilité multiplateforme sont des points forts.
Le prix est plutôt élevé par rapport aux concurrents, et les intégrations limitées peuvent constituer un obstacle pour les équipes qui s’appuient fortement sur des outils spécifiques comme OneDrive. La confusion entre l’ancienne et la nouvelle version est également à prendre en compte. Pour les équipes qui choisissent délibérément la simplicité plutôt que la complexité et qui souhaitent appliquer l’approche GTD, Nozbe offre un système réfléchi. Pour les grandes organisations ayant des exigences de projet complexes, il existe probablement de meilleures alternatives.
