Für wen ist Notion wohl die beste Wahl?
Wenn du ein kleines Team hast, das gerne alles an einem Ort sammelt, Wikis, Datenbanken, Projekte und Dokumente durcheinander, dann bleibt Notion eine starke Wahl. Die Flexibilität ist wirklich unübertroffen: du kannst genau das bauen, was du brauchst, ob das nun ein Contentkalender mit 15 verschiedenen Views ist oder eine einfache Seite mit Meeting Notes. Für Startups und kleine Teams, die noch nach ihrem Workflow suchen und gerne experimentieren, gibt Notion diese Freiheit.
Auch wenn du gerne visuell arbeitest und deinen Workspace gerne schön einrichtest, dann spielt Notion dort perfekt mit. Du kannst Cover hinzufügen, Emojis verwenden, Datenbanken stylen. Das fühlt sich manchmal wie Zeitverschwendung an, aber für manche Menschen hilft diese visuelle Struktur wirklich, den Überblick zu behalten. Gerade wenn du kreativ arbeitest, Portfolios pflegst oder ein Moodboard mit deiner Aufgabenliste kombinieren möchtest, dann bietet Notion diese Mischung, die du nirgendwo anders findest.
Und ehrlich: Wenn du hauptsächlich im Büro oder zu Hause an deinem Laptop mit stabilem Internet arbeitest, merkst du wenig von den Nachteilen. Die Langsamkeit fällt erst bei wirklich großen Datenbanken mit Tausenden von Einträgen auf, und die Offline-Probleme spielen nur eine Rolle, wenn du regelmäßig ohne WLAN unterwegs bist.
Warum solltest du wohl nach einer Notion Alternative suchen?
Die Performance wird zu einem echten Problem, sobald du ernsthaft loslegst. Eine Datenbank mit 500+ Projekten oder eine Wissensdatenbank mit Jahren an Notizen? Dann wird Notion extrem langsam. Seiten laden Sekunden statt sofort, und dieses Warten unterbricht deinen Flow komplett. Für Menschen, die täglich durch Dutzende Seiten navigieren, fühlt sich das an wie durch Sirup zu waten.
Das mobile Erlebnis ist ebenfalls enttäuschend. Notion ist für den Desktop gebaut, und das merkst du sofort auf deinem Handy. Willst du schnell eine Idee während eines Spaziergangs notieren oder im Supermarkt ein Element zu deiner Einkaufsliste hinzufügen? Dann ist die App zu träge und schwerfällig. Bis Notion geladen hat, hast du schon vergessen, was du tippen wolltest. Und offline arbeiten ist eigentlich keine Option. Im Zug oder Flugzeug kannst du höchstens zuvor geöffnete Seiten lesen, aber wirklich arbeiten ist nicht drin.
Die größte Gefahr ist vielleicht die verführerische Flexibilität selbst. Menschen verbringen Stunden damit, das perfekte Dashboard zu bauen, Farben auszuwählen, Templates von Reddit zu kopieren. Es fühlt sich produktiv an, aber du beschäftigst dich hauptsächlich mit dem Tool statt mit deiner Arbeit. Diese Falle ist real, und für Menschen, die sich schnell ablenken lassen oder perfektionistisch veranlagt sind, kann Notion mehr Zeit kosten als bringen.
Zum Schluss
Willst du vor allem Geschwindigkeit und lokale Speicherung mit vollständiger Privatsphäre? Schau dir Obsidian an. Hast du ein Team, das interne Tools mit Automatisierungen und Integrationen bauen möchte? Dann glänzt Coda. Bist du Apple-Nutzer, der schöne Dokumente ohne die Komplexität möchte? Craft fühlt sich wie eine Wohltat an. Für Menschen, die Struktur suchen, ohne alles selbst aufbauen zu müssen, bietet Capacities einen frischen Ansatz. Und vermisst du Projektmanagement-Features wie Zeiterfassung und Gantt-Charts? Dann deckt ClickUp diese Grundlagen besser ab. Ich selbst würde mich für Obsidian entscheiden, wenn Privatsphäre und Geschwindigkeit an erster Stelle stehen, oder für Craft, wenn ich hauptsächlich schreibe und präsentiere. Aber es hängt wirklich davon ab, wie viel Zeit du in die Einrichtung investieren möchtest versus direkt loslegen.
